INFORME DE GESTIÓN OFICINA DE ECONOMÍA

Transcripción

1 HOSP ITAL NACIONAL CAYETANO HEREDIA Año de la Inversión para el Desarrollo Rural y la Seguridad Alimentaria. INFORME DE GESTIÓN OFICINA DE ECONOMÍA (PERIODO JULIO DICIEMBRE 2012) HOSP ITAL NACIONAL CAYETANO HEREDIA C.P.C JESSICA CORREA ROJAS JEFE DE LA OFICINA DE ECONOMÍA

2 1. PRESENTACIÓN: INFORME SEMESTRAL JULIO DICIEMBRE 2012 Es la Unidad orgánica encargada de lograr que se cuente con los recursos económicos y financieros necesarios y en la oportunidad requerida, para el cumplimiento de los objetivos del Hospital; depende de la oficina de Ejecutiva de Administración y tiene asignadas las siguientes funciones: a) Programar, consolidar y obtener los recursos financieros de acuerdo a las asignaciones presupuestales aprobados. b) Controlar la ejecución del presupuesto asignado en función de las prioridades establecidas. c) Establecer un adecuado y oportuno registro de las operaciones mediante un sistema de control interno contable. d) Sistematizar la información contable, financiera y presupuestal para la obtención de indicadores de gestión que permitan la oportuna toma de decisiones, reportándolos periódica y oportunamente a la Dirección General a través de la Oficina Ejecutiva de Administración. e) Evaluar periódicamente la situación financiera de los resultados de la gestión presupuestal y patrimonial. f) Formular los Estados Financieros Presupuestarios. g) Administrar los fondos, así como aperturar y controlar el manejo de cuentas bancarias. h) Salvaguardar los valores que se mantienen en custodia interna y externa. i) Cumplir las normas y procedimientos de contabilidad, tesorería y presupuesto para asegurar la eficiencia en la administración de los recursos financieros asignados al Hospital, así como proponer las directivas y normas internas necesarias. j) Lograr que se establezca en la unidad orgánica y en el ámbito de su competencia, el control interno previo, simultáneo y posterior. La oficina de Economía es un órgano de apoyo Administrativo, encargado de la Organización, Dirección, coordinación y control del Sistema de Contabilidad, Tesorería, Ejecución presupuestal, Control previo e Integración Contable. 2. ESTRUCTURA FUNCIONAL 2.1 MISIÓN DEL HNCH: Somos un Hospital docente de alta complejidad y referencia nacional, comprometidos en brindar atención integral de salud especializada, con calidez, oportunidad, equidad y respeto a la interculturalidad; contribuimos a la formación de recursos humanos y desarrollamos investigación científica y tecnológica. 2.2 VISIÓN DEL HNCH: Ser un Hospital Líder a nivel nacional e internacional en prestación de servicios de salud especializados, en formación de recursos humanos, en investigación científica y desarrollo tecnológico, a través de personal altamente calificado con vocación de servicio y reconocido por su calidad. HOSP ITAL NACIONAL CAYETANO HEREDIA

3 3. OFICINA DE ECONOMÍA ORGANIGRAMA FUNCIONAL: ESTRUCTURA FUNCIONAL ANALISIS DE FODA FORTALEZAS: Profesionales administrativos de alto nivel, resolviendo consultas de otras oficinas administrativas y es piloto en investigaciones sobre clasificadores ante los órganos respectivos, y que por propia voluntad cada día trata de capacitarse para un mejor rendimiento. Se rige bajo normas establecidas, directivas internas o emitidas en el MINSA, iniciativa de equipo de trabajo. La implementación del Sistema Integral de Administración Financiera (SIAF- SP) se ha convertido en un instrumento central en la Administración, y nos permite tener información actualizada La información Presupuestaria de la entidad se ve cristalizada en el cumplimiento de las metas trazadas. Consolidar la información Financiera de la entidad mediante la eficiencia operativa, la transparencia de sus actividades y el cumplimiento de las obligaciones. DEBILIDADES: Falta capacitación permanente. Débil cultura organizacional. La seguridad de nuestra información debe ser reforzada. No existe un sistema de archivo de acuerdo a las necesidades del servicio. Infraestructura desordenada, tugurizada y de alta vulnerabilidad. Información desintegrada y dispersa. Tecnología obsoleta. Procesos desordenados y baja coordinación entre áreas. Los aportes del personal para lograr los objetivos y metas de la Oficina deben ser atendidos mediante un sistema de información. HOSP ITAL NACIONAL

