Manuales de procedimientos, Contables Administrativos y otros

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1 FEDEBEIS Manuales de procedimientos, Contables Administrativos y otros FEDEBEISBOL FEDERACIÓN NACIONAL DE BÉISBOL DE GUATEMALA 2DA VERSIÓN

2 FEDERACIÓN NACIONAL DE BÉISBOL DE GUATEMALA / AV. SIMEON CAÑAS FINAL ZONA 2 1 Contenido MANUALES Y REGLAMENTOS DE PROCEDIMIENTOS DE LA FEDERACIÓN NACIONAL DE BÉISBOL DE GUATEMALA Objetivo Específico... 4 Responsabilidades... 4 Manual de procedimientos para emisión de cheques Manual de procedimientos para revisión de expedientes de cheques para aprobación y firmas Manual de procedimientos para conciliación bancaría Manual de procedimientos para Ejecución de Ingresos Manual de procedimientos para Ejecución de Egresos Manual de procedimientos para determinar Saldo de Caja Fiscal

3 FEDERACIÓN NACIONAL DE BÉISBOL DE GUATEMALA / AV. SIMEON CAÑAS FINAL ZONA 2 2 Manual de procedimientos para realizar Caja Fiscal de Ingresos y Egresos Manual de procedimientos para realizar recibos 63 A Ingresos Varios Manual de procedimientos para realizar Balance General Manual de procedimientos para realizar Estado de Resultados Manual de procedimientos para realizar Notas al Balance General y Estado de Resultados Manual de procedimientos para realizar Flujo de Efectivo Manual de procedimientos para realizar el expediente de entrega de Estados ancieros a Confederación Deportiva Autónoma de Guatemala

4 FEDERACIÓN NACIONAL DE BÉISBOL DE GUATEMALA / AV. SIMEON CAÑAS FINAL ZONA Manual de procedimientos para la Formulación de Anteproyecto y Proyecto al de Presupuesto Notas importantes Modificaciones Presupuestarias Manual y Reglamento de Caja Chica Definición de Caja Chica Normas para su manejo GRUPO NO. 1 SERVICIOS NO PERSONALES GRUPO NO.2 MATERIALES Y SUMINISTROS GRUPO NO.3 PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO Generalidades Uso de Efectivo Liquidación Reintegro de Caja Chica Requisitos de las Facturas Prohibiciones para el uso de caja chica Manual de Procedimientos y Reglamento de Viáticos Ámbito de aplicación Base para su ejecución Manual de Procedimientos y Reglamento para la distribución del 20 % 30 % -50 % Manual y Procedimientos de Archivo de Documentación Contable Administrativo DISPOCISIONES FINALES... 25

5 FEDERACIÓN NACIONAL DE BÉISBOL DE GUATEMALA / AV. SIMEON CAÑAS FINAL ZONA 2 4 MANUALES Y REGLAMENTOS DE PROCEDIMIENTOS DE LA FEDERACIÓN NACIONAL DE BÉISBOL DE GUATEMALA. En la búsqueda del cumplimiento de las normas y disposiciones legales establecidas por las distintas leyes que permiten el desarrollo de la Federación Nacional de Béisbol de Guatemala se crea el Manual y Reglamento de procedimientos Administrativos Contables. Implementar distintos tipos de sistemas y pasos para el buen desarrollo del trabajo que realiza actualmente el área contable de la Federación Nacional de Béisbol de Guatemala. Objetivo Específico Implementar a través de estos procedimientos la promoción de la transparencia, la eficiencia y eficacia de la realización de los procesos Contable Administrativos de la Federación Nacional de Béisbol de Guatemala. Responsabilidades El marco de delimitación de las responsabilidades que deberá cubrir el presente documento será acorde al grado y carga de trabajo de los involucrados en cada proceso.

6 FEDERACIÓN NACIONAL DE BÉISBOL DE GUATEMALA / AV. SIMEON CAÑAS FINAL ZONA 2 5 Manual de procedimientos para emisión de cheques. Se crea el presente manual para apoyo del departamento contable en la emisión de cheques de la Federación Nacional de Béisbol en la adquisición de bienes y servicios. Acelerar el trámite de emisión de pago a proveedores de bienes y servicios. Crear un sistema de revisión de documentación de soporte que permita la emisión de cheques para pago de bienes y servicios Auxiliar contable recibe la factura. 2. Auxiliar contable entrega recibo, orden, y/o documento que avale el ingreso de la factura a la Federación de Béisbol. 2.1 Dicho documento deberá contener como mínimo Nombre de proveedor, Fecha de recibido y número de factura. 3. Auxiliar contable verifica toda la factura entrega al para emisión de orden de compra. 3.1 verifica la documentación si está bien procede, si está mal regresa a Auxiliar contable para cambios y/o correcciones. 4. autoriza al la Emisión de Orden de compra. 5. El Departamento contable procede a realizar el proceso en los sistemas de gobierno SIGES Y SICOIN. 6. Se procede a verificar todo el documento y enviar a Gerencia General para la autorización. Auxiliar contable Departamento Contable Se verifica factura se entrega Contraseña de pago Contador General verifica y traslada para su seguimiento Si Se realiza orden de compra y se procede a registrar Se procede a registrar en SIGES Y SICOIN Se traslada a Gerencia No

7 FEDERACIÓN NACIONAL DE BÉISBOL DE GUATEMALA / AV. SIMEON CAÑAS FINAL ZONA 2 6 Manual de procedimientos para revisión de expedientes de cheques para aprobación y firmas. Se crea el presente manual para apoyo de la revisión de cheques emitidos de la Federación Nacional de Béisbol en la adquisición de bienes y servicios. Acelerar el trámite de revisión de los cheques emitidos de pago a proveedores de bienes y servicios. Crear un sistema de revisión de documentación de soporte de cheques emitidos para autorizarlos y enviarlos a firmas Gerente General. Departamento Contable Secretaria Mensajería 1. Se reciben los expedientes realizados por el departamento contable. 2. El Gerente General Verifica: 2.1. Orden de pago Siges. 2.2 Comprobante Único de Registro de Sicoin Anexo de Orden de Pago Siges Factura Cotizaciones 2.6 Boucher y Cheque. 3. Se procede a verificar la de toda la documentación si se encuentra en regla se sella la factura, si no se encuentra bien se traslada al Departamento Contable. 4. Una vez verificada toda la se deberá entregar al departamento de Secretaría. 5. El Departamento de secretaría entrega al Departamento de Mensajería para que proceda a llevarlo a firma de presidente y tesorero y en ausencia del cualquiera de los dos la persona que sea delegada por el Comité ejecutivo para firmar y trasladarlo al departamento contable finalmente. Departamento Contable Gerencia General Secretaría Mensajería INICIO Departamento contable entrega a Gerencia expedientes Gerente General Verifica Toda la Documentación No Recibe y archiva y prepara para pago Valida la a través de sello y firma o regresa a contabilidad Si Secretaria recibe expedientes y traslada a mensajería Mensajería lleva a firmas y traslada a Departamento Contable FIN

8 FEDERACIÓN NACIONAL DE BÉISBOL DE GUATEMALA / AV. SIMEON CAÑAS FINAL ZONA 2 7 Manual de procedimientos para conciliación bancaría. Se crea el presente manual para apoyo de la realización de las conciliaciones bancarias de la Federación de Béisbol. Realizar la conciliación bancaria de manera eficiente y eficaz. Crear un sistema de revisión, verificación y realización de las conciliaciones bancarias.. 1. El de manera semanal enviará al la emisión de cheques de la semana anterior. 2. El realizará la revisión correspondiente, de no contener la se regresara al para su revisión nuevamente; De contener al correcta procederá a ingresarla a donde corresponda para dar inicio a la conciliación bancaría la cual se compondrá de: 2.1 Cheque emitidos: Contendrá todos los cheques emitidos durante el mes que se está trabajando. Para ello se asignara la al lado del haber dentro del formato utilizado. 2.2 Ingresos: Contendrá los ingresos recibidos durante el mes que se esté trabajando. Para ello se asignara la al lado del debe dentro del formato utilizado. 2.3 Total: contendrá la sumatoria total de ingresos y egresos del periodo trabajador. 2.4 Estado de cuenta al mes de : contendrá el total otorgado en el estado de cuenta bancario de depósitos recibidos menos cheques pagados. 2.5 Cheques en circulación: tendrá toda la correspondiente a los cheques que aún 2.6 no han sido cobrados o pagados por el banco. 2.7 Sub total: contendrá la resta de Estado de cuenta del mes menos Cheques en circulación. 2.8 Total: será la igualdad de Sub total y el Total. 3. Este documento deberá contener firma y sello de la persona que lo realizó. Traslada la de forma electrónica al Verifica toda la No Valida la Si Procede a realizar la Conciliación y archiva.

