MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE PATRIMONIO MUNICIPAL DE LA OFICIALÍA MAYOR DEL HONORABLE AYUNTAMIENTO DE TULUM, QUINTANA ROO

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1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE PATRIMONIO MUNICIPAL DE LA OFICIALÍA MAYOR DEL HONORABLE AYUNTAMIENTO DE TULUM, QUINTANA ROO MAYOR DEL HONORABLE AYUNTAMIENTO DE TULUM, QUINTANA ROO Página 1 de 33

2 El Manual de Procedimientos es un documento que describe mediante una secuencia lógica, sistemática y detallada, las distintas actividades en las que intervienen las diferentes unidades administrativas, señalando generalmente quién, cómo, cuándo, dónde y para qué han de realizarse. Objetivo: Integrar la información para guiar a las y los servidores públicos que laboran en la oficina de la Dirección de Patrimonio Municipal de la Oficialía Mayor, en la ejecución de los procesos que desarrollan, enfocados en la prestación de servicios o la atención de trámites en lo particular ante las dependencias municipales, contribuyendo al desarrollo y mejoramiento del Municipio de Tulum y de su población, a través de la celebración de actos y contratos necesarios para el buen desempeño de la gestión administrativa y la prestación de servicios públicos municipales con eficiencia y eficacia, a través de la vigilancia en el funcionamiento de la administración pública municipal, así como dirigir, coordinar y controlar la operación encomendada a cada unidad administrativa que integra la estructura administrativa del municipio, con el objeto de propiciar una mejor calidad de vida con apego a las disposiciones legales y administrativas vigentes. El objetivo de contar con el manual de procedimientos es el de asegurar la funcionalidad de la Dependencia de la Administración Pública Municipal, permitiendo la consulta ágil y detallada de cada una de las actividades que MAYOR DEL HONORABLE AYUNTAMIENTO DE TULUM, QUINTANA ROO Página 2 de 33

3 forman parte del procedimiento para el desarrollo de las funciones de los/las servidores/as públicos/as. El Manual de Procedimientos tiene como finalidades: A. Compilar en forma ordenada, secuencial, cronológica y detallada las operaciones a cargo de la institución, los puestos o unidades administrativas que intervienen, precisando su participación en dichas operaciones y los formatos a utilizar para la realización de las actividades institucionales agregadas en procedimientos. B. Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraría. C. Determinar en forma más sencilla las responsabilidades por fallas o errores. D. Facilitar las labores de auditoría, la evaluación del Control Interno y vigilancia. E. Aumentar la eficiencia de los/las servidores/as públicos/as, indicándoles lo qué deben de hacer y cómo deben de hacerlo. F. Ayudar a la coordinación del trabajo y evitar duplicidad de funciones. MAYOR DEL HONORABLE AYUNTAMIENTO DE TULUM, QUINTANA ROO Página 3 de 33

4 G. Constituir una base para el análisis y el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y métodos. MAYOR DEL HONORABLE AYUNTAMIENTO DE TULUM, QUINTANA ROO Página 4 de 33

5 ÍNDICE. Pág. PRESENTACIÓN....6 MARCO JURÍDICO...8 ÍNDICE DE PROCEDIMIENTOS 10 PROCEDIMIENTOS...11 APARTADO DE FIRMAS.33 MAYOR DEL HONORABLE AYUNTAMIENTO DE TULUM, QUINTANA ROO Página 5 de 33

6 PRESENTACIÓN. La Administración Pública Municipal del Municipio de Tulum, con el objetivo de modernizar los diferentes procesos que la conforman en beneficio de los ciudadanos, estableció una estructura orgánica basada en el proceso de reestructura administrativa, para así eficientar la labor de los servidores públicos. Bajo esta premisa, la conformación de una cultura administrativa que permita modernizar e innovar procesos en las distintas Dependencias y Unidades Administrativas con base en herramientas técnicas que permitan desarrollar las funciones con eficiencia, eficacia y con una filosofía de mejora continua, es un paso obligado y necesario. Con el presente Manual de Procedimientos se obtiene una mayor certidumbre en el desarrollo de las actividades y responsabilidades de cada área, iniciando de esta manera una nueva etapa en la Administración Pública Municipal que permite una adecuada coordinación inter e interdepartamental, delimitando las actividades y responsabilidades de cada uno de los puestos. La finalidad del presente Manual es proporcionar a las Dependencias y Unidades Administrativas, un documento integral básico que sirva como marco de referencia y que permita conocer de manera clara, ordenada y MAYOR DEL HONORABLE AYUNTAMIENTO DE TULUM, QUINTANA ROO Página 6 de 33

