Project Management para Tecnología de la Información Gestión de Proyectos

Transcripción

1 Project Management para Tecnología de la Información Gestión de Proyectos 1 Cuatrimestre de 2013 Profesor Dr. Alberto Zimerman Preparación del material: Lic. Verónica Cáceres

2 Metodología para el desarrollo de Sistemas de Información Curso del Prof. Dr. Alberto Zimerman 2

3 Introducción Por qué vemos Project Management? Porque cualquier Proyecto requiere de las técnicas de Administración de Proyectos. Qué veremos de Project Management? El marco general de la gestión de proyectos Áreas de conocimiento y Procesos de Gestión de Proyectos Cuál es el alcance de los conceptos a tratar? Obtener una visión integral y detallada de la gestión de proyectos Generar la base de conocimientos para planear y administrar un proyecto Curso del Prof. Dr. Alberto Zimerman 3

4 Qué es un Proyecto? Un Proyecto es un emprendimiento temporario realizado para obtener un producto o servicio único Cuáles son sus características? TEMPORAL ÚNICO PROGRESIVO Tiene un comienzo y un fin definido. Termina cuando se construyó el producto. Su producto puede durar indefinidamente. No se hizo antes. Implica proceder por pasos lo cuales deben ser permanentemente coordinados. El alcance es constante, la elaboración es progresiva, es decir, se producen entregables parciales orientados a un entregable final. (*) El producto del proyecto podrá ser un bien o un servicio Curso del Prof. Dr. Alberto Zimerman 4

5 Qué es un Proyecto? Otras Características: Realizados por personas Restringidos por recursos limitados Planificados, ejecutados y controlados Ventana de oportunidad Equipo de proyecto transitorio Curso del Prof. Dr. Alberto Zimerman 5

6 Qué es un Proyecto? Qué diferencia existe entre una Operación y un Proyecto? Operaciones Continuas Es un esfuerzo permanente que produce la misma salida cada vez que se ejecuta Salidas predecibles con poco riesgo y bajo costo Alcanzado el objetivo busca nuevos objetivos Proyectos Temporarios Únicos Menor grado de previsibilidad e inversión significativa Alcanzado el objetivo se disuelve el equipo Curso del Prof. Dr. Alberto Zimerman 6

7 Qué es un Proyecto? Un proyecto se considera exitoso si logra los Objetivos en los Plazos Estipulados, dentro de los Costos Previstos y con las Especificaciones y Expectativas Requeridas Plazos Alcance Plazos Recursos Recursos Costos Triple limitación Enfoque Tradicional Alcance Costos Enfoque Moderno Calidad Curso del Prof. Dr. Alberto Zimerman 7

8 Qué es un Proyecto? Cuáles son las Claves del Éxito en un Proyecto? Compromiso de los Interesados Los objetivos y beneficios son alcanzables Los riesgos son mitigados Equipo Idóneo con Altos estándares El alcance es realista y puede manejarse Nivel de Esfuerzo y Agenda pueden predecirse Curso del Prof. Dr. Alberto Zimerman 8

9 Involucrados en los Proyectos Los interesados en el Proyecto son individuos u Organizaciones que están activamente involucrados en el proyecto o cuyos intereses pueden ser afectados positiva o negativamente como resultado de la ejecución o conclusión del proyecto Curso del Prof. Dr. Alberto Zimerman 9

10 Ciclo de Vida de Proyectos Los Proyectos generalmente se dividen en Fases para: Mejorar su Control Establecer relaciones y vínculos con las operaciones de la Organización El conjunto de Fases se conoce como Ciclo de Vida del Proyecto. El Fin de una Fase está marcado por la revisión de Entregables clave y del rendimiento del proyecto hasta la fecha para: Determinar el inicio de la próxima Fase Detectar y corregir errores en forma efectiva. Curso del Prof. Dr. Alberto Zimerman 10

11 Ciclo de Vida de Proyectos Típica secuencia de Fases en el Ciclo de Vida del Proyecto Entradas Idea Equipo del Proyecto Fases Inicio Diseño -Planificación - Desarrollo Entrega Salidas de la Gestión del Proyecto Acta del Proyecto Enunciado de Alcance Plan Progreso Aprobación Línea de Base Aceptación Cierre Entregable del Proyecto Producto Curso del Prof. Dr. Alberto Zimerman 11

