ASUNTO: Resguardo y Destrucción de Partes Reemplazadas por Garantía

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1 Fecha: 4 de Noviembre ASUNTO: Resguardo y Destrucción de Partes Reemplazadas por Garantía Gerente General, Gerente de Servicio y Administrador de Garantías: Estimados Distribuidores: Siguiendo con la estrategia de mejora continua, se les hace un atento recordatorio sobre el proceso de identificación, resguardo y destrucción de partes reemplazadas por garantía, mismo que se describe a continuación; 1. El uso de formatos para la identificación, destrucción y control de partes reemplazadas por garantía. 2. Contar con un espacio exclusivo para el resguardo de partes reemplazadas por garantía. 3. La destrucción de partes reemplazadas por garantía de acuerdo al proceso establecido. 1.- Uso de formatos para la identificación y control de partes reemplazadas por garantía c Etiqueta para la identificación de partes reemplazadas por garantía: El Administrador de Garantías debe documentar en la etiqueta de identificación de material de garantías con el número de orden de reparación, fecha de la orden de reparación (fecha de ingreso de la unidad al distribuidor), marca del vehículo al que pertenece la parte, VIN (17 dígitos), kilometraje, número de la parte a resguardar, fecha de cobro a GM (fecha de proceso de la transacción de garantía) y la fecha de la programación para su destrucción. Formato "Etiqueta de Identificación de Partes de Garantías" Razón Social: Orden de reparación Fecha de la O.R. Marca del vehículo Serie del vehículo Kilometraje Número de parte Cantidad Limpie las Piezas * Use tinta para el llenado de esta etiqueta * Use una etiqueta para cada pieza Fecha de cobro a GM: Fecha de destrucción:

2 Formato para la programación de la destrucción de partes de garantía El formato para la programación de la destrucción de partes de garantía, es el documento que le servirá al administrador de garantías del distribuidor para tener el control de la programación de la destrucción de las partes remplazadas de garantía. ** En el formato se debe documentar: Nombre del distribuidor, año, fecha de destrucción, nombre y firmas de los responsables que avalan la destrucción del material, Gerente General, Gerente de Servicio y Administrador de Garantías. El formato deberá de estar actualizado y resguardado para el soporte de cualquier aclaración. Formato "Programación de la Destrucción de Partes de Garantías" Razón Social: Año: Mes Fecha Firma del Administrador de Garantías Firma del Gerente de Servicio Firma del Gerente General Mes Fecha Firma del Administrador de Garantías Firma del Gerente de Servicio Firma del Gerente General Enero Enero Febrero Febrero Marzo Marzo Abril Abril Mayo Mayo Junio Junio Julio Julio Agosto Agosto Septiembre Septiembre Octubre Octubre Noviembre Noviembre Diciembre Diciembre Página 1 de 1 Nota: Los formatos se podrán obtener en la parte de anexos de los Estándares Operativo del Distribuidor o bien en el anexo de este boletín. Los formatos están sujetos a revisión constante por GMM y deberán de estar actualizados y firmados por los responsables establecidos, este proceso es parte de los Estándares Operativos del Distribuidor. ** Las partes que ya cumplieron el tiempo de resguardo (15 días), deberán ser destruidas conforme sea necesario, el formato contiene 2 destrucciones por mes.

3 2.- Resguardo de partes reemplazada por garantía Es responsabilidad del Administrador de Garantías del Distribuidor tener el control de las partes reemplazadas por garantía, a través de la recolección, clasificación, y consignación de las partes. El Distribuidor deberá contar con un almacén exclusivo de garantías para el resguardo de las partes reemplazadas por garantía, el cual deberá estar limpio y ordenado en todo momento. Las partes reemplazadas por garantía deberán ser resguardadas durante 15 días naturales en el almacén de garantías a partir de la fecha de aceptación de la transacción en el Sistema Global de Garantías. Para el manejo de material peligroso el distribuidor debe de cumplir con las normas establecidas Gubernamentales aplicables al punto, el distribuidor se puede auxiliar en los boletines sobre el manejo de material peligroso que se han publicado a través de Global Connect. Pasos a seguir para el resguardo de partes remplazadas por garantía: 1. Limpiar y conservar las partes en su empaque original. 2. Llenar la etiqueta de identificación del material de garantías con la información solicitada. 3. Colocar en la parte exterior del empaque la etiqueta de identificación de la parte a resguardar. ** 4. Resguardar la parte durante 15 días naturales en el almacén de garantías del distribuidor. c Formato "Etiqueta de Identificación de Partes de Garantías" Limpie las Piezas * Use tinta para el llenado de esta etiqueta * Use una etiqueta para cada pieza Razón Social: Orden de reparación Fecha de la O.R. Marca del vehículo Serie del vehículo Kilometraje Número de parte Cantidad Fecha de cobro a GM: Fecha de destrucción: ** Por ningún motivo estará permitido el reutilizar la etiqueta para otras partes, las mismas deben de ser destruidas en conjunto con la parte reemplazada.