9 FEDERACIÓN NACIONAL DE BÉISBOL DE GUATEMALA / AV. SIMEON CAÑAS FINAL ZONA 2 8 Manual de procedimientos para Ejecución de Ingresos. Se crea el presente manual para apoyo de la realización de la Ejecución de Ingresos de la Federación de Béisbol. Realizar la Ejecución de Ingresos de manera eficiente y eficaz. Crear un sistema de revisión, verificación y realización de la Ejecución de Ingresos.. 1. Auxiliar contable procede a enviar toda la al. 2. Procede a verificar la que consiste en: 2.1. Saldo de Caja Fiscal de Mes Anterior Ingresos correspondientes al mes que se trabaja reflejados en la cuenta bancaria Caja Chica autorizada. 3. Si la esta correcta el Auxiliar General Procede a realizar la Ejecución de ingresos, de no estar correcta se traslada al Auxiliar General para su Verificación. 4. Se procede a realizar la ejecución de acuerdo a los formatos establecidos. Traslada la de forma electrónica al Verifica toda la No Valida la Si Procede a realizar la Ejecución y archiva.

10 FEDERACIÓN NACIONAL DE BÉISBOL DE GUATEMALA / AV. SIMEON CAÑAS FINAL ZONA 2 9 Manual de procedimientos para Ejecución de Egresos Se crea el presente manual para apoyo de la realización de la Ejecución de Egresos de la Federación de Béisbol. Realizar la Ejecución de Egresos de manera eficiente y eficaz. Crear un sistema de revisión, verificación y realización de la Ejecución de Ingresos.. 1. Auxiliar contable procede a enviar toda la al. 2. Procede a verificar la que consiste en: 2.1. Detalle de todos los cheques emitidos durante el período trabajado. 3. Si la esta correcta el Auxiliar General Procede a realizar la Ejecución de ingresos, de no estar correcta se traslada al Auxiliar General para su Verificación. 4. Se procede a realizar la ejecución de acuerdo a los formatos establecidos. Traslada la de forma electrónica al Verifica toda la No Valida la Si Procede a realizar la Ejecución y archiva.

11 FEDERACIÓN NACIONAL DE BÉISBOL DE GUATEMALA / AV. SIMEON CAÑAS FINAL ZONA 2 10 Manual de procedimientos para determinar Saldo de Caja Fiscal Se crea el presente manual para apoyo para la determinación de Caja Fiscal de la Federación de Béisbol. Determinar de manera eficiente y eficaz el Saldo de Caja Fiscal del mes que se trabaja. Crear un sistema de revisión, verificación y realización del saldo de caja fiscal.. 1. Auxiliar contable procede a enviar toda la al. 2. Procede a verificar la que consiste en: 2.1 Total de Ingresos. 2.2 Total de egresos. 3. Si la esta correcta el Auxiliar General Procede a determinar el saldo de la Caja Fiscal, de no estar correcta se traslada al Auxiliar General para su Verificación. 4. Se procede a determinar el saldo de la caja fiscal de acuerdo a los formatos establecidos con los datos solicitados. Traslada la de forma electrónica al No Verifica toda la Si Valida la Procede a determinar el saldo de la caja fiscal y archiva.

12 FEDERACIÓN NACIONAL DE BÉISBOL DE GUATEMALA / AV. SIMEON CAÑAS FINAL ZONA 2 11 Manual de procedimientos para realizar Caja Fiscal de Ingresos y Egresos Se crea el presente manual para apoyo de la realización de la Caja Fiscal de Ingresos y Egresos de la Federación Nacional de Béisbol de Guatemala. Realizar de manera eficiente y eficaz la caja fiscal de Ingresos y Egresos. Crear un sistema de revisión, verificación y realización de la Caja Fiscal de Ingresos y Egresos. 1. Auxiliar contable procede a enviar toda la al. 2. Procede a verificar la que consiste en: 2.1 Total de Ingresos de Siges y Sicoin. 2.2 Total de egresos de Siges y Sicoin. 3. Si la esta correcta el Auxiliar General Procede a determinar el saldo de la Caja Fiscal, de no estar correcta se traslada al Auxiliar General para su Verificación. 4. Se procede a realizar la caja fiscal de ingresos y egresos de acuerdo a los formatos establecidos. Traslada la de forma electrónica al Verifica toda la No Valida la Si Procede a realizar la caja fiscal de ingresos y egresos.

13 FEDERACIÓN NACIONAL DE BÉISBOL DE GUATEMALA / AV. SIMEON CAÑAS FINAL ZONA 2 12 Manual de procedimientos para realizar recibos 63 A Ingresos Varios Se crea el presente manual para apoyo de la realización de los recibos 63 A de ingresos Varios de la Federación Nacional de la Federación Nacional de Béisbol. Realizar de manera eficiente y eficaz la emisión de recibos 63 A de ingresos Varios. Crear un sistema de revisión, verificación y realización de recibos 63 A de ingresos Varios.. 1. Procede a recibir el aporte para darle ingreso a la Federación. 2. Procede a realizar el recibo 63 A de ingresos varios autorizado por la Contraloría General de cuentas. 3. Se solicita al cliente que entrego el aporte que verifique la de estar correcta firmará de recibido, de no estar correcta solicitara se cambie el recibo. 4. procede a entregar al para su registro en Siges o Sicoin. 5. Archiva. 6. informa a Gerencia General para que se registre la modificación por el ingreso. Cliente Entrega el aporte a la Federación. Recibe el aporte y procede a la emisión del recibo 63 A Recibe el 63 A y lo registra en Siges o Sicoin y se Archiva Recibe 63 a cliente para su verificación Se informa sobre el registro a la Gerencia.

14 FEDERACIÓN NACIONAL DE BÉISBOL DE GUATEMALA / AV. SIMEON CAÑAS FINAL ZONA 2 13 Manual de procedimientos para realizar Balance General Se crea el presente manual para apoyo de la realización del Balance General de la Federación Nacional de Béisbol de Guatemala. Realizar de manera eficiente y eficaz la caja fiscal del Balance General. Crear un sistema de revisión, verificación y realización del Balance General.. 1. Auxiliar contable procede a enviar toda la al vía electrónica la cual consiste en los totales de: 1.1 Activo Activo Circulante Activo Exigible Activo Fijo. 1.2 Pasivo Pasivo Circulante Cuentas por pagar a corto plazo Capital 2. El procederá a verificar toda la Si la esta correcta el Auxiliar General Procede a realizar el Balance General, de no estar correcta se traslada al Auxiliar General para su Verificación. 3. Se procede a realizar el Balance General en el formato establecido. Traslada la de forma electrónica al Verifica toda la Valida la Si No Procede a realizar el Balance General.

15 FEDERACIÓN NACIONAL DE BÉISBOL DE GUATEMALA / AV. SIMEON CAÑAS FINAL ZONA 2 14 Manual de procedimientos para realizar Estado de Resultados Se crea el presente manual para apoyo de la realización del Estado de Resultados de la Federación Nacional de Béisbol de Guatemala. Realizar de manera eficiente y eficaz el Estado de Resultados. Crear un sistema de revisión, verificación y realización del Estado de Resultados. 1. Auxiliar contable procede a enviar toda la al vía electrónica la cual consiste en los totales y desgloses de: Ingresos Corrientes. Ingresos de Capital. Egresos resumidos de los gastos ejecutados de acuerdo a la Caja Fiscal de Egresos por Grupo de renglones presupuestarios. 2. Se procede a realizar el Estado de Resultados en el formato establecido El procederá a verificar toda la Si la esta correcta el Auxiliar General Procede a realizar el Estado de Resultados, de no estar correcta se traslada al Auxiliar General para su Verificación. 3. Se procede a realizar el Estado de Resultados y su archivo. Traslada la de forma electrónica al Verifica toda la Valida la No Si Procede a realizar el Estado de Resultados

16 FEDERACIÓN NACIONAL DE BÉISBOL DE GUATEMALA / AV. SIMEON CAÑAS FINAL ZONA 2 15 Manual de procedimientos para realizar Notas al Balance General y Estado de Resultados Se crea el presente manual para apoyo de la realización de las Notas a los Estado de Resultados y Balance General de la Federación Nacional de Béisbol de Guatemala. Realizar de manera eficiente y eficaz el Estado de Resultados. Crear un sistema de revisión, verificación y realización de las Notas a los Estado de Resultados y Balance General. 1. El procede a verificar toda la contenida en los Estado de Resultados y Balance General. 2. Una vez verificada procederá a detallar en una hoja en calidad de anexo datos correspondientes a los Estado de Resultados y Balance General en la cual se detallara las políticas utilizadas para la realización de los mismos, así como aclaraciones en ingresos y egresos. 3. Procede a verificar firmar y archivar. Verifica toda la detalla todos los datos necesarios firma y archiva

17 FEDERACIÓN NACIONAL DE BÉISBOL DE GUATEMALA / AV. SIMEON CAÑAS FINAL ZONA 2 16 Manual de procedimientos para realizar Flujo de Efectivo Se crea el presente manual para apoyo de la realización del Flujo de Efectivo de la Federación Nacional de Béisbol de Guatemala. Realizar de manera eficiente y eficaz el Flujo de efectivo. Crear un sistema de revisión, verificación y realización del Flujo de Efectivo.. 1. El procede a verificar toda la contenida en los Estado de Resultados y Balance General. 2. Una vez verificada procederá a realizar la hoja de trabajo correspondiente para el flujo de trabajo. 3. Trabajada la hoja de trabajo procederá a ingresar toda la que corresponde al Estado de Flujo de Efectivo. Procede a firmar y archivar. Verifica toda la detalla todos los datos necesarios firma y archiva