12 Procesos El trabajo en Proyectos se realiza a través de Procesos. Un Proceso es una serie de acciones que producen un resultado. Los procesos de la Gestión del Proyecto pueden ser organizados en cinco grupos: Procesos de Iniciación Procesos de Planificación Procesos de Control Procesos de Ejecución Procesos de Cierre Curso del Prof. Dr. Alberto Zimerman 12

13 Documento Objetivo REPORTE FACILITADOR RESUMEN SISTEMA RESUMEN PROYECTO TRASFONDO OBJETIVOS DEL PROYECTO RESUMEN DEL SISTEMA EN CURSO NECESIDADES Y SUPOSICIONES DEL NUEVO SISTEMA ALTERNATIVAS DEL NUEVO SISTEMA Resumen de alternativas Descripción de cada alternativa Mejoras esperadas ( para cada alternativa ) Mejoras en servicio Impactos esperados ( para cada alternativa ) PROYECTO Empleados Presupuesto APÉNDICE Comparación Costo / Beneficio de las alternativas Estimación de costos del proyecto y programa Detalle de actividades, programa y presupuesto de la fase de Especificación de Requerimiento de los usuarios. Curso del Prof. Dr. Alberto Zimerman 13

14 Áreas de Conocimiento Los Procesos de la Gestión de Proyectos se organizan en 9 Áreas de Conocimiento Administración de la Integración Administración del Alcance Administración de Calidad Administración del Tiempos Administración de Costos Administración de la Comunicación Administración de las Adquisiciones Administración de los RRHH Administración del Riegos Gestión de Proyectos FASES y GRUPOS DE PROCESOS: Inicio, Planificación, Ejecución, Control y Cierre Curso del Prof. Dr. Alberto Zimerman 14

15 Áreas de Conocimiento Objetivo y Alcance 4. Integración 5. Alcance 6. Tiempos 7. Costos 8. Calidad 9. Recursos Humanos 10. Comunica_ ción 11. Riesgos Asegurar que todos los elementos del proyecto estén adecuadamente integrados Desarrollar el plan del proyecto, ejecutarlo y realizar el control integral de cambios Garantizar que se incluyan todo el trabajo requerido, y sólo lo requerido, para completar el proyecto exitosamente Planificar, definir, verificar y controlar los cambios del alcance. El alcance se gestiona durante todos los procesos del ciclo de vida de un proyecto Velar para que el proyecto se complete a tiempo Definir las actividades, secuenciarlas, calcular su duración, y desarrollar y controlar el cronograma Garantizar que el proyecto se complete dentro del presupuesto aprobado Planificar los recursos, estimar costos, y asignar y controlar el presupuesto Asegurar que el proyecto satisfaga las necesidades objetivos definidos (producto y gestión) Planificar la gestión de la calidad, y realizar su aseguramiento (revisar el proceso) y control Velar por el uso efectivo de las personas involucradas en el proyecto Planificar la organización, adquirir y desarrollar las personas que conforman el equipo Asegurar la adecuada generación, recolección, distribución y almacenamiento de la información Planificar las comunicaciones, recolectar y distribuir la información, y realizar su disposición final Maximizar la probabilidad y consecuencia de eventos positivos y minimizar los eventos negativos Planificar la gestión del riesgo, identificar, analizar cualitativa y cuantitativamente, elaborar un plan de respuesta, supervisarlo y controlarlo Adquirir bienes y servicios por fuera de la organización ejecutante 12. Adquisición Desarrollar el Plan de Adquisiciones, planificar la búsqueda de proveedores, administrar los contrato y hacer el cierre de los contratos Curso del Prof. Dr. Alberto Zimerman 15

16 El Inicio del Proyecto Curso del Prof. Dr. Alberto Zimerman 16

17 Procesos de Iniciación Patrocinador del Proyecto Enunciado del Trabajo Contrato Activo de los Procesos Planificación Cultura Disponibilidad de Recursos Sistema de Inf. de Proyectos 4.1 Desarrollo del Acta de Proyecto Políticas y Procedimientos Información Histórica Lecciones Aprendidas Acta de Constitución (Project Charter) Ejecución Factores Ambientales 4.2 Desarrollo del Enunciado del Alcance del Proyecto Enunciado del Alcance Preliminar Control Curso del Prof. Dr. Alberto Zimerman 17

