TELEFÓNICA VIDEOCONFERENCIA WEB

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1 TELEFÓNICA VIDEOCONFERENCIA WEB Manual de Usuario Sala Virtual Versión /09/2011 Powered by Página 1 de 24

2 Manual de Usuario Administrador - Contenido Qué tipos de suscripciones existen?... 3 Descripción de las distintas suscripciones... 4 Telefónica Videoconferencia Web Entrenamiento... 4 Telefónica Videoconferencia Web Reunión... 5 Telefónica Videoconferencia Web Reunión Full... 6 Telefónica Videoconferencia Web Intro... 7 Requerimientos técnicos... 9 Pre-requisitos... 9 Configuración de Audio y Video Áreas de la sala virtual Menú de funcionalidades Transmisión de audio y video Recepción de audio y video Participantes Gestión de usuarios Generalidades de comunicación por chat Chat público Chat privado Generalidades del uso del pizarrón Dibujar Formas Colores y trazos Proyectar en el pizarrón Documentos Powered by Página 2 de 24

3 Qué tipos de suscripciones existen? Existen 4 tipos de suscripciones: Telefónica Videoconferencia Web Entrenamiento Telefónica Videoconferencia Web Reunión Telefónica Videoconferencia Web Reunión Full Telefónica Videoconferencia Web Intro Powered by Página 3 de 24

4 Descripción de las distintas suscripciones Telefónica Videoconferencia Web Entrenamiento Le permitirá crear y dictar clases, cursos y capacitaciones a distancia en vivo y en directo desde cualquier computadora conectada a Internet. Los docentes y alumnos podrán participar por audio y video o incluso por chat, mientras comparten documentos y realizan ejercicios en el pizarrón interactivo que permite dibujar, escribir y proyectar documentos. Además, pueden ver películas o filmaciones en vivo, navegar sitios web o trabajar sobre archivos sin necesidad de descargar software o comprar hardware. Simplemente con una cámara web, auriculares, micrófonos y un simple clic podrán estar participando desde cualquier computadora o MAC. En cada actividad podrán participar hasta 30 alumnos y docentes diferentes. Además podrá personalizar la sala con sus logos y colores, grabar las sesiones para reproducirlas más adelante o repasar la clase anterior y compartir el escritorio para trabajar documentos en vivo y en directo. El sistema permite: 30 participantes simultáneos 2 presentadores 2 audios y videos para compartir Personalización de la sala con logos y fondo de pantalla Proyección de documentos y escritorio Chat 1 sola sala 1 único organizador Powered by Página 4 de 24

5 Telefónica Videoconferencia Web Reunión Le permitirá crear y realizar reuniones y presentaciones de productos a distancia en vivo y en directo desde cualquier computadora conectada a Internet. Los participantes de cada reunión podrán trabajar con audio y video o incluso por chat mientras comparten documentos o muestran presentaciones en el pizarrón interactivo. Además, pueden reproducir películas o filmaciones en vivo, navegar sitios web o trabajar sobre archivos sin necesidad de descargar software o comprar hardware. Simplemente con una cámara web, auriculares y micrófonos y un simple clic podrán estar participando desde cualquier computadora o MAC. De este modo podrán aumentar su productividad reduciendo sus costos de viajes y viáticos. En cada reunión podrán participar hasta 7 personas en simultáneo. Además es posible personalizar la sala con sus logos y colores. De este modo, sus clientes o socios accederán a la reunión con su estética e imagen corporativa. Por otro lado, podrá grabar las sesiones para reproducirlas más adelante y compartir su escritorio para trabajar documentos en vivo y en directo El sistema permite: 7 participantes simultáneos 7 presentadores 4 audios y videos para compartir Personalización de la sala con logos y fondo de pantalla Proyección de documentos y escritorio Chat 1 sola sala 1 único organizador Powered by Página 5 de 24

6 Telefónica Videoconferencia Web Reunión Full Le permitirá crear y realizar reuniones y presentaciones de productos a distancia en vivo y en directo desde cualquier computadora conectada a Internet. Los participantes de cada reunión podrán trabajar con audio y video o incluso por chat mientras comparten documentos o muestras presentaciones en el pizarrón interactivo. Además, pueden reproducir películas o filmaciones en vivo, navegar sitios web o trabajar sobre archivos sin necesidad de descargar software o comprar hardware. Simplemente con una webcam, auriculares y micrófonos y un simple clic podrán estar participando desde cualquier computadora o MAC. De este modo podrán aumentar su productividad reduciendo sus costos de viajes y viáticos. Podrá realizar hasta 3 reuniones en paralelo y en cada reunión podrán participar hasta 10 personas a la vez. Además es posible personalizar las salas con sus logos y colores. De este modo, sus clientes o socios accederán a la reunión con su estética e imagen corporativa. Por otro lado, podrá grabar las sesiones para reproducirlas más adelante y compartir su escritorio para trabajar documentos en vivo y en directo. El sistema permite: 10 participantes simultáneos 10 presentadores 6 audios y videos para compartir Personalización de la sala con logos y fondo de pantalla Proyección de documentos y escritorio Chat 3 salas de reuniones Múltiples organizadores Powered by Página 6 de 24