18 FEDERACIÓN NACIONAL DE BÉISBOL DE GUATEMALA / AV. SIMEON CAÑAS FINAL ZONA 2 17 Manual de procedimientos para realizar el expediente de entrega de Estados ancieros a Confederación Deportiva Autónoma de Guatemala Se crea el presente manual para apoyo de la realización del Flujo de Efectivo de la Federación Nacional de Béisbol de Guatemala. Realizar de manera eficiente y eficaz la entrega de los estados financieros y anexos a Confederación Deportiva Autónoma de Guatemala. Crear un sistema de revisión, verificación, realización y entrega del expediente para la recepción de fondos de Confederación Deportiva Autónoma de Guatemala... Comité Ejecutivo Mensajería. 1. El entregará la siguiente documentación al para la creación del expediente: Estado de Cuenta de Banco. Conciliación Bancaria. Ejecución de Ingreso y Egresos. Saldo de Caja Fiscal Caja Fiscal Estados ancieros. Ejecución de 20% 30% 50%. Recibo de ingresos 63 A. 2. El Auxiliar procederá a ordenar y verificar toda la y creará el expediente, adjuntando oficios para el departamento de Auditoria y Presupuesto de Confederación Deportiva Autónoma de Guatemala. 3. Se entregará a Mensajería y para recolectar la firma del Comité Ejecutivo (Presidente y Tesorero) 4. Comité Ejecutivo verificará toda la papelería y firmará si esta correcta de lo contrario la regresará a la mensajería y solicitará indique al corrija. 5. recibirá el expediente emitirá copias y entregará a mensajería. 6. Mensajería entregará a Auditoria de Confederación Deportiva Autónoma de Guatemala los expedientes. 7. Mensajería entregará a Presupuesto expediente y recibo 63 A conteniendo el monto de ingreso de la asignación del mes que corresponda. 8. Mensajería entrega a el expediente recibido y archiva.

19 FEDERACIÓN NACIONAL DE BÉISBOL DE GUATEMALA / AV. SIMEON CAÑAS FINAL ZONA 2 18 Mensajería Comité Ejecutivo Procede a entregar documentación a Auxiliar Contable Documentos contables Prepara el expediente y crea oficios, entrega a Mensajería Documentos contables Procede a solicitar firmas a Comité Ejecutivo Recibe expediente y verifican el expediente Prepara el expediente para envió a Presupuesto y Auditoria de Confederación Deportiva Autónoma de Guatemala entrega a mensajería Recibe expediente y verifican el expediente Firma o regresa el expediente. Recibe expediente y archiva. Entrega Presupuesto y Auditoria Confederación Deportiva Autónoma de Guatemala entrega a mensajería Manual de procedimientos para la Formulación de Anteproyecto y Proyecto al de Presupuesto Se crea el presente manual para apoyo de la realización del Anteproyecto de Presupuesto de la Federación Nacional de Béisbol de Guatemala. Realizar de manera eficiente y eficaz el anteproyecto de presupuesto de la Federación Nacional de Béisbol de Guatemala.