7 práctica, la manera de operar para el eficiente desempeño de su trabajo, así como su Marco Legal en el que sustenta su actuación y funcionamiento. El Manual de Procedimientos, adicional a ser un documento de consulta, tiene la función de servir como herramienta de referencia que oriente al personal al momento de desempeñar sus labores cotidianas, y al mismo tiempo facilite la integración de nuevos elementos, coadyuvando de esta manera al logro de objetivos y metas institucionales e impulsando la productividad de la Dependencia. Sirva pues el presente Manual como guía de referencia y apoyo para quien lo requiera. MAYOR DEL HONORABLE AYUNTAMIENTO DE TULUM, QUINTANA ROO Página 7 de 33

8 MARCO JURÍDICO DISPOSICIONES FEDERALES o Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. o Ley federal de responsabilidades de los servidores públicos o Ley general de contabilidad gubernamental o Ley general de responsabilidades administrativas o Ley general del sistema nacional anticorrupción o Ley general de transparencia y acceso a la información pública DISPOSICIONES ESTATALES o Constitución Política del Estado de Quintana Roo o Ley de los Municipios del Estado de Quintana Roo o Ley de entrega y recepción de los recursos asignados a los servidores públicos de la administración pública y de los Ayuntamientos del Estado de Quintana Roo o Ley de responsabilidades de los servidores públicos del Estado de Quintana Roo o Ley de responsabilidades administrativas del Estado de Quintana Roo o Ley de protección de los datos personales en posesión de sujetos obligados para el Estado de Quintana Roo o Ley de transparencia y acceso a la información pública del Estado de Quintana Roo DISPOSICIONES MUNICIPALES o Reglamento de la Administración Pública Municipal del H. Ayuntamiento del Municipio de Tulum Quintana Roo. o Bando de Policía y de Gobierno del Municipio de Tulum MAYOR DEL HONORABLE AYUNTAMIENTO DE TULUM, QUINTANA ROO Página 8 de 33

9 o Reglamento Interior de la Oficialía Mayor del Municipio de Tulum Quintana Roo o Plan Municipal de Desarrollo o Reglamento para la entrega y recepcion de la Administración Pública municipal de Tulum, Quintana Roo. o Reglamento para el uso y control de vehiculos propiedad del Municipio de Tulum, Quintana Roo. MAYOR DEL HONORABLE AYUNTAMIENTO DE TULUM, QUINTANA ROO Página 9 de 33

10 ÍNDICE DE PROCEDIMIENTOS Área responsable Nombre del Procedimiento Código Pág. Procedimiento para el levantamiento de inventario físico de mobiliario, equipo de oficina y herramienta de las dependencias de la Administración Pública Municipal. OM- DP Procedimiento para solicitar el alta de un bien mueble en el Sistema de Inventarios OM- DP Procedimiento para la Actualización de Resguardos de. OM- DP Procedimiento para la Baja de Bienes Muebles. OM- DP Bienes Inmuebles Procedimiento para el Control de Expedientes de Bienes Inmuebles OM- DP MAYOR DEL HONORABLE AYUNTAMIENTO DE TULUM, QUINTANA ROO Página 10 de 33

11 PRESENTACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS Procedimiento: Municipio de Tulum, Quintana Roo Procedimiento para el levantamiento de inventario físico de mobiliario, equipo de oficina y herramienta de las dependencias de la Administración Pública Municipal. OM-DP-01 Oficialía Mayor Objetivo: Controlar el inventario y estado del mobiliario, equipo de oficina y herramienta de las dependencias de la Administración Pública del Municipio de Tulum, Quintana Roo. Normas: Reglamento de la Administración Pública del Municipio de Tulum, Quintana Roo. Políticas: - Mantener Actualizada la información sobre los bienes muebles. MAYOR DEL HONORABLE AYUNTAMIENTO DE TULUM, QUINTANA ROO Página 11 de 33

12 Definiciones: Inventario de Bienes.- Relación ordenada de los bienes o lista en que se inscriben y describen, artículo por artículo, todos los bienes muebles que pertenecen a un Organismo o Institución. Producto: - Inventario Cliente (s): - Dependencias de la Administración Pública Municipal Indicadores: Inventarios levantados MAYOR DEL HONORABLE AYUNTAMIENTO DE TULUM, QUINTANA ROO Página 12 de 33

13 Descripción de Actividades: Paso Responsable Descripción de las actividades Inicio del Procedimiento Elabora oficio de fecha de levantamiento de inventario, dirigido a las dependencias a visitar. Realiza inventario físico en las dependencias. Captura los datos en el sistema. Emite resguardo con copia para el usuario e imprime nuevas etiquetas en caso de ser necesario. Etiqueta mobiliario, equipo de oficina y herramienta, recaba firmas del resguardante. Archiva resguardo original. Termina procedimiento. MAYOR DEL HONORABLE AYUNTAMIENTO DE TULUM, QUINTANA ROO Página 13 de 33

14 Diagrama de Flujo: Inicio Elabora oficio de fecha de levantamiento de inventario, dirigido a las dependencias a visitar. Realiza inventario físico en las dependencias. Captura los datos en el sistema. Emite resguardo con copia para el usuario e imprime nuevas etiquetas en caso de ser necesario. Etiqueta mobiliario, equipo de oficina y herramienta, recaba firmas del resguardante. Archiva resguardo original. Fin MAYOR DEL HONORABLE AYUNTAMIENTO DE TULUM, QUINTANA ROO Página 14 de 33

