PROCEDIMIENTO PARA AUDITORIAS INTERNAS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD DE LA PAOT REVISIÓN Y APROBACIÓN

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1 PROCEDIMIENTO PARA AUDITORIAS INTERNAS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD DE LA PAOT REVISIÓN Y APROBACIÓN Fecha de Publicación: 16 de Enero de 2006 Fecha de Inicio de Vigencia: 16 de Enero de 2006 Revisado por: Nombre Puesto Fecha Firma Ma. del Carmen Rodríguez Representante de la Dirección de la PAOT 12-enero Aprobado por: Nombre Puesto Fecha Firma Enrique Provencio Procurador Ambiental y del Ordenamiento Territorial del Distrito Federal 16-enero P-AI-PAOT

2 Después: PROCEDIMIENTO PARA AUDITORIAS INTERNAS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD DE LA PAOT CAMBIOS HISTÓRICOS Revisión Código: P-AI-PAOT Pág. 2 de 27 Fecha de Emisión enero 2006 Los cambios realizados al presente procedimiento fueron motivados por la Oportunidad de Mejora detectada en la tercera auditoría interna del SGC de la PAOT, realizada del 5 al 9 de diciembre de Se incorporó el anexo 4 al presente procedimiento, que corresponde a los Criterios de Evaluación de los Auditores Internos. En el listado de Anexos, se incorporó el P-AI-A4-PAOT. Se incorporó el apartado denominado Criterios de medición y análisis del proceso El punto 16 se modificó para quedar como sigue: 16 Al término de la auditoria y con el fin de dar seguimiento e identificar las necesidades de formación y mejora de otras habilidades de los auditores internos, el responsable de las auditorías internas aplica al personal auditado, la evaluación de desempeño del auditor. Asimismo se deberá evaluar por lo menos 2 veces al año, el grado de entendimiento de la Norma ISO 9001:200, así como el procedimiento de auditorías internas del Sistema de Gestión de Calidad de la PAOT, debiendo cumplir con los requisitos establecidos en el anexo IV Criterios de Evaluación de Auditores Internos. Los resultados deberán ser comunicados a la alta dirección y al representante de la alta dirección, para que en coordinación con el responsable de las auditorías internas, acuerden acciones de capacitación. Antes: Revisión Fecha de Emisión Octubre 2004 El único criterio de evaluación de los auditores internos era el señalado en el punto 16 del presente procedimiento que señalaba: 16 Al término de la auditoria y con el fin de dar seguimiento e identificar las necesidades de formación y mejora de otras habilidades de los auditores internos, se aplica al personal auditado, la evaluación de desempeño del auditor. Dicha evaluación es aplicada por el representante de la Dirección, remitiendo una copia del informe al Titular de la PAOT y a la Unidad Funcional de Calidad.

3 PROCEDIMIENTO PARA AUDITORIAS INTERNAS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD DE LA PAOT CAMBIOS HISTÓRICOS Código: P-AI-PAOT Pág. 3 de 27 La evidencia de las evaluaciones es de uso confidencial y se resguarda en la carpeta de evaluación de auditores internos de la PAOT por el representante de la dirección, la cual inclusive puede no estar codificada. Revisado: Lic. Ma. Del Carmen Rodríguez Juárez Representante de la Dirección Aprobado: Lic. Enrique Provencio Alta Dirección

4 PROCEDIMIENTO PARA AUDITORIAS INTERNAS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD DE LA PAOT Código: P-AI-PAOT Pág. 4 de 27 Procedimiento para Auditorias Internas del Sistema de Gestión de Calidad de la PAOT. Código: P-AI-PAOT OBJETIVO: Este procedimiento establece las directrices, controles y mecanismos necesarios para llevar a efecto el proceso de auditorias internas, para asegurar que el Sistema de Gestión de Calidad de los procesos de la PAOT, cumplen con los requisitos de la Norma ISO 9001:2000. OBJETIVOS ESPECÍFICOS: Cumplir, con un rango del 90 al 100 por ciento, con el Programa de auditorias Internas 2005 de la PAOT, para asegurar la conformidad del Sistema de Gestión de Calidad con los requisitos de la Norma ISO-9001:2000. ALCANCE: Las auditorias internas son aplicables al Sistema de Gestión de Calidad de los procesos de Atención de Denuncias y Actuaciones de Oficio de la PAOT. La periodicidad de ejecución se realiza por lo menos una vez cada seis meses, considerando el estado que guarda y la importancia del proceso a evaluar. CRITERIOS DE MEDICIÓN Y ANALISIS DEL PROCESO DESCRIPCIÓN DEL INDICADOR CRITERIOS (Total de auditorías realizadas en el periodo/total de auditorías planeadas para el periodo)*100 Si es mayor de 95 = 2; si es menor o igual a 95 y mayor a 80 = 1; si es menor o igual a 80 = 0 Si es 2 = 0.28; si es 1 = 0.14; si es 0 = 0 (Total de acciones correctivas y oportunidades de mejora aplicadas/total de acciones correctivas y oportunidades mejora detectadas en la auditoría previa)*100 Si es mayor de 95 = 2; si es menor o igual a 95 y mayor a 80 = 1; si es menor o igual a 80 = 0 Si es 2 = 0.28; si es 1 = 0.14; si es 0 = 0 (Total de auditores evaluados/total de auditores internos)*100 Si es mayor de 95 = 2; si es menor o igual a 95 y mayor a 80 = 1; si es menor o igual a 80 = 0 Si es 2 = 0.28; si es 1 = 0.14; si es 0 = 0 RESPONSABILIDADES: a) Del Titular de la PAOT, aprobar el presente procedimiento. b) Del representante de la Alta Dirección su revisión. c) De la Unidad Funcional de Calidad de la PAOT, elaborar el procedimiento. d) De la Unidad Funcional de Calidad de la PAOT, cumplir con los lineamientos establecidos en este procedimiento.

5 PROCEDIMIENTO PARA AUDITORIAS INTERNAS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD DE LA PAOT Código: P-AI-PAOT Pág. 5 de 27 DEFINICIONES: Área de Oportunidad: Auditor: Recomendaciones que realiza el auditor interno para mejorar el Sistema de Gestión de Calidad, a partir de las cuales se deben generar acciones correctivas, preventivas y planes de acción, según sea el caso. Persona competente, capaz de realizar una auditoria. Auditor Líder o Interno: Máxima autoridad que dirige una auditoria. Auditoria Interna: Criterios de Auditoria: No Conforme: No Conformidad: Registro: Producto/Servicio Proceso sistemático, independiente y documentado, para obtener evidencias que resulten de actividades, procesos, declaraciones documentadas y de otras informaciones, a fin de evaluarlas de forma objetiva para determinar la extensión del cumplimiento de los criterios de auditoria. Políticas, procedimientos y requisitos utilizados como referencia. Producto o Servicio que no es conforme con los requisitos; Producto / Servicio que no cumple con los requisitos. Incumplimiento de un requisito. Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas. Producto se define como "resultado de un proceso". REFERENCIAS: M-MC-PAOT P-EP-PAOT D-AI-PAOT NMX-CC-9001:2000 NMX-CC-SAA-19011: P-AC-PAOT P-AP-PAOT Manual de Calidad (vigente). Procedimiento para elaborar procedimientos documentados (vigente). Expediente de las auditorias internas al SGC de la PAOT) Norma ISO 9001:2000 (Para requisitos del Sistema de Gestión de Calidad) Norma ISO 19011:2002 (Para Auditorias del Sistema de Gestión de Calidad) Procedimiento para las acciones correctivas del Sistema de Gestión de Calidad Procedimiento para las acciones preventivas del Sistema de Gestión de Calidad FORMATOS: P-AI-F1-PAOT P-AI-F2-PAOT P-AI-F3-PAOT P-AI-F4-PAOT P-AI-F5-PAOT P-AI-F6-PAOT P-AI-F7-PAOT P-AI-F8-PAOT P-AI-F9-PAOT P-AI-F10-PAOT P-AI-F11-PAOT P-AI-F12-PAOT P-AI-F13-PAOT P-AI-F14-PAOT Programa Maestro de Auditorias Internas del SGC de la PAOT Plan de la Auditoria Interna Programa de la Auditoria Interna Agenda de trabajo Listas de Verificación Lista de Asistencia Cédula de No Conformidad Evidencias Objetivas Informe de Auditoria Resumen de No Conformidades Reporte de Evaluación del Auditor Interno Reunión de Apertura Orden de la Reunión Reunión de Clausura Orden de la Reunión Plan de Acción de auditorias internas ANEXOS:

6 PROCEDIMIENTO PARA AUDITORIAS INTERNAS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD DE LA PAOT Código: P-AI-PAOT Pág. 6 de P-AI-A1-PAOT P-AI-A2-PAOT P-AI-A3-PAOT P-AI-A4-PAOT Criterios para la selección de auditores internos. Actividades de Auditoria. Principios de Auditoria y Clasificación de Hallazgos. Criterios para la evaluación de los auditores internos. DESARROLLO/INSTRUCCIONES/LINEAMIENTOS: 1 El titular de la PAOT designa al responsable de las auditorias internas, el cual conjuntamente con el representante de la dirección realizan la selección de auditores internos, los cuales deben cumplir con los requisitos establecidos en el anexo 1 Criterios para la selección de auditores internos contenido en este procedimiento. 2 Durante el primer mes del año, el responsable de las auditorias internas, elabora el programa anual de auditorias internas de la PAOT, a través del formato P-AI-F1-PAOT Programa Maestro de Auditorias Internas del SGC de la PAOT, asegurándose que se realicen por lo menos dos ciclos de auditorias internas a todo el Sistema de Gestión de Calidad de la PAOT durante el año. Este formato ya llenado, lo coloca en el expediente de las auditorias internas al SGC de la PAOT (8.2.2-D-AI-PAOT), generando un separador para el nuevo año programado. Para la programación de las auditorias, deben tenerse en cuenta: los resultados de la ultima auditoria inmediata anterior (excepto en el primer ciclo de auditorias internas realizado al Sistema de Gestión de Calidad) para determinar los procesos a evaluar, así como el objetivo y alcance de la misma y su fecha de ejecución; en dicho programa se indican las fechas de realización de las auditorias. El programa anual de auditorias internas de la PAOT puede adecuarse o complementarse para la ejecución de auditorias no programadas, si el responsable de las auditorias y el representante de la Dirección así lo determinan como resultado de modificaciones representativas en los procesos, o como resultados de las revisiones por la dirección o cuando la dirección lo solicite. 3 El responsable de las auditorias presenta programa anual de auditorias internas de la PAOT al titular de la PAOT, al representante de la Dirección, a los Subprocuradores y a los líderes de los procesos sustantivos para su revisión y aprobación. En caso de que no exista ninguna modificación, el titular de la PAOT autoriza el programa anual de auditorias internas junto con el representante de la dirección y las otras personas involucradas. En caso de haber modificaciones, se realizarán los cambios necesarios por el responsable de las auditorias hasta lograr la autorización del personal antes citado. 4 El responsable de las auditorias internas de la PAOT, una vez autorizado el programa maestro de auditorias internas, lo emite por cualquier medio, para su cumplimiento. 5 El Responsable de las auditorias internas con base a las fechas programadas en el programa maestro de auditorias, asigna a los auditores internos encargados de su realización, notificándoles con anticipación, previendo y asegurándose de que ninguno de los auditores audite su propio proceso o trabajo. 6 Realización de las Auditorias Internas El auditor interno elabora y emite los siguientes documentos: Notificación a la parte auditada (memorando, , etc.) Agenda de trabajo Plan de auditoria

7 PROCEDIMIENTO PARA AUDITORIAS INTERNAS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD DE LA PAOT Código: P-AI-PAOT Pág. 7 de 27 Programa de auditoria Envía estos documentos al responsable del proceso a auditar, así como al responsable de las auditorias, para su requisición y aprobación; con por lo menos una semana de anticipación de la fecha programada del inicio de la auditoria interna. Los planes y programas de auditoria se basan en lo indicado en el Anexo II Actividades de auditoria. 7 Cualquiera de los responsables puede solicitar cambios o modificaciones al plan y/o programa de la auditoria interna; estos cambios se notificarán a la brevedad posible al auditor interno, para que los analice y realice y así volverlos a emitir para la aprobación de los responsables. Todos los cambios y acuerdos entre la parte auditada y auditores deben estar conciliados por lo menos dos días antes de la fecha de inicio de la auditoria. 8 Los auditores internos de la PAOT, por lo menos dos días antes de la fecha de ejecución de la auditoria interna, prepararán su información de trabajo (listas de verificación, evidencias de auditoria, informe de auditoria y cédulas de no conformidad), para estar listos y dar inicio a la realización de la auditoria. 9 El día de la ejecución de la Auditoria, el Grupo Auditor realizará la reunión de apertura para recordar a los auditados: el objetivo y alcance de la auditoria, presentar a los integrantes del Grupo Auditor, confirmar lugar y hora de la reunión de clausura y de informes parciales de auditoria y resolver cualquier duda que surja con respecto a la ejecución de la misma, todo esto se registra en la minuta de apertura. 10 El Grupo Auditor realiza la auditoria obteniendo evidencias que permitan el análisis y evaluación de los objetivos planteados para la misma; las evidencias pueden ser recolectadas a través de: entrevistas, revisión de documentos u observación, tanto de actividades como de condiciones de las áreas auditadas, apoyándose en las Listas de Verificación. Todos los resultados serán considerados como hallazgos hasta que el equipo auditor se reúna y determine el criterio de clasificación de los mismos. Las evidencias recopiladas durante la auditoria que sugieran la posibilidad de No Conformidades, serán evaluadas por el Auditor Líder y el Equipo Auditor; considerando en todo momento que el análisis de las No Conformidades, será revisado por personal distinto al área afectada, por lo que si se detectan No Conformidades que involucren al Auditor Líder o algún miembro del Grupo Auditor, éstas serán analizadas por los Auditores Internos que no tengan participación en las áreas donde se detecta la No Conformidad. 11 Una vez efectuada la revisión y calificación a los incumplimientos, entrega al Auditor Líder la documentación generada. 12 El Auditor Líder recibe la documentación generada y con base en la misma, genera una semblanza general de cada requisito, pudiendo tomar ejemplos de incumplimientos significativos para informarlos posteriormente en la reunión de clausura de auditoria, como información preliminar. 13 Celebran la reunión de clausura de auditoria en la que el Auditor Líder informa el resultado de la misma; mencionando las No Conformidades encontradas más relevantes. Nota: El auditor líder conserva la lista de asistencia como evidencia de su realización; los participantes en esta junta serán los representantes de las unidades sujetas a la auditoria, los cuales pueden variar dependiendo del alcance de la auditoria. 14 Una vez celebrada la reunión de clausura, el auditor líder elabora el Informe de auditoria correspondiente, asegurándose que los hallazgos estén redactados de manera clara, concisa y con la terminología correcta además de que puedan ser respaldos con evidencia objetiva (cuando aplique) y clasificados correctamente de acuerdo al requisito que se incumple. 15 El auditor líder entrega el informe de auditoria al Titular de la PAOT, al representante de la dirección, a los Subprocuradores y/o a los responsables de los procesos comprendidos en el alcance de la auditoria.

8 PROCEDIMIENTO PARA AUDITORIAS INTERNAS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD DE LA PAOT Código: P-AI-PAOT Pág. 8 de Al término de la auditoria y con el fin de dar seguimiento e identificar las necesidades de formación y mejora de otras habilidades de los auditores internos, se aplica al personal auditado, la evaluación de desempeño del auditor. Dicha evaluación es aplicada por el representante de la Dirección, remitiendo una copia del informe al Titular de la PAOT y a la Unidad Funcional de Calidad. La evidencia de las evaluaciones es de uso confidencial y se resguarda en la carpeta de evaluación de auditores internos de la PAOT por el representante de la dirección, la cual inclusive puede no estar codificada. Seguimiento y cierre 17 Las direcciones de las áreas responsables de las no conformidades encontradas en la auditoria interna, deberán proponer el plan de acción con las acciones necesarias para resolver las no conformidades u oportunidades de mejora detectadas, utilizando el formato P-AI-F13-PAOT Plan de Acción de auditorias internas. Las direcciones de las áreas responsables deben asegurarse que estas acciones se tomen sin demora injustificada para eliminar las no conformidades detectadas y sus causas. Nota: los incumplimientos detectados se pueden clasificar y agrupar si son relacionados con el mismo problema y requisito para generar una sola acción. 18 El auditor líder acude en las fechas propuestas para el cierre de las acciones a las diferentes áreas involucradas, para determinar si se ha corregido la No Conformidad y si se han eliminado las causas de las acciones establecidas. Cuando la No Conformidad ha sido resuelta, complementa la cédula de la no conformidad respectiva y la da por concluida, informando de ello a la Unidad Funcional de Calidad y a las direcciones de las áreas responsables de la No Conformidad. Cuando la No Conformidad no ha sido resuelta, solicita a la dirección del área responsable de la No Conformidad, una nueva fecha compromiso para su conclusión, adecua la cédula de la No conformidad respectiva, informa de esto a la Unidad Funcional de Calidad y repite la actividad El auditor líder ingresa la totalidad de los documentos generados durante la auditoria interna en el Expediente de las auditorias internas al SGC de la PAOT (8.2.2-D-AI-PAOT).

