Aplicando Kaizen en el proceso electoral

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Lucía Aguirre Araya
hace 6 años
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Aplicando Kaizen en el proceso electoral Las elecciones generales del 10 de abril para muchos electores significaron largas colas, demoras y frustración.

Una semana después, la ONPE, la institución responsable de los procesos electorales en el Perú, decidió trabajar con Kaizen Institute en preparación para la Segunda Elección Presidencial del 5 de

Paso 1: Formación del equipo kaizen Después de reunirse con el jefe de la ONPE y su equipo ejecutivo el 2 de mayo, el equipo de Kaizen Institute Perú decidió asignar tres consultores para apoyar

1 Aplicando Kaizen en el proceso electoral Las elecciones generales del 10 de abril para muchos electores significaron largas colas, demoras y frustración. Fotos como las publicadas por el diario El Comercio, cubrían la mayoría de los medios escritos y digitales. Una semana después, la ONPE, la institución responsable de los procesos electorales en el Perú, decidió trabajar con Kaizen Institute en preparación para la Segunda Elección Presidencial del 5 de junio. El reto era establecer contramedidas efectivas que puedan ser implementadas en la segunda vuelta. Paso 1: Formación del equipo kaizen Después de reunirse con el jefe de la ONPE y su equipo ejecutivo el 2 de mayo, el equipo de Kaizen Institute Perú decidió asignar tres consultores para apoyar este esfuerzo. Con menos de 4 semanas para la segunda vuelta, no había tiempo que perder. El reto era establecer contramedidas efectivas que puedan ser implementadas en la segunda vuelta. La ONPE asignó 6 personas que incluían la Gerencia de Organización al y Coordinación Regional, la Gerencia Corporativa de TI y la Gerencia de Estandarización. El equipo de trabajo se reunió el 3 de mayo y presentó el plan de trabajo el 17 de mayo.

2 Paso 2: Aplicación de metodología kaizen Aplicando la metodología Kaizen, el equipo decidió que el problema a resolver era la insatisfacción de los electores por el incremento en el Tiempo Total de Votación. Sin embargo, solo existía información anecdótica y faltaba un estudio confiable de cuanto era realmente el tiempo total de votación. El equipo definió el Tiempo Total de Votación como la suma del Tiempo en Ubicar Local más el Tiempo en Local de Votación. De estos dos tiempos, el más crítico para la segunda vuelta es el Tiempo en Local de Votación dado que el local de votación sería el mismo de la primera vuelta. Para poder medir el Tiempo en Local de Votación se descompuso en 5 elementos: 1. Ubicar Aula/Mesa 2. N Orden Los tres últimos elementos, + +, se agruparon como el Tiempo de Votación (TV). Para medir el TV, el equipo debió simular el proceso de votación utilizando una muestra representativa para el voto convencional (VC) y voto electrónico (VE). El gráfico muestra la distribución de tiempos (histograma) para el VC y se puede apreciar que tiene un sesgo a la izquierda con una mediana de 1.13 minutos por voto. Sin embargo, solo existía información anecdótica y faltaba un estudio confiable de cuanto era realmente el tiempo total de votación. Aun cuando la capacidad esperada (número de electores atendidos) es de 423 electores por mesa (53 electores/hora en 8 horas) en la realidad, la capacidad es mucho menor debido a que la distribución de llegada de electores no se comporta de manera uniforme y las mesas no son instaladas a tiempo. En otras palabras, la llegada de electores tiene picos por hora mayores a 53 electores/hora que sobrepasa la capacidad de atención de la mesa de sufragio lo que va a originar esperas y colas significativas.

3 Para clarificar aún más el problema e identificar otras contramedidas a implementar el equipo utilizó la herramienta de Análisis de Modo de Fallos y Efectos (AMFE). Se identificaron como los principales fallos/errores: 1. no conoce el Local de Votación 2. no sabe o no puede ubicar su aula de votación 3. no conoce o no se identifica con su N Orden en la mesa 4. Mesa de sufragio no se encuentra disponible 5. Lento funcionamiento de la mesa de sufragio Y los principales efectos de éstos como: 1. Insatisfacción del elector 2. Formación de cola para ingresar a votar 3. Instalación tarde de mesas de sufragio 4. Demoras del elector para votar (VC y VE) 5. Demoras para identificar elector en las mesas de sufragio El equipo concordó en clasificar las contramedidas en dos categorías, la primera de aplicación inmediata para la SEP 2016 y la segunda a aplicarse en futuras elecciones. Para validar las contramedidas a aplicarse durante la SEP 2016 era indispensable la utilización de los datos recolectados y un método científico apropiado, por ello se acordó ejecutar una simulación con el modelo Monte Carlo para analizar la capacidad del proceso de votación y simular las alternativas de solución. Las principales contramedidas a validarse en el proceso de simulación Monte Carlo fueron: 1. el en Cola, que permite atender en forma simultánea a 2 electores [Alternativa 1] 1.13 = 54 electores/hora Se acordó ejecutar una simulación con el modelo Monte Carlo para analizar la capacidad del proceso de votación y simular las alternativas de solución = 1.54 / 2 = 0.77 = 78 electores/hora Tiempo de Votación - Proceso Actual vs Alternativa 1

4 2. Votación con 2 cabinas, que permite atender en forma simultánea hasta 3 personas [Alternativa 2] = 54 electores/hora = 2.16 / 3 = 0.72 = 84 electores/hora Tiempo de Votación - Proceso Actual vs Alternativa 2 Después de realizada la simulación Monte Carlo para ambas contramedidas las conclusiones fueron: Alternativa 1-2 electores en simultáneo: 1. En mesas de sufragio con 350 electores se van a generar colas de espera 2. Se formarán colas de hasta 28 personas, con un promedio de 6 personas en la cola. 3. El tiempo promedio de espera para será de 4.6 min con una espera máxima de 41.4 min. Se realizó la simulación considerando el aumento de mesas de votación, con el objetivo de aumentar la cantidad de electores atendidos en un tiempo determinado. Alternativa 2-3 electores en simultáneo: 1. En mesas de sufragio con 350 electores se van a generar colas de espera 2. Se formarán colas de hasta 18 personas, con un promedio de 2 personas en la cola. 3. El tiempo promedio de espera será de 1.3 min con una espera máxima de 10.4 min. 4. Si la mesa se instala al medio día, se formarán colas de hasta 74 personas, con un promedio de 19.8 personas en cola. 5. El tiempo promedio de espera para las mesas instalas tarde será de 24.2 min con una espera máxima de 80.3 min. 6. El nivel promedio de utilización de las cabinas de votación es de 0.13 y 0.18 min.

5 Cuadro comparativo de simulación Monte Carlo Variable Proceso Actual Alternativa 1 Alternativa 2 Alternativa 2 Mesa Tarde es en cola (personas) Tiempo de Votación (min) PRO M MÁX PRO M MÁX Conclusiones y Recomendaciones 1. El Tiempo en el Local de Votación depende de la cantidad de electores por mesa, la hora de instalación de la mesa, la capacidad de atención de la mesa (medida como el Tiempo de Votación) y del tiempo de llegada de los electores. Este tiempo de llegada de los electores a la mesa de sufragio podría variar en cada hora y no necesariamente tener un comportamiento lineal, lo que generará colas significativas). 3. No existe ninguna data sobre la llegada de los electores a la mesa de sufragio. Se recomendó la realización de un estudio de tiempos durante la SEP 2016 para definir el perfil de llegada de electores a votar. Realizar una recolección sistemática de esta información en cada nueva votación. El Tiempo en el Local de Votación depende de la cantidad de electores por mesa, la hora de instalación de la mesa, la capacidad de atención de la mesa (medida como el Tiempo de Votación) y del tiempo de llegada de los electores. 4. La alternativa 1 - al en Cola, tiene una mejor capacidad de atención que el proceso actual, sin embargo igual generaría colas pero de menor tamaño. Se recomendó la utilización en las mesas de sufragio con coto electrónico, así mismo la estandarización y normalización del procedimiento para capacitar a los miembros de mesa en esta alternativa. 5. La alternativa 2 - Votación con dos cabinas, tiene una mayor capacidad de atención al elector, lo que redundaría en mejorar su satisfacción. Sin embargo hay que considerar que se requiere cierta curva de aprendizaje de los miembros de mesa para que el método se estabilice. Recomendamos su utilización en las mesas de sufragio de voto convencional por ser la más eficiente de las alternativas.

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