MANUAL DE ORGANIZACIÓN VIAL PROVINCIAL MOF

Transcripción

1 MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE CHEPEN MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DEL INSTITUTO VIAL PROVINCIAL MOF REGION LA LIBERTAD

2 PRESENTACIÓN EL Manual de Organización y Funciones (MOF) del Instituto Vial Provincial IVP Chepén, para su formulación se ha tenido en cuenta las normas y criterios legales y técnicos vigentes respectivamente, y de acuerdo a lo establecido por los criterios técnicos y normas legales vigentes. El MOF, es un documento que se constituye en la herramienta normativa y orientadora de la Gestión del Instituto. En el se describe de manera ordenada y detallada todo lo concerniente al funcionamiento de las diferentes Unidades Orgánicas que integran la Estructura Orgánica del Instituto Vial Provincial IVP Chepén, donde se precisan las funciones específicas de cada cargo que están contenidos en el Cuadro para Asignación de Personal CAP, de tal manera que apunten a incrementar la calidad y eficiencia de los servicios públicos que brinda el IVP Chepén a través de sus trabajadores y Funcionarios respectivamente.

3 TITULO I I.- GENERALIDADES 1. FINALIDAD Permitir que el Instituto Vial Provincial IVP Chepén, disponga de un instrumento técnico normativo de Gestión Institucional que describa las funciones específicas de cada cargo, desarrollándolas a partir de la Estructura Orgánica y Funciones Generales establecidas en el Reglamento de Organización y Funciones ( ROF ), así como en base a los cargos considerados en el Cuadro para Asignación de Personal ( CAP ), a fin de hacerles viable y facilitarle la normalización, evaluación y control de las actividades. 2. AMBITO El Manual de Organización y Funciones (MOF) debe ser de conocimiento y aplicación por parte de todos los trabajadores y Funcionarios del Instituto Vial Provincial IVP Chepén. 3. CONTENIDO El MOF del del Instituto Vial Provincial IVP Chepén, contiene dos partes: En primera parte se indica todo lo referente a las generalidades, la segunda parte comprende la Estructura Organizacional, y las Funciones Generales de las Unidades Orgánicas y Funciones Específicas de los cargos de acuerdo al Cuadro para Asignación de Personal. 4. BASE LEGAL Ley Orgánica de Municipalidades Nº Reglamento de Organización y Funciones (ROF) y Cuadro para Asignación de Personal (CAP) del del Instituto Vial Provincial IVP Chepén. Resolución Jefatural Nº INAP/DNR, que aprueba la Directiva Nº INAP/DNR Normas para Formulación del Manual de Organización y Funciones.

4 TITULO II DE LA ESTRUCTURA ORGANICA, FUNCIONES GENERALES Y ESPECIFICAS DE LOS CARGOS DEL INSTITUTO VIAL PROVINCIAL IVP CHEPEN CAPITULO I ESTRUCTURA ORGANICA DEL INSTITUTO VIAL PROVINCIAL IVP CHEPEN ARTICULO 7. Unidades Orgánicas El Instituto Vial Provincial IVP Chepén está constituida por la siguiente estructura orgánica: 1. ÓRGANOS DE ALTA DIRECCION 1.1. Comité Directivo 2. ÓRGANO DE DIRECCION 2.1. Gerencia General. 3. ÓRGANO DE APOYO 3.1. Unidad de Administración y Finanzas. 4. ÓRGANOS DE LINEA 4.1. Sub Gerencia de Infraestructura Básica Rural Sub Gerencia Estudios y Proyectos Vial Rural.

5 TITULO III DEL MANUAL DE ORGANIZACION Y FUNCIONES CAPITULO I ORGANOS DE DIRECCION DE LA GERENCIA GENERAL La Gerencia General es responsable de administrar los recursos financieros, humanos y materiales del Instituto Vial Provincial IVP-Chepén. Tiene la responsabilidad de planificar, preparar, ejecutar, supervisar, controlar y evaluar los proyectos y actividades del IVP-Chepén, incluyendo la gestión de recursos y logro de los objetivos programados. La Gerencia General tiene sus funciones generales establecidas en el Reglamento de Organización y Funciones del Instituto Vial Provincial IVP Chepén. FUNCIONES ESPECIFICAS 01. DEL GERENTE GENERAL a) Programar, Concertar, ejecutar y supervisar el Plan Vial Rural para la Provincia de Chepén, teniendo como uno de sus objetivos principales establecer una priorización de los caminos vecinales que deben ser constituidos, rehabilitados y mantenidos. b) Mantener actualizado la relación, en orden de prioridad, de los caminos rurales que precisan de la rehabilitación y mantenimiento rutinario, la cual abarcará a todos los Distritos que se encuentren dentro del ámbito de operaciones del Instituto de Vialidad Provincial. c) Contribuir con la selección y contratación de las sobras que tienen por fin realizar la construcción, rehabilitación y mantenimiento de los

6 caminos rurales de la zona de influencia del Instituto de Vialidad Provincial. d) Operar como un Órgano Técnico Operativo de gestión para la ejecución de las diversas obras viales de la zona y consecuentemente rehabilitación, mantenimiento y operatividad, así como para emitir opinión calificada sobre proyectos de normas que afecten aspectos viales de la zona de influencia del Instituto de Vialidad Provincial. e) Gestionar, concertar y administrar los recursos provenientes del Gobierno Central, Gobierno Regional, entidades privadas, entidades cooperantes y de las Municipalidades que participen en su creación, para destinarlos en forma concertada al tratamiento de las vías priorizadas. f) Elaborar y difundir las actividades desarrolladas por el Instituto de Vialidad Provincial, por medio radial, televisivo y en forma escrita. g) Coordinar la ejecución de la inversión que efectúe el sector público y privado en las redes viales comprendidas dentro de la jurisdicción de las Municipalidades Distritales que integran la Municipalidad Provincial. h) Colaborar con las otras actividades relacionadas con el desarrollo integral de las vías rurales de la Provincia de Chepén. i) Someter a consideración del Comité Directivo para su aprobación, el Plan Vial Provincial Participativo y el Presupuesto Anual de Inversión y Operación, por fuentes de financiamiento. j) Ejecutar y supervisar el Plan Vial Participativo, el Presupuesto Anual y Plan de Adquisiciones. k) Proponer al Comité Directivo para su aprobación, la Organización interna del IVP Chepén o su modificación de ser el caso. l) Delegar las facultades y atribuciones que considere pertinentes, sin perjuicio de la responsabilidad que le corresponde. m) Gestionar la asignación de recursos presupuestales y modificaciones presupuestales necesarias para el cumplimiento de los objetivos y metas programadas. n) Suscribir Contratos y autorizar el pago de: Ejecución de Obras, Estudios, Supervisiones, Mantenimiento Rutinario y Adquisición de Bienes y Servicios.

7 o) Representar al IVP - Chepén ante todo tipo de entidades públicas y privadas, administrativas, judiciales y de cualquier índole. p) Demandar, reconvenir, contestar demandas y reconvenciones, concertar, desistirse de procesos. q) Proceder a abrir, transferir y cerrar cuentas corrientes bancarias, girar, endosar, protestar y cobrar cheques, y realizar toda clase de operaciones bancarias ante Bancos Comerciales, y demás facultades establecidas en la normatividad legal vigente. En caso de operaciones en el extranjero se requerirá previamente la autorización del Comité Directivo. r) Suscribir previa aprobación del Comité Directivo, Convenios y Contratos con Entidades Públicas y Privadas s) Otras funciones que le asigne el Comité Directivo o de acuerdo a Ley. 02. DEL ABOGADO II a) Prestar asesoramiento especializado a la Oficina en asuntos de su competencia; b) Participar en la formulación y evaluación de planes de trabajo de la oficina; c) Programar las actividades jurídicas de la Oficina de Procuraduría Municipal; d) Elaborar los Pliegos de Observaciones para su trámite correspondiente; e) Coordinar la ejecución de actividades que tiene programadas Oficina de Procuraduría Municipal; f) Participar en reuniones de trabajo en representación de la oficina, de acuerdo a instrucciones impartidas por el jefe inmediato; g) Proponer mecanismos de trabajo a fin de optimizar la gestión de la Oficina; h) Coordinar con instituciones y entidades públicas y privadas de la región, sobre asuntos de competencia de la oficina; y i) Otras funciones que le asigne el Jefe Inmediato Superior.