9 ANEXO I PROCEDIMIENTO PARA AUDITORIAS INTERNAS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD DE LA PAOT Código: P-AI-A1-PAOT Pág. 9 de 27 ANEXO 1 CRITERIOS PARA LA SELECCIÓN DE AUDITORES INTERNOS Las auditorias internas del Sistema de Gestión de Calidad son llevadas a cabo por personal que cumple los requisitos de calificación establecidos: Requisitos Generales: Pertenecer a la PAOT Desempeño en su puesto actual Requisitos de Formación Académica: Escolaridad: Licenciatura, Carrera Técnica Capacitación: Acreditar curso formación de auditores para auditorias internas con una evaluación de 80 puntos mínimo para poder ser seleccionado Participar en curso de interpretación de los requisitos de la Norma ISO 9001:2000 Nivel de compromiso mostrado con las actividades de la auditoria, así como con el Sistema de Gestión de Calidad. Experiencia: Haber participado como observador en una auditoria interna en cualquiera de los procesos de la PAOT (No aplicable para los auditores internos que participan en la auditoria interna No. 1) Autorización: La autorización final para nombrar a los auditores internos del Sistema de Gestión de Calidad, sólo puede ser dada por el representante de la dirección y/o por el responsable de las auditorias internas, si es aplicable, de acuerdo al cumplimiento de los requisitos antes citados.

10 ANEXO 2 PROCEDIMIENTO PARA AUDITORIAS INTERNAS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD DE LA PAOT Código: P-AI-A2-PAOT Pág. 10 de 27 ANEXO 2 ACTIVIDADES DE AUDITORIA Este anexo proporciona orientación sobre la planificación y forma de llevar a cabo las actividades del proceso de auditoria. INICIO DE LA AUDITORIA Designación del auditor interno Definición del objetivo, alcance y criterios de la auditoria Establecer el equipo auditor (si aplica) REALIZACIÓN DE LA AUDITORIA DOCUMENTAL Requisición De los documentos del Sistema de Gestión de Calidad de la PAOT PREPARACIÓN DE LA AUDITORIA Preparación del plan de auditoria Preparación de la agenda de trabajo Preparación de documentos de trabajo (listas de verificación, informe) REALIZACIÓN DE LA AUDITORIA Reunión de apertura Desarrollo / ejecución de la auditoria Reunión de auditores Reunión con el representante de la dirección Reunión de cierre INFORME DE LA AUDITORIA Preparación del informe Difusión del informe Aprobación y distribución del informe de la auditoria TÉRMINO DE LA AUDITORIA Conservación de los documentos Realización de la etapa de seguimiento (si aplica)

11 ANEXO 3 PROCEDIMIENTO PARA AUDITORIAS INTERNAS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD DE LA PAOT Código: P-AI-A3-PAOT Pág. 11 de 27 ANEXO 3 PRINCIPIOS DE AUDITORIA Y CLASIFICACIÓN DE HALLAZGOS La auditoria se caracteriza por depender de varios principios. Éstos hacen de la auditoria una herramienta eficaz y fiable en apoyo a las políticas y controles de gestión, proporcionando información sobre la cual una dependencia puede actuar para mejorar el desempeño. La adhesión a estos principios permite mayor certidumbre en las conclusiones de la auditoria presentadas por el grupo auditor. Principios aplicables al auditor: Conducta ética (confianza, integridad, confidencialidad y discreción). Imparcialidad (hallazgos con veracidad y exactitud) Profesionalismo (aplicación de diligencia y juicio al auditar) Independencia (imparcialidad y objetividad en las conclusiones de la auditoria) Enfoque basado en la evidencia (alcanzar conclusiones fiables, verificables, muestra apropiada) Grupo auditor Se entiende por auditor a aquella persona que cuenta con cualidades personales y capacidad demostrada para llevar a cabo una auditoria. Ante la planeación de ésta, se conforma un grupo de auditores teniendo en cuenta la competencia necesaria para alcanzar los objetivos establecidos por la dependencia. Al conformar el grupo auditor se nombra un líder, mismo que es responsable de: Planificar la auditoria en colaboración con el representante de la dirección y hacer uso eficaz de los recursos. Revisar las listas de verificación o formularios a utilizar. Representar al grupo auditor en las comunicaciones con el auditado. Organizar y dirigir a los miembros de grupo auditor. Proporcionar orientación y dirección a los auditores en formación o bien asignarles un auditor con experiencia constatada que les guíe. Liderar al grupo auditor para alcanzar las conclusiones de la auditoria. Prevenir y resolver conflictos entre el grupo auditor y/o con el auditado. Preparar, completar y presentar el informe de la auditoria. Los auditores no deben tener ninguna responsabilidad o relación estructural en el área que revisan, y en definitiva no deben auditar su propio trabajo. En los casos en que la materia de auditoria es muy técnica, se incluye en el grupo auditor a alguien que comprenda los aspectos técnicos, aunque sólo represente una proporción de la auditoria, ya que ésta observa la administración de los procesos y no sólo aspectos técnicos de los productos o servicios brindados. Los datos que debe contener el plan de auditoria FO-ISSEMYM 18 cuando menos son: Clave de auditoria Fecha de elaboración Fecha de junta de apertura

12 ANEXO 3 PROCEDIMIENTO PARA AUDITORIAS INTERNAS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD DE LA PAOT Código: P-AI-A3-PAOT Pág. 12 de 27 Fecha de junta de cierre Requisitos de la Norma ISO 9001:2000 Área auditada Responsable del área auditada Fecha/hora Auditor Los hallazgos se clasifican en tres rubros: 1. No conformidad mayor.- incumplimiento a los requisitos especificados en la norma NMX- CC-9001-IMNC-2000 (ISO 9001:2000). 2. No conformidad menor.- (incumplimiento a los requisitos y/o lineamientos establecidos en el manual de calidad, procesos de calidad y/o instructivos de trabajo). 3. Oportunidades de mejora.- (errores en el llenado de los registros derivados de los procesos de calidad, instructivos de trabajo, formatos o registros).

13 ANEXO 4 PROCEDIMIENTO PARA AUDITORIAS INTERNAS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD DE LA PAOT Código: P-AI-A4-PAOT Pág. 13 de 27 ANEXO 4 CRITERIOS DE EVALUACIÓN DE AUDITORES INTERNOS Las auditorías internas del Sistema de Gestión de Calidad son llevadas a cabo por personal que cumple con los siguientes criterios: Desempeño: Las personas auditadas y el responsable de las auditorías, evalúan el desempeño del auditor en los puntos indicados en el formato P-AI-FII-PAOT. Conocimientos de la Norma ISO 9001:2000: El responsable de las auditorías internas y el representante de la alta dirección, evalúan a los auditores internos, sobre los conocimientos de la Norma ISO 9001:2000. Conocimientos del procedimiento de auditorías internas del Sistema de Gestión de Calidad de la PAOT: El responsable de las auditorías internas y el representante de la alta dirección, evalúan a los auditores internos, sobre los conocimientos del procedimiento de auditorías internas del Sistema de Gestión de Calidad de la PAOT. La calificación mínima aprobatoria de cada uno de los rubros es de 80/100. En caso de no aprobar alguno de los aspectos a evaluar, el auditor interno no podrá participar en la siguiente auditoría como auditor calificado o auditor líder, hasta en tanto no reciba la capacitación necesaria y apruebe la evaluación correspondiente.

14 PROGRAMA MAESTRO DE AUDITORIAS INTERNAS DEL SGC DE LA PAOT Código: P-AI-F1-PAOT Pág. 14 de 27 PROGRAMA MAESTRO DE AUDITORIAS INTERNAS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA PAOT AÑO: 200XX ACTIVIDAD S Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiemb. Octubre Noviembre Diciemb. Primera P Auditoria Interna R Segunda P Auditoria Interna R México, D.F. a xx de xxxxxxxx de 20xx REVISÓ APROBÓ LIC. MA. DEL CARMEN RODRÍGUEZ JUÁREZ REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN DE LA PAOT LIC. ENRIQUE PROVENCIO PROCURADOR

15 EJECUCIÓN DE AUDITORIAS INTERNAS PLAN DE LA AUDITORIA INTERNA Código: P-AI-F2-PAOT Pág. 15 de 27 Proceso/Área: Auditor(es) Internos(s): Localización: Hora: No. de Auditoria Interna: Norma Aplicar: Fecha: Nombre y Puesto Auditado: Objetivo de la Auditoria: Alcance de la Auditoria: Criterios de la Auditoria: Programa de la Auditoria: Día Hora Reunión Previa de Auditores Reunión de Apertura Desarrollo / Ejecución Reunión de Auditores Reunión con Representante de la Dirección Reunión Cierre/Clausura Acuerdos: Acciones de Seguimiento:

16 EJECUCIÓN DE AUDITORIAS INTERNAS PROGRAMA DE LA AUDITORIA INTERNA Código: P-AI-F3-PAOT Pág. 16 de 27 Proceso: Auditor Interno: Norma: No. de Auditoria Interna: Localización: Fecha: No. Actividad Horario Auditor Interno Requisito Proceso /Actividades Auditadas Responsable Auditado

17 EJECUCIÓN DE AUDITORIAS INTERNAS AGENDA DE TRABAJO Código: P-AI-F4-PAOT Pág. 17 de 27 Proceso/Área: Líder del Proceso: Fecha: No. de Auditoria Interna: Localización: Hora: Objetivo de la Auditoria: Alcance de la Auditoria: Criterios de la Auditoria: Programa: Día Hora Reunión de Apertura Desarrollo / Ejecución Reunión de Auditores Reunión con Representante de la Dirección Reunión Cierre/Clausura Auditor (es) Interno (s) (Nombre y Firma) Responsable de Auditorias Internas de la PAOT (Nombre y Firma)

18 EJECUCIÓN DE AUDITORIAS INTERNAS LISTA DE VERIFICACIÓN Código: P-AI-F5-PAOT Pág. 18 de 27 Requisito Preguntas Observaciones C NC NA Observaciones / Evidencias de Auditorias Auditor Interno (Nombre y Firma) Lista de Verificación Responsable de Auditorias (Nombre y Firma)

19 No. de Auditoria: Interna: EJECUCIÓN DE AUDITORIAS INTERNAS LISTA DE ASISTENCIA Código: P-AI-F6-PAOT Pág. 19 de 27 Fecha: PERSONAL AUDITADO APERTURA CIERRE Nombre: Puesto / Área Nombre: Puesto / Área Nombre: Puesto / Área Nombre: Puesto / Área Nombre: Puesto / Área Nombre: Puesto / Área Nombre: Puesto / Área Nombre: Puesto / Área PERSONAL AUDITOR APERTURA CIERRE Nombre: Puesto / Área Nombre: Puesto / Área Nombre: Puesto / Área Nombre: Puesto / Área

20 EJECUCIÓN DE AUDITORIAS INTERNAS CÉDULA DE NO CONFORMIDAD Código: P-AI-F7-PAOT Revisión:1.0 Pág. 20 de 27 AUDITOR INTERNO No. de Cédula Fecha: No. de Auditoria Proceso Auditado Norma de Referencia Requisito Referencia Documento del Auditado Sección/Párrafo/Página Descripción de la No Conformidad / Oportunidad de Mejora (veraz y exacta): Clasificación de la No Conformidad: Mayor: Menor: Auditor Interno (Nombre y Firma) Responsable Auditado (Nombre y Firma) RESPONSABLE AUDITADO Acción correctiva propuesta: Fecha de inicio Fecha de Termino Responsable Auditado (Nombre y Firma) AUDITOR INTERNO Verificación de las Acciones Implementadas: Fecha de Verificación: Informe del Resultado de la Verificación: Hora de Verificación: Fecha: Auditor Interno(Nombre y Firma):

21 EJECUCIÓN DE AUDITORIAS INTERNAS EVIDENCIAS OBJETIVAS Código: P-AI-F8-PAOT Pág. 21 de 27 Requisito No. No. de Auditoria Interna: Hora: Persona (s) Auditada (s): Fecha: Proceso al que pertenece: Puesto: Auditor (es) Interno (s) (Nombre y Firma)

22 EJECUCIÓN DE AUDITORIAS INTERNAS INFORME DE AUDITORIA Código: P-AI-F9-PAOT Pág. 22 de 27 Proceso/Área: No. de Informe: Localización: Norma Aplicable: No. de Auditoria Interna: Fecha: Hora: Auditor(es) Internos(s): Personal Auditado: Nombre Puesto/Área Equipo Auditor (si aplica): Nombre Puesto/Área Objetivo de la Auditoria: Alcance de la Auditoria: Criterios de la Auditoria:

23 EJECUCIÓN DE AUDITORIAS INTERNAS RESUMEN DE NO CONFORMIDADES Código: P-AI-F10-PAOT Pág. 23 de 27 No. Mayor Menor Opor.. Mejora No. Mayor Menor Opor.. Mejora No. Mayor Menor Opor.. Mejora 4/ / / / / / / / / / / / / / / No. de No conformidades: ( ) Mayores: ( ) Menores: ( ) Oportunidades de Mejora: ( ) Descripción de los Hallazgos de Auditoria: Conclusiones de la Auditoria: Auditor Interno (Nombre y Firma) Auditado Responsable (Nombre y Firma)

24 AUDITORIAS INTERNAS DE LA PAOT REPORTE DE EVALUACIÓN DEL AUDITOR INTERNO Código: P-AI-F11-PAOT Pág. 24 de 27 No. de Auditoria Interna: Proceso: Área: Auditor Interno: Fecha: Nombre Auditado: Responsable Auditoria Satisfacción B MB EXC Tuvo claridad y objetividad al preguntar? Fue adecuado su nivel de competencia? Mantuvo el control y armonía durante la auditoria? Resolvió dudas y apotó ideas durante la auditoria? Comunicó veraz y oprtunamente los hallazgos realizados? Fue concluyente al leer el informe y éste fue claro y preciso? La auditoria realizada logró su satisfacción Comentarios: Firma Líder proceso auditado Firma Auditor Interno Satisfacción B MB EXC Cumplió en fecha y hora su auditoria? Fue cubierto al 100% su programa de auditoria? Utilizó y fue cubierto al 100% sus listas de verificación? El informe presentado es conforme a lo especificado? Verificó las acciones propuestas por la parte auditada? Realizó el informe de resultados de la verificación adecuadamente? La auditoria se cerró y fue eficaz? Comentarios y puntos de mejora para el auditor interno: Firma Responsable de las auditorias Firma Auditor Interno

25 AUDITORIAS INTERNAS DE LA PAOT REUNIÓN DE APERTURA Código: P-AI-F12-PAOT Pág. 25 de 27 Proceso / Área: Auditor Interno: Localización: No. de Auditoria Interna: Fecha: Hora: ORDEN DE LA REUNIÓN 1. Presentación de los auditores internos 2. Proporcionar y llenar lista de asistencia 3. Presentación de los responsables de la parte auditada y personal involucrado 4. Revisión del objetivo y alcance de la auditoria interna 5. Breve presentación del Plan de Auditoria 6. Forma en que se presentan los resultados y conclusiones de la auditoria interna 7. Breve presentación de la metodología a seguir durante el desarrollo de la auditoria 8. Confirmar los asuntos relacionados con la confidencialidad e imparcialidad del auditor 9. Permiso y facilidades que requieren los auditores internos para llevar a cabo su auditoria Nombre y Firma Responsable (Auditado) Nombre y Firma Responsable (Auditado) Nombre y Firma Responsable (Auditado) Nombre y Firma Responsable (Auditado) Nombre y Firma Responsable (Auditado) Nombre y Firma Responsable (Auditor Interno) Nombre y Firma Responsable (Auditor Interno) Nombre y Firma Responsable (Auditor Interno) Nombre y Firma Responsable (Auditor Interno) Nombre y Firma Responsable (Auditor Interno)

26 AUDITORIAS INTERNAS DE LA PAOT REUNIÓN DE CLAUSURA Código: P-AI-F13-PAOT Pág. 26 de 27 Proceso / Área: Auditor Interno: Localización: No. de Auditoria Interna: Fecha: Hora: ORDEN DE LA REUNIÓN 1. Bienvenida 2. Lista de Asistencia 3. Presentación de los resultados obtenidos durante la auditoria 4. Presentación de las conclusiones de la auditoria 5. Solicitar el Plan de Acciones si hubo oportunidades de mejora y/o además, Acciones Correctivas si hubo No Conformidades durante el proceso de auditoria 6. Agradecimiento por las facilidades y confianza otorgadas Nombre y Firma Responsable (Auditado) Nombre y Firma Responsable (Auditado) Nombre y Firma Responsable (Auditado) Nombre y Firma Responsable (Auditado) Nombre y Firma Responsable (Auditado) Nombre y Firma Responsable (Auditor Interno) Nombre y Firma Responsable (Auditor Interno) Nombre y Firma Responsable (Auditor Interno) Nombre y Firma Responsable (Auditor Interno) Nombre y Firma Responsable (Auditor Interno)

27 AUDITORIAS INTERNAS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD DE LA PAOT PLAN DE ACCIÓN DE AUDITORIAS- Código: P-AI-F14-PAOT Pág. 27 de 27 Fecha elaboración: Auditoria Interna: Requisito afectado Qué Porqué Cómo Quién Donde Cuándo F-Inicio F-Término Descripción de la no conformidad u oportunidad de mejora Cómo la parte auditada lo va a resolver Responsable de la ejecución Parte del proceso al que corresponde Fechas de inicio y término de la acción propuesta Elaboró (Nombre y Firma) Autorizó (Nombre y Firma)