SECRETARÍA DE ESTADO EN EL DESPACHO DE SEGURIDAD

Transcripción

1 SECRETARÍA DE ESTADO EN EL DESPACHO DE SEGURIDAD POLITICA INTEGRAL DE CONVIVENCIA Y SEGURIDAD CIUDADANA PRESTAMO BID Nº 2745/HO TERMINOS DE REFERENCIA COORDINADOR ADMINISTRATIVO FINANCIERO Y CONTABLE 1

2 INDICE I. ANTECEDENTES... 1 II. PUESTO... 3 III. OBJETIVO GENERAL... 3 IV. ACTIVIDADES... 3 V. PRODUCTOS ESPERADOS... 5 VI. INFORMES... 6 VII. CALIFICACIONES... 6 VIII. DEPENDENCIA JERARQUICA... 7 IX. UBICACIÓN GEOGRAFICA... 7 X. CRITERIOS DE SELECCIÓN... 7 XI. DURACION Y CONDICIONES DE LA CONSULTORIA... 9 XII. RANGO DE COMPENSACIÓN Y FORMA DE PAGO

3 Programa de Apoyo a la Implementación de la Política Integral de Convivencia y Seguridad Ciudadana, Préstamo BID No. 2745/BL-HO I. ANTECEDENTES El Gobierno del Honduras (GOH) y el Banco Interamericano de Desarrollo (BID) han firmado el contrato de préstamo Programa de Apoyo a la Implementación de la Política Integral de Convivencia y Seguridad Ciudadana en Honduras (2745/BL- HO), por un monto de cincuenta y nueve millones ochocientos mil dólares ($59.8 millones). El periodo de ejecución del Programa es de cinco años y su objetivo general es contribuir a la prevención y resolución del delito a través del mejoramiento de: (i) la efectividad de la gestión institucional y operativa de la Secretaría de Seguridad (SS) (Policía Nacional); (ii) la capacidad de investigación del delito; y (iii) la gestión a nivel territorial de la convivencia y la seguridad ciudadana en los municipios beneficiados. Para lograr estos objetivos, el Programa financiará los tres componentes principales: i. Componente I. Fortalecimiento Institucional de la Secretaría de Seguridad / Policía Nacional. Este componente está orientado a fortalecer la institucionalidad de las principales instancias implicadas en la seguridad ciudadana, con particular énfasis la propia Secretaría de Seguridad. A este efecto, en el marco de este componente se contempla financiar, entre otras, las siguientes acciones: (i) establecimiento de un sistema de planificación estratégica a partir de la revisión y mejora de la estructura organizacional, definición de perfiles y puestos de trabajo, elaboración de manuales de organización, competencias y procedimientos, y diseño e implementación de un sistema de gestión de recursos humanos de la SS (incluyendo el Plan Maestro de Necesidades y Plan Maestro de Carrera de la PN); (ii) reglamentación de la Ley Orgánica de la Policía Nacional y manuales de procedimientos; (iii) profesionalización y formación básica de nuevos policías, que ingresarán a la Policía Nacional bajo un sistema mejorado de reclutamiento, con criterios de selección más rigorosos, a través del ITP, etc.; ii. Componente II. Fortalecimiento del Sistema de Investigación Criminal. Este componente pretender apuntalar los procesos de mejoramiento de los procesos investigativos que son conducidos por la Policía Nacional. Algunas de las acciones que serán financiadas son las siguientes: (i) la formación especializada en técnicas investigativas, criminalísticas y forenses para todos los actores del sistema; (ii) la asistencia técnica para la constitución y reglamentación de un comité técnico inter-institucional, la revisión y definición de roles y métodos de 1

4 trabajo, actualización y homologación de los protocolos entre la SS y el MP, y el análisis de temas jurídicos para la tarea investigativa, etc.; iii. Componente III. Fortalecimiento de la Seguridad Comunitaria. A través de este componente se pretende impulsar acciones de prevención social de violencia las cuales tiene como objetivo fundamental crear las condiciones necesarias para que menos niños y niñas desarrollen conductas delictivas. En el marco de este componente se van a financiar acciones como: (i) la creación de un área especializada dentro de la SS(SS/CPC) para apoyar la gestión local de seguridad y la certificación de municipios; (ii) la capacitación de actores locales en prevención de la violencia; (iii) la elaboración participativa de planes locales de seguridad; (iv) el establecimiento de observatorios locales de la violencia para el análisis y manejo de estadísticas criminales; (v) los centros integrados de atención social y judicial, incluyendo personal, infraestructura y equipamiento. El Programa en referencia será ejecutado por una Unidad Coordinadora (UCP) creada para tal efecto y estará ubicada dentro de la Secretaría de Seguridad y bajo la dirección del Secretario de Estado en el Despacho de Seguridad. Dicha Unidad Coordinadora del Programa (UCP) estará conformada por un Coordinador General, un Coordinador de Adquisiciones, un Coordinador Administrativo Financiero Contable, un Coordinador de Monitoreo y Evaluación, un Coordinador de Comunicaciones, tres Coordinadores Técnicos, uno por cada componente técnico anteriormente expuesto, varios asistentes y el personal auxiliar necesario. La Unidad Coordinadora del Programa (UCP) es la responsable de garantizar la correcta ejecución y el fiel cumplimiento de los procedimientos que establece el BID, para la administración financiera y contable que se desarrollará dentro del marco del Programa de Apoyo a la Implementación de la Política Integral de Convivencia y Seguridad Ciudadana para Honduras, así como para la administración de las condiciones de ejecución conforme se especifican en el Contrato de Préstamo BID No. 2745/BL-HO. Para llevar a cabo la función de administración financiera se hace necesario contratar un consultor (a) con experiencia en procedimientos del BID y disposiciones generales de presupuesto vigentes en la República de Honduras, que le permita cumplir con el objetivo general de los servicios conforme se indica a continuación. 2

5 II. PUESTO COORDINADOR ADMINISTRATIVO FINANCIERO CONTABLE III. OBJETIVO GENERAL El Coordinador Administrativo Financiero Contable a ser contratado bajo estos términos de referencia, será responsable del manejo administrativo financiero y contable de los fondos del Programa garantizando el uso y manejo transparente de los recursos para lograr los objetivos del Programa, velando por un adecuado control interno, que implique el cumplimiento de los procedimientos, tiempos y formas establecidos en el Reglamento Operativo del Programa (ROP), las normas y políticas del Banco y los manuales contables de la Unidad Coordinadora del Programa (UCP). IV. ACTIVIDADES 1. Asegurar el cumplimiento de los requerimientos del Banco en lo relativo a las cláusulas de carácter contable/financiero del Programa mediante la elaboración y seguimiento de una matriz de seguimiento de conformidad con lo establecido en los documentos del préstamo, el ROP, el POA y demás documentos del programa. 2. Uso y manejo del SIAFI; módulo UEPEX y Bienes Nacionales. 3. Monitorear la programación financiera anual de necesidades de recursos del Programa. 4. Revisar los Estados Financieros anuales y elevarlos al Coordinador y Auditores Externos. Una vez aprobados remitirlos al BID para su consideración. 5. Actuar como contraparte técnica de la auditoría Externa de los Estados Financieros del programa. 6. Coordinar la elaboración del flujo de caja del programa, con base al Plan Operativo Anual (POA), asegurando que todas las actividades financiadas con los recursos del préstamo sean consistentes con lo dispuesto en el Contrato de Préstamo y el Reglamento Operativo. 7. Llevar los registros contables de la ejecución de los recursos del Programa según los requerimientos del Banco, mediante la operación adecuada del SIAFI 1 implementando y aplicando de manera permanente elementos de 1 SIAFI: Sistema Integrado de Administración Financiara y Contable 3

6 control interno según metodología COSO 2 para asegurar una adecuada gestión fiduciaria del Programa. 8. Revisar mensualmente el paquete contable acordado entre la Secretaría de Finanzas y el BID generado desde el SIAFI/UEPEX y documentación adicional elaborada en Excel de las transacciones del programa. 9. Coordinar conjuntamente con el Coordinador de Monitoreo y Coordinador General de la UCP, la elaboración del POA y el anteproyecto de presupuesto anual requerido por las Secretarías de Planificación y Finanzas. 10. Coordinar la elaboración en tiempo y forma las modificaciones presupuestarias de acuerdo a las necesidades del programa y trabajarlas en conjunto con la Secretaría de Seguridad y la SEFIN hasta obtener la disponibilidad de recursos presupuestarios en el sistema (SIAFI/UEPEX). 11. Coordinar la elaboración de los informes y estados financieros del Programa que reflejen el avance financiero del programa, disponibilidad, gastos y cualquier otra información necesaria, en forma mensual conforme a los requerimientos del Banco (informes mensuales y semestrales del uso de los fondos de la cuenta especial y estados financieros mensuales, y anuales auditados, y otra información financiera administrativa solicitada) y las justificaciones del uso de los recursos del Programa los cuales deben ser compatibles con los planes operativos del programa. 12. Procesar en forma adecuada y oportuna todas las obligaciones financieras a ejecutar, asegurando la disponibilidad de fondos para cubrir los compromisos en forma oportuna, incluyendo los pagos, mediante el sistema integrado de administración financiera-contable, utilizando el módulo UEPEX-SIAFI. 13. Generar desde el SIAFI/UEPEX las solicitudes de desembolsos y justificación de fondos que se presenten al BID y asegurarse que las mismas estén completas y cumplan con las normas y requerimientos del Banco. 14. Gestionar y tramitar las solicitudes de los fondos de contraparte ante la SEFIN. 15. Preparar los Términos de Referencia de la contratación de la Auditoria Externa de los Estados Financieros del Programa para aprobación del Banco. 16. Implementar políticas y herramientas de control interno para asegurar una adecuada gestión fiduciaria del programa mediante la implementación de un sistema integrado de administración financiera y contable del Programa que 2 COSO: Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission 4

7 incluya: Manual Administrativo, Contable, Financiero y de Control Interno, que permita identificar las fuentes y usos de dichos recursos. 17. Mantener un adecuado y actualizado archivo y custodia de la documentación original de soporte de los gastos del Programa, las solicitudes de desembolso y todo lo relativo a la tesorería, en forma diferenciada de otras actividades ejecutadas por otras instituciones participantes. 18. Asegurar el registro de todas las transacciones operativo/financieras, de acuerdo al momento que ocurran los eventos, y generar los reportes correspondientes. 19. Revisar y proponer cambios a al Reglamento Operativo, el Manual Administrativo, Contable, Financiero y de Control Interno y en general a cualquier proceso de su ámbito que coadyuve a mejorar la eficiencia de la ejecución del Programa. Una vez aprobados serán incorporados a los respectivos manuales. 20. Llevar un control del inventario de activos de bienes fungibles y no fungibles asegurando que los bienes adquiridos con recursos del financiamiento sean registrados en el Sistema de Bienes Nacional y elaborando y actualizando de forma mensual auxiliares de activos. 21. Administración de los contratos del personal técnico y de apoyo de la UCP, en cuanto al control de vacaciones, permisos, incapacidades y renuncias, entre otros. 22. Solventar permanentemente las observaciones encontradas en los diferentes informes de la cuenta especial del Programa. 23. Cumplimiento de las acciones previstas en el plan de trabajo, como producto de las visitas fiduciarias. 24. Todas las demás funciones administrativas financieras solicitadas por el Coordinador General necesarias para el logro de los objetivos del programa. V. PRODUCTOS ESPERADOS 1. Elaboración de la conciliación mensual de la cuenta especial, según requerimientos del Banco. 2. Presentación de estados financieros del Programa de manera mensual y anual y los informes y(o) reportes de información financiera complementaria según requerimiento del Banco y el Gobierno de Honduras. 3. Elaboración y actualización mensual del auxiliar de activos fijos del Programa y elaboración de las conciliaciones correspondientes con los registros contables y con los registros del Banco. 5

8 4. Verificación permanentemente de que todas las obligaciones financieras del Programa sean procesadas en forma adecuada y oportuna en el Sistema SIAFI / UEPEX, asegurando la disponibilidad de fondos para cubrir los compromisos en forma oportuna. 5. Entregado al Banco en el tiempo estipulado en el contrato de préstamo el informe de EFAs auditado según los requerimientos del Banco en la materia. 6. Planes de acción necesarios para subsanar y superar las observaciones, hallazgos o calificaciones de los EFAs de cada período anterior. 7. Informes de seguimiento al cumplimiento de acciones establecidas y que fueron acordadas con el Banco para solventar los comentarios encontrados en los EFAs de periodos anteriores, presentando evidencia de su cumplimiento. 8. Elaborar y presentar ante el Banco las solicitudes de desembolso completas y cumpliendo con los requisitos establecidos en las normas y políticas del Banco. VI. INFORMES Para proceder al pago de los honorarios por los servicios prestados por el consultor en su contratación y sin perjuicio de lo establecido en los numerales arriba descritos, el consultor deberá entregar a satisfacción de la Coordinación General del Programa los productos (informes) que a continuación se indican: 1. Presentar informe mensual de actividades, que contengan evidencia de los avances y/o estado de los productos establecidos en el inciso V. Productos Esperados. 2. Programación financiera de las necesidades de recursos del Programa de manera mensual, semestral y anual. 3. Flujo de Caja con base al Plan Operativo Anual (POA) de acuerdo a las necesidades del Programa. VII. CALIFICACIONES 1. Profesional con título universitario en Contaduría Pública o Administración de Empresas o afines, y con maestría en Finanzas, Gestión de Proyectos, Contaduría Pública o afines. 6

9 2. Experiencia profesional de por lo menos diez (10) años en administración financiera en general en el sector publico/privado/banca, con experiencia en conciliaciones bancarias, estados financieros, flujos de caja, programación financiera, manuales administrativos, modificaciones presupuestarias y temas relacionados). 3. Experiencia profesional de por lo menos siete (7) años en la supervisión financiera de proyectos (organismos multilaterales de preferencia BID ), que incluye la programación financiera/flujo de caja y análisis de EFAs. 4. Experiencia profesional de por lo menos siete (7) años en diseño, elaboración e implementación de herramientas y flujos de procesos, medidas de control interno, procesos de auditoria externa (de preferencia en proyectos financiados con Organismos Multilaterales). 5. Experiencia profesional de por lo menos tres (1) años en el uso de SIAFI y UEPEX. VIII. DEPENDENCIA JERARQUICA El Coordinador Administrativo Financiero Contable tendrá como supervisor inmediato superior al Coordinador General de la UCP. IX. UBICACIÓN GEOGRAFICA La sede principal será la ciudad de Tegucigalpa, pudiendo temporalmente desplazarse hacia aquellas geografías de intervención del Programa cuando su trabajo lo requiera. X. CRITERIOS DE SELECCIÓN Los criterios de selección a aplicar para escogencia de los candidatos que reúna el puntaje más alto, tanto en las competencias como el perfil requerido serán los que se presentan a continuación. 7

10 Matriz de Evaluación Curricular No. CRITERIOS DETALLE DE PUNTOS PUNTAJE MÁXIMO POSTULANTES 1 Grado Académico Grado de Licenciatura (Contaduría Pública, Admón. De Empresas, Banca y Finanzas o equivalente) Cumple/No Cumple 1.2 Grado de Maestría en Finanzas o Contaduría o afines. Cumple/No Cumple 2 Experiencia General Experiencia profesional de por lo menos diez (10) años en administración financiera en general en el sector público o privado en sistema bancario con experiencia en (conciliaciones bancarias, elaboración de estados financieros, flujos de caja, programación de fondos, elaboración de manuales administrativos y temas relacionados De 10 años 20 De 10 a 12 años 25 3 Experiencia Profesional Específica Experiencia profesional de por lo menos siete (7) años en administración financiera de recursos de crédito internacional en el sector publico De 7 años 15 Más de 7 años Experiencia profesional específica lo menos siete (7) años en el área Administrativa Financiera, la ejecución de proyectos con recursos de organismos multilaterales de preferencia BID y que incluya manejo de personal a su cargo. De 7 años 20 Más de 7 años Experiencia profesional de por lo menos un (1) año en el uso de SIAFI UEPEX, aplicación de control interno, elaboración de manuales administrativos) Menos de 1 año 10 De 1 año Conocimientos Experiencia en el uso de herramientas informáticas Ms Office como, Excel, Word, Power Point y Ms Project. TOTAL 100 Nota: El puntaje mínimo requerido para calificar será de 70 puntos 10 8

11 XI. DURACION Y CONDICIONES DE LA CONSULTORIA Al Consultor le será asignado el espacio físico y el equipo necesario para la realización de sus actividades dentro de las Oficina Coordinadora del Programa. Cuando tenga que realizar viajes fuera de su centro de trabajo se le asignarán los medios de transporte respectivo y los viáticos establecidos en la categoría III del reglamento de viáticos y otros gastos de viaje para funcionarios y empleados públicos del poder ejecutivo del gobierno de la República de Honduras. La Consultoría tendrá una duración inicial hasta el 31 de diciembre del 2014 renovables a partir de enero por períodos de 12 meses sujetos a evaluaciones satisfactorias de desempeño. El Consultor firmará un contrato estándar que se utiliza para la contratación de consultores en Proyectos financiados por el BID y se sujetará a todas las condiciones previstas en dicho instrumento sin excepción. XII. RANGO DE COMPENSACIÓN Y FORMA DE PAGO El rango de compensación se definirá en función de la trayectoria laboral y salarial del candidato seleccionado estará dentro de los márgenes establecidos en los presupuestos del Programa. Los pagos se realizarán de manera mensual, previa a la presentación de los informes descritos en el Numeral VI de estos términos de referencia y de las actividades realizadas en el periodo y la respectiva aprobación por parte del Coordinador General del Programa. Dicho informe deberá contener, al menos: i.informe mensual de actividades.ii. Metas para el próximo periodo. 9