8 03. DE LA SECRETARIA II a) Recepciona, registra y clasifica la documentación que ingresa al Instituto; b) Prepara y mantiene actualizado la agenda del Gerente. c) Brinda orientación al público usuario. d) Atiende el teléfono y redacta la documentación de acuerdo a instrucciones. e) Mantiene actualizado la documentación de la Oficina. f) Solicita el material y equipo necesario para el buen funcionamiento del Instituto; g) Mantiene limpio y en buen estado los materiales a su cargo. h) Elaborar y emitir informes de su competencia. i) Brindar asesoramiento en asuntos de su competencia. j) Otras funciones que le asigne el Gerente. DEL ORGANO DE APOYO DE LA UNIDAD DE ADMINISTRACION Y FINANZAS La Unidad de Administración y Finanzas, es el órgano de apoyo encargado de dirigir y administrar los recursos económicos, financieros, humanos, materiales y de servicios del Instituto Vial Provincial de Chepén. La Unidad de Administración y Finanzas, tiene sus funciones generales establecidas en el Reglamento de Organización y Funciones del Instituto Vial Provincial IVP Chepén. 04. DEL ESPECIALISTA ADMINISTRATIVO IV a) Dirige, coordina, supervisa y evalúa la administración económica y financiera del Instituto Vial Provincial IVP Chepén. b) Dirige, coordina, supervisa y evalúa la administración de los Sistemas Administrativos de Contabilidad, de Tesorería, de Logística, de Personal del Instituto.

9 c) Dirige, coordina, supervisa y evalúa el abastecimiento de bienes y servicios para las diferentes unidades orgánicas del Instituto. d) Dirige y supervisa la administración y mantenimiento del patrimonio mobiliario, de la maquinaria y equipo y de la flota vehicular del Instituto. e) Coordina y remite mensualmente la información financiera de ingresos y de gastos, así como de los compromisos de gasto (órdenes de compra, órdenes de servicio, valorizaciones, planillas y otros), a la Gerencia General. f) Propone mecanismos y normas internas de trabajo, con el propósito de mejorar la gestión del Instituto. g) Apoya en la formulación y evaluación del presupuesto institucional. h) Participa en reuniones de trabajo de acuerdo a su competencia. i) Prepara y remite informes del avance de sus tareas a su jefe inmediato. j) Las demás funciones que le delegue el Gerente General o que le sean dadas por las normas vigentes. 05. DEL TECNICO ADMINISTRATIVO II a) Apoyar en las diferentes funciones y actividades que planifica y ejecuta la Unidad de acuerdo a indicaciones; b) Recoger información y apoyar en la formulación y/o modificación de normas y procedimientos técnicos de la Unidad; c) Proporcionar información relativa al área de su competencia; d) Brindar orientación al público en asuntos de su competencia; e) Proponer normas administrativas tendientes a optimizar la gestión de la Unidad; f) Preparar informes técnicos de acuerdo a instrucciones; g) Informar sobre el avance de sus actividades; h) Recepcionar, almacenar, entregar o inventariar materiales y equipos solicitando su reposición; i) Proporcionar información relativa al área de su competencia; j) Velar por el buen cuidado y conservación de todos los bienes de la Unidad;

10 k) Mantener en adecuadas condiciones de conservación y limpieza la infraestructura física de la Unidad; l) Imprimir y/o reproducir la documentación que se le encomiende; m) Otras funciones que le asigne el Jefe Inmediato Superior. DE LOS ORGANOS DE LINEA DE LA SUB GERENCIA DE INFRAESTRUCTURA BASICA RURAL La Sub Gerencia de Infraestructura Básica Rural, es el órgano de línea encargado de administrar y supervisar los proyectos y/o estudios de infraestructura urbana y rural del Instituto Vial Provincial Chepén, en lo concerniente a la rehabilitación, mantenimiento y operatividad de las diversas obras viales de la zona de influencia del IVP Chepén. La Sub Gerencia de Infraestructura Básica Rural, tiene sus funciones generales establecidas en el Reglamento de Organización y Funciones del Instituto Vial Provincial IVP Chepén. 06. DEL INGENIERO IV a) Administra y supervisa los Contratos de Obras y Supervisión de los Proyectos del IVP Chepén; b) Participa en la elaboración del Presupuesto Anual de los Proyectos a cargo del Instituto o modificaciones presupuestarias que sean necesarias. c) Evalúa los montos de inversión que requieran la ejecución completa de los proyectos del IVP Chepén. d) Evalúa permanentemente la programación de las obras, adoptando las medidas necesarias respecto a hechos o circunstancias que afecten el cumplimiento de las condiciones estipuladas; e) Coordina, controla y evalúa la ejecución física de las actividades relacionadas con la ejecución de obras;

