Proyecto Gestión Documental. Fase I: Levantamiento de información Informe resultados encuesta

Transcripción

1 Proyecto Gestión Documental Fase I: Levantamiento de información Informe resultados encuesta

2 Resultados aplicación encuesta Inicio aplicación encuesta: 5 de noviembre de 15 Finalización aplicación encuesta: 27 de noviembre de 15 Total de encuestas aplicadas: 397

3 Frecuencia por día de aplicación

4 Número de personas por unidad

5 Resultados por pregunta

6 Su unidad cuenta con pautas para la producción de documentos? ,5 Porcentaje 6 35,5 1. Si 2. No Respuesta Producción de documentos

7 Usted registra los documentos que produce en su unidad? ,8 Porcentaje 6 25,2 1. Si 2. No Respuesta Producción de documentos

8 Usted registra los documentos físicos que recibe en su unidad? ,8 Porcentaje 6 33,2 1. Si 2. No Respuesta Recepción de documentos

9 Cuando en su unidad se reciben documentos que no pertencen a ésta? 1 8 7,3 Porcentaje 6 44,8 4,8 Se contacta al Se conserva el destinatario y se le envía documento y se transfiere el documento posteriormente Se devuelve inmediatamente a la unidad de correspondencia de la Universidad 2,8 No se notifica Respuesta Recepción de documentos

10 En su unidad se escanean documentos? 1 91,9 8 Porcentaje 6 8,1 1. Si 2. No Respuesta Digitalización de documentos

11 Los documentos son escaneados principalmente para: ,8 Porcentaje 6 43,3 48,6 Para consulta Para conservación Para gestión y/o trámite Para eliminación del documento físico 8,1 Respuesta Digitalización de documentos

12 Su unidad cuenta con pautas establecidas para escanear documentos? ,1 7 Porcentaje ,9 1 8,1 1. Si 2. No 3. No responde Respuesta Digitalización de documentos

13 1 Cuando en su unidad se requiere consultar documentos que estan en gestión, por lo general: Están disponibles? Sabe a quién solicitarlos? 98,5 92,7 8 Porcentaje 6 Están disponibles Respuesta Sabe a quién solicitarlos Consulta de documentos

14 Indique la principal actividad, trámite proceso o asunto a su cargo en los que considera que los documentos deben ser escaneados: 1 8 Porcentaje 6 15,7 9,1 8, 7,2 5,3 5, 4,1 Todo tipo de documentos Comunicaciones con estudiantes Contratos Cartas Actas Comunicaciones con profesores Respuesta Documentos relacionados con gestión y/o trámites Digitalización de documentos

15 Digitalización de documentos

16 Considera usted que es útil para su unidad contar con mapas de seguimiento para el trámite de documentos? ,6 Porcentaje 6 15,4 1. Si 2. No Respuesta Trámite de documentos

17 Usted organiza los documentos electronicos que se encuentran en gestion por: 1 8 Porcentaje 6 54,9,7 25,9 24,7 18,6 1,6 8,3 Por remitente o destinatario Por tema o asunto Por orden cronológico Por procesos Por tablas de retención documental Por estructura orgánica de la Universidad No tiene un sistema de organización específico Respuesta Organización de documentos

18 Cuando un funcionario cambia de unidad o se retira de la universidad, los documentos? 1 8 Porcentaje 6 45,1 46,3 12,3 18,1 Son entregados formalmente a la unidad Son entregados parcialmente al nuevo responsable 1,3 Son eliminados del disco duro Son recuperados por tener copia de seguridad. No son entregados formalmente Respuesta Organización de documentos

19 En su unidad los documentos electrónicos son almacenados en: 1 9,9 8 Porcentaje 6 34, 24,9 9,1 16,4 12,8 9,8 En dispositivos electrónicos personales En equipos de cómputo institucionales En disco externo de la Unidad Respuesta En carpetas compartidas En servicios de almacenamiento en la nube En memorias USB En servidores de la unidad Conservación de documentos

20 En su unidad se realizan copias de seguridad? ,8 Porcentaje 6 33,2 1. Si 2. No Respuesta Conservación de documentos

21 Cuando se realizan copias de seguridad en su unidad, el responsable de hacerlo es? 1 8 Porcentaje 6 28, 31,5 16,1 La Dirección de Tecnología de la Información - DTI Usted mismo Otro funcionario Respuesta Conservación de documentos

22 Para la realización de copias de seguridad usted utiliza alguna herramienta? 1 8 Porcentaje 6 55,4 33,2 11,3 1. Si 2. No 3. No responde Respuesta Conservación de documentos

23 Especifique la herramientas para hacer copias de seguridad 1 8 Porcentaje 6 35,4 14,6 1,4 6,3 6,3 6,3 4,2 Disco duro externo USB/CD/DVD Back up por programa que tiene Windows Disco extraíble Software: synology/ saintnoligia data replication 3 Respuesta Herramienta DTI (TSM, SCCM) Dropbox Conservación de documentos

24 Usted organiza los mensajes de su correo electrónico? ,1 Porcentaje 6 16,9 1. Si 2. No Respuesta Uso del correo electrónico

25 Usted organiza los documentos anexos a los correos electrónicos? 1 8 Porcentaje 6 56,9 43,1 1. Si 2. No Respuesta Uso del correo electrónico

26 Para la gestión usted imprime los mensajes del correo electrónico? ,2 Porcentaje 6 34,8 1. Si 2. No Respuesta Uso del correo electrónico

27 Resultados por Unidades

28 Su unidad cuenta con pautas para la producción de documentos? Si No

29 1 Usted registra los documentos que produce en su unidad? Si No

30 Usted registra los documentos físicos que recibe en su unidad?: Si No

31 Cuando en su unidad se reciben documentos que no pertencen a ésta: Se devuelve inmediatamente a la unidad de correspondencia de la universidad Se contacta al destinatario y se envia el documento Se conserva el documento y se transfiere posteriormente No se notifica

32 1 En su unidad se escanean documentos? Si No

33 1 Su unidad cuenta con pautas establecidas para escanear documentos? Si No No responde

34 Los documentos son escaneados principalmente para: Gestión y/o Tramite Conservación Consulta Eliminación del documento fisico

35 Cuando en su unidad se requiere consultar documentos que estan en gestión, por lo general: Están disponibles? Si No

36 Cuando en su unidad se requiere consultar documentos que estan en gestión, por lo general: Sabe a quién solicitarlos? si no

37 1 Considera usted que es útil para su unidad contar con mapas de seguimiento para el trámite de documentos? Si No

38 Usted organiza los documentos electronicos que se encuentran en gestion por: tema o asunto orden cronologico procesos no tiene un sistema de organización especifico

39 1 Cuando un funcionario cambia de unidad o se retira de la universidad, los documentos? Son entregados formalmente a la unidad Son entregados parcialmente al nuevo responsable no son entregados formalmente

40 1 En su unidad los documentos electrónicos son almacenados en: equipos de computo institucionales disco externo de la unidad carpetas compartidas Dispositivos electronicos personales

41 En su unidad se realizan copias de seguridad? Si No

42 1 Cuando se realizan copias de seguridad en su unidad, el responsable de hacerlo es? DTI usted mismo otro funcionario

43 1 Para la realización de copias de seguridad usted utiliza alguna herramienta? Si No No responde

44 1 Usted organiza los mensajes de su correo electrónico? Si No

45 1 Usted organiza los documentos anexos a los correos electrónicos? Si No

46 1 Para la gestión usted imprime los mensajes del correo electrónico? Si No

47 GRACIAS