20 FEDERACIÓN NACIONAL DE BÉISBOL DE GUATEMALA / AV. SIMEON CAÑAS FINAL ZONA 2 19 Crear un sistema de revisión, verificación y realización del anteproyecto de presupuesto para su análisis, discusión y aprobación por parte de la Asamblea General. Comité Ejecutivo. Gerente General Gerente o Director Técnico. Notas importantes. 1. Dado que la Confederación Deportiva Autónoma de Guatemala, entrega el dato oficial del Presupuesto en marzo de cada año, los involucrados en la realización del presupuesto deberán tomar como base inicial el presupuesto recibido el año en curso. 2. La Temporalidad de su realización deberá ser de julio a diciembre del año en curso en el caso del Anteproyecto y el Proyecto al un mes después de confirmado el presupuesto oficial. 3. Su aprobación definitiva deberá realizarse como mínimo un mes después de recibido el dato oficial por parte de Confederación Deportiva Autónoma de Guatemala. 4. El Anteproyecto y Proyecto al de presupuesto deberá constar en acta de Asamblea General detallando rubros y montos estipulados. 1. El Comité Ejecutivo (Presidente y Tesorero) en conjunto con el Gerente General y procederán a realizar el análisis detallado de la Ejecución Presupuestaria de Egresos e Ingresos de la Federación Nacional de Béisbol de Guatemala de un año anterior y la ejecución de los primeros seis meses del año en curso. 2. El Comité Ejecutivo (Presidente y Tesorero) en conjunto con el Gerente General y en base al análisis de las ejecuciones se procederá a verificar el Plan Anual de Trabajo (PAT) del año anterior y se evaluarán los primeros seis meses de ejecución del año en curso. 3. El Comité Ejecutivo (Presidente y Tesorero) en conjunto con el Gerente General, Director Técnico y Contador General determinarán l proyección de actividades para el siguiente año, tomando en cuenta como base el costo del año anterior y la ejecución de los primeros seis meses de año en curso y se traslada para análisis al Contador General. 4. El realizará el análisis correspondiente en base a la ejecución de gastos y el anteproyecto de actividades a realizar para el siguiente año para determinar un estimado de gastos. Una vez realizado el análisis y el estimado de gastos se trasladará a la Gerencia General para su verificación, en caso se sugiera algún cambio se trasladará al quien realizará dichos cambios y retornará nuevamente a la Gerencia General. Una vez se verifique se someterá a discusión y pre aprobación del Comité Ejecutivo. 5. El Comité Ejecutivo analizará y resolverá la aprobación para trasladarlo a la Asamblea General, en caso se surgiera algún cambio se trasladará al Gerente General quien realizará dichos cambios con el departamento que corresponda y retornará nuevamente a la Comité Ejecutivo. Una vez se verifique se someterá a análisis, discusión y aprobación de la Asamblea General. 6. El Comité Ejecutivo deberá convocar a Asamblea General para conocer el Anteproyecto del Presupuesto General. 7. El Comité Ejecutivo somete a análisis, discusión y aprobación el Anteproyecto del Presupuesto, o en su defecto deberán solicitar los cambios que consideren necesarios previo a su aprobación. 8. La Asamblea debe nombrar al Comité Ejecutivo como encargado de la realización de modificaciones presupuestarias durante el período que se trabajará el proyecto o anteproyecto.

21 FEDERACIÓN NACIONAL DE BÉISBOL DE GUATEMALA / AV. SIMEON CAÑAS FINAL ZONA 2 20 Modificaciones Presupuestarias Se crea el presente manual para apoyo de la realización de modificaciones al presupuesto de la Federación Nacional de Béisbol. Realizar de manera eficiente y eficaz las Modificaciones Presupuestarias de la Federación Nacional de Béisbol de Guatemala. Crear un sistema de revisión, verificación y realización de las Modificaciones Presupuestarias. Comité Ejecutivo. Gerente General. 1. El solicitará al Gerente General analice las modificaciones al sistema de presupuesto. 2. El Gerente General analizará y autorizará la emisión de solicitud de modificaciones al presupuesto al Contador General. 3. El emitirá la solicitud de modificaciones y entregará al Gerente General, quien a su vez solicitará aprobación al Comité Ejecutivo. 4. El Comité Ejecutivo analizará aprobará o solicitará cambios en el presupuesto, dejando constancia en Acta de Comité Ejecutivo. 5. EL Gerente General informa sobre la determinación al. 6. aplica los sistemas SIGES o SICOIN. Gerente General Comité Ejecutivo Solicita a la Gerencia analice la realización de modificaciones Gerente analiza la solicitud de modificaciones Entrega a Comité Ejecutivo para su análisis Autoriza o solicita modificaciones Autoriza o solicita modificaciones Realiza los cambios en SIGES O SICOIN Informa a sobre la autorización No Si Emite Resolución en Punto de Acta

22 FEDERACIÓN NACIONAL DE BÉISBOL DE GUATEMALA / AV. SIMEON CAÑAS FINAL ZONA 2 21 Manual y Reglamento de Caja Chica Con el propósito de atender una serie de pagos menores por medio de los fondos asignados y de conformidad con lo que estipula el Acuerdo A de la Contraloría General de Cuentas por medio del cual se aprueban las Normas Generales de Control Interno y específicamente el contenido del numeral 4.10 de las Normas de Control Interno de Tesorería, en lo relativo a la creación y manejo de fondos fijos de Caja Chica, se emite el presente Reglamento para regular los procedimientos a seguir en el manejo de las mismas, con el objetivo de fortalecer la estructura de control interno y como herramienta de apoyo de la Federación Nacional de Béisbol de Guatemala. Definición de Caja Chica La Caja Chica constituye un fondo fijo asignado para atender pagos en efectivo por gastos menores, exclusivamente para fines de la Federación Nacional, este fondo no podrá utilizarse para pagos fraccionados de compras mayores que excedan los límites establecidos en el presente Reglamento Interno. Normas para su manejo. Se autorizan efectuarse compras y/o pagos en efectivo hasta un máximo de QUINIENTOS QUETZALES (Q ) en una sola compra y/o pago de servicio, en los renglones comprendidos en los renglones presupuestarios autorizados para el ejercicio fiscal vigente, de los grupos 1, 2 y 3 del Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala, conforme a la descripción siguiente: GRUPO NO. 1 SERVICIOS NO PERSONALES 114 Correos y telégrafos 121 Publicidad y Propaganda 122 Impresión, encuadernación y reproducción 141 Transporte para personas 142 Fletes 151 Arrendamiento de edificios y locales 162 Mantenimiento y reparación de equipos de oficina 168 Mantenimiento y reparación de equipo de Cómputo 194 Otras comisiones y Gastos Bancarios 196 Servicio de atención y Protocolo 199 Otros servicios no Profesionales (Parqueo) GRUPO NO.2 MATERIALES Y SUMINISTROS 211 Alimentos para personas 241 Papel para escritorio 243 Productos de papel o cartón 245 Libros, revistas y periódicos 262 Combustibles y Lubricantes 266 Productos medicinales y farmacéuticos 267 Tintes, Pinturas Colorantes 268 Productos platicos, nylon, vinil y PVC 291 Útiles de Oficina 292 Útiles de Limpieza y Productos Sanitarios