7 Telefónica Videoconferencia Web Intro Le permitirá crear y realizar reuniones o pequeñas capacitaciones a distancia en vivo y en directo desde cualquier computadora conectada a Internet. Los participantes podrán trabajar con audio y video o incluso por chat mientras comparten documentos o muestran presentaciones en el pizarrón interactivo. Además, pueden reproducir películas o filmaciones en vivo o mostrar archivos sin necesidad de descargar software o comprar hardware. Simplemente con una webcam, auriculares y micrófonos y un simple clic podrán estar participando desde cualquier computadora o MAC. De este modo podrán aumentar su productividad reduciendo sus costos de viajes y viáticos. En cada actividad podrán participar hasta 4 personas en simultáneo. El sistema permite: 4 participantes simultáneos 4 presentadores 4 audios y videos para compartir No permite la personalización de la sala con logos y fondo de pantalla No permite compartir el escritorio Mostrar documentos sobre el pizarrón Chat 1 Sala de Reunión 1 único organizador Powered by Página 7 de 24

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9 Requerimientos técnicos Con una cámara web, micrófono y conexión a internet se puede acceder a WWC. Se recomienda que los navegadores para la conexión sean Internet Explorer, Firefox, Google Chrome y Safari. Funciona correctamente, sin instalación previa de ningún programa, en las plataformas Windows, Linux y MacOS. Pre-requisitos Una vez agendada la reunión o el entrenamiento, se les enviara a los presentadores y participantes, un link de acceso que puede ser remitido por redes sociales o mail. Al hacer clic en el link de acceso correspondiente al evento, reunión, charla o clase la primera pantalla que se visualizará es la siguiente: Podrá acceder a los datos de la reunión o el entrenamiento y completar con su nombre para identificarse e ingresar a la sala. El sistema validará que se cumpla con los requerimientos técnicos para ingresar a la misma. Las validaciones son las siguientes: Powered by Página 9 de 24

10 Disponibilidad de la aplicación Flash Player 8 o superior: o Si esta aplicación se encuentra disponible, se visualiza el icono o Si la versión de Flash Player es anterior a la 8, se visualiza el icono y el sistema emitirá un mensaje de error junto a la dirección de una página desde la cual se puede bajar la última versión. Conexión con el servidor: o o o Si la conexión es satisfactoria, se visualizará el icono Si no se puede establecer una conexión normal pero si a través de un mecanismo alternativo de conexión se visualizará el icono Si no es posible establecer una conexión con el servidor, se visualizará el icono y no será posible ingresar a la sala. Calidad de conexión a internet: o En esta etapa se mide el ancho de banda de la conexión: Ancho de banda de subida (se recomienda mayor a 200 Kbps) Ancho de banda de bajada (Se recomienda mayor a 200 Kbps) Tiempo de latencia (Se recomienda menor a 100ms) o Si en alguno de los casos no se llegara a cumplir con los valores recomendados, se visualizará un mensaje de advertencia al usuario indicando que su calidad de Powered by Página 10 de 24

11 conexión a internet no cumple con los requerimientos mínimos recomendados pero dejará que este siga usando la aplicación. Si todas las verificaciones dieron como resultado los iconos o se visualizarán opciones para: Paso 2: Configuración Ingresar! Configuración de Audio y Video Al ingresar a la sección Paso 2: Configuración se podrá configurar audio y video: Las opciones presentes en esta pantalla son las siguientes: 1. Probar sus auriculares: si se selecciona esta opción, el sistema emitirá una señal de audio para que sea posible ajustar el volumen de los auriculares. 2. y 3. Selección de cámara y micrófono: Por defecto se visualizarán los dispositivos disponibles en el ordenador. El usuario puede seleccionar los dispositivos que desea utilizar durante la sesión e iniciar la prueba de audio y video. 4. Probar cámara y micrófono: La prueba consiste en mostrar la imagen tomada por la cámara web y mostrar un indicador del nivel de volumen detectado por el micrófono (no se Powered by Página 11 de 24

