Informe Semanal Nº 414. Asistencia a ferias internacionales. 6 de noviembre de 2012

Transcripción

1 6 de nviembre de 2012 Infrme Semanal Nº 414 Asistencia a ferias internacinales Las ferias sn un gran escaparate cmercial de prmción y, pr tant, pueden ser un tramplín desde el que intrducir nuestrs prducts y servicis en nuevs mercads, refrzar la imagen de la empresa frtalecer ls lazs cn antigus clientes. De su aprvechamient depende parte del futur exprtadr de una firma.

2 Infrme Semanal (SAIE) Nº de nviembre de 2012 Cuáles sn ls principales bjetivs de una feria? Sin duda alguna, el principal fin de una feria es incrementar las prtunidades de negci de la empresa participante, y cnstruir ampliar la lista de clientes. Y es que ls empresaris que participan en una feria pueden destinar td su tiemp a relacinarse cn clientes, mientras que en una jrnada habitual de trabaj sl pueden dedicar parte de su tiemp a labres cmerciales. Otr de ls fines perseguids cn la participación en una feria es el desarrll de accines de cmunicación, relacines públicas y prmción de la empresa, que realizadas en el entrn de una feria internacinal, permiten asegurar la presencia de un públic bjetiv tan divers cm sn ls clientes actuales y ptenciales, empresas de la cmpetencia, prensa general y especializada, autridades, y públic general asistente a la feria (si n es exclusiva para prfesinales del sectr). La hetergeneidad y vlumen de la audiencia bliga a preparar la participación en una feria internacinal cn esmer. Además de ls bjetivs señalads, aumentar el vlumen de ventas, mediante la búsqueda de distribuidres agentes cmerciales que cmercialicen nuestrs prducts y servicis en el país destin dnde querems intrducirns ampliar nuestra presencia frma parte de las expectativas de cualquier empresa participante de un event de este tip. En una feria n debe bviarse la prtunidad de analizar la cmpetencia, sus prducts, plíticas cmerciales y precis, infrmación valisa para realizar un benchmark y establecer medidas para mejrar la cmpetitividad de nuestrs prducts en el mercad. Pr últim, una feria brinda la prtunidad de estudiar nuevs prducts y de identificar las últimas tendencias de la industria el sectr que afectarán a la empresa (y a sus clientes) en un futur inmediat. Qué accines hay que llevar a cab antes de la feria? Es imprescindible preparar cn la debida antelación nuestra participación en una feria internacinal. La fase preparatria es, sin duda, la que más esfuerz cnlleva y de la que en mayr medida depende el desarrll y ls resultads que btengams. Asistencia a ferias internacinales 2

3 Infrme Semanal (SAIE) Nº de nviembre de 2012 Sn varis ls factres que hay que tener en cuenta a la hra de diseñar la participación en ferias internacinales: Seleccinar las ferias que atenderá la empresa Ante el gran númer de ferias cmerciales que se celebran a nivel nacinal e internacinal a l larg del añ, es cnveniente identificar y seleccinar las más relevantes para nuestra empresa teniend en cuenta, en primer lugar, la estrategia de expansión internacinal de la empresa. Para esta labr de identificación y selección será útil recpilar infrmación sbre ls siguientes aspects: Mercad: estudi de las características del mism, así cm la imprtancia en términs cuantitativs y cualitativs para la empresa. Prducts: análisis de ls prducts más demandads, que pueden n cincidir cn ls que cmercializa la empresa. Visitantes: valración del perfil de empresas que asistirán a la feria, así cm las estadísticas de participación y asistencia de pasadas edicines. Participantes: estudi de ls expsitres, distribuidres, prveedres y cmpetidres se darán cita en la feria. Esta infrmación se puede recabar directamente de ls rganizadres de la feria y de rganizacines públicas y privadas, cm ICEX, cámaras de cmerci, embajadas revistas del sectr. Las páginas web especializadas cm The Ultimate Trade Shw Resurce ( Expdatabase ( Unin f Internacinal Fairs ( Biz Tradeshws ( pueden ser fuentes de infrmación útiles. Una vez seleccinada la feria en la que existe interés en participar, deben tenerse en cuenta ls plazs de inscripción y la dcumentación a presentar. Establecer ls bjetivs de la participación en la feria Dentr de ls bjetivs definids en el apartad anterir (incrementar las prtunidades de negci; desarrllar accines de cmunicación, relacines públicas y prmción de la empresa; aumentar el vlumen de ventas; analizar a la cmpetencia y su ferta; e identificar nuevas tendencias), debems pririzar aquells que pretendems alcanzar en cada feria en la que nuestra empresa participa. Asistencia a ferias internacinales 3