4 3.- Destrucción de partes de garantía Formato control de partes reemplazadas por garantía (MGR-3) El formato MGR 3, es el documento que le servirá al Administrador de Garantías para mantener el control de las partes reemplazadas de garantía. El Administrador de Garantía debe documentar en el formato (MGR-3) el número de la orden de reparación, el número de parte involucrada, el estatus de la disposición del material y alguna observación que se tenga referente al estatus del material. Formato "Control de Partes Reemplazadas por Garantías" Razón Social: Página: de Fecha: ITEM Número de parte Disposición Observaciones ITEM Número de parte Orden de reparación Orden de reparación Disposición Observaciones Disposición 1. Sin material 2. Material destruido en el Distribuidor 3. Material enviado al WPC 4. Material con CASCO Nombre y firma 5. Material enviado a proveedor Nombre y firma Nombre y firma Administrador de Garantías Gerente de Servicio Gerente General El formato (MGR-3) se deberá documentar enlistando el número consecutivo de las órdenes de reparación de garantías y en el apartado sobre disposición del material se anotará el tipo de disposición del material según sea el caso, como se indica a continuación: 1. Sin material 2. Material destruido en el distribuidor 3. Material enviado a GMM (WPC) 4. Material con casco 5. Material enviado a proveedor

5 Nota: El formato MGR-3 se debe conservar en los archivos del departamento de garantías del distribuidor como parte de su control interno sobre la disposición de partes. Pasos a seguir para la destrucción de las partes de garantías en el distribuidor: 1. Una vez que han transcurrido 15 días naturales posteriores a la fecha de aceptación de la transacción en el Sistema Global de Garantías, las partes deberán ser destruidas por el distribuidor de tal forma que NO puedan ser instaladas y usadas nuevamente. Nota: Bajo ninguna circunstancia las partes reemplazadas por garantía se podrán instalar en algún vehículo o ser usadas para algún otro fin. 2. Se registra el material a destruir en el Formato MGR-3 y se solicita la autorización de la destrucción al Gerente de Servicio del Distribuidor. 3. Se toman evidencias de las partes previo a la destrucción (fotografía).** 4. Se procede a la destrucción de las partes en presencia del Gerente de Servicio. 5. Se toman evidencias de las partes después de la destrucción (fotografía). 6. El distribuidor deberá enviar al material.garantias@gmcc.com.mx las fotos de las partes (antes y después de la destrucción), también se deberá de anexan el formato MGR-3 con firmas del Gerente General, Gerente de Servicio y del Administrador de Garantías del Distribuidor. 7. El envío de la información deberá hacerse mensualmente teniendo el distribuidor 15 días para el envío de la información a partir del último día de cada mes. Ejemplo: Si el distribuidor está finalizando el mes vigente (mes de agosto), deberá de enviar la información de la destrucción del material de garantía que haya sido destruida bajo el proceso de 15 días de resguardado, dicha información tiene que ser enviada antes del día 16 del mes de septiembre. ** La destrucción del material deberá realizarse dentro de las instalaciones del distribuidor y por del distribuidor.

6 8. Para concluir con el proceso el distribuidor deberá archivar el formato MGR-3 y las evidencias de la destrucción de las partes para posibles aclaraciones sobre la aplicación del proceso. A continuación se presenta de manera de resumen el proceso para el resguardo y destrucción de partes reemplazadas por garantía en un Distribuidor GMM: El proceso es sujeto a revisión por GMM y entra en vigor a partir de la publicación y/o actualización de este boletín. De no cumplirse el proceso, se considerará como una desviación y el Distribuidor será a creedor al débito del total de las transacciones de garantías involucradas.

7 Para cualquier duda contactar a su Consultor de Garantías de GMM en el teléfono o en el correo electrónico: garantias.posventa@gm.com Atentamente Sergio Palacios Lozano Warranty Administrator Mexico, Central America & Caribbean General Motors de México