4 CAYETANO HEREDIA OPORTUNIDADES: Necesidad de financiamiento en cursos de actualización-capacitación, para la oficina de economía; aprovechando nuestra ubicación en Lima que nos brinda oportunidades para participar en eventos de capacitaciones, asimismo, estamos cerca del órgano rector de la Contabilidad Pública para absolver consultas. Captación de mayor cantidad de usuarios (pacientes). Para un mayor desarrollo de nuestras actividades se necesita reforzar el conocimiento de estrategias administrativas. AMENAZAS: La demanda por el servicio en la Clínica Cayetano Heredia va en aumento, lo cual aminora la cantidad de usuarios atendidos en el Hospital, perjudicando los ingresos obtenidos por consulta y atención. La competencia de las farmacias en el exterior del Hospital, lo cual incide negativamente en el nivel de ventas de Farmacia Central, afectando a los recursos obtenidos por dicho departamento. No contamos con una Política de seguridad de la información ni planes de contingencia para respaldar la información contable del Sistema SIAF, ante el eventual ataque de personas inescrupulosas Falta de implementación de Políticas Contables que controlen las deudas a terceros, y así evitar los posibles embargos. La negligencia en la entrega ordenada, adecuada y en los términos de fecha para poder recibir la documentación de las otras Unidades. La custodia de los documentos fuentes deben ser preocupación constante de la Oficina Ejecutiva para lograr un archivo exclusivo e implementado para la Oficina de Economía. 4. PRINCIPALES LOGROS: Implementado de la Unidad Central de Cuentas Corrientes en el ambiente de primer piso de Traumatología, Consulta Externa, UCAS y Liquidación de altas Implementación de 6 cajas. Remodelación de la Unidad de Tesorería, Integración Contable y Jefatura. Implementación de procedimientos para flexibilizar el flujo de documentación de pagos (coordinación entre áreas) incluyendo el registro de devengado en la Unidad de Tesorería para la solicitud del calendario de pago. Regularización de la contabilización de ingresos y gastos trazados, como a la vez, la solicitud a todas las áreas con incidencia económica que remitan información para la conciliación correspondiente. Adquisición de modernos equipos computarizados para un mejor desempeño laboral. Personal que nos ayuda en la mejor distribución del trabajo, esto mejora a su vez el trato con los familiares, personal asistencial y pacientes, ya que podemos disponer de tiempo para una mejor orientación, asimismo tener las cuentas actualizadas. El implemento de los accesorios y muebles de oficina para la mejora y la eficiencia de nuestras funciones, así como toldos para las ventanillas de atención, caja y tesorería. La implementación de un sistema de intercomunicación para la Unidad de Caja logrando que el paciente pueda escuchar con claridad las indicaciones que se le pueda brindar, así también el personal de caja pueda dejarse entender con mayor claridad, evitando malos entendidos por parte del personal hacia el usuario,

5 evitando también el contacto directo con el paciente, debido a que el personal de caja se encuentra expuesto a contraer algún tipo de enfermedad. La disminución de las adquisiciones sin proceso en la Unidad de Control Previo ajustándose a la ley de contrataciones del Estado que establece la participación de mayor cantidad de proveedores, para conseguir adquisiciones a menor precio. La mejora de los procesos de la Unidad de Logística a través de S.I.G.A con la Unidad de Ejecución Presupuestal, obteniéndose información más rápida y precisa al momento de hacer los compromisos de las Órdenes de compra y Servicios. Haber cumplido con la ley de saneamiento contable en dos casos Haber presentado los estados financieros en las fechas señaladas por el órgano rector del MINSA HOSP ITAL NACIONAL CAYETANO HEREDIA 5. OBJETIVOS: GENERALES: Es la Unidad orgánica encargada de lograr que se cuente con los recursos económicos y financieros necesarios y en la oportunidad requerida, para el cumplimiento de los objetivos del Hospital; depende de la oficina Ejecutiva de Administración y tiene asignadas las siguientes funciones: Programar, consolidar y obtener recursos financieros de acuerdo a las asignaciones presupuestales aprobadas. Controlar la ejecución del presupuesto asignado en función de las prioridades establecidas. Establecer un adecuado y oportuno registro de las operaciones mediante un sistema de control interno contable. Sistematizar la información contable, financiera y presupuestal para la obtención de indicadores de gestión que permitan la oportuna toma de decisiones, reportándolos periódica y oportunamente a la Dirección General a través de la Oficina Ejecutiva de Administración. Evaluar periódicamente la situación financiera de los resultados de la gestión presupuestal y patrimonial. Formular los estados financieros y presupuestarios. Administrar los fondos, así como aperturar y controlar el manejo de cuentas bancarias. Salvaguardar los valores que se mantienen en custodia interna y externa. Cumplir las normas y procedimientos de contabilidad, tesorería y presupuesto para asegurar la eficiencia en la administración de los recursos financieros asignados al Hospital, así como proponer las directivas y normas internas necesarias. Lograr que se establezca en la unidad orgánica y en el ámbito de su competencia, el control interno previo, simultáneo y posterior. ESPECÍFICOS: Con la finalidad de flexibilizar el flujo de documentación de pagos (coordinación entre áreas), se establecerá un flujo grama de toda la documentación. También, se emplearán medidas para una mayor rapidez, y términos de fecha para poder recibir la documentación de las otras oficinas. Establecer informes anticipados y dar seguimiento de la misma, para que las oficinas que tienen incidencia económica nos remitan información a tiempo para la conciliación correspondiente. Se tomará como medida urgente, la capacitación del personal a cargo, y se evaluará en cuenta a los logros de aprendizaje.

6 6. FOTOS DE LOS LOGROS IMPLEMENTACIÓN DE LA UNIDAD CENTRAL DE CUENTAS CORRIENTES EN EL AMBIENTE DE 1º PISO DE TRAUMATOLOGÍA: UCAS Y LIQUIDACIÓN DE ALTAS.

7 REMODELACION DE LA UNIDAD DE TESORERÍA

8 REMODELACIÓN DE INTEGRACIÓN CONTABLE

9 REMODELACIÓN DE LA JEFATURA DE ECONOMÍA

10 IMPLEMENTACIÓN DE UNA NUEVA CAJA (6) EN CONSULTA EXTERNA