23 294 Útiles deportivos y recreativos 297 Útiles, accesorios y materiales eléctricos 298 Accesorios y Repuestos en general. FEDERACIÓN NACIONAL DE BÉISBOL DE GUATEMALA / AV. SIMEON CAÑAS FINAL ZONA 2 22 GRUPO NO.3 PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO en su totalidad. NOTA IMPORTANTE: Para efectuar gastos no debe excederse de Q quetzales. Generalidades El fondo de Caja Chica, debe ser autorizado por la Federación Nacional de Béisbol de Guatemala, mediante un acta indicando la cantidad que estimen necesaria para la creación de la misma, Así mismo nombrar a la responsable, quién deberá caucionar la respectiva fianza de fidelidad y presentar ante la Contraloría General de Cuentas su Declaración Jurada Patrimonial conforme al Decreto (Ley de Probidad). Uso de Efectivo. El personal que pueden manejar fondos en efectivo de la Federación Nacional deberá estar comprendido en los renglones presupuestarios 011, 022. Liquidación. El personal y/o Comité Ejecutivo que soliciten dinero de caja chica, están obligados a liquidar a la brevedad posible el vale dentro de un plazo que no exceda de setenta y dos horas siguientes al recibo del efectivo, bajo los siguientes requisitos: 1. El monto del vale debe liquidarse en un término de setenta y dos horas no se autorizará un segundo vale sin antes haberse liquidado el primero. 2. Al liquidar el vale, debe acompañar factura(s) a nombre de la Federación Nacional de Ajedrez bajo el NIT de la institución por maquinas o cajas registradoras autorizadas (si la factura no tiene esta escrita deberá ser anotada manualmente), el valor del gasto en números y letras para comprobar los gastos efectuados. Reintegro de Caja Chica. El Encargado de Caja Chica solicitará el reintegro del fondo cuando se haya utilizado el 50% como mínimo y máximo 90%. El encargado de Tesorería de la Unidad de Administración anciera revisará en forma previa la liquidación presentada, así como documentación de soporte adjunta, previo a su reintegro con Vo.Bo. Gerente General de la Federación. Requisitos de las Facturas. Para hacer efectivo el pago de las facturas en efectivo por gastos menores de la Caja Chica, las facturas deben ser emitidas por máquinas o cajas registradoras autorizadas de forma mecánica o computarizada, deberán contener, como mínimo y en forma claramente legible, la siguiente: 1. La denominación Factura (no recibos de caja o recibos simples). 2. Nombre y apellidos completos y nombre comercial del contribuyente emisor, si es persona individual; razón o denominación social y nombre comercial, si es persona jurídica. 3. Número de Identificación Tributaria del contribuyente emisor.

