PROCEDIMIENTO VERSION FECHA RAZON DE LA ACTUALIZACION

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Raquel Villalba Miguélez
hace 5 años
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1 PROCEDIMIENTO Reservas VERSION: 13 CODIGO: 2-PR-050 FECHA: 16/Sep/ LISTA DE VERSIONES VERSION FECHA RAZON DE LA ACTUALIZACION 0 28/Mar/ /Jun/2008 Se incluyo en las definiciones la palabra SICEV, el cual hace referencia al aplicativo utilizado en el proceso. Se eliminó de las definiciones reserva anulada y se incluyeron las actividades 6 y /Feb/ /Mar/ /Jun/ /Jun/ /Sep/ /Sep/ /Feb/2010 Se incluyo la generalidad de Tiempo para solicitud de reservas. Se incluyo dentro de la actividad 1 como responsable al proceso de COMERCIALIZACIÓN. Se incluyo la difinición de PRE-RESERVA y las generalidades 4.5 Y 4.6. Sa incluyo la definición ''3.8 SEGURO HOTELERO PARA HUESPEDES'' Se incluyo la generalidad número 4.8 ''REQUISITOS RESERVAS EMPRESARIALES'' Se incluyo la generalidad 4.9 ''REQUISITOS CAMPING Y REQUISITOS ALOJAMIENTO'' Se modificó la generalidad 4.1 ''PENALIZACION DE RESERVA'' 9 27/May/2010 Se anexo la definición de ''Alojamiento Multiples'' 10 13/Ago/2010 Se eliminaron las actividades de camping /Jun/ /Sep/2015 Se incluyo como responsable de las actuvidades al Auxiliar de Cuenta I II Se adiciona la generalidad 4.10 ''ATENCIÓN A USUARIOS PROVENIENTES DE TURISMO SALUD'' 1. Objetivo Atender los requerimientos de hospedaje de los usuarios con el fin de hacer la reserva de los alojamientos. 2. Alcance Comprende todas las actividades desde que se solicita la reserva hasta la asignación de la misma.

2 3. DEFINICIONES 3.1 ALOJAMIENTO PARA GRUPOS Sitio donde se hospedan grupos grandes de personas que se caracteriza por tener zonas comunes para la convivencia. 3.2 BLOQUEO Es opción que se utiliza en el sistema para poder disponer de los alojamientos con el fin de realizar mantenimientos correctivos y preventivos. 3.3 PRE-RESERVA Se realiza con las ventas empresariales y de grupos realizadas por las diferentes fuerzas de venta institucional (Agencia de viajes, proceso de alojamiento, unidad de mercadeo) y aquellas requeridas por la alta dirección de la institución. 3.4 RESERVA Es la solicitud telefónica o personal para disponer de un cupo de alojamiento que hace el usuario afiliado o no afiliado. 3.5 RESERVA ASIGNADA Es la opción que se utiliza en el sistema cuando el usuario hace uso de los alojamientos. 3.6 RESERVAS PAGADAS Son las reservas que han sido pagadas después de realizar la solicitud. 3.7 RESERVAS NO ASIGNADAS Son las reservas que el usuario no utilizo y quedan disponibles para otro usuario. 3.8 RESERVAS VENCIDAS Son las reservas que el sistema vence automaticamente segun los plazos establecidos por el no pago oportuno. 3.9 SEGURO HOTELERO PARA HUESPEDES Es una póliza para amparar a todos los huéspedes durante su permanencia en el establecimiento. Su cobertura está determinada en las cláusulas con las que se adquiere el mismo SICEV Sistema de Información Centro Vacacional el cual permite el control de las reservas

3 de los usuarios y es fuente de información para determinar disponibilidad del servicio. 4. CONDICIONES GENERALES 4.1 PENALIZACION DE RESERVA Si la cancelación de la reserva se realiza con 72 horas se le cambia la fecha sin cobro o sanción, con menos de 72 horas tendrá una sanción del 50% del valor de la reserva si es una noche, y si es más de una noche pierde la primera noche de estadía, en ambas situaciones se reprogamará la fecha de la reserva. En caso de no uso del servicio por causa justificada (Muerte, hospitalización, accidente de grupo familiar) debidamente certificados se hará la devolución del 100% 4.2 CAMBIO EN EL USUARIO QUE TOMA LA RESERVA Si el usuario que reservó no puede utilizar la reserva del alojamiento, puede otorgar el cupo a otra persona, y la persona que utiliza el servicio retoma las mismas condiciones de la reserva, además se verifica la categoría del usuario para efectuar el pago adicional respectivo si es del caso. 4.3 SOLICITUD PERSONA ADICIONAL PARA ALOJAMIENTO Cuando el usuario solicita un cupo para persona adicional este solo aplica para las habitaciones pagando un valor adicional, mas el seguro hotelero. 4.4 INGRESO DE VISITAS A LAS CABAÑAS, HABITACIONES Y ALOJAMIENTO GRUPOS. Cuando se realice una visita por parte de usuarios a las cabañas, habitaciones y alojamiento para grupos se ingresa por la portería y pagan el valor de la entrada,las personas se registran en la recepción como visitantes y el horario de visitas es de 9:00 a 5:00 p.m. 4.5 CONTROL USUARIOS ALOJAMIENTOS Los usuarios que no son relacionados en la tarjeta de registo en el momento del check-in y lleguen el día siguiente cancelaran el ingreso a COMFAMILIAR GALICIA como visitante, los cuales no tendran derecho a los servicios complementarios de los usuarios alojados. 4.6 PRESTACION DEL SERVICIO POR MEDIO DE BONOS Cuando se realicen reservas con bonos estos quedan en el sistema con la opción de pago. Clases de bonos: - BONOS PARA PREMIACIÓN El bono cuando es premiación una vez se realice la reserva según el procedimiento y el usuario decida no tomar el servicio en la fecha establecida el bono perderá su vigencia.