18 Desarrollar el Enunciado de Alcance Generalmente contiene: Objetivos del proyecto y Producto Requerimientos del producto o servicio Requerimientos y entregables del proyecto Criterios de Aceptación Restricciones y Supuestos Otros datos de Costos, Recursos, tiempos y riesgos de alto nivel Los Objetivos deben tener las siguientes características: Specific (específico y explicitados), Measurable (verificables), Achievable (alcanzables / realistas), Result Oriented (orientado a resultados) y Time Bound (limitados en el tiempo) Los entregables son productos / servicios verificables cuyo cumplimiento determinarán la finalización del proyecto o de una fase. Curso del Prof. Dr. Alberto Zimerman 18

19 La Planificación del Proyecto Curso del Prof. Dr. Alberto Zimerman 19

20 Desarrollar el Plan de Gestión del Proyecto El Plan de Gestión del Proyecto: es un documento formal y aprobado que define cómo el proyecto será ejecutado, monitoreado y controlado. El desarrollo del Plan de Gestión implica juntar todas las piezas en un todo coordinado. Incluye los baseline del Proyecto, los Planes de Gestión subsidiarios, Cómo se administrarán los cambios. El Plan debe ser dinámico y flexible (adecuarse a los cambios), es la guía para la ejecución del Proyecto. Es actualizado y revisado mediante el proceso de Control de Cambios Integrados. Planificar el Alcance El Plan de Gestión del alcance del Proyecto: es un documento que describe cómo se definirá, verificará y controlará el Alcance del proyecto Documenta: Cómo se preparará el Enunciado de Alcance Fija criterios para determinar la terminación de Proyectos y Subproyectos Cómo se definirá y modificará la Estructura de Desglose del Trabajo (EDT) Curso del Prof. Dr. Alberto Zimerman 20

21 Definir Actividades Identificar y Documentar las actividades específicas para cumplir con los entregables del proyecto. Secuenciar Actividades Identificar y Documentar las dependencia entre las actividades del proyecto. Los diagramas de red: Muestran como las actividades fluyen de principio a fin Describen las relaciones de las tareas Propósito del diagrama de red: Calcular la duración del proyecto Calcular la flexibilidad del cronograma para cada tarea, es decir su Flotación Identificar tareas que se encuentran en el Camino Crítico Optimizar el Cronograma del Proyecto y Visualizar el impacto de los cambios Curso del Prof. Dr. Alberto Zimerman 21

22 6.3 Estimar los Recursos de las Actividades Determinar qué recursos físicos, qué cantidad se utilizará y cuándo deberá estar disponible ese recurso. 6.4 Estimar la Duración de las Actividades Valorar la cantidad de períodos de tiempo necesarios para completar cada tarea. 6.5 Desarrollar el Cronograma El Cronograma: Constituye la Línea de Base de Tiempos. Es una expresión de las actividades del proyecto y de sus fechas de inicio y fin. Curso del Prof. Dr. Alberto Zimerman 22

23 6.5-Desarrollar el Cronograma Debe incluir datos adicionales tales como: Supuestos y restricciones, descripción de tareas y Reservas del Cronograma Requiere la confirmación de los recursos Existen distintos modelos de cronogramas. Su utilización responde a las necesidades del proyecto Hitos: para dar una visión global de cumplimiento Gant: para reportar avance de tareas Curso del Prof. Dr. Alberto Zimerman 23

24 7.1 Estimar Costos Estimar el costo de los recursos necesarios para el cumplimiento de las actividades del proyecto, reflejándolos en la generación del Presupuesto. 7.2 Armar el Presupuesto de Costos Sumar los costos estimados de las actividades, estableciendo una línea base, para el costo que sirva para medir su desempeño. Curso del Prof. Dr. Alberto Zimerman 24

25 7.2 Armar el Presupuesto de Costos El Presupuesto: Constituye la Línea de Base de Costos. Es una expresión de los costos estimados del proyecto. Debe ser formalmente aprobado. Se utiliza para medir y controlar los costos del proyecto. Job 001P0178: el 1Jul04 se incluye Contado al Presupuesto Id Proyecto Id Cta Objeto Desc Cta Objeto Moneda Presupuesto Incurrido Previsto ITF Capacitación - Implementación PES $ 2, ITF Consultoría PES $ 83, $ 61, ITF Servicios Contratados PES $ 12, $ 10, ITF Hardware PES $ ITF Viajes y Estadías PES $ 1, $ 1, ITF Otros PES $ ITF Personal Interno - Proyecto PES $ 9, $ 16, $ 109, $ 90, Curso del Prof. Dr. Alberto Zimerman 25

