Caso de uso y procedimiento para autorización y rechazo de comprobaciones de gastos. Mayo de 2012

Transcripción

1 Caso de uso y procedimiento para autorización y rechazo de comprobaciones de gastos Mayo de 2012

2 Tabla de Contenido Introducción 3 Definiciones 4 Simbología 5 Objetivo, alcance y políticas 6 Documentos que intervienen 7 Precondiciones 8 Resultados 9 Actores 10 Descripción narrativa 11 Representación gráfica 12

3 Introducción La representación gráfica de los procesos administrativos que se ejecutan con OperGob, se ajustan a la forma de operar de cada uno de nuestros clientes, el presente documento tiene como fin detallar la forma en que se realiza una autorización o rechazo de comprobaciones de gastos. Por otra parte, la creciente capacidad del sistema OperGob, integrando día con día nuevas funciones y nuevos módulos, hacen que la representación de los procesos sea de alta complejidad, a la vez que su mantenimiento actualizado es verdaderamente un trabajo que requiere mucha coordinación entre las áreas involucradas en la producción y más aún si agregamos la participación de cada uno de nuestros clientes, cada uno con necesidades específicas y estilos de administración propios. Por lo anterior nos ceñimos a las prácticas señaladas en el modelaje de procesos, mediante lenguaje unificado conocido como UML por sus siglas en Inglés, con pequeñas variantes que expresan nuestras propias creencias. La combinación de casos de uso con procedimientos es desde nuestro particular punto de vista la mejor manera de representar los procesos, por su manejo modular, facilidad de adaptación y posibilidad ilimitada de crecimiento. Sean pues estas razones expuestas las que solicitamos a nuestros clientes, las hagan suyas para la mejor comprensión del modelo.

4 Definiciones Caso de uso: Es la representación narrativa y gráfica de una situación específica, que se resuelve mediante el uso de uno o varios procedimientos, por lo general responde a la forma de dar solución a un caso que se le presenta a un usuario. Un caso de uso no tiene actividades, tiene llamadas a procedimientos externos, en algunos casos incluye decisiones. Procedimiento: es una serie de actividades con una lógica de flujo, que resuelven una operación específica. Actor: es la representación que una persona hace en determinado proceso, no corresponde a un puesto directamente, aunque en algunos casos se puede recurrir al puesto para indicar una representación que ejecuta una persona que ocupa un puesto, principalmente relacionados con autorizaciones o con políticas. Elemento de una actividad: Constituyen los puntos relacionados con la ejecución de una actividad, de manera que integrados el actor responsable puede resolver la actividad, sin ellos difícilmente podrá ejecutar la actividad o definitivamente no podrá realizarla. Los casos de uso nos otorgan las siguientes ventajas: Dividir los procesos en pequeñas partes, que se vuelven Fáciles de representar y modificar Fáciles de mostrar y estudiar Fácilmente reutilizables Generar un caso de uso a partir de uno parecido, solo con alguna variante, permite la reutilización de procedimientos ya definidos

5 Simbología para elaborar un procedimiento o caso de uso Icono Descripción Utilizar para Inicio de Proceso Marca el inicio de un procedimiento o caso de uso Fin de Proceso Marca el fin de un procedimiento o caso de uso Flujo Apunta a siguiente actividad Recepción de factura Asigna documento presupuestal 5? Póliza Actividad Actividad ejecutada por el sistema Conector en la misma página Decisión Documento Describe una operación unitaria específica que la ejecuta un actor del proceso. Describe una operación donde no interviene ningún actor, en vez de ello la ejecuta el sistema, ya sea como resultado de otra actividad o una tarea automática Conecta partes del proceso Indicar modificación al flujo en base a una condición Documento asociado a una actividad Póliza Documento Documento que emite el sistema pero no se imprime Conector entre páginas Conecta partes del proceso entre páginas Espera Tiempo de espera en el proceso Proceso Proceso externo Llamada a un procedimiento externo Actor Indicar el actor que realiza la operación, cada color identifica a un actor específico

6 Objetivo, Alcance y Políticas generales Objetivo Autorizar o rechazar comprobaciones de gastos. Alcance Aplica para comprobaciones de gasto enviadas. Políticas generales Las comprobaciones de gasto deberán ser firmadas por el funcionario que realiza el trámite y por el titular del área solicitante. Las comprobaciones de gasto tendrán que encontrarse en estado enviadas. Los documentos de soporte (facturas o recibos) deberán cumplir con los requisitos fiscales y administrativos que la institución solicite.

7 Documentos que intervienen en la ejecución del caso de uso Entradas Salidas Formato de comprobación de gastos o viáticos Póliza de diario Facturas o documentos de soporte Póliza de presupuesto devengado, ejercido y pagado

8 Precondiciones Casos de uso Inicio de sesión. Datos Número de solicitud de comprobación de gastos o viáticos a autorizar.

9 Resultados del caso de uso Autorización o rechazo de comprobaciones de gastos o viáticos.

10 Definición de Actores Contabilidad Autorizador de solicitudes de comprobaciones de gastos o viáticos. OperGob

11 Descripción narrativa No Proceso Descripción Flujo Alterno Flujo de excepción 0 Inicio 1 Recibe y revisa que la documentación cumpla con Autorización o las políticas internas y los requisitos de la rechazo de comprobación institución, así mismo verifica que la codificación de gastos o aplicada sea la apropiada, de ser correcto autoriza viáticos la solicitud de anticipo. Enseguida se envía a la documentación a archivo. El sistema actualiza el estado de la comprobación a aplicada (A), se genera automáticamente póliza de presupuesto devengado, ejercido y pagado. Si la documentación no cumple con los requisitos se rechaza la solicitud y el sistema actualiza su estado a nueva (N)o a cancelada (C) y muestra las observaciones del rechazo. Fin del caso de uso. 2 La documentación impresa o digital se integra al Integración de expediente y se archiva. archivo 3 Fin

12 TS-CU Caso de uso para autorización y rechazo de comprobaciones de gasto Actores Contabilidad TS-PA-074 Autorización o rechazo de comprobación de gastos TS-PA-009 Integración de archivo OperGob

13 TS-PA Autorización o rechazo de comprobaciones de gastos o viáticos Actores Contabilidad Recibe solicitud de comprobación de gastos Revisa documentación y registro de gastos Documentaci ón y registro correcto? No Rechaza solicitud de comprobación de gastos, escribe observaciones y devuelve Si Autoriza solicitud de comprobación de gastos Actualiza estado de solicitud y muestra observaciones de rechazo Póliza de presupuesto devengado, ejercido y pagado Fin de caso de uso Póliza de diario OperGob

14 TS-PA Integración de archivo Actores Contabilidad Recibe expediente Formato de comprobación de gastos o viáticos Póliza de presupuesto devengado, ejercido y pagado Póliza de diario Facturas o documentos de soporte Archiva expediente OperGob