FONDO NACIONAL DE BECAS INFORME DE EVALUACIÓN ANUAL EJERCICIO ECONÓMICO Secretaría Técnica de la Autoridad Presupuestaria

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1 FONDO NACIONAL DE BECAS INFORME DE EVALUACIÓN ANUAL EJERCICIO ECONÓMICO 2017 d DE Secretaría Técnica de la Autoridad Presupuestaria

2 I. Descripción General de la Entidad DE del 06 de marzo de 2018 Es un órgano de máxima desconcentración, con personería jurídica instrumental y adscrita al Ministerio de Educación Pública, creado mediante Ley 7658 y sus reformas, guiado por las decisiones de su Junta Directiva. Entre sus fines principales está el otorgamiento de becas a, con la finalidad de apoyarlos en la permanencia del sistema educativo nacional, ofrecer orientación profesional a los beneficiarios del sistema de becas del Fondo y colaborar con ellos a fin de que se vinculen con estudios que correspondan a su verdadera vocación, para que puedan desarrollarse académicamente de acuerdo con sus capacidades y administrar la asignación de becas a estudiantes pobres, según lo establecido en la ley que lo rige. El FONABE cuenta con una estructura programática, a saber un programa de apoyo denominado Administrativo responsable de los aspectos de logística y financieros, y un programa sustantivo que se denomina Gestión de Becas que desarrolla las actividades que son la razón de ser de la entidad. II. Gestión Financiera De lo remitido por el FONABE, se agrega en el siguiente cuadro los datos de los presupuestados y ejecutados al 31 de diciembre de 2017, cubiertos con ingresos corrientes, de capital y de financiamiento (superávit). 1

3 Cuadro 2.1 Fondo Nacional de Becas Comparativo del monto presupuestado y ejecutado según partida Al 31 de diciembre 2017 (En colones y porcentajes) Partida Presupuesto Definitivo Presupuesto Ejecutado % Ejecución 0-Remuneraciones , ,4 95% 1-Servicios , ,7 81% 2-Materiales y Suministros , ,3 56% 3-Intereses y Comisiones - - 0% 4-Activos Financieros - - 0% 5-Bienes Duraderos , ,4 43% 6-Transferencias Corrientes , ,1 99% 7-Transferencias de Capital 0,0 0,0 0% 8-Amortización - - 0% 9-Cuentas Especiales ,3-0% TOTAL GENERAL , ,0 98% Nota 1/: corresponde tanto a financiamiento externo como interno. Fuente: Elaboración propia con base en datos suministrados por el FONABEI. Dado los resultados de ejecución por partida presupuestaria que proporcionó el FONABE al 31 de diciembre de 2017, seguidamente se presentan aquellas que tuvieron un porcentaje igual o menor al 90%, así como los factores que incidieron en la ejecución de los rubros. 2

4 Cuadro 1.2 Fondo Nacional de Becas Factores que afectaron la ejecución presupuestaria al 31 de diciembre de 2017 Partidas Presupuestarias Factores que incidieron en la ejecución Observaciones Bienes Duraderos -Se incluyen únicamente los gastos debidamente ejecutados, no así las contrataciones adjudicadas que se ejecutan en el siguiente periodo. -El aumento del tope presupuestario solicitado para la incorporación de superávit para la ejecución de las contrataciones a saber: licencia SAP, licencias Ultimus e IDEA. Como acciones correctivas el FONABE pretende reforzar los controles del proceso relacionado con la estimación de los ingresos del período a requerir, así como reforzar la Proveeduría Institucional con un profesional para el Área de Control y Programación, para dar un seguimiento oportuno a la ejecución de los planes de compras según los tipos de procedimientos de contratación. De lo planteado es importante indicar que a pesar de incluir las contrataciones que se ejecutan en el siguiente período alcanzaría el 63% de ejecución, lo cual mejoraría la misma pero sigue siendo baja en el periodo en estudio. Se espera que con lo propuesto, la entidad logre mejorar sus avances de ejecución, para darle un mejor aprovechamiento en el desarrollo de sus funciones. Fuente: Elaboración propia con base en datos suministrados por el FONABE. En el 2017 al I semestre no se reportaron asignados a esta partida por lo que cierra el período con 43%. De la revisión efectuada a los datos de la liquidación presupuestaria del 2017, la partida de materiales y suministros, muestra una ejecución de 56%, sin embargo, la entidad no aportó la información correspondiente. 3

5 Seguidamente, en el cuadro 2.3 se presentan aquellas partidas que en el I semestre del 2017 presentaron porcentajes de ejecución inferiores al 45% y que al cierre del ejercicio mostraron porcentajes iguales o inferiores al 90%. Cuadro 2.2 Fondo Nacional de Becas Factores que incidieron en la ejecución presupuestaria al 31 de diciembre de 2017 Partidas Presupuestarias Servicios Razones que afectaron la ejecución presupuestaria -La no inclusión de contrataciones programadas para el 2017, que serán ejecutadas durante el 2018, por un monto de ,0. Observaciones La entidad justifica la ejecución de acuerdo con los compromisos que no se pueden incluir, considerando que solo se deben reportar los gastos debidamente ejecutados durante el período en estudio, del monto indicado no clarifica qué corresponde a esta partida, sin embargo, aun tomándose la totalidad indicada, la ejecución 2017 correspondería a 89%, manteniéndose en un rango adecuado de ejecución, pero sin llegar a un nivel óptimo, donde se utilice la mayoría de los en la consecución de las metas y objetivos. En el caso de las acciones de mejora incluye una serie de compromisos a desarrollar. Materiales y suministros -No indica claramente el motivo. Bienes Duraderos - Se incluyen únicamente los gastos debidamente ejecutados, no así las contrataciones adjudicadas que se Se recomienda al FONABE, que efectúe una evaluación donde pueda identificar algún otro aspecto que tal vez está dejando de hacer o controlar en materia presupuestaria, para incrementar estos niveles porque no es razonable que sea la no incorporación de los compromisos la única afectación que tiene. No se puede emitir criterio con lo remitido por la entidad. No indican acciones de mejora, vuelve a mencionar el monto citado de la partida de servicios, situación que 4

6 Cuadro 2.2 Fondo Nacional de Becas Factores que incidieron en la ejecución presupuestaria al 31 de diciembre de 2017 Partidas Presupuestarias Razones que afectaron la ejecución presupuestaria ejecutan en el siguiente periodo. Fuente: Elaboración propia con base en datos suministrados por el FONABE. Observaciones hace suponer que este valor es tanto para la partida de servicios, materiales y suministros y bienes duraderos, no hay claridad en este aspecto. Sobre transferencias De acuerdo a los datos registrados en la Liquidación Presupuestaria al 31 de diciembre del 2017, se observa que el FONABE no se desprende el pago de Transferencias Corrientes a otras entidades por convenios o por Ley. III. Resultados de la Gestión Programas con producción cuantificable Los grados de cumplimiento de las metas de producción se clasificaron de acuerdo con los siguientes parámetros: Cumplido 100% Parcialmente cumplido 76% - 99% No cumplido 0% - 75% 5

7 De la información suministrada por el FONABE y los parámetros anteriores se presentan en el cuadro a continuación las metas efectuadas durante el 2017 con su respectivo grado de cumplimiento. Cuadro Fondo Nacional de Becas Grado de cumplimiento de metas de producción Al 31 de diciembre de 2017 Programa Gestión de Becas Becas Producto Unidad de medida Beneficiarios en condición de pobreza extrema Becas de preescolar y primaria asignadas en pobreza y vulnerabilidad Estudiantes de económicos de preescolar Pago mensual de becas a económicos de preescolar Becas para económicos de I y II ciclo Pago mensual de becas para económicos de I y II ciclo Becas para Programada Meta Alcanzada Porcentaje alcanzado %* x %* x %* x Grado de cumplimiento % x %* x % x %* x 6

8 Cuadro Fondo Nacional de Becas Grado de cumplimiento de metas de producción Al 31 de diciembre de 2017 Programa Gestión de becas Producto Unidad de medida económicos de Secundaria Pago mensual de becas para económicos de Secundaria Becas otorgadas a los económicos de educación especial Pago mensual de becas otorgadas a los económicos de educación especial Becas para económicos direccionados a jóvenes y adultos Pago Mensual de becas para económicos direccionados a jóvenes y adultos Programada Meta Alcanzada Porcentaje alcanzado Grado de cumplimiento % x %* x % x %* x % x 7

9 Cuadro Fondo Nacional de Becas Grado de cumplimiento de metas de producción Al 31 de diciembre de 2017 Programa Gestión de Becas Producto Unidad de medida Estudiantes visitados In Situ que mantienen las condiciones que dieron origen a la beca Índice de la herramienta del SICOB Becas otorgadas a educación primaria en condición de pobreza extrema con beca, matriculados en los centros educativos ubicados en los cantones prioritarios de la Región Central y la Región Huétar Atlántica, según el Índice de Pobreza Multidimensional (IPM) Días para la aprobación y el pago las becas nuevas a preescolar y primaria, utilizando el sistema SICOB Programada Fuente: Elaboración STAP con base en datos suministrados por el FONABE. *Se toma como porcentaje máximo de cumplimiento 100%. Meta Alcanzada Porcentaje alcanzado Grado de cumplimiento % x 70% 70% 100% x %* x % X

10 Se logra apreciar que el FONABE tuvo un grado de cumplimiento satisfactorio en 11 metas que representan el 69% de la totalidad incorporada. La entidad en este apartado no incluye justificaciones con respecto a los motivos por los cuales cinco de las 16 metas fueron parcialmente cumplidas en el período en estudio. Sin embargo, indica que dado la variaciones ocurridas en las metas al II Semestre del 2017, se realizaron reprogramaciones relacionadas con el otorgamiento y pago de becas, con el fin de redistribuir los de becas según el producto o tipo de beca para dar atención a la demanda presentada. Seguidamente se establecen los parámetros para medir la efectividad de los indicadores de producto. Efectividad Cumplimiento del indicador Ejecución de Efectivo ( E ) Cumplido 100% 100% Parcialmente Efectivo ( PE ) Parcialmente cumplido 76%- 99% 76%-99% No Efectivo ( NE ) No cumplido 0% -75% 0%-75% Nota: En los casos en que no se cumpla con los rangos establecidos tanto para cumplimiento del indicador como para la ejecución de para cada una de las categorías de efectividad, será clasificado como No Efectivo, por cuanto refleja debilidades entre la planificación física y financiera. Con la información remitida de la entidad se completó el Cuadro 3.1.2, que es referente a los productos e indicadores por programa presupuestario y la efectividad mostrada en el periodo en estudio: 9

11 Cuadro Fondo Nacional de Becas Cantidad de productos e indicadores por programa presupuestario y efectividad Al 31 de diciembre de 2017 Programa Productos Cantidad Indicadores Efectividad Gestión de Becas Fuente: Elaboración STAP con base en datos suministrados por el FONABE. Con respecto a la parte estratégica de la entidad, está compuesta como se ha visualizado en los cuadros anteriores de un programa de carácter sustantivo denominado Gestión de Becas, cuyos procesos sustantivos son esenciales para la organización y la planificación de las actividades de la institución. Se utiliza esta herramienta para gestionar la concesión de becas de manera objetiva, oportuna, transparente y equitativa para que los en pobreza, pobreza extrema o vulnerabilidad permanezcan insertos dentro del Sistema Educativo. Por lo tanto, el enfoque de las metas e indicadores incorporados en el POI institucional es concordante con su programa sustantivo, porque buscan el mismo objetivo antes planteado. A continuación se analizarán los dos escenarios que se derivan del cuadro 3.1.2, los beneficios brindados a la población objetivo con aquellos productos e indicadores que cumplieron adecuadamente en cuanto a las metas y ejecución de los y la afectación de aquellos que por el contrario no lograron el 100%, la razón del incumplimiento y las medidas correctivas a tomar por la entidad para minimizar su impacto en el futuro. 10

12 En el caso de los indicadores con un grado de cumplimiento del 100% o superior se tiene lo siguiente: Número de becas de preescolar y primaria asignadas en pobreza y vulnerabilidad, con esto se contribuyó a una educación equitativa y de calidad para la formación integral de personas que contribuyan al desarrollo del país. Tanto el cumplimiento como lo excedido de la meta del indicador se debe entre otros factores a: El reforzamiento de la comunicación con los centros educativos. La aplicación de estrategias en diferentes direcciones regionales, para la recepción de casos nuevos en aquellos centros educativos que se ubican en las zonas con un menor índice de desarrollo social. La solicitud de actualización de la información por parte de aquellos centros educativos que tenían registrados en la base de datos postulantes 2016, para tomarlos en cuenta en los procesos de otorgamiento de becas. Número de becas otorgadas a los económicos de educación especial, está conformado por los productos relacionados con necesidades educativas especiales de discapacidad a nivel de primaria y secundaria. Los aspectos utilizados que contribuyeron a cumplir más allá de la meta establecida correspondió a la implementación de un instrumento de informe técnico, el cual sintetizó la información de las condiciones especiales que presentan los solicitantes al beneficio haciendo más eficiente el desarrollo de las funciones del equipo de trabajo social de la entidad. Asimismo, se efectuaron coordinaciones directas con Colegios (Talleres Prevocacionales) identificados por el Ministerio de Educación Pública como de atención especial. Total de de becas pagadas en educación especial, este proceso se efectúa por medio del Sistema Integral de Control de Becas (SICOB), por lo tanto, a través de la plataforma de Ultimus se logra establecer el pago correspondiente a los beneficiarios, se menciona por parte 11

13 de la entidad que en el 2017 hubo la particularidad que el Ministerio de Hacienda liberó los hasta el 26 de diciembre, por lo que hasta el 27 de diciembre se inició con los procesos propios para la aplicación de los pagos, que a pesar de esto la población beneficiaria no presentó problemas, ya que en la mayoría de los casos, los ingresaron a sus cuentas bancarias. Índice de otorgamiento y pago de becas utilizando la herramienta SICOB, está conformado por los resultados obtenidos por las Direcciones de Desarrollo Tecnológico, los cuales se cumplieron satisfactoriamente por lograr mantener el sistema SICOB estable para el otorgamiento y pago de becas, entre los cuales se desarrollaron procesos de mejora y rendimiento en la plataforma SAP y Ultimus, con lo cual se redujeron los tiempos de respuesta en los procesos de entrega y pagos, así como la mejora en el proceso de asignación de becas. Número de educación primaria en condición de pobreza extrema con beca, matriculados en los centros educativos ubicados en los cantones prioritarios de las regiones de planificación nacional, según el Índice de Pobreza Multidimensional (IPM), de acuerdo con lo indicado por la entidad, el cumplimiento obedeció a: Las diferentes estrategias dirigidas en la captación de solicitudes de los cantones prioritarios de la Región Central y Huetar Atlántica, según el IPM. El seguimiento a los beneficiarios del año anterior por medio del proceso de prórroga masiva e individual aplicado. La comunicación y coordinación permanente con los centros educativos para la actualización y verificación de la información de aquellos estudiantes registrados en el SICOB como postulantes del año A continuación se hace referencia a los productos e indicadores que tuvieron un cumplimiento inferior al 100%, la afectación indicada, así como la acción de medida tomada por parte del FONABE: 12

14 Número de educación primaria en condición de pobreza extrema con beca, para el 2017 el nivel de cumplimiento de avance fue de 114%, no obstante, el porcentaje de ejecución correspondió a 98%, por esta razón se ubicó en este apartado, no presenta afectación en el mismo, por lo que, la entidad no emite criterio al respecto. Número de becas otorgadas a los económicos de preescolar, su nivel de cumplimiento fue de 105%, sin embargo, la ejecución presupuestaria alcanzó un 95%, no se refleja afectación alguna. Total de de becas pagadas en preescolar, el porcentaje de cumplimiento es de 95%, se indica que no fue posible llegar a la meta porque los por parte del Ministerio de Hacienda fueron liberados hasta el 26 de diciembre del 2017, situación que afectó que la aplicación de pagos en algunas cuentas se diera hasta el 02 de enero de 2018, por lo para el 2018, se estará gestionando un presupuesto extraordinario para concretar estos pagos, así como que la Dirección de Becas en paralelo subsane la cuentas bancarias de los pagos rebotados. Número de becas otorgadas a los económicos de I y II ciclo, su porcentaje de avance correspondió a 105% y el porcentaje ejecutado a 99%, por metodología se ubica en el rango de parcialmente efectivo, sin embargo, no generó ninguna afectación en el período. Total de de becas pagadas de I y II ciclo, tanto el avance de la meta como el porcentaje ejecutado alcanzado fue 99%, por el atraso de los giros efectuados por el Ministerio de Hacienda. Número de becas otorgadas a los económicos de secundaria (académica y técnica), el cumplimiento de avance de la meta fue superior al 100%, sin embargo, el porcentaje ejecutado de los fue 88%, por lo anterior, no se dio afectación alguna en la población objetivo porque se dieron medidas que favorecieron al indicador tales como, la coordinación con las Direcciones Regionales Educativas del MEP; la ejecución de estrategias para la captación y recepción de solicitudes de casos nuevos; la coordinación con la iniciativa de 13

15 Salud Mesoamericana en el marco del Convenio Internacional del Banco Interamericano de Desarrollo, Ministerio de Salud y Caja Costarricense de Seguro Social, entre otros. Total de de becas pagadas en becas de secundaria (académica y técnica), tanto el avance de la meta como el porcentaje ejecutado correspondió a un 88%, el cual se vio afectado también, por la situación presentada por los girados del Ministerio de Hacienda en el mes de diciembre de 2017, del cual la entidad ya indicó cómo va a solucionarlo. Número de becas otorgadas a los económicos direccionados a jóvenes y adultos, generó un avance de meta superior al 100% mientras que el porcentaje ejecutado fue 92%, no generó afectación al mismo, más bien se generaron factores que dieron un mayor cumplimiento tales como, el desarrollo e implementación de estrategias de gestión para la captación de solicitudes de becas para casos nuevos en la población del producto de educación abierta; la incorporación dentro de la gestión antes indicada a los Centros Integrados de Educación de Adultos (CINDEA), los Institutos de Educación Comunitaria (IPEC) y los Colegios Nocturnos; la participación en la capacitación Yo me apunto a la Educación, entre otras. De lo indicado por la entidad, se logra establecer que en la mayoría de las metas se tuvo un avance inclusive superior al 100%, no así en la ejecución de los incorporados, en algunos se comenta que fueron producto de mejoras en los procesos, así como la situación presentada con el Ministerio de Hacienda, sin embargo, es relevante que el FONABE indique en próximas liquidaciones en caso que correspondiera, la razón por la cual no se ejecutan los en su totalidad. En cuanto a la relación del programa sustantivo del FONABE de Gestión de Becas, sus indicadores contribuyen directamente al logro de las metas establecidas en el Plan Nacional de Desarrollo , dado que favorece al objetivo del Sector Desarrollo Humano e Inclusión Social que se relaciona con Promover la permanencia en el Sistema Educativo de niños, jóvenes y madres adolescentes procedentes de familias en situación de pobreza. 14

16 Además, en el sector educación del PND la entidad contribuye a una educación equitativa y de calidad para contribuir al desarrollo del país, con fomentar la permanencia de los estudiantes. El programa sustantivo orientado a otorgar becas a estudiantes, complementa a su vez el Pilar del PND referido al combate a la pobreza y reducción de la desigualdad. IV. Observaciones El FONABE presentó 16 productos todos en el programa sustantivo denominado Gestión de Becas teniendo un cumplimiento satisfactorio del 69% (11 metas) con respecto a su totalidad. Lo que refleja que la entidad deberá implementar mecanismos de mejora continua para cumplir con sus objetivos institucionales que incidan directamente en todos los procesos referidos con la población objetivo que tiene a cargo. De lo anterior se desprende que en el 2017, se detectaron inconvenientes a nivel externo, especialmente con lo ocurrido por los girados por el Ministerio de Hacienda durante el mes de diciembre del 2017, que impactaron algunas metas e indicadores en el período en estudio. Se considera adecuada la acción correctiva planteada por la entidad, con el fin de minimizar una posible situación similar. En referencia al cumplimiento de los indicadores de desempeño que presenta el FONABE que corresponden a 14, la entidad presenta una efectividad satisfactoria de apenas 36% (5 indicadores), no obstante lo anterior, es importante mencionar que 4 indicadores se ubican como no efectivos a pesar de tener un avance superior al 100% de la meta, pero inferior a 100% en lo que se refiere a la ejecución de los, que en promedio refleja 94%, por esto la entidad no indica ningún impacto en los mismos durante el período. En este caso, es importante que la entidad pueda cumplir de manera más eficiente sus objetivos institucionales tanto a nivel de avance de metas como de ejecución, para brindar a su población objeto, una gestión de becas que le facilite el modificar su condición de pobreza, pobreza 15

17 extrema o vulnerabilidad, con el aprovechamiento de los que le da el Gobierno Central para realizar sus actividades. V. Disposiciones Esta Secretaría Técnica considera que el FONABE debe implementar acciones correctivas y de mejora continua con los productos que no fueron efectivos (cumplimiento del indicador / con la ejecución de los ), de manera que en el futuro exista una mejor estimación de los que se programen, para atender las metas y lograr un equilibrio entre la planeación física con la financiera. A su vez, se recomienda a la entidad, que efectúe una valoración donde pueda identificar algún otro aspecto que tal vez está dejando de hacer o controlar en materia presupuestaria, para incrementar los niveles de ejecución de las partidas, porque no es razonable que la no incorporación de los comprometidos sea la única afectación que tenga. Finalmente, se considera que la institución debería indicar de manera clara y concisa las justificaciones que impacten la ejecución de las partidas presupuestarias, dado que en la partida de servicios no se pudo determinar los motivos de nivel de ejecución. 16

18 Elaborado por: Oscar Javier Sevilla Zúñiga Analista Secretaría Técnica de la Autoridad Presupuestaria Revisado por: Yancy Victor Arrieta Jefe Sectorial Secretaría Técnica de la Autoridad Presupuestaria 17