VERSION FECHA RAZON DE LA ACTUALIZACION

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1 PROCEDIMIENTO 0. LISTA DE VERSIONES Novedades de Personas a Cargo VERSION: 11 CODIGO: 1-PR-047 FECHA: 01/Ago/2016 VERSION FECHA RAZON DE LA ACTUALIZACION 3 03/Sep/ /Jun/ /Sep/2008 Se modificó la generalidad 4.2 y se modificaron las descripciones de las etapas del diagrama de flujo. Se cambio la generalidad 4.3 y las actividades y se eliminó la actividad 4. Se eliminaron de los documentos relacionados el certificado de supervivencia y el certificado de escolaridad. 6 08/Feb/2010 Se modificaron las generalidades y /Sep/ /Jul/ /May/ /Jul/2016 Se eliminaron las actividades 9 y 10, se modificó la condicion general 4.1 y 4.2, se agrego la 4.6 y se modificaron los responsables de las actividades Se cambian las generalidades y descripciones relacionadas con los Certificados de Supervivencia. Se actualiza el cargo Jefe de Aportes y Subsidio por Líder de Aportes y Subsidio Se cambian las condiciones generales y la descripción de las actividades. 1. Objetivo Realizar cambios a la información de las personas a cargo con el fin de mantener actualizada la base de datos que soporta el área de Aportes y Subsidio. 2. Alcance Este procedimiento abarca todas las actividades desde que se recibe la novedad hasta que se modifican los datos y se comunica al interesado si es del caso. 3. DEFINICIONES No Aplica 4. CONDICIONES GENERALES 4.1 GENERACIÓN DE NUEVAS TARJETAS Cuando el trabajador o persona a la cual se le gira el Subsidio Familiar, posee Tarjeta y se le modifican datos básicos, tales como cambio en el documento de identidad, nombres o apellidos se procede a generar una nueva Tarjeta. El cambio o traslado de un trabajador a otra empresa no genera nueva Tarjeta. 4.2 CERTIFICADOS DE ESCOLARIDAD Y SUPERVIVENCIA Los motivos de rechazo de los certificados de escolaridad son los siguientes: - No cumple con el horario establecido: Hace referencia a aquellos certificados que no

2 cumple con un mínimo de cuatro (4) horas diarias de estudio. - Instituto no formal o certificado de escolaridad expedido por un ente extranjero: Hace referencia a aquellos certificados que son expedidos por establecimientos no aprobados por el Instituto Colombiano para el Fomento de la Educación Superior (ICFES). Los certificados de Supervivencia deberán consultarse a través de la pagina Web de la Registraduria Nacional del Estado Civil y se grabaran de la misma forma siempre y cuando en dicha pagina la persona no tenga novedad de fallecido. La verificación de supervivencias se deberá realizar de forma masiva a través del aplicativo destinado para tal fin por el Ministerio de la Protección Social y se grabará en Sisfami de forma automática. No se aceptan documentos por fax y fotocopias sin autenticar. Únicamente se reciben copias cuando presenta simultáneamente el original. Los certificados de escolaridad pueden ser recibidos sin sello. En caso de existir duda respecto a la autenticidad del mismo, se verifica con la respectiva autoridad que lo expidió. Para verificar las escolaridades se puede realizar a través de la pagina web en los casos que se requiera. El certificado de estudio se recibe si corresponde al semestre lectivo en el cual se presente o recibo de pago de la matricula si aplica. Los certificados de escolaridad semestralizados como por ejemplo: Técnicos, Tecnológicos, Sena, Universitarios, se solicitan semestralmente. 4.3 ENVÍO DE COMUNICACIONES Para enviar una comunicación externa se envía la original a administración de documentos. 4.4 RETIRO DE PERSONAS Cuando se presenta un retiro por muerte de una persona a cargo, se sigue el mismo procedimiento que el retiro por muerte del trabajador tal como se documenta en el procedimiento 1-PR-046 Novedades de Trabajadores. 4.5 RECEPCIÓN DE CERTIFICADOS Los certificados de escolaridad se recibirán en los formatos sugeridos por el proceso o en caso contrario en formatos presentados por los usuarios. 4.6 RETIRO DE PERSONAS A CARGO POR DUPLICIDAD Cuando se inactivan beneficiarios de la lista de personas a cargo que corresponde al mismo beneficiario con diferente código, o que correspondiendo a la misma persona a cargo se encuentra afiliado por dos trabajadores, con derecho solo a estar afiliado

3 por un trabajador, tal es el caso de hijastros, padres, hermanos, etcétera. 5. DOCUMENTOS RELACIONADOS 1-PR-046 Novedades de Trabajadores 6. DESARROLLO

4 No. DESCRIPCIÓN RESPONSABLE 1. Para el tipo de novedad Certificado de Escolaridad, recibir formato o documento Certificado de Escolaridad y devolver copia con sello de Recibido. Si la novedad corresponde a Certificado de Supervivencia, verificar en la página Web de la registraduria para proceder a grabar en el sistema de Información. Para el tipo de novedad Actualización de datos básicos, recibir comunicación de la empresa o trabajador especificando los datos a modificar Para el tipo de novedad Retiro, recibir comunicación escrita sellar y devolver copia Revisar que la información diligenciada en los formatos esté correcta. 2. Determinar la clase de novedad que puede ser certificados de escolaridad, verificar Supervivencia, actualización de datos básicos o retiro. 3. Verificar en el sistema de información si el trabajador se encuentra activo. 4. Grabar información del formato Certificado de Escolaridad creado en el sistema de información. Si es supervivencia no se requiere documento fisico.

5 5. Devolver formato Certificado de Escolaridad o no grabar si el usuario ya lo entrego colocando la nota en el sistema cuando aplique. 6. Digitar la fecha de recibido en el sistema de información, complementar datos básicos de la persona y grabar siguiendo el proceso automático. 7. Archivar Certificado de Escolaridad por fecha de recibido. 8. Actualizar datos de persona a cargo en el sistema de información y grabar. 9. Digitar la información en el sistema siguiendo el proceso automático y colocar sello de grabado. 10. Elaborar carta de respuesta firmada por Líder de Aportes y Subsidio y enviar a Administración de Documentos para que sea enviada a la empresa en los casos que aplique. ELABORO REVISO APROBO Carlos Arturo Betancur Vinasco Analista Mejoramiento Continuo 13/Jul/2016 Gloria Ruth Arias Arias Líder Mejoramiento Continuo 13/Jul/2016 Lucila Marin Cadavid Jefe de Aportes y Subsidio 26/Jul/2016