12 escucha por los auriculares el audio capturado por el micrófono). Se podrá ajustar el volumen del micrófono en tiempo real. El usuario podrá detener la prueba, seleccionar otros dispositivos y reiniciar la prueba cuantas veces desee. Para realizar las correcciones el sistema pide acceso a los controles de cámara y micrófono. Por esta razón aparece el siguiente mensaje: Se debe seleccionar la opción "Permitir" Audio: Debajo de la imagen se visualizará un indicador del nivel de sonido en color naranja y sobre éste una barra deslizante para graduar el volumen del audio que se transmite. En caso de no estar recibiendo señal de audio, la aplicación lo indicará con el icono a la derecha de la barra de audio. Nota: Durante esta prueba, el usuario conectado no recibe el sonido que emite, sólo le es posible evaluar el volumen a partir del indicador. Video: Durante la prueba de video se visualizará en la pantalla a la derecha las imágenes que está capturando la cámara seleccionada. Cuando el usuario se encuentre satisfecho con las configuraciones y las pruebas realizadas podrá hacer click sobre el botón Ingresar!. Powered by Página 12 de 24

13 Áreas de la sala virtual 1- Cámaras Web 2- Chat 3- Menú de Opciones 4- Lista de Participantes 5- Pizarrón Interactivo Powered by Página 13 de 24

14 Menú de funcionalidades De izquierda a derecha las funcionalidades son: 1- Vista: presionando sobre el ícono permite cambiar la vista de la vista de pizarrón y cámaras a sólo cámaras en mayor tamaño o viceversa. 2- Compartir escritorio: presionando podrá compartir sobre el pizarrón virtual su escritorio y de este modo podrá abrir cualquier programa dentro de su computadora y mostrarlo a los participantes. Podrá así trabajar y modificar documentos en vivo, o navegar un sitio web o mostrar un software. 3- Grabación: presionando sobre el ícono se grabará la sesión que luego quedará disponible para el administrador. 4- Cámara: con este ícono podrá encender o apagar su cámara 5- Participantes: con este ícono podrá mostrar o esconder la lista de participantes. Al esconder la lista de participantes se agrandará la superficie de pizarrón. 6- Chat: con este ícono podrá esconder o mostrar el chat. Si el chat estuviese escondido y hubiera actividad, le mostrará la ventana iluminada en naranja para advertirle. A su vez, al esconder el chat se agrandará la superficie de pizarrón. 7- Documentos: con este ícono girará el pizarrón virtual y podrá subir documentos o mostrarlos en él. 8- Salir: al presionar este ícono podrá salir de la sala o cerrar la misma. Powered by Página 14 de 24

15 Transmisión de audio y video Al ingresar a la sala virtual, los usuarios con rol presentador comenzarán a transmitir audio y video automáticamente. El audio y el video para la transmisión se capturarán con los dispositivos seleccionados en el Paso 2: Configuración de audio y video detallado anteriormente. Si este paso fue salteado intencionalmente, se tomarán el micrófono y la cámara web por defecto. El usuario deberá visualizar la imagen de su propia cámara y un indicador del nivel de volumen de su micrófono al hablar, pero no se escuchará a sí mismo por los auriculares. Sobre su propia imagen, cada presentador tiene acceso a un menú de opciones: Las opciones son: Silenciar el audio, deja de transmitir momentáneamente audio al resto de los participantes, pero sigue transmitiendo video o mute al video, dejar de transmitir momentáneamente el video al resto de los participantes, pero sigue transmitiendo audio. En el caso que se asignen permisos de audio o de audio y video pero el usuario no tenga cámara disponible para la transmisión, se transmitirá sólo audio. Es posible manejar la transmisión de audio utilizando los siguientes controles: Opciones en stop Opciones en play Powered by Página 15 de 24

16 Recepción de audio y video Los usuarios con perfil Presentador trasmiten durante toda la sesión audio, video o ambas. También pueden recibir, durante la reunión virtual, trasmisiones de audio y video emitidos tanto por los otros presentadores como por los participantes. Vale aclarar que en caso de que el ancho de banda de internet del usuario no sea suficiente como para poder recibir transmisiones de buena calidad, el sistema dará la opción de recibir sólo transmisiones de audio (para evitar la carga de la red asociada a la transmisión de video). En este caso, el usuario puede elegir entre seguir recibiendo transmisiones de audio y video de mediana calidad o recibir sólo transmisión de audio de mejor calidad. Por ejemplo, si es usuario "teacher2" es quien está transmitiendo, el mensaje que se visualiza es el siguiente: Powered by Página 16 de 24

17 Participantes En el recuadro del margen derecho se encuentran los participantes, detallando los participantes y en qué estado se encuentran. En la parte superior de la columna se encuentra el propio usuario conectado. Este puede seleccionar su estado haciendo clic sobre la flecha blanca a la izquierda del nombre. Aparece en el recuadro la lista de usuarios conectados en el orden en que fueron ingresando a la sala: Nombre, Estado, o o o ícono que indique si el usuario es o no presentador. ícono que indique si el usuario está transmitiendo audio y video. ícono que indica si el usuario está transmitiendo audio. Powered by Página 17 de 24