11 f) Informa periódicamente el avance y cumplimiento de metas físicas y objetivos propuestos a su jefe inmediato superior; g) Efectúa mensualmente el control de valorizaciones, adelantos, impuestos, IGV y otros; h) Participa en el proceso de entrega de terreno, recepción de obras y en la revisión y aprobación de la liquidación de contratos de obra y supervisión. i) Participa en las reuniones que se convoquen con los Contratistas y Supervisores para la solución de dificultades que obstaculicen el desarrollo normal de los trabajos. j) Realiza viajes periódicos a las Obras, verificando el cumplimiento de las metas de los proyectos. k) Revisa los informes mensuales presentados por los Supervisores, de ser el caso. l) Efectúa la evaluación de las valorizaciones de avances de obra y supervisión. m) Formula y propone normas o sistemas de control que deben aplicarse a proyectos específicos a fin de optimizar su gestión. n) Efectúa el seguimiento sobre la vigencia de Cartas Fianzas y Pólizas de Seguro que, por diversos conceptos relacionados al cumplimiento de los contratos, hayan presentado los Contratistas o Supervisores. o) Coordina con la Unidad de Administración y Finanzas sobre el proceso contable de las cuentas y registros propios del proyecto dentro de las normas establecidas por el IVP - Chepén. p) Revisa y da conformidad a los Expedientes Técnicos. q) Coordina sobre los proyectos de Resoluciones, Convenios, Contratos, Addendas, Cláusulas adicionales necesarias para la ejecución de los estudios; r) Brindar asesoramiento técnico de acuerdo a su especialidad y competencia; s) Participa en reuniones de trabajo de acuerdo a su competencia; t) Las demás que le signe el Gerente General.

12 07. DEL TECNICO EN INGENIERIA II a) Apoya en la planificación y organización de las actividades que programe y ejecute la Sub Gerencia; b) Realiza informes técnicos de acuerdo a instrucciones previas; c) Emite informes técnicos de acuerdo a su competencia y especialidad; d) Participa en reuniones y/o equipos de trabajo de acuerdo a instrucciones; e) Mantiene informado del avance de sus actividades. f) Propone normas tendientes a optimizar el funcionamiento del Instituto; g) Brinda asesoramiento a las diferentes unidades del Instituto en asuntos de su competencia; h) Brindar orientación al público en asuntos de su competencia. i) Propone normas tendientes a optimizar el funcionamiento del Instituto; j) Otras funciones que le asigne su jefe inmediato superior. DE LA SUB GERENCIA DE ESTUDIOS Y PROYECTOS VIAL RURAL La Sub Gerencia de Estudios y Proyectos Vial Rural, es el órgano de línea encargado de ejecutar los proyectos y/o estudios de infraestructura urbana y rural del Instituto Vial Provincial Chepén La Sub Gerencia de Estudios y Proyectos Vial Rural, tiene sus funciones generales establecidas en el Reglamento de Organización y Funciones del Instituto Vial Provincial IVP Chepén. 08. DEL INGENIERO IV a) Apoya en la administración de Contratos de Obras y Supervisión de los Estudios y Proyectos del IVP - Chepén. b) Apoya en las programaciones de las Obras. c) Apoya en el control y evaluación de la ejecución de obras. d) Apoya en el control de valorizaciones, adelantos, impuestos, IGV y otros. e) Participa en la preparación de informes técnicos de su competencia.

13 f) Participa en la revisión de la liquidación de contratos de obra y supervisión. g) Mantiene el sistema de archivo electrónico de los documentos que elabore la Sub Gerencia. h) Participa en la revisión de los informes mensuales presentados por los Supervisores. i) Apoya en la evaluación de las valorizaciones de avances de obra y supervisión. j) Apoya en la revisión de expedientes de presupuestos adicionales y adelanto en efectivo k) Apoya en la verificación de expedientes de adelantos y otros. l) Apoya en el seguimiento de la vigencia de Cartas Fianzas y Pólizas de Seguro de los Contratos. m) Participa en la revisión de Expedientes Técnicos. n) Las demás funciones que le asigne el Gerente General. 09. DEL TECNICO EN INGENIERIA II a) Apoya en la planificación y organización de las actividades que programe y ejecute la Sub Gerencia; b) Realiza informes técnicos de acuerdo a instrucciones previas; c) Emite informes técnicos de acuerdo a su competencia y especialidad; d) Participa en reuniones y/o equipos de trabajo de acuerdo a instrucciones; e) Mantiene informado del avance de sus actividades. f) Propone normas tendientes a optimizar el funcionamiento del Instituto; g) Brinda asesoramiento a las diferentes unidades del Instituto en asuntos de su competencia; h) Brindar orientación al público en asuntos de su competencia. i) Propone normas tendientes a optimizar el funcionamiento del Instituto; j) Otras funciones que le asigne su jefe inmediato superior.