26 8.1 Planificar la Calidad La planificación de la Calidad implica identificar qué estándares son relevantes para el proyecto y cómo satisfacerlos. Línea Base de Calidad: Es una expresión de los objetivos de Calidad del proyecto. Se utiliza para medir e informar la performance de Calidad del proyecto. (*) Si no existiera una a nivel empresa, el proyecto debiera establecer una para el proyecto. Curso del Prof. Dr. Alberto Zimerman 26

27 9.1 Planificar los Recursos Humanos Determinar los roles del proyecto, las responsabilidades y el organigrama el proyecto en general Planificar las Comunicaciones El propósito del plan es informar a todos los interesados cómo será gestionada la comunicación del proyecto. Es necesario comprender: las audiencias (quién), el tipo de información y nivel de detalle (qué), el formato y medio (cómo), la frecuencia y las fechas límites (cuándo), quién debe comunicar (responsable) Por ello es una actividad ligada a la planificación de RRHH. Además será necesario entender dónde estará la información, cómo será actualizada, quién accede a la información del proyecto, cómo es el proceso de recolección y actualización, etc. Curso del Prof. Dr. Alberto Zimerman 27

28 Gestión de Riesgos Determinar el enfoque para la gestión de riesgos Determinar qué riesgos pueden afectar al proyecto y documentarlos Evaluar impacto y probabilidades (Alto, Medio, Bajo) para determinar prioridades Determinar los impactos monetarios que puede generar la ocurrencia de un riesgo. Desarrollar opciones de acción y asignar responsables para el seguimiento. Monitorear riesgos identificados, evaluar nuevos, asegurar la ejecución de las respuestas. Curso del Prof. Dr. Alberto Zimerman 28

29 La Ejecución del Proyecto Curso del Prof. Dr. Alberto Zimerman 29

30 4.4 - Dirigir y Gestionar la Ejecución Comprende el conjunto de actividades necesarias para cumplir con el trabajo establecido en el plan del proyecto, de modo de producir los entregables específicos y cumplir con los objetivos del proyecto Durante Ejecución: Se ejecuta el plan, generando los Entregables del proyecto Se utiliza la mayoría del presupuesto del proyecto Se adquiren recursos Se comunica, se distribuye información, se reporta avance Se identifican y monitorean riesgos Se construye el equipo Se asegura la calidad Se detectan y gestionan pedidos de cambios Curso del Prof. Dr. Alberto Zimerman 30

31 El Control del Proyecto Curso del Prof. Dr. Alberto Zimerman 31

32 Controles de Resultados vs. Planeado El Control del Alcance, Cronograma, Costos, Calidad, Riesgos implica la comparación de los resultados obtenidos en el proyecto respecto de lo planeado. En todos los casos: Implica controlar los cambios del Proyecto. Se utiliza un proceso de control de cambios. Se compara con las líneas de base. Se realiza análisis de variaciones o revisiones. Se verifican Métricas y/o planes iniciales. Para el control de costos se utiliza la técnica de Valor Ganado. Las salidas suelen ser: Aprobaciones. Acciones correctivas y preventivas. Actualizaciones a las líneas de base y documentos. Pedidos de cambios. Cualquier cambio que sea necesario debe ser aprobado por el proceso de Control de Cambios. Curso del Prof. Dr. Alberto Zimerman 32

33 7.3- Controlar Costos Influenciar sobre los factores que generan variaciones al costo y controlar los cambios en el presupuesto del proyecto Los proyectos suelen experimentar diferencias en los tiempos y costos reales de realización del trabajo versus lo planificado (rendimiento) Variación = Real Planificado La pregunta es : El desvío es aceptable? Curso del Prof. Dr. Alberto Zimerman 33

34 El Cierre Del Proyecto Curso del Prof. Dr. Alberto Zimerman 34

35 4.7- Cerrar el Proyecto Implica realizar las actividades relacionadas con la finalización del proyecto. También establece los procedimientos de coordinar las actividades necesarias para verificar, documentar y formalizar la aceptación de los entregables por parte del cliente. Durante el Cierre : Se verifica el producto Se recopilan datos y estadísticas finales Se realizan reuniones de finalización / cierre Se realiza el Informe final Se revisa el proyecto o fase Se completa la documentación del proyecto o fase Se documentan las Lecciones Aprendidas Se reasignan los recursos Se realizan temas administrativos de cierre Se solicita al Cliente complete Encuesta de Satisfacción Curso del Prof. Dr. Alberto Zimerman 35