4 Infrme Semanal (SAIE) Nº de nviembre de 2012 Asegurar ls medis y recurss de la empresa para asistir a la feria La empresa que participe en una feria debe cntar cn ls siguientes recurss y medis para un adecuad desarrll de las actividades: Respnsable de exprtación (cmercial): pr su experiencia cmercializand ls prducts de la empresa en mercads internacinales debe ser ésta la persna encargada de gestinar la participación en la feria. Presupuest: hay que tener en cuenta tds ls gasts que cnllevará la participación en la feria para cncretar la asignación presupuestaria crrespndiente. Esta infrmación de ls gasts asciads a la participación permitirá además realizar una cmparación cn ls beneficis btenids y valrar el retrn de la inversión. Generalmente, ls gasts asciads a la participación en una feria sn ls siguientes: (i) alquiler y decración del stand (cnstrucción, (des)mntaje, alquiler de mbiliari, limpieza y mantenimient, entre trs), (ii) prmción y publicidad, dentr de esta categría tendrems que valrar el enví de materiales y muestras, y de invitacines a clientes actuales y ptenciales, (iii) viaje y estancia, y en alguns cass, (iv) servici de intérprete. Material y dcumentación: es cnveniente entregar la tarjeta de visita, el fllet de la empresa y, según el prduct, una muestra a las persnas que manifiestan interés pr nuestrs prducts. También se debe acudir a la feria cn el catálg de prducts, el listad de precis y un dssier de prensa, si la empresa dispne de un. Cmunicarse cn clientes actuales y ptenciales antes de la feria Cnsultar la web de ls rganizadres y cnseguir el listad de expsitres puede ser una buena frma de detectar cntacts interesantes e intentar establecer una cita cn ls que resulten de mayr interés. La empresa, además, debe llevar a cab determinadas accines para cnseguir atraer al máxim númer de visitantes a su stand en la feria. Para ell, puede preparar una nta de prensa, infrmar en la web y las redes sciales acerca de su participación, realizar un mailing tant a clientes habituales cm a ptenciales, incluyend una invitación para visitar el stand de la empresa dentr de la feria. Asistencia a ferias internacinales 4

5 Infrme Semanal (SAIE) Nº de nviembre de 2012 Realizar enví de muestras N cabe duda de que ls prducts que se expnen en el stand sn el eje central de la feria. Pr ell, hay que tener clar el espaci habilitad en cada stand y el númer de días de participación en la feria, de frma que ls prducts expuests (variedad y cantidad) sean elegids de frma óptima. El enví de muestras a una feria n siempre es fácil. Para evitar cualquier percance que bstaculice impida su llegada a destin, hay que tener en cuenta que la dcumentación básica que siempre ha de acmpañar a la mercancía es (i) una factura prfrma, riginal y tres cpias; (ii) cncimient de embarque, y (iii) guía aérea (si prcede). Además, dependiend del país y del prduct, en determinadas casines es requerida dcumentación específica. Para cnsultarl, recmendams la página web de Market Acess Database ( Elegir stand y diseñ En relación a la elección de la ubicación del stand, y teniend en cuenta la capacidad presupuestaria establecida, es preferible escger ls lugares de mayr circulación de públic, y evitar ls pasills secundaris ls pabellnes lejans y a medi cupar. Para elegir el stand pdems slicitar a ls rganizadres ls plans y detalles sbre el mntaje, servicis cercans y el itinerari previsible de ls visitantes. Si es psible es cnveniente visitar el recint. Cóm actuar durante la feria? La participación en una feria cmercial es una actividad intensiva en el trat persnal a ls visitantes, pr l que es necesari cntar cn suficiente persnal para atenderls durante tda la feria. Es cnveniente frmar a nuestrs empleads cn antelación y asegurarns de que antes de que lleguen ls primers clientes al stand tienen identificads ls prducts y cncen en prfundidad sus características. El persnal que atiende el stand debe estar cnfrmad pr perfiles activs y cn gran iniciativa. En una feria internacinal nuestrs empleads tratarán cn visitantes de trs países. Aunque las diferencias idimáticas y culturales pueden dificultar la cmunicación, existen una serie de pautas de cmprtamient que es cnveniente respetar para así evitar errres que puedan dañar la imagen de nuestra empresa. Pr un lad, explicar Asistencia a ferias internacinales 5

6 Infrme Semanal (SAIE) Nº de nviembre de 2012 claramente las características de la empresa y sus prducts, y pr tr, respetar las frmas al dirigirse a las persnas: según la cultura de cada país, pr ejempl, el nmbre de pila se reserva exclusivamente para el ámbit familiar. Durante la feria es clave registrar la infrmación btenida de las persnas cn las que interactuams, siend cnveniente ptar pr un sistema sencill y rápid, y n perder tiemp cn frmularis. Pr ell, merece la pena hacer us intensiv de la tecnlgía y de ls nuevs medis de administrar cntacts prfesinales. Cóm evaluar la feria? El éxit de una feria se btiene a medi plaz. Para asegurar que las ventas se materializan es cnveniente realizar un seguimient de cada un de ls cntacts que hems realizad y cumpliend ls cmprmiss que hayams adquirid (enví de infrmación, muestras, etc.). En cualquier cas cnviene recrdar que n vender n significa necesariamente un fracas, si se han cnseguid trs bjetivs cm realizar cntacts, cncer a la cmpetencia recger infrmación estratégica, entre trs. Para determinar si la feria ha arrjad ls resultads esperads cm para participar en psterires edicines ls siguientes parámetrs sn de gran utilidad: Cuantitativs (medicines de carácter ecnómic): Númer de cntacts realizads cn ptenciales clientes. Númer de cntacts cn clientes actuales. Pedids firmads. Cualitativs: Prgrama ferial: efectividad del stand, valración del persnal de la empresa que participa en la feria y de la eficacia de la campaña de cmunicación previa. Visitantes: númer y calidad de ls misms e interés mstrad pr ls prducts de nuestra empresa. Organizadr: infrmación facilitada antes y durante la celebración de la misma, relevancia y regularidad de la infrmación clgada en página web de la feria y en las redes sciales, calidad (iluminación, limpieza, seguridad, etc.) de las instalacines del recient ferial y númer de Asistencia a ferias internacinales 6

7 Infrme Semanal (SAIE) Nº de nviembre de 2012 events rganizads durante la feria, tales cm charlas, reunines técnicas, ruedas de negcis, seminaris cngress. Cmpetencia: cncimient adquirid sbre la cmpetencia, sus prducts, plítica de precis, distribución y actividades de cmunicación realizadas. Mercad: investigación de las tendencias del mercad, incluyend ls nuevs prducts. Asistencia a ferias internacinales 7