15 Procedimiento: Municipio de Tulum, Quintana Roo. Procedimiento para solicitar el alta de un bien mueble en el Sistema de Inventario OM-DP-02 Oficialía Mayor Objetivo: Dar de alta en el Sistema de Inventarios las nuevas adquisiciones de las dependencias así como asignar un usuario que tendrá a su custodia estos bienes muebles, mismos que pasarán a formar parte del patrimonio municipal. Normas: Reglamento de la Administración Pública del Municipio de Tulum, Quintana Roo. Políticas: Llevar a cabo el procedimiento de alta del bien. MAYOR DEL HONORABLE AYUNTAMIENTO DE TULUM, QUINTANA ROO Página 15 de 33

16 Definiciones: Inventario: Lista ordenada de bienes y demás cosas valorables que pertenecen a una persona, empresa o institución. Resguardante.- La persona que directamente utiliza el bien para el desarrollo de sus actividades, y que está bajo su custodia y responsabilidad. Producto: - Alta Cliente (s): - Dependencias de la Administración Pública Municipal Indicadores: Altas realizadas MAYOR DEL HONORABLE AYUNTAMIENTO DE TULUM, QUINTANA ROO Página 16 de 33

17 Descripción de Actividades: Paso Responsable Descripción de las actividades Patrimonio Municipal Patrimonio Municipal Patrimonio Municipal Patrimonio Municipal Inicio del Procedimiento. Recibe de la Dirección de Recursos Materiales, el oficio de las adquisiciones de bienes muebles y sus facturas para la solicitud de alta de activo fijo. Turna al/la Bienes Muebles para seguimiento. Captura los datos del bien en el sistema, número de inventario y asigna a un resguardante. Imprime el resguardo original y las Etiquetas de códigos de barra con el número de inventario asignado a cada bien, de acuerdo a los datos previamente capturados en el sistema. Acude a la dependencia para levantar físicamente el inventario del bien. Pega las etiquetas de los bienes muebles adquiridos. Informa al/la Patrimonio Municipal de los movimientos realizados. Termina el procedimiento. MAYOR DEL HONORABLE AYUNTAMIENTO DE TULUM, QUINTANA ROO Página 17 de 33

18 Diagrama de Flujo: Patrimonio Municipal Departamento de Inicio Recibe de la Dirección de Recursos Materiales, el oficio de las adquisiciones de bienes muebles y sus facturas para la solicitud de alta de activo fijo. Turna al/la Departamento de para seguimiento Captura los datos del bien en el sistema, número de inventario y asigna a un resguardante. Imprime el resguardo original y las Etiquetas de códigos de barra con el número de inventario asignado a cada bien, de acuerdo a los datos previamente capturados en el sistema. Acude a la dependencia para levantar físicamente el inventario del bien. Pega las etiquetas de los bienes muebles adquiridos. Fin Informa al/la Patrimonio Municipal de los movimientos realizados. MAYOR DEL HONORABLE AYUNTAMIENTO DE TULUM, QUINTANA ROO Página 18 de 33

19 Procedimiento: Municipio de Tulum, Quintana Roo Procedimiento para la Actualización de Resguardo de. OM-DP-03 Oficialía Mayor Objetivo: Modificar la asignación de los bienes muebles con base en los movimientos de personal y condiciones físicas del mobiliario, equipo y vehículos para mantener actualizado el control de inventarios. Normas: Reglamento de la Administración Pública del Municipio de Tulum, Quintana Roo. Políticas: Los Resguardos de bienes muebles deberán mantenerse actualizados y con el registro de las características y condiciones físicas de los bienes, así como indicar los datos generales del resguardante y área de adscripción MAYOR DEL HONORABLE AYUNTAMIENTO DE TULUM, QUINTANA ROO Página 19 de 33

20 Definiciones: Resguardo: La custodia o resguardo de bienes muebles representa la responsabilidad de conservar y mantener en perfecto estado los bienes asignados, en caso contrario deberá exigirse su reposición y resarcimiento del daño o perjuicio, independiente de las sanciones que se dispongan. Resguardante.- La persona que directamente utiliza el bien para el desarrollo de sus actividades, y que está bajo su custodia y responsabilidad. Producto: - Resguardo Cliente (s): - Dependencias de la Administración Pública Municipal Indicadores: Resguardos realizados MAYOR DEL HONORABLE AYUNTAMIENTO DE TULUM, QUINTANA ROO Página 20 de 33

21 Descripción de Actividades: Paso Responsable Descripción de las actividades Patrimonio Municipal Patrimonio Municipal Patrimonio Municipal Inicio del Procedimiento Recibe de las áreas la solicitud para actualizar Resguardos y verifica la causa de actualización, ya sea por cