Términos de Referencia para el Asistente Administrativo del Proyecto

Transcripción

1 PROYECTO ATN/ME NI Promoción de Emprendimientos Dinámicos Términos de Referencia para el Asistente Administrativo del Proyecto 1. Antecedentes, Objetivos y Componentes del Proyecto El Consejo Superior de la Empresa Privada (COSEP), la Cámara de Comercio de Nicaragua (CACONIC) y el BID/FOMIN firmaron el pasado 10 de Febrero del 2010, un Convenio de colaboración para desarrollar un Proyecto de Promoción de Emprendimientos Dinámicos El objetivo general del programa es incrementar las oportunidades de empleo y los ingresos de la población de bajos ingresos mediante la promoción de una cultura de emprendimiento en Nicaragua El objetivo específico es desarrollar un mecanismo sostenible para promover nuevas empresas mediante asistencia técnica y capital semilla proporcionados por inversionistas locales del sector privado Componentes del Programa. El programa identificará a los empresarios potenciales que propongan modelos de negocios innovadores y los ayudará a convertir sus ideas en planes de negocios bien elaborados, a la vez de crear una comunidad de inversionistas comprometidos que estén al tanto de las oportunidades, puedan compartir experiencias, financiar la ejecución del plan de negocios y proporcionen un apoyo adicional en materia de mentoría. El proyecto está formado por los cuatro componentes siguientes: (i) sensibilización sobre los emprendimientos dinámicos; (ii) identificación y potenciación de empresarios, y apoyo a incubadoras de empresas; (iii) creación de redes de inversionistas y de mentoría, y (iv) mejoramiento del marco regulatorio y difusión de las lecciones aprendidas La ejecución del proyecto descrito en el punto precedente, precisa de contar con los servicios de un profesional a cuyo cargo se confíe la administración, registro y control de las transacciones del proyecto, en razón de lo cual, COSEP/CACONIC, se dispone utilizar recursos del presupuesto del proyecto, para contratar los servicios de un(a) ASISTENTE ADMINISTRATIVO(A) DEL PROYECTO 2. Objetivo General de la Consultoría 2.1. El objetivo de esta consultoría es ser el responsable administrativo y financiero de la ejecución diaria del Proyecto El Asistente Administrativo es el responsable de la gestión administrativa y financiera del Proyecto y de garantizar el fiel cumplimiento de las políticas, normas y procedimientos acordados con el Banco Interamericano de Desarrollo (BID), que atañen a la gestión y administración de los recursos tanto de la contribución como de la contrapartida local. El Asistente Administrativo contará con el apoyo de un Contador (a) a tiempo parcial (medio tiempo), el cual será el responsable de realizar todas las actividades de manejo contable del Proyecto. El Asistente Administrativo se reportará al Coordinador del Proyecto, quien en conjunto con los 1

2 Coordinadores del COSEP/CACONIC supervisarán y brindarán seguimiento a las actividades realizadas. 3. Funciones del Asistente Administrativo(a) El trabajo esperado del Asistente Administrativo(a) incluirá: 3.1. Brindar seguimiento administrativo a las actividades necesarias para el logro del plan de trabajo y de los resultados esperados del proyecto Participar en la elaboración, seguimiento y evaluación de Planes Operativos Anuales, presupuestos y planes de adquisiciones (apoya en la proyección de costos, identifica desviaciones o atrasos y sugiere medidas correctivas al Coordinador del Programa). Así mismo en la elaboración de Términos de Referencia según su competencia; 3.3. Apoyar los procesos de selección del personal, elaborar los documentos de reclutamiento y selección, de contratos y anexos requeridos, y tramitar las firmas correspondientes; 3.4. Preparar y ejecutar procesos de adquisiciones, solicitudes de pagos, contratos y otros, necesarios para el buen funcionamiento del proyecto, garantizando que la documentación soporte de cada etapa de los procesos y de cada transacción, cumpla con los principios de pertinencia y suficiencia; 3.5. Dar seguimiento a cada uno de las contrataciones, verificar la entrega de los productos o servicios en los tiempos estipulados, con las características y calidades acordadas; 3.6. Efectuar, con el apoyo del Contador, los desembolsos y/o pagos del proyecto por concepto de honorarios, compras, capacitaciones, eventos y cualquier otro concepto, garantizando que cada pago realizado cumpla con los términos y condiciones previstas en las normativas administrativas del proyecto; una vez que el Coordinador evalúe técnicamente los productos generados, dando por aceptado los mismos Elaborar solicitudes de no objeción para cada uno de los procesos de adquisiciones y dar seguimiento a la aprobación de las mismas ante el Banco; así mismo, preparar solicitudes de modificación de planes (adquisición y operativo) en caso de ser necesario para su aprobación Elaborar las solicitudes de desembolso ante el Banco, y gestionar la oportuna asignación de recursos de contrapartida Dar seguimiento al contador en la preparación de los estados financieros mensuales del Proyecto, así como la elaboración de los reportes de ejecución presupuestaria, para información de la Unidad Ejecutora del Proyecto (UEP) y del organismo financiador, utilizando los formatos propuestos y garantizando que cumplan con las normativas administrativas Apoyar al Contador, según necesidad, en la elaboración de los reportes e informes de avance financiero del proyecto y su presentación ante el Coordinador y el Banco en los tiempos y frecuencia que se defina para tal efecto; Atender las visitas de apoyo y fortalecimiento en aspectos administrativos, contables y de auditoría financiera realizadas en el marco de la ejecución del proyecto 1, así como visitas de seguimiento efectuadas por el equipo del Banco. Igualmente debe garantizarse la puesta en práctica de las recomendaciones que deriven de estos procesos de evaluación y acompañamiento; Apoyar al Contador en el seguimiento al inventario detallado y actualizado de los bienes fungibles y no fungibles que se adquieran como parte de la ejecución del proyecto, así como también en la aplicación de los procedimientos y mecanismos de control necesarios para su 1 El Asistente administrativo debe proporcionar información requerida para tal efecto. 2

3 buen uso y resguardo, incluyendo la realización de inventarios físicos periódicos, para determinar con exactitud la ubicación, posesión y estado de cada uno de los bienes; Archivar y garantizar la correcta disposición de los expedientes de personal y documentación del proyecto, garantizándose la conformación de un expediente individual por cada proceso de adquisición efectuado en el marco del Proyecto; Apoyar, según necesidad, al Contador y el Coordinador del Proyecto en la elaboración de proyecciones y planeación estratégica de los recursos durante el proyecto, en especial lo relacionado con flujos de caja Apoyar el Monitoreo y Evaluación del Proyecto, obtener la información cuantitativa y cualitativa requerida de los beneficiarios; ingresarla en la base de datos; producir informes; Apoyar al Coordinador en la elaboración y entrega de reportes al Comité Coordinador del Proyecto y al Banco Interamericano de Desarrollo (BID); Organizar los eventos previstos en los Planes Operativos Anuales, coordinando aspectos de cooperación interinstitucional, logística, invitaciones, materiales y disertantes; Realizar otras actividades relacionadas con su cargo orientadas por el Coordinador del Programa. 4. Resultados Esperados Se espera los siguientes resultados del Asistente Administrativo: 4.1 Documentación de su área de trabajo necesaria para apoyar al Coordinador del Programa en el cumplimiento oportuno ante el Banco de cada una de las Cláusulas Contractuales estipuladas en el Convenio Vigente. 4.2 Efectuado los desembolsos y/o pagos del proyecto por concepto de honorarios, compras, capacitaciones y eventos y cualquier otro concepto, garantizando que cada pago realizado cumpla con los términos y condiciones previstas en las normativas administrativas del proyecto. 4.3 Supervisado y garantizado la contabilización y registro de la Contrapartida Local tanto en efectivo como en especie, según lo expresado en el Convenio vigente. 4.4 Registrado los ingresos por concepto de desembolsos efectuados al proyecto por el Banco Interamericano de Desarrollo (BID) conforme al plan de hitos respectivos. 4.5 Asegurado que la gestión de fondos y los soportes de los mismos se apegan a las políticas, procedimientos y normas acordadas con el Banco. 4.6 Elaborado base de datos de proveedores de bienes y servicios que le permitirán al proyecto definir y realizar procesos de adquisición transparentes, competitivos y eficientes. 4.7 Elaboradas solicitudes de desembolsos ante el banco, así como las solicitudes de no objeción para cada uno de los procesos de adquisición. 4.8 Información mensual completa sobre los avances y dificultades del proyecto en términos cualitativos y cuantitativos. 4.9 Generadas respuestas ágiles, flexibles y creativas a los beneficiarios asistidos por parte de la UEP y los consultores contratados Organizadas los eventos previstos en los Planes Operativos Anuales Asegurada información técnica, administrativa y financiera confiable para la evaluación del impacto concreto del Proyecto. 5. Informes 5.1 Se espera que el Asistente Administrativo(a) apoye al Contador en la preparación de al menos los siguientes informes: 3

4 a) Informes mensuales de avance presupuestario 2 de las actividades realizadas en la ejecución del proyecto al Coordinador. b) Informes para el Banco que serán aprobados por el Coordinador y remitidos a los 30 días a partir del vencimiento de cada semestre para los informes de avance semestral y 90 días del vencimiento de cada año de ejecución para los Estados Financieros Anuales. c) El segmento de información contable financiera y administrativa de los Informes de Avance, y que el Proyecto deba presentar a consideración del Banco y de la Unidad ejecutora de Proyecto (UEP). d) Informes sobre el estado del fondo rotatorio para el banco que serán aprobados por el Coordinador. e) Informes extraordinarios cuando así lo requiere el Coordinador. 6. Plazo La contratación estará sujeta a las siguientes condiciones: 6.1 Duración: La consultoría será por un período total de 30 meses calendario. Se firmará un contrato con el Consultor por un período inicial de 12 meses. Al término de los doce meses y sobre la base de la evaluación del desempeño que realice el Comité Coordinador del Programa COSEP/CACONIC, el contrato podrá ser renovado por 12 meses adicionales; y así sucesivamente, hasta completar el total de los 30 meses de esta consultoría. 6.2 Lugar de trabajo: Oficinas de la Cámara de Comercio de Nicaragua, Rotonda el Güegüense 400mts al Sur, 25mts abajo, en Managua. El consultor estará obligado a desplazarse a cualquier lugar en el territorio nacional, siempre que así lo demande el desempeño de las funciones antes expresadas. 7. Perfil del Asistente Administrativo del Proyecto 7.1 Los(as) candidatos(as) para ser Asistente Administrativo(a) del proyecto deberán cumplir con los siguientes criterios: a) Nacionalidad: Nicaragüense o Cédula de Residencia. b) Formación Académica: Requisitos mínimos: Titulado(a) a nivel de licenciatura en Administración de Empresas, Contabilidad, Finanzas, Economía, Ingeniería Industrial, o Ingeniería de Sistemas. Se valorará positivamente los candidatos que presenten estudios a nivel de postgrado o maestría en las áreas anteriormente mencionadas. c) Experiencia General: Mínimo 3 años. d) Experiencia Específica: Mínimo 3 años de experiencia como Asistente Administrativo de proyectos financiados por organismos internacionales de cooperación, ejecutados por el sector público o privado. Se valorará positivamente las personas que presenten experiencia como Asistente Administrativo en proyecto con fondos BID o Banco Mundial. Se valorará positivamente los candidatos(as) que presenten experiencia relacionada al sector de la empresa privada. 2 Situación administrativa y financiera. 4

5 e) Se parte del supuesto de que el candidato maneja los sistemas informáticos en ambiente Windows: dominio de Word, Excel y PowerPoint, e internet. f) Se espera que la persona esté dispuesta a movilizarse a reuniones, capacitaciones y otros eventos a los que pudiera ser convocado por el organismo financiero (Banco Interamericano de Desarrollo) y/o la Unidad Ejecutora del Proyecto. g) Se presume que el candidato tenga un alto nivel de profesionalismo; capacidad de planificar, organizar, analizar y administrar; atención a detalles; capacidad de trabajo en equipo; respecto hacia colegas, aliados, contratistas, y beneficiarios; capacidad de manejar varios procesos y tareas simultáneamente; orientación a producir trabajo de calidad y resultados concretos; iniciativa propia y capacidad de realizar su trabajo con un mínimo de supervisión. 8. Coordinación y Supervisión 8.1 El Asistente Administrativo estará bajo la supervisión del Coordinador del Programa. 9. Costo estimado y forma de pago 9.1 El contratante pagará al consultor en concepto de honorarios, según su experiencia, hasta un máximo de Treinta y Tres Mil Dólares Netos (US$ 33,000.00) los que serán abonados en cuotas mensuales de Un Mil Quince Dólares Americanos (US$ 1,015.00) durante los primeros once meses y una cuota doble de Dos Mil Treinta Dólares Netos (US$ 2,030.00) en el duodécimo mes, o su equivalente en córdobas sobre la base del tipo de cambio oficial vigente. 9.2 Se renovará el contrato sobre la base de los resultados logrados por el Consultor hasta la fecha de renovación del mismo; conforme las condiciones del numeral Financiamiento Fondos del BID FOMIN Los postulantes deberán adjuntar su CV estructurado de manera tal que facilite la identificación de los requisitos antes mencionados, datos de contacto de tres referencias profesionales y evidencia de los principales diplomas y/o constancias que avalan su formación académica y su experiencia profesional. Los documentos deberán ser enviados al Apartado Postal 135, Managua, Atención Comité de Selección de Asistente Administrativo(a) del Proyecto de Emprendimientos Dinámicos o entregados directamente al Comité de Selección Asistente Administrativa del Proyecto de Emprendimientos Dinámicos, Cámara de Comercio de Nicaragua, Rotonda Güegüense 400 metros al Sur 20 varas al este, Managua. Fecha tope de recepción de candidaturas: 25 de agosto 2010 a las 5:00 p.m. 5

6 PROYECTO ATN/ME NI Promoción de Emprendimientos Dinámicos MATRIZ CRITERIOS DE SELECCIÓN Nombre del Puesto: Asistente Administrativo del Proyecto Nombre del Candidato(a): Criterios Pasa / No pasa (mínimos para aplicar) Criterios Titulado a nivel de licenciatura en Administración de Empresas, Contabilidad, Finanzas, Economía, Ingeniería Industrial o Ingeniería de Sistemas. Nicaragüense o Cédula de Residencia Experiencia general mínima de 3 años. Experiencia específica: Mínimo 3 años de experiencia como Asistente Administrativo de proyectos financiados por organismos internacionales de Cooperación, ejecutados por el sector público o privado. Cumple Nota: Solamente serán objetos de calificación, los proponentes que cumplan con la totalidad de requisitos mínimos. MATRIZ DE EVALUACIÓN Criterios % Puntaje A) Formación Académica: En caso de que la persona tenga varias categorías, aplicará la de mayor puntaje 15 - Post Grado en Administración de Empresas, Contabilidad, Finanzas, Economía, Ingeniería Industrial, Ingeniería de Sistemas Maestría en Administración de Empresas, Contabilidad, Finanzas, Economía, Ingeniería Industrial, Ingeniería de Sistemas 15 C) Experiencia General 10 Contados a partir del cuarto año de experiencia. 2 puntos por cada año transcurrido, hasta un máximo de 10 puntos. D) Experiencia Específica 65 Experiencia como Asistente Administrativo(a) de proyectos financiados por organismos 30 internacionales de cooperación, ejecutados por el sector público o privado. De 4 a 5 años..20 De 5 a Más de Experiencia como Asistente Administrativo de proyectos financiados por el BID o Banco 30 Mundial, ejecutados por el sector público o privado. Hasta 2 años..20 De 2 a4.25 Más de 4 30 Experiencia en el tema administrativo en instituciones/organizaciones relacionadas al sector 5 privado. Un punto por cada año, hasta un máximo de 5 puntos. E) Entrevista 10 TOTAL 100 La calificación mínima para ocupar el cargo es de 55 puntos. 6