GESTIÓN DE PROYECTOS Una disciplina de gestión clave para la empresa. Prof. Juan Antonio Ramos-Yzquierdo

Transcripción

1 GESTIÓN DE PROYECTOS Una disciplina de gestión clave para la empresa Prof. Juan Antonio Ramos-Yzquierdo 1

2 GESTIÓN DE PROYECTOS Una disciplina de gestión clave para la empresa Agenda 10:00 h Presentación 10:15 h Qué es un proyecto? 11:00 h Cómo gestionar proyectos críticos para la empresa con éxito? 11:45 h Descanso. 12:00 h Caso práctico: Errores y causas comunes de fracaso de los proyectos. 12:30 h Fin de la sesión 2

3 Qué habilidades requiere la gestión de proyectos? 3

4 gestionar proyectos liderar 4

5 Gestionar vs. Liderar? 5

6 QUÉ ES UN PROYECTO? 6

7 En que consiste la GESTIÓN DE PROYECTOS? En la creación de un ambiente y unas condiciones en las cuales un OBJETIVO DEFINIDO pueda ser alcanzado de forma controlada por un EQUIPO DE PERSONAS 7

8 La Gestión de Proyectos proporciona una solución/ayuda y plantea cuestiones Qué buscamos? Que hay que hacer para conseguir los objetivos? Cuáles son las prioridades? Cuál es el impacto de cada proyecto en otros? Qué habilidades se requieren para poder completar el trabajo? Qué dificultades podemos encontrar? Es factible lo que hemos decidido? 8

9 Definición Un proyecto es una secuencia única de actividades interconectadas con un objetivo a alcanzar en un plazo establecido, dentro de un presupuesto y de acuerdo con unas especificaciones. Un proyecto tiene un inicio y un fin Cada proyecto produce un producto único 9

10 Parámetros Coste Tiempo Tiempo Especificaciones (ámbito y calidad) Especificaciones Coste La diana es móvil porque el cliente aprende 10

11 Los Proyectos deben entregarse a tiempo estar dentro de presupuesto cubrir unos requerimientos 11

12 Clasificación de proyectos: Complejidad Pintura por números Sabe Cómo? Sí 1 No 2 4 Búsqueda del Santo Grial Perdidos en la Niebla Sí Sabe Qué? No 3 Juego de Quinielas 12

13 CÓMO GESTIONAR PROYECTOS CRÍTICOS PARA LA EMPRESA CON ÉXITO? 13

14 Modelo Genérico de Ciclo de Vida de un Proyecto Seguimiento y control Planificación Finalización Organización Selección Definición 14

15 Selección 1) Es preciso tener una estrategia 2) La estrategia se vuelve operativa al empezar a gastar recursos antes es tan sólo un deseo 3) La estrategia debe ser suficientemente clara para permitirnos tomar decisiones en términos de proyectos 15

16 Definición: Delimitación del AMBITO del proyecto Comprende Misión: Problema a resolver /Oportunidad (Debe poder ser descrita en una frase corta) Objetivos del proyecto (Corresponden a los detalles de la misión a conseguir. Clarifican los límites de la misión) Lista de entregables (finales e intermedios) del proyecto Entregable: elemento medible, tangible y verificable que debe ser realizado para completar el proyecto 16

17 Definición: Criterios de éxito Hay que conseguir que el éxito sea compartido y medible Concentrarse en los resultados preferentemente ACTIVIDADES RESULTADOS Estudio de necesidades de los clientes Desarrollo de un sistema para mejorar el plazo de atención a los pedidos de clientes Mejora de satisfacción de los clientes Plazo de atención a los pedidos de clientes inferior a 24h 17

18 Definición: Objetivos del proyecto Características de un objetivo: S M A R T Specific - Específico Measurable - Medible Achievable - Alcanzable Relevant - Relevante Time Bound - Duración Especificada Agreed Upon - Consensuado 18

19 Definición: Identificación de prioridades DEBE CUMPLIRSE DEBERÍA CUMPLIRSE AL MÁXIMO SE SE ACEPTARÁN ALGUNAS DESVIACIONES Plazo Coste Especificaciones 19

20 Organización Roles a completar Normas de funcionamiento Estructura organizativa Entorno amigable Características personales 20

21 Organización: Roles El Esponsor del proyecto El Cliente del proyecto El Comité de Seguimiento del proyecto El Director del proyecto El Equipo de proyecto Subcontratistas Implicados 21

