Caso de uso y procedimiento para asignación de cuentas contables a códigos presupuestales. Mayo de 2012

Transcripción

1 Caso de uso y procedimiento para asignación de cuentas contables a códigos presupuestales Mayo de 2012

2 Tabla de Contenido Introducción 3 Definiciones 4 Simbología 5 Objetivo, alcance y políticas 6 Documentos que intervienen 7 Precondiciones 8 Resultados 9 Actores 10 Descripción narrativa 11 Representación gráfica 12

3 Introducción La representación gráfica de los procesos administrativos que se ejecutan con OperGob, se ajustan a la forma de operar de cada uno de nuestros clientes, el presente documento tiene como fin detallar la forma en que se realiza la asignación de cuentas contables a códigos presupuestales. Por otra parte, la creciente capacidad del sistema OperGob, integrando día con día nuevas funciones y nuevos módulos, hacen que la representación de los procesos sea de alta complejidad, a la vez que su mantenimiento actualizado es verdaderamente un trabajo que requiere mucha coordinación entre las áreas involucradas en la producción y más aún si agregamos la participación de cada uno de nuestros clientes, cada uno con necesidades específicas y estilos de administración propios. Por lo anterior nos ceñimos a las prácticas señaladas en el modelaje de procesos, mediante lenguaje unificado conocido como UML por sus siglas en Inglés, con pequeñas variantes que expresan nuestras propias creencias. La combinación de casos de uso con procedimientos es desde nuestro particular punto de vista la mejor manera de representar los procesos, por su manejo modular, facilidad de adaptación y posibilidad ilimitada de crecimiento. Sean pues estas razones expuestas las que solicitamos a nuestros clientes, las hagan suyas para la mejor comprensión del modelo.

4 Definiciones Caso de uso: Es la representación narrativa y gráfica de una situación específica, que se resuelve mediante el uso de uno o varios procedimientos, por lo general responde a la forma de dar solución a un caso que se le presenta a un usuario. Un caso de uso no tiene actividades, tiene llamadas a procedimientos externos, en algunos casos incluye decisiones. Procedimiento: es una serie de actividades con una lógica de flujo, que resuelven una operación específica. Actor: es la representación que una persona hace en determinado proceso, no corresponde a un puesto directamente, aunque en algunos casos se puede recurrir al puesto para indicar una representación que ejecuta una persona que ocupa un puesto, principalmente relacionados con autorizaciones o con políticas. Elemento de una actividad: Constituyen los puntos relacionados con la ejecución de una actividad, de manera que integrados el actor responsable puede resolver la actividad, sin ellos difícilmente podrá ejecutar la actividad o definitivamente no podrá realizarla. Los casos de uso nos otorgan las siguientes ventajas: Dividir los procesos en pequeñas partes, que se vuelven Fáciles de representar y modificar Fáciles de mostrar y estudiar Fácilmente reutilizables Generar un caso de uso a partir de uno parecido, solo con alguna variante, permite la reutilización de procedimientos ya definidos

5 Simbología para elaborar un procedimiento o caso de uso Icono Descripción Utilizar para Inicio de Proceso Marca el inicio de un procedimiento o caso de uso Fin de Proceso Marca el fin de un procedimiento o caso de uso Flujo Apunta a siguiente actividad Recepción de factura Asigna documento presupuestal 5? Póliza Actividad Actividad ejecutada por el sistema Conector en la misma página Decisión Documento Describe una operación unitaria específica que la ejecuta un actor del proceso. Describe una operación donde no interviene ningún actor, en vez de ello la ejecuta el sistema, ya sea como resultado de otra actividad o una tarea automática Conecta partes del proceso Indicar modificación al flujo en base a una condición Documento asociado a una actividad Póliza Documento Documento que emite el sistema pero no se imprime Conector entre páginas Conecta partes del proceso entre páginas Espera Tiempo de espera en el proceso Proceso Proceso externo Llamada a un procedimiento externo Actor Indicar el actor que realiza la operación, cada color identifica a un actor específico

6 Objetivo, Alcance y Políticas generales Objetivo Asignar cuentas contables a códigos presupuestales. Alcance Aplica a la asignación de cuentas contables a los códigos presupuestales (entidad-proyecto-cog) registrados en el sistema y que no cuenten con cuenta contable. No aplica para la generación de la póliza de autorización de presupuesto. No aplica para el registro de códigos presupuestales. Políticas generales Contar con el catálogo Entidad-Proyecto-COG (Partida) a efecto de identificar claramente las relaciones (código presupuestal) que se registrarán como presupuesto. Las cuentas contables que se asignarán a los códigos presupuestales serán de acuerdo a la cuenta contable asignada a la partida presupuestal desde el catálogo de partidas. El área de contabilidad será la responsable de determinar y verificar esta asignación.

7 Documentos que intervienen en la ejecución del caso de uso Entradas Salidas Solicitud de asignación de cuentas contables a códigos presupuestales N/A

8 Precondiciones Casos de uso Inicio de sesión. Datos Catálogo de cuentas contables actualizado. La cuenta contable debe de ser de detalle para poder asignarla al código presupuestal. La cuenta contable debe de afectar a presupuesto para poder asignarla al código presupuestal. Entidad ejecutora del presupuesto. Numero único de proyecto de presupuesto. Partida presupuestal.

9 Resultados del caso de uso Asignación de cuentas contables a todos los códigos presupuestales que no cuenten con una. Asignación de cuentas contables a los códigos presupuestales considerando la cuenta contable asignada a la partida presupuestal desde el catálogo de partidas.

10 Definición de Actores Presupuestos Contabilidad Encargado de solicitar la asignación de cuentas contables a códigos presupuestales. Responsable de autorizar y ejecutar el proceso de asignación de cuentas contables a códigos presupuestales. OperGob

11 Descripción narrativa No Proceso Descripción Flujo Alterno Flujo de excepción 0 Inicio 1 El área de presupuestos hace la solicitud verbal o por escrito de la asignación de cuentas contables a Solicitud de asignación de códigos presupuestales. cuentas contables a códigos presupuestales 2 Revisa que la solicitud cumpla con las políticas internas, así mismo verifica que los COG s tengan Actualización de asignadas cuentas contables correctas, si ambas cuentas contables cosas son correctas procede a ejecutar la a códigos presupuestales asignación de cuentas contables a los códigos presupuestales. El sistema en automático asigna la cuenta contable asignada a COG por omisión. Contabilidad notifica a presupuestos que el proceso está concluido. Si encuentra algún error, corrige y asigna cuentas contables correctas. 3 Fin

12 TS-CU Caso de uso para asignación de cuentas contables a códigos presupuestales Actores Presupuestos Contabilidad TS-PA-017 Solicitud de asignación de cuentas contables a códigos presupuestales TS-PA-018 Actualización de cuentas contables a códigos presupuestales OperGob

13 TS-PA Solicitud de asignación de cuentas contables a códigos presupuestales Actores Presupuestos Contabilidad Solicitud verbal o por escrito de asignación de cuentas contables a códigos presupuestales Espera por notificación OperGob

14 TS-PA Actualización de cuentas contables a códigos presupuestales Actores Presupuestos Contabilidad Verifica y determina que los COG s de los códigos presupuestales a asignar cuenta tengan cuenta contable válida Movimientos válidos? No Asigna cuentas contables a COG s Si Ejecuta función para asignación de cuentas contables a códigos presupuestales Asigna cuentas contables a códigos presupuestales Notifica a Presupuestos OperGob