18 Gestión de usuarios Al hacer clic sobre el nombre de alguno de los usuarios conectados, se despliegan las siguientes opciones: Al hacer clic el botón chat privado con el usuario, se abre una nueva solapa en el módulo Comunicación por texto que indica Chat privado. El usuario con perfil presentador tiene la opción de asignarle o removerle permisos individuales: o Habilitar audio y video o Habilitar sólo audio Powered by Página 18 de 24

19 Generalidades de comunicación por chat Toda la comunicación por texto entre los participantes de la aplicación se hace desde la sección inferior de la pantalla. Para cada participante tiene la opción de guardar el chat para rescatar los datos más importantes de una conversación de texto. Presionando en el icono que se encuentra en el margen superior derecho, se abre un menú para guardar la conversación en formato.txt. Si se desea que el cuadro para la comunicación por texto ocupe la mayor parte del espacio disponible en la pantalla, es posible maximizarlo con la opción pizarrón). (arriba a la derecha del Powered by Página 19 de 24

20 Chat público La aplicación cuenta con la funcionalidad de chat público disponible en todo momento, de manera que los usuarios puedan intercambiar mensajes de texto durante una sesión. Los presentadores podrán habilitar/deshabilitar esta funcionalidad en todo momento durante una sesión. En caso de deshabilitarse, desaparece la caja para escribir mensajes en el chat público y en su lugar aparece un mensaje que indica que el chat público ha sido deshabilitado. Chat privado Esta funcionalidad permitirá establecer canales de chat privados entre presentadores y participantes (no se permiten los chats privados entre participantes pero sí entre presentadores). Estos chats podrán ser iniciados por cualquier presentador o por un participante con alguno de los presentadores. Powered by Página 20 de 24

21 Generalidades del uso del pizarrón El sector del pizarrón es donde se lleva a cabo la acción de la clase. El pizarrón se usa para proyectar documentos, mostrar imágenes o ilustrar los temas que se estén tratando durante la sesión. Si se desea que el pizarrón ocupe la mayor parte del espacio disponible en la pantalla, es posible maximizarlo con la opción (arriba a la derecha del pizarrón). Las opciones de uso de pizarrón son: Dibujar Proyectar en el pizarrón Documentos Powered by Página 21 de 24

22 Dibujar La sala cuenta con una superficie para dibujar trazos y escribir, de manera que todo lo que se haga sobre ella sea transmitido en tiempo real a todos los participantes de una sesión. Sólo podrán utilizar el pizarrón en modo escritura los presentadores y aquellos participantes a los que se les haya otorgado el permiso correspondiente. Las funcionalidades del pizarrón son: Formas Dibujar flecha. Dibujar rectángulo. Dibujar circunferencia. Resaltar. Dibujar recta. Dibujar libremente. Escribir texto con el teclado. Seleccionar un objeto, con el objetivo de moverlo, cambiar su tamaño o eliminarlo. Limpiar, eliminar todos los dibujos y cuadros de texto presentes en el pizarrón. Hoja nueva, eliminar todos los dibujos y cuadros de texto presentes en el pizarrón y además cualquier documento en proyección. Powered by Página 22 de 24

23 Colores y trazos o Para las opciones es posible seleccionar tanto el color como el tamaño del trazo. o Para las opciones es posible seleccionar el color del borde, el color del relleno y el del trazo. Proyectar en el pizarrón El pizarrón sirve también como superficie para proyectar los documentos importados desde el módulo de documentos. Cuando se esté proyectando un documento, los presentadores podrán visualizar una barra de control sobre el pizarrón para poder navegar, de a una, por las páginas del mismo (actualizándose la página mostrada en el pizarrón de todos los usuarios en tiempo real). Sobre el documento proyectado es posible dibujar y escribir utilizando normalmente todas las herramientas existentes en el pizarrón. Documentos El WWC permite a los presentadores importar documentos para ser compartidos en una sesión. Haciendo clic en la opción Documentos aparece el menú para cargar el archivo desde la computadora y a la vez solicita un título. Cuando un presentador termine de subir un archivo, la aplicación comenzará un proceso de conversión cuyo progreso será informado al usuario. Si el presentador así lo dispone, tiene la opción de permitir o no la descarga del documento. Una vez terminado este proceso el documento está listo para ser descargado por todos los usuarios de la sesión y ser proyectado en el pizarrón. Los documentos se pueden subir en los formatos: Jpg, gif, png, bmp doc, xls, ppt, txt, rtf pdf html Más abajo, se visualiza la lista de documentos disponibles: Powered by Página 23 de 24

24 Todos los documentos tienen asociada la opción para ser bajados en su formato original, proyectar o descargar en formato pdf. Powered by Página 24 de 24