PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIONES MERCADEO Y COMUNICACIONES

Transcripción

1 Página 1 de 5 1. OBJETIVO Establecer las directrices para emitir comunicaciones internas y de la Liga de Tenis de Bogotá 2. ALCANCE Este procedimiento inicia con la identificación de la necesidad de trasmitir información interna y externa y termina con la emisión y publicación de la información en los medios de comunicación disponibles. 3. DEFINICIONES No aplica 4. RESPONSABLES El Coordinador de Comunicacioneses responsable de velar por el cumplimiento de estee procedimiento. Los funcionarios de la organización son responsables de aplicar lo establecido definidas en este documento y cumplir las políticas 5. DESARROLLO Las comunicacionesen la Liga de Tenis de Bogotá se realizan teniendo en cuenta el tipo de información y el medio de comunicación disponible.

2 Página 2 de 5 TIPO DE INFORMACIÓN informativas: DEFINICIÓN Comunicaciónn formal, utilizada para dar información de interés general. TIPO DE COMUNICACIÓN N PERIODICIDAD normativas: Comunicaciónn formal utilizada para dar instruccioness de cumplimiento. Comunicados de Prensa Resolución Pagina Web Redes sociales Mailing Periodico Cartelera Noticias generadas por la Liga dirigidas a medios de comunicación, usuarios y aficionados. Comunicaciónn emitida por el Comité Ejecutivo, de acuerdo a los lineamientos establecidos en los estatutos. Sirve de comunicación para convocatorias o asambleas, afiliaciones de clubes, suspensiones o desafiliaciones, reestructuración interna, reestructuración de asamblea o del Comité Ejecutivo, cambios en el patrimonio o en sus bienes, fijación de cuotas, actos disciplinarios, competencias y de eventos Medio de comunicación externo, en el cual se da información a usuarios y demás interesados acerca de los servicios ofrecidos por la liga, además secciones de noticias, torneos, tarifas, sedes, entre otros. Medio de comunicación externa, en el cual se da información a usuarios y demás interesados acerca de servicios, eventos e información general de la liga Correos electrónicos enviados a usuarios con información acerca de servicios y eventos de la Liga. Medio de comunicación externo dirijido a clubes, entrenadores, patrocinadores, usuarios y aficionados con contenido de tipo, técnico, físico, nutricional, de interés general y actividades realizadas por la Liga. Medio de comunicación utilizado para publicar información de torneos, reconocimiento a jugadores, circulares, entre otros dirigido a los usuarios. Externas Eventualmente Diariamente Diariamente Trimestralmente

3 Página 3 de 5 Las circulares normativas e informativas formato RG-CP03,deben ser realizadas por el funcionario que genera la necesidad, una vez redactado el documento, debe enviarlo alcoordinador de Comunicacionespara revisión de ortografía y redacción antes de ser emitida. Así mismo deben ser enviadas al Director Administrativo y de Calidad para verificación de cambios que afecten los procesos. Las circulares deben tener un número consecutivo asignado por el Coordinador de Comunicaciones, quien será el responsable de su control en el formato RG-CP04 Control consecutivo de circulares. La persona responsable de transmitir la información es quien directamente generó la necesidad y/o el Coordinador de Comunicaciones y debe ponerla en conocimiento del receptor específico Pagina web La página web es la herramienta de comunicación externa más importante de la actualizada teniendo en cuenta la siguiente periodicidad: organización, debe ser SECCI IÓN Programas Reglamento Sedes Tarifas Convenios Noticias Torneos Galeria Ranking PERIODICIDAD DE ACTUALIZACIÓN Cada vez que se genera la necesidad Entre 3 y 5 días Cada vez que se realiza un torneo Mensualmente Trimestralmente Para la actualización del calendario anual de torneos el Director de torneos debe enviarlo al Coordinador de Comunicaciones 15 días antes de iniciar el año siguiente con el fin de hacer la divulgación correspondiente en los medios disponibles. Todo torneo que no se encuentre dentro del cronograma inicial debe informarse al Coordinador de Comunicaciones con un mes de anticipación.

4 Página 4 de 5 6. INDICADORES DE GESTIÓN Nombre Visitas página web Objetivo Establecer el impacto de información publicada por la Liga mediante la l página web Formula No de visitas a la página web periodo actual Meta visitas Fu uente de info ormación Herramienta Analytics Frecuencia Mensual 7. CONTROL DE REGISTROS Código RG-CP03 RG-CP04 RG-CP09 Nom mbre de Registro Circular Control de circulares Boletines de Prensa 8. DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS Versión inicial: Se dividió en dos partes el procedimiento, comunicaciones internas y comunicaciones Se incluyó el indicador de crecimiento de visitas de la página web Versión 2: Se incluyeron nuevos medios de comunicación Se definió la periodicidad de actualización de la página web. Se eliminaron las políticas de manejo de correo electrónico Se eliminó la publicación mensual del boletin

5 Página 5 de 5 Versión 3: Se incluyeron nuevos tipos de comunicación como son la revista y los mailings Se eliminó el boletin bimensual a cambio de la revista Se incluyeron aclaraciones para la periodicidad de actualización de torneos Se incluyó el indicador de visitas a la página web Versión 4 Se incluyo el periodico como medio de comunicación. Se cambio al responsable de asignar los consecutivos de las circulares. Se incluyó el registro de boletines de prensa. Se cambio la meta del indicador. 9. REVISIÓN Y APROBACIÓN Elaboró: Revisó: Aprobó: