PRIMER SEGUIMIENTO AL PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO 2017 A 30 DE ABRIL DE 2017 AUDITORIA CORPORATIVA

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1 PRIMER SEGUIMIENTO AL PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO 2017 A 30 DE ABRIL DE 2017 AUDITORIA CORPORATIVA Objetivo General: Realizar el seguimiento a las estrategias y actividas finidas en cada componente l Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano 2017, según lo establecido en la Ley Alcance: Revisión actividas sarrolladas en el marco l plan anticorrupción y atención al ciudadano, para el periodo comprendido entre el 1 enero y el 30 abril Criterios: Ley , Decreto y anexos Estrategias para la Construcción l Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano y Guía para la gestión l riesgo corrupción.

2 1. Gestión l Riesgo Corrupción. Mapa Riesgos Corrupción Publicación en la página web la entidad el mapa riesgos corrupción Validar las políticas existentes sobre corrupción, relacionadas en el Manual Riesgos Operativo Divulgación l mapa riesgos corrupción y sus políticas. Reportar a la Gerencia Riesgos mediante base datos, si se intifican o no temas frau interno o externo según la periodicidad establecida. mes vencido Seguimiento a la elaboración l plan Anticorrupción Se ha realizado la publicación Mapa Riesgos Corrupción en la página WEB la entidad. No aplica seguimiento para este período: Inicio Actividad en 01/Jun/17 Se presenta en Junta Directiva l 25 enero 2017 el mapa riesgos corrupción y sus políticas, aplicable para Fiduprevisora. La Unidad Control Interno Disciplinario Fiduprevisora, reportó a la Gerencia Riesgos la base datos las quejas radicadas en el periodo Dic, Ene, Feb y Mar, indicando si se presentaron o no eventos en materia corrupción. Auditoría Corporativa alantó la verificación la elaboración y publicación l Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano, mediante mesa trabajo realizada con Gerencia Nacional Planeación, en el mes enero 2017, 100% En Ejecución 50% En Ejecución 100% En Ejecución

3 1. Gestión l Riesgo Corrupción. Mapa Riesgos Corrupción 2. Racionalización Trámites Seguimiento al Plan Anticorrupción Seguimiento al mapa riesgos corrupción Digitalización total trámites prestaciones económicas con orn probatorio. Ampliación puntos atención al usuario (CAU) en el país. Optimización los procesos Pagos (VAF) y Adquisición Bienes y Servicios (Contratación Empresa) Auditoría Corporativa realiza seguimiento cuatrimestral a los avances las actividas consignadas en el Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano, en Enero 2017 se publicó en la página WEB el seguimiento l tercer cuatrimestre l año 2016, y a partir l 01 mayo 2017, se da inicio al primer seguimiento l año en curso. Durante el primer cuatrimestre l año 2017, se han realizado evaluaciones y validaciones los riesgos corrupción para 2 procesos, por medio las auditorías a Contabilidad e Impuestos y la auditoría Negocios Fiduciarios. Actualmente se han realizado digitalización trámites en tres (3) Secretarías Educación l país: Bogotá, Cundinamarca y Pitalito. No se evinció cronograma l plan ejecución apertura puntos solicitados para atención los usuarios y beneficiarios l Fondo Prestaciones Sociales l Magisterio. Sin embargo se ha realizado la apertura l centro atención Popayán. Se ha realizado mejora en el proceso contratación Fiduprevisora, don se han actualizado documentos como manuales, procedimientos y formatos, los cuales se encuentran bidamente incluidos en el sistema Isolución la Fiduciaria. Respecto al proceso Pagos, se han realizado estudio necesidas y mejora para el proceso, don se busca primordialmente la reducción tiempos en los pagos. 17% En Ejecución 4% En Ejecución No es posible establecerse En Ejecución 75% En Ejecución

4 2. Racionalización Tramites 3. Rendición Cuentas Revisión y alineación l nuevo trámite (1) establecido por la Fiduciaria con los No aplica seguimiento para este período. Fecha Inicio Actividad: 02/May/17 procesos y procedimientos l Sistema Integrado Gestión (SIG). Racionalizar el proceso interno asignación Se ha estructurado un proyecto sarrollo Software, permisos realizados que contiene 5 fases: Análisis, diseño, sarrollo, pruebas y mediante el salida a producción para el formulario en línea, se evinció diligenciamiento un el gráfico l workflow que manejará el proyecto. formulario en línea 36% En Ejecución Publicación periódica contenidos sobre la gestión la entidad. Durante el primer cuatrimestre se han emitido boletines mensuales Fondo Inversión Colectiva, los cuales incluyen temas como extractos, rentabilidas, contexto económico y son publicados en la página WEB bajo el link Así mismo se ha publicado el informe trimestral l año 2017 para PQRS bajo el link: Finalmente en marzo 2017, se publicó el informe cuatrimestral Control Interno, el cual se encuentra en el link 31% En Ejecución

5 3. Rendición Cuentas Actualización WEB Página Realizar campaña dirigida a los funcionarios la entidad con el fin interiorizar la cultura rendición cuentas. Fortalecer el proceso rendición cuentas permanente. La Vicepresincia Comercial y Mercao, mantiene registro las actualizaciones realizadas y solicitadas por las áreas. Se observa base datos, correspondiente a las solicitus realizadas. Se ha fortalecido el proceso la cultura rendición cuentas la entidad a través la apertura espacios en la intranet e trimestral por medio los diferentes canales comunicación con el cliente interno como: boletines somos, intranet, carteleras. Se fortalece el proceso rendición cuentas mediante boletines FIC (Efectivo a la vista, Efectivo a plazo, Alta liquiz), correspondientes al primer cuatrimestre l 2017 y publicaciones en diferentes medios como lo son carteleras, somos, canal YouTube y Facebook. 20% En Ejecución 30% En Ejecución 30% En Ejecución Medición la opinión No aplica seguimiento para este período. Fecha Inicio 01/Sep/2017 los ciudadanos. Realizar la logística previa a la audiencia No aplica seguimiento para este período. Fecha Inicio 01/Sep/2017 pública rendición cuentas. Realizar la audiencia pública Rendición No aplica seguimiento para este período. Fecha Inicio 01/Nov/2017 Cuentas Fiduprevisora S.A.

6 Remitir periódicamente los informes Servicio al Cliente a los integrantes l grupo directivo, manera trimestral (PQR) y semestral (SAC). Ejecución l Comité SAC Trimestralmente se han realizado los informes seguimiento a PQRs, y Semestralmente lo correspondiente a SAC. Se observaron los informes, sin embargo no se obtuvo evincia l envío formal las comunicaciones a los miembros l Grupo Directivo. Se realizan las sesiones l comité SAC, observándose las presentaciones efectuadas para el mes Enero, Febrero y Marzo, los comités se realizan mes vencido. Socializar los resultados las PQR Se evincia la socialización mensual sobre el estado las PQRS al interior la entidad por medio l Boletín Somos. 4. Mecanismos para mejorar la atención al ciudadano Seguimiento al sempeño los Se realiza el seguimiento correspondiente generando canales atención informes parar el primer cuatrimestre 2017 los canales (Call Center, Página atención (Call Center, Página Web, CAU, Correo Web, CAU, Correo electrónico). electrónico). Dar a conocer el sistema atención al ciudadano a los No aplica seguimiento para este período. Fecha Inicio 01/Jun/2017 funcionarios la entidad. Llevar a cabo la campaña "Cliente No aplica seguimiento para este período. Fecha Inicio 02/Oct/2017 oculto". Participar en los Se evincia la Convocatoria la DNP a la Vicepresincia encuentros Servicio Comercial y Mercao para la participación en la actividad al ciudadano l Sector cualificación Pqrs para el 14 Marzo 2017 DNP-PNSC. Hacienda

7 Elaborar los Manuales Políticas Tratamiento Información Personal Se evincia la publicación l Manual Políticas Tratamiento Información Personal, la política Disposición la Información y l Manual Procedimiento para la Gestión Incinte Seguridad la Información en Isolucion el 11 Abril % En Ejecución 4. Mecanismos para mejorar la atención al ciudadano Elaborar los manuales Procedimiento Tratamiento Información Personal Se elaboran los respectivos documentos procedimiento atención consultas, y procedimiento atención reclamos publicándose en Isolucion el 11 Abril En cuanto a los siguientes documentos implementación: Metodología Análisis riesgos, Check medidas seguridad Registro Nacional Bases Datos - RNBD y Matriz Análisis Riesgo-Bases Datos Personales, fueron elaborados, sin embargo no han sido publicados en Isolución. 40% En Ejecución 5. Mecanismos para la transparencia y el acceso a la Llevar a cabo la encuesta anual satisfacción l cliente. Revisión la publicación mínima obligatoria actualizada. Elaboración un documento maestro datos abiertos para Fiduprevisora No aplica seguimiento para este período. Fecha Inicio 02/May/2017 No aplica seguimiento para este período. Fecha Inicio 01/Jun/2017 Con el fin realizar el documento maestro datos abiertos para Fiduprevisora, la Gerencia Tecnología ha creado un proyecto con 5 actividas a realizarse. Durante el primer cuatrimestre l año, se hizo el levantamiento los datos abiertos sensibles a publicarse. 36% En Ejecución

8 5. Mecanismos para la transparencia y el acceso a la Realizar el registro en lo referente a la contractual la empresa en el Sistema Electrónico Contratación Pública - SECOP. Evaluar la satisfacción las respuestas a requerimientos clientes Registros o inventario activos Mes vencido la Vicepresincia Jurídica - Oficina Contratos realiza un reporte contratos prestación servicios los cuales son ingresados en el SECOP. Para el primer cuatrimestre se relacionaron 63 contratos que cuentan con el consecutivo SECOP De manera aleatoria y apoyados l sistema Orfeo se han tomado respuestas a requerimientos los clientes con el fin evaluar la calidad las mismas. Se han realizado evaluaciones mensuales basadas en calificaciones 1 a 5, don (5) satisfecho y (1) insatisfecho. Los resultados se encuentran promediados para el cuatrimestre en 3,6. Se realizó la actualización las Tablas Retención Documental con las áreas Fiduprevisora. Se empezó a realizar la recopilación la Hardware y Software con el fin ser publicada en la página WEB Índice clasificada y reservada Se ha realizado la matriz instrumentos gestión pública, la cual contiene el nombre l responsable la producción la, las áreas involucradas, termina don se encuentra la disponible y si se encuentra publicada, así mismo muestra la clasificación la. 60% En Ejecución

9 5. Mecanismos para la transparencia y el acceso a la Esquema publicación Se ha consolidado la siguiente con el fin obtener un esquema publicación: - Lista mínima publicada. - Lista publicada en el sitio web oficial. - Información publicada con anterioridad. - Información interés para la ciudadanía Adopción y actualización los instrumentos a través acto administrativo Registros Información: *Inventario activos No aplica seguimiento para este período. Fecha Inicio 01/Jun/2017 *Índice clasificada y reservada*esquema publicación 30% En Ejecución

10 5. Mecanismos para la transparencia y el acceso a la Programa Gestión Documental Facilitar que poblaciones específicas accedan a la. La Gerencia Administrativa ha realizado el Diagnóstico Integral archivos la entidad que permite a la Fiduciaria contar con un documento archivístico que permite formular en el tiempo, el sarrollo sistemático los procesos documentales, encaminados a la planificación, procesamiento, manejo y organización lo documentación producida y recibida por la entidad. Por otro lado, se ha iniciado la estructuración l Programa Gestión Documental, don se da inicio a los programas específicos para la planeación y ejecución la labor archivística. Se ha activado en la página inicio Fiduprevisora la opción "aumento tamaño letra" con el fin que poblaciones con inconvenientes visión, accedan manera fácil a los servicios la página WEB. Se ha creado el canal Fiduprevisora en YouTube, don se han incluidos resúmenes económicos interés general 29% En Ejecución 30% En Ejecución Validación l acceso a la pública por parte los ciudadanos publicada en la página WEB Se realiza seguimiento a las quejas presentadas por acceso a la pública en el módulo PQR que se encuentra dispuesto en la página WEB la entidad. Indica la Vicepresincia Comercial y Mercao que no se reportan solicitud acceso a la pública.

11 6. Iniciativas Adicionales Efectuar jornadas sobre las normas comportamiento ético, No aplica seguimiento para este período. Fecha Inicio 01/Jul/2017 disciplinario y transparencia para el buen servicio público. Medir la transferencia No aplica seguimiento para este período. Fecha Inicio 01/Jul/2017 conocimientos Efectuar mesas trabajo en el cuatrimestre a todas Se realizó mesa trabajo entre profesionales la Unidad las penncias que Control Disciplinario y el área Servicio al Cliente, 20% En Ejecución manejan temas tratando temática PQRS. mayor relevancia disciplinaria. Porcentaje avance plan anticorrupción con corte a 30 abril 2017: 40% OSCAR ALBERTO CANO CASTRILLÓN AUDITOR CORPORATIVO