Universidad del Claustro de Sor Juana

Transcripción

1 Universidad del Claustro de Sor Juana Edición y Diseños para este documento Lic. Guillermo Salcedo Avila Sub Coordinador de Desarrollo Tecnologías de la Información

2 PROCESO GENERAL DE COMPRA USUARIO SOLICITANTE. Es un integrante de la comunidad que tiene la necesidad de un bien o servicio. Esta necesidad podrá ser atendida por el departamento de compras siempre y cuando solicite la adquisición por medio de Formato de Solicitud de Compra de Materiales, Equipos y Servicio debidamente autorizada con un miembro del Consejo Universitario o Rectoría o Vice rector además por un Director de Colegio y/o área. Un usuario solicitante podrá proponer con base a su experiencia proveedores que cumplan con sus requerimientos, pero es responsabilidad del personal del área de compras realizar las negociaciones correspondientes que permitan que cada una de las adquisiciones cumpla con el contenido de la presente política en lo referente a las condiciones comerciales (calidad, entrega y precio). PROCESO DE COMPRAS. El proceso de compras es el conjunto de pasos en secuencia lógica que debe de seguir cada usuario solicitante para solicitar o adquirir un bien o servicio. 1.- El usuario solicitante detecta la necesidad de adquirir un bien o servicio. El solicitante hará llegar su necesidad al área de compras por medio del formato Formato de Solicitud de Compra de Materiales, Equipos y Servicio En este formato deberá de incluir la siguiente información mínima requerida para iniciar el proceso de adquisición dentro de la Universidad: - Descripción detallada del bien o servicio a requerir. Destacando las características físicas o cualidades que debe de contar el bien a adquirir, la forma, el color, tamaño. En si las cualidades determinantes que se deberán de considerar en la adquisición del mismo. La marca preferida y dos o más opciones para asegurar el abastecimiento en tiempo y forma. - Tiempo y forma de entrega. Deberá incluir la fecha en la cual se requiere que sea entregado o ejecutado el bien o servicio. Esta fecha debe de ser comunicarse en términos lógicos, entendiéndose como términos lógicos el tiempo adecuado para suministrar en tiempo y forma (considerando que la entrega siempre debe

3 de ser con los mejores beneficios para la universidad entrega en sitio e incluyendo las maniobras necesarias para su entrega- ) cumpliendo con los lineamientos normativos de la Universidad. - Cantidad. Es el número de artículos o de eventos en un servicio que se deberá de adquirir para cubrir las necesidades expresadas por el usuario solicitante. En este punto se debe de observar los llamados lotes óptimos de producción para obtener las mejores ofertas comerciales por parte de los proveedores y así multiplicar los beneficios para la Universidad. - Precio. Es la cantidad que se debe de pagar a cambio del suministro o la prestación de un bien o servicio que se entrega en tiempo y forma de manera que cubra con las necesidades expresadas por un usuario solicitante. Al mismo tiempo que el proceso de pago correspondiente deberá cumplir con los lineamientos de la Universidad. Observaciones. I.-El usuario solicitante puede sugerir proveedores que cumplan con sus necesidades, sin embargo este proveedor deberá de cumplir con los lineamientos de compras y de pagos de la universidad. Por lo que es la responsabilidad del área de compras y contraloría que cada una de las adquisiciones cumplan con este lineamiento. II.- El área de gastronomía deberá realizar el proceso previo a la entrega al departamento de compras. El cual consiste en: a).- El Chef o responsable del área solicitante elabora una requisición previa de material prima. b).- El área de administración y compras del restaurante validad las cantidades a suministrar después de evaluar el stock del almacén y emite para su autorización la Solicitud de Solicitud de Compra de Materiales, Servicios y Equipos. c).- El Director del área autoriza y libera este documento para su compra y suministró. 2.- RECEPCION DEL Formato de Solicitud de Compra de Materiales, Equipos y Servicio

4 El comprador Admipaq recibe la Formato de Solicitud de Compra de Materiales, Equipos y Servicio de acuerdo con los horarios que se incluyen en las tablas de tiempo de entrega (si esta fuera de este horario se considera la entrega como si se entregara al siguiente día hábil) y sella el documento comprobatorio de la recepción y captura este requerimiento en el sistema Admipaq y verifica existencias en el almacén del sistema. Si existe el material inmediatamente instruye al responsable del almacén para su entrega. A partir de este momento los compradores inician el proceso operativo de compras. El comprador responsable tendrá 48 hrs para la entrega del bien o servicio o en su caso el envió de un correo al usuario indicándole el estatus de su solicitud, ya que la misma puede ser rechazada por falta de información o para notificarle la entrega del bien o servicio. El horario de atención de la oficina de compras es de lunes a viernes de 09:00 a 18:00, en horario continuo, y el horario de recepción de solicitudes de Compra de Materiales, Equipos y Servicio, ya sea para realizar una compra o para programar un pago es de lunes a viernes de 09:00 a 17:00 también horario continuo. 3.- ELABORACION DE PEDIDOS. El responsable de compras deberá de realizar el pedido correspondiente al proveedor para que se formalicen los compromisos tanto de la entrega del bien o servicio como las condiciones de pago. Al establecer este documento en todo momento podrá ser consultado por cualquier persona. El pedido es producto del análisis de la información de los cuadros comparativos elaborados para cada compra. 4.- ENTREGA DEL BIEN O SERVICIO. En el caso de materiales es responsabilidad del responsable del almacén verificar las cantidades y calidades de los materiales a entregar y sellara la remisión o factura correspondiente, con el fin de que el proveedor pueda entregar su documentación a revisión. En el caso de servicios es responsabilidad del usuario solicitante firmar de conformidad la remisión o factura para que con esta firma pueda ser liberado el pago correspondiente. Los horarios de atención del personal de almacén son: De lunes a viernes de 09:00 a 18:00 horas, con horario de comida de 13:00 a 14:00 horas.

5 5.- PAGO A PROVEEDORES. Cualquier pago relacionado a la adquisición de un bien o servicio deberá de apegarse a los lineamientos de pago de la Universidad. Deberá entregar su Solicitud de Compra de Materiales, Equipos y Servicio a martes tardar los días viernes a las 17:00 horas con el fin de que el pago se realice el siguiente viernes al que entrego su documentación. 6.- TIEMPO DE ENTREGA DE MATERIALES Y EQUIPOS. Anexo encontrar una tabla con los tiempos de entrega de los bienes, equipo y/o servicios, con el fin de pueda planear sus necesidades con suficiente tiempo de anticipación. Materia Prima: Tiempo de entrega promedio Día de pedido Hr de pedido Carnes y Embutidos 2 días. Pescado Pollo Lácteos Carnero 2 días Cerdo 2 días Res 2 días Salmon 2 días Esmedregal 2 días Trucha 2 días Atún 2 días Pulpo 2 días Calamar 2 días Camarón 2 días Jaiba 2 días Almeja 2 días Ostiones 2 días Pechuga 2 días Retazo 2 días Pierna y Muslo 2 días Huacal y Ala 2 días Leche 2 días Mantequilla 2 días Crema 2 días

6 Huevo Vegetales Frutas Vinos Abarrotes Café y Té Harinas Pan Hielo en bloque Hielo seco Desechables Bolsas de vacío Refrescos Sifón Nitrógeno Productos Oaxaqueños Moldes y Equipo de Pastelería Quesos Yogurt 2 días Helados 2 días 2 días Zanahoria 3 días Jitomate 3 días Papas 3 días Leguminosas 3 días Pepinos 3 días Brotes 3 días 3 días 3 días Purés 3 días Purés frutales 3 días Pastas 3 días Especias y semillas 3 días 2 días 2 días No viernes 10 hrs 5 días una semana Todos los lunes dos semanas una semana una semana una semana

7 Materiales: Tiempo de entrega promedio Día de pedido Hr de pedido Material Eléctrico Una semana 14 hrs Pintura Una semana 14 hrs Plomeria Una semana 14 hrs Material ferreteria Una semana 14 hrs Maderas Una semana 14 hrs Decoración Depende del servicio 14 hrs Papelería Una semana Lunes 14 hrs Consumibles Una semana 14 hrs Equipo de Comunicación 6 semanas 14 hrs Uniformes 4 semanas 14 hrs Consumibles Higiénicos Una semana 14 hrs Cafetería Una semana 14 hrs Refrescos Una semana Lunes 14 hrs Despensa Una semana Viernes 14 hrs Computación PC 5 días 14 hrs Lap Top 5 días 14 hrs Cables 5 días 14 hrs memoria 5 días 14 hrs