4 - BONOS EMPRESARIALES Estos bonos son emitidos con fines de comercialización empresarial para hacerlo efectivo se debe seguir el procedimiento de reservas establecido. 4.7 PRERESERVAS REALIZADAS POR UNIDAD DE MERCADEO Cuando el proceso de Comercialización requiera prereservas para la venta empresarial, estas se realizaran a través de medio escrito con el fin de tener evidencias sobre las mismas. 4.8 REQUISITOS RESERVAS EMPRESARIALES Los requisitos para la solicitud de pre-reservas empresariales son: La pre-reserva se realizar por solicitud escrita. Plazo para la confirmación de pre-reservas : Ver anexo 1. Las pre-reservas que son confirmadas en este plazo se notifican al proceso de Agencia de Viajes o alojamiento de forma escrita. Si la pre-reserva no es requerida por el proceso este notificará por escrito con el fin de anularlas en el sistema, de lo contrario estos alojamientos serán asumidos por el proceso que solicitó el servicio. Una vez se realice cancelación de dinero, ya sean anticipos o cancelación total del servicio estos serán reembolsables con una penalidad del 20% siempre y cuando se haya notificado en los plazos establecido. 4.9 REQUISITOS ALOJAMIENTOS (HOTEL, CABAÑAS Y ALOJAMIETO MULTIPLE) los requisitos de los diferentes alojamientos se encuentran relacionados en los documentos, 2-OD-043 ''Requisitos Alojamiento'' y 2-OD-052 ''Requisitos Alojamiento Grupos'' ATENCIÓN A USUARIOS PROVENIENTES DE TURISMO SALUD Los usuarios provenientes de Turismo Salud tendrán prioridad para la reserva de los diferentes alojamientos. 5. DOCUMENTOS RELACIONADOS 2-OD-043 Requisitos Alojamieto 2-OD-052 Requisitos Alojamiento Multiple Anexo 1 6. DESARROLLO

5 N DESCRIPCIÓN RESPONSABLE 1 Solicitar información de fechas para alojamiento. USUARIO / COMERCIALIZACIÓN

6 / PROCESOS INTERNOS. 2 Verificar en el sistema de reservas SICEV la disponibilidad para la fecha solicitada. 3 Informar al usuario si hay o no disponibilidad. 4 Ingresar a la lista de espera al usuario 5 Solicitar carta o correo electrónico para la solicitud del servicio de alojamiento para el área de mercadeo o procesos internos. 6 Asignar pre-reserva 7 Informar del plazo que tienen para confirmar la reserva (fecha de pago). (Ver anexo 1) 8 Los procesos internos envían por correo electrónico la confirmación del servicio. UNIDAD DE MERCADEO/PROCESO INTERNO 9 Modificar el estado de pre-reserva a reserva pagada (confirmada) 10 Cancelar la reserva si no es confirmada en el tiempo que se le dio. Solicitar carta de cancelación por parte de mercadeo o procesos internos.

7 11 Asignar la reserva según datos suministrados por el usuario, e informarle que categoría tiene, que tipo de servicios tiene derecho, e informar que solo es una reserva por persona afiliada. 12 Informar el plazo para la cancelación (pago) y el lugar donde lo debe efectuar. 13 En el sistema de facturación MUF elaborar factura o recibo de caja para ingresar el total del servicio. Este procedimiento también lo realiza el personal de Agencia de Viajes. 14 Modificar en el sistema SICEV con la opción de pagada. 15 Si no cancela el sistema automáticamente lo elimina, si no los recepcionistas están revisando diariamente el estado de las reservas para proceder a cancelar o dejar en firme dicha reserva. ELABORO REVISO APROBO Nombre: Cargo: Fecha: Carlos Arturo Betancur Vinasco Coordinador Mejoramiento Continuo 02/Sep/2015 Nombre: Cargo: Fecha: Carlos Arturo Betancur Vinasco Coordinador Mejoramiento Continuo 02/Sep/2015 Nombre: Cargo: Fecha: Gloria Ruth Arias Arias Líder Mejoramiento Continuo 02/Sep/2015

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