24 FEDERACIÓN NACIONAL DE BÉISBOL DE GUATEMALA / AV. SIMEON CAÑAS FINAL ZONA Número de resolución por la Administración Tributaria donde autorizó la emisión de las facturas y rango autorizado. 5. Número de la factura. 6. Factura a nombre de la Institución en forma completa FEDERACION NACIONAL DE BÉISBOL DE GUATEMALA. 7. Número de Identificación Tributaria de la Federación: Descripción de la venta o del servicio prestado y de sus respectivos valores. 9. El precio total de la operación, con inclusión del impuesto, así como la indicación de descuentos si los hubiere. 10. Lugar y fecha de emisión (Colocar después del número). 11. Toda factura debe detallar el régimen fiscal al que está sujeto. Prohibiciones para el uso de caja chica. No podrá utilizarse los fondos de Caja Chica en los siguientes aspectos: 1. Pago de servicios personales que habitualmente deben cancelarse mediante planilla de pago. 2. Gastos de uso personal del personal administrativo y/o Comité Ejecutivo de la Federación. 3. Gastos que no tengan el carácter de imprevisibles o de carácter urgente. 4. Pago de intereses y/o mora de facturas, IGSS, Tesorería Nacional, etc. 5. Abrir cuentas monetarias o de ahorros. 6. Realizar pagos sin disponibilidad en las partidas presupuestarias. 7. Facturas para reposición de efectivo o liquidación de gastos con documentos de soporte con tachones, borrones, enmendaduras, mutilados, rotos o deteriorados. Manual de Procedimientos y Reglamento de Viáticos. Ámbito de aplicación. El presente establecerá las normas relacionadas con los gastos de viáticos y otros gastos conexos derivados del cumplimiento de comisiones oficiales que se lleven a cabo en el interior y Exterior de la República de Guatemala, por parte de miembros de Comité Ejecutivo, Órgano Disciplinario y Personal autorizado de la Federación Nacional de Béisbol de Guatemala. Base para su ejecución. La Federación Nacional de Béisbol de Guatemala, reconoce como único manual de procedimientos y reglamento de viáticos el instituido por la Confederación Deportiva Autónoma de Guatemala, avalado por la Asamblea General del Deporte de Confederación Deportiva Autónoma de Guatemala. Anexo Manual de Viáticos Confederación Deportiva Autónoma de Guatemala. Manual de Procedimientos y Reglamento para la distribución del 20 % 30 % -50 % La Federación Nacional de Béisbol de Guatemala, para el efecto de la distribución del presupuesto se trabajará de acuerdo a lo estipulado en el Decreto del Congreso de la República de Guatemala de la siguiente manera: 1. Hasta el veinte por ciento (20%) para gastos administrativos y de funcionamiento.

25 FEDERACIÓN NACIONAL DE BÉISBOL DE GUATEMALA / AV. SIMEON CAÑAS FINAL ZONA Hasta el treinta por ciento (30%) para atención y desarrollo de programas técnicos. 3. Un mínimo del cincuenta por ciento (50%) para la promoción deportiva a nivel nacional. Dicha distribución estará basada, programada y justificada de acuerdo a los criterios de trabajo y funciones que desarrolla la Federación Nacional de Béisbol de Guatemala. Realizar de manera eficiente y eficaz las Distribución presupuestaria de la Federación Nacional de Béisbol de Guatemala. Comité Ejecutivo. Gerente General. 1. El Comité Ejecutivo (Presidente y Tesorero) en conjunto con el Gerente General y procederán a realizar el análisis detallado de la distribución del presupuesto de acuerdo a la planificación anual proyectada para el siguiente año. 2. El emitirá la distribución y entregará al Gerente General, quien a su vez solicitará aprobación al Comité Ejecutivo. 3. El Comité Ejecutivo analizará aprobará o solicitará cambios en el presupuesto, dejando constancia en Acta de Comité Ejecutivo. 4. El Comité Ejecutivo adjuntará el informe y lo presentará en la Asamblea General de acuerdo a lo estipulado en la Formulación de Anteproyecto y Proyecto al de Presupuesto, para su aprobación. Gerente General/ Comité Ejecutivo Comité Ejecutivo, Gerente y Contador analizan distribución. y Gerente General realizan la distribución. Comité Ejecutivo Analiza aprueba o solicita cambios No Si Adjunta informe y lo presenta en Asamblea General

26 FEDERACIÓN NACIONAL DE BÉISBOL DE GUATEMALA / AV. SIMEON CAÑAS FINAL ZONA 2 25 Manual y Procedimientos de Archivo de Documentación Contable Administrativo. Se crea el manual y procedimientos para el archivo y resguardo de toda la documentación administrativo contable de la Federación Nacional de Béisbol de Guatemala. Responsables. Auxiliar General Procedimiento. 1. Una vez aprobados todos los expedientes que resulten de los procesos detallados en este documento así como aquellos documentos a los cuales no se tiene alcance el y Auxiliar General deberán archivar en Carpetas toda la documentación que resulte de todo proceso en orden cronológico. DISPOCISIONES FINALES El presente manual queda sujeto a cambios en el momento que nuevas administraciones u la administración actual así lo necesitare ya que el mismo se crea bajo la necesidad de establecer los criterios, normar y procedimientos mínimos para la ejecución y cumplimiento de las leyes que lo atañen en pro de la trasparencia. El presente documento se compone sin modificaciones de un total de 25 hojas. Ernesto Javier Chete Chután Gerente General. / Federación Nacional de Béisbol de Guatemala. Guillermo Alfonso Barillas Guerrero Presidente Comité Ejecutivo Emilio Nicolás Pons Estrada Tesorero Comité Ejecutivo.