22 Organización: Normas de Funcionamiento Aseguran que todos los involucrados en el proyecto lo entiendan, estén de acuerdo en lo que significa éxito conozcan las reglas del juego. 22

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24 Planificación: El Plan del Proyecto Tres dimensiones de planificación (y de control): Temporal (Agendas, Diagramas de Gantt, Programación en red ) Monetaria (Análisis de costes, Presupuestos, ) Personas y equipos (Gantt de recursos, Matrices de Asignación, Diagramas, ) 24

25 Planificación: Diagrama de Gantt A B D C E

26 Planificación: Estimación de duraciones Ejercicio: Estimar el tiempo preciso para salir de la sala, conseguir una copia de la película: El Señor de los Anillos: El Retorno del Rey y regresar. 26

27 Planificación: Estimación de duraciones Cómo habéis realizado las estimaciones? Por qué hay diferencias notables entre las estimaciones? Nivel de conocimiento / Método aplicado / Hipótesis sobre recursos Actitud hacia la incertidumbre / Aceptación de un nivel de riesgo 27

28 Seguimiento del proyecto Asegurar que se analizan los progresos y se toman decisiones Determinar la existencia de incidencias (no haber cumplido los hitos a tiempo, entregables demorados, ) y tomar decisiones Detectar y Analizar las desviaciones 28

29 Finalización Verificación de cumplimiento de requerimientos y entregables Cierre administrativo Cierre de contrato Plan de seguimiento posterior Nota de las lecciones aprendidas 29

30 ERRORES Y CAUSAS COMUNES DE FRACASO DE LOS PROYECTOS 30

31 ERRORES Y CAUSAS COMUNES DE FRACASO DE PROYECTOS Falta de estrategia Insuficientes recursos El proyecto ha perdido prioridad No hay responsable Planificación demasiado optimista El plan no se ha usado en la gestión Falta de seguimiento Falta de comunicación Perdida de vista de los objetivos Condiciones de satisfacción no negociadas Falta de cultura del cambio 31

32 Siete reglas para garantizar el fracaso del proyecto Entregar, entregar, entregar Planificar es para débiles Azota al equipo hasta un mayor desempeño Comunicar es para perdedores Efecto Big-Bang Reglas de sentido común! Restriega a los clientes el camino correcto 32

33 Por qué fracasan algunos proyectos de transformación empresarial? 1º) Falta de Liderazgo en el proyecto 2º) Falta de Compromiso de la dirección 3º) Resistencia al Cambio 4º) Falta de Motivación de las personas

34 y y cómo c liderar proyectos críticos con éxito? 34

35 1. Tener un líder de nivel 5 Humildad personal + voluntad profesional + competencias Ambición y determinación en vez de ego personal (hacen lo que tienen que hacer pensando en el proyecto) 35

36 Liderar un proyecto es estar al servicio de la organización, n, no servirse de ella 36

37 2. Tener la gente adecuada Primero quién y luego qué Una visión magnífica sin una gente magnífica no sirve para nada El activo más importante son las personas adecuadas El acelerador de los proyectos excelentes no es el mercado, la tecnología, las capacidades o los productos, es la habilidad para conseguir y conservar a la gente adecuada Disfrutar de lo que haces y con quien lo haces 37

38 Se necesitan hombres para viaje peligroso. Salarios bajos, frío o extremo, meses de completa oscuridad, peligro constante, retorno ileso dudoso. Honores y reconocimiento en caso de éxito 38

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40 3. Hacer frente a las adversidades y no perder nunca la fe Tener una actitud bipolar positiva Generar y mantener la confianza en que lo conseguirás a pesar de las dificultades Afrontar los hechos adversos de la realidad, por poco que te gusten, y usarlos de palanca Liderar con preguntas: Escuchar la realidad No evitar los datos incómodos Interpretar los datos clave 40

41 Los errores son oportunidades de aprendizaje en grandes dosis Sir Ernest Shackleton 41

42 4. Permanecer en la intersección de los tres círculos, dedicándonos a lo que somos o podemos ser los mejores a lo que nos apasiona a lo que es rentable 42

43 5. Tener una cultura de disciplina Cuanta más disciplina tenga una empresa, mayores serán las probabilidades de éxito de sus proyectos 43

44 nuestra debilidad radica en tirar la toalla. La manera mas certera de alcanzar el éxito es intentándolo siempre una vez más Thomas A. Edison 44

45 gracias 45