UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA

Transcripción

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2 2 de 7 1. OBJETIVO Retirar del servicio los bienes servibles, que estando en servicio o en inventario, por motivos de casos fortuitos tales como pérdida, hurto o daño accidental; se ha declarado la imposibilidad de su recuperación, no pudiendo ser utilizados en los fines para los cuales fueron adquiridos. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica cuando se requiere dar de baja a bienes de forma inmediata debido a la ocurrencia de eventos, e inicia con el reporte de pérdida, hurto o daño accidental de bienes, caso en el cual se debe gestionar los aspectos legales, administrativos y contables a que haya lugar, hasta el descargue y archivo de soportes de la cuenta de responsabilidades en proceso, con cargo a baja de bienes, de acuerdo a los resultados obtenidos del proceso disciplinario correspondiente. 3. DEFINICIONES Bienes no necesarios: Son aquellos bienes que se encuentran en buenas condiciones pero no se requieren en ninguna Dependencia de la Universidad para el desarrollo de sus actividades. Bienes inservibles: Son aquellos que se encuentran en total estado de deterioro que no ofrecen ninguna posibilidad de uso, no son útiles para la finalidad a la cual estaban destinados. Hurto: Delito de apoderamiento ilegitimo de una cosa mueble, ajena en todo o en parte, realizado sin fuerza en las cosas, ni violencia o intimidación en las personas. Baja de bienes por pérdida: Es el retiro de los inventarios de aquellos bienes que, estando en servicio o depósito, han desaparecido físicamente, y el responsable del mismo, solo detecta su inexistencia en el momento de realizar un conteo físico y no es posible determinar el momento exacto de su desaparición. Baja de bienes por daño accidental: Es el retiro de los inventarios de aquellos bienes que por circunstancias fortuitas o de fuerza mayor, fueron siniestrados y resultaron dañados o deteriorados en sus características físicas o técnicas, no pudiendo ser utilizados para el servicio al que fueron destinados. Baja de bienes por hurto: Es el retiro de los inventarios de aquellos bienes que, estando en servicio o depósito, han desaparecido físicamente por hurto. 4. CONTENIDO 4.1 GENERALIDADES La baja de bienes en casos fortuitos, es el procedimiento establecido por la Universidad para retirar definitivamente de su patrimonio los bienes servibles, que por motivo de pérdida, hurto, robo o daño accidental, no pueden prestar los servicios para los cuales fueron adquiridos. Este proceso finaliza con el descargue de los bienes de los Estados Financieros de la Institución.

3 3 de DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO PASOS RESPONSABLE DESCRIPCIÓN 1 Responsable de bien 2 Almacén Cuando los bienes que se encuentren a su cargo, por diversas circunstancias resulten perdidos, hurtados o dañados accidentalmente, reporta inmediatamente lo sucedido a través del Formato de Reporte por Hurto, Perdida o Daño Accidental de un Bien (FGFI-045) a la Almacén para que realicen la inspección ocular de constatación de los hechos y se establezca el procedimiento indicado para cada caso. En caso de bienes perdidos y/o hurtados el responsable del bien procede a presentar dentro de las 8 horas siguientes al conocimiento de los hechos, una denuncia penal ante la autoridad competente, haciendo la descripción exacta del bien e indicando el valor del elemento registrado en el inventario y envía a la Almacén el original de la Denuncia impuesta por hurto o perdida. En caso de bienes perdidos y/o hurtados: Recibe el original de la denuncia impuesta por hurto o perdida y procede a coordinar y realizar en compañía de la Oficina de Control Interno, la visita de inspección ocular para iniciar la investigación de los hechos ocurridos, para lo cual se elabora y firma el Acta de Inspección Ocular por Perdida, Hurto o Daño Accidental de un Bien (FGFI 044), en la que se relaciona la fecha en la que el hecho tuvo lugar, el día en el que se realiza la inspección ocular, los detalles y circunstancias del caso, incluyendo en ella la lista de bienes con los datos de inventario, la cantidad y el valor; y se remite el caso a Control Interno Disciplinario para que realicen el seguimiento correspondiente. En caso de Daño Accidental de un bien: Solicita concepto técnico de un especialista sobre el hecho ocurrido, el cual puede ser funcionario de la Universidad o externo a ella, vinculado a través de contrato de prestación de servicios. 3 Almacén Reporta a la compañía de seguros la pérdida, hurto o daño accidental del bien para la realización del pago del mismo, enviando los documentos que requiera la compañía del hecho ocurrido, para dar cumplimiento a la póliza suscrita por la Universidad con el fin de obtener la indemnización a que haya lugar.

4 4 de 7 PASOS RESPONSABLE DESCRIPCIÓN Si la Compañía de Seguros luego del análisis y evaluación de los Documentos considera que aplica el pago de la indemnización del bien perdido, hurtado o dañado accidentalmente, continúe en el paso 4 y siga el flujo. Si la Compañía de Seguros luego del análisis y evaluación de los Documentos considera que no aplica el pago de la indemnización del bien perdido, hurtado o dañado accidentalmente, continúe en el paso 8. 4 Compañía de Seguros 5 Tesorería Realiza el pago del Bien perdido, hurtado o dañado accidentalmente consignando en la cuenta bancaria establecida por la Institución y remite el recibo de consignación a la Tesorería de la Universidad de Córdoba. Recibe por parte de la Compañía de seguros la copia del Recibo de Consignación y verifica dicho pago, una vez verificado procede a realizar el respectivo Ingreso por Caja y expide un Recibo de Caja. Envía a la Almacén el Recibo de Caja. 6 Almacén Cita a Comité Administrador de Bienes y presenta el caso con los siguientes documentos: Recibo de Caja, Formato Reporte por Hurto, Pérdida o Daño Accidental de un Bien (FGFI-045) y copia del Recibo de Consignación realizado por la Compañía de Seguros, para que den de baja del bien(es) relacionado(s). 7 Comité Administrador de Bienes Se reúne, analiza y evalúa los documentos del respectivo caso (copia del Recibo de Consignación, copia del Recibo de Caja y Formato Reporte por Hurto, Pérdida o Daño Accidental de un Bien (FGFI-045)). Levantan Acta por el cual ordenan dar de baja del inventario de la Institución el(los) bien(es) relacionado(s) y que ya han sido pagados por la Compañía de Seguros. Envían Acta a la Almacén. Continúe paso 10.

5 5 de 7 PASOS RESPONSABLE DESCRIPCIÓN 8 Almacén Solicita a la Compañía de Seguros explicar mediante una comunicación escrita o electrónica dirigida a la Universidad, los motivos por los cuales no fue posible el pago del(los) bien(es). Cita a Comité Administrador de Bienes y presenta el caso con los siguientes documentos: Comunicación de la Compañía de Seguros del No Pago, Formato Reporte por Hurto, Pérdida o Daño Accidental de un Bien (FGFI-045), para que den de baja el(los) bien(es) relacionado(s). 9 Comité Administrador de Bienes Se reúne, analiza y evalúa los documentos del respectivo caso (copia de la comunicación enviada por la Compañía de Seguros sobre el no pago del bien y Formato Reporte por Hurto, Pérdida o Daño Accidental de un Bien (FGFI-045)). Levanta Acta por el cual ordenan dar de baja del inventario de la Institución el(los) bien(es) relacionado(s). Envían Acta a la Almacén. Recibe el Acta y procede a elaborar el Comprobante de Egreso de Bienes Dados de Baja (FGFI-043), realiza la actualización del registro contable en el Kardex y envía a la Contabilidad estos documentos. 10 Almacén NOTA: Para los casos de Bienes dañados accidentalmente y que pasan a denominarse Bienes Inservibles, el Comité Administrador de Bienes solicitará a la Almacén mediante oficio seguir el Procedimiento de Baja de Bienes para Actualización de Inventario (PGFI-031), teniendo como destino el Desmantelamiento y Aprovechamiento para la Reparación de otros Bienes o Destrucción. 11 Contabilidad Recibe copia del Acta, copia del Comprobante de Egreso de Bienes Dados de Baja (FGFI-043), y actualización del Kardex de la Almacén para realizar la baja contable de bienes y archiva los soportes. 12 Almacén Archiva la documentación según corresponda. FIN DEL PROCEDIMIENTO

6 6 de 7 5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA No. 1 2 REFERENCIA Constitución Política Plan General de Contabilidad Pública FECHA DE EMISIÓN BREVE DESCRIPCIÓN 1991 Artículos 122, 209, 269 y Ley Todas las reformas de la contabilidad pública realizadas han pretendido alcanzar el objetivo de la normalización contable. Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones 4 Ley Por la cual se expide el Código Disciplinario Único. 6. REGISTROS Código Nombre Responsable de Diligenciarlo Lugar de archivo Medio de Archivo Tiem po de Archi vo Disposición FGFI-043 FGFI-044 FGFI-045 Comprobante de Egreso de Bienes dados de Baja Acta de Inspección Ocular por Perdida, Hurto o Daño Accidental Reporte por Hurto, Perdida o Daño Accidental de un Bien Almacén e Inventario Control Interno Responsable del Bien Archivo de Gestión Archivo de Gestión Almacén Archivo de Gestión Almacén Físico 2 Años Destrucción Físico 5 Años Conservación Físico 2 Años Destrucción 7. CONTROL DE CAMBIOS No DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO FECHA 1 Este procedimiento pasó a ser del Proceso Infraestructura al Proceso de Gestión Financiera. 4/NOVIEMBRE/2009

7 7 de 7 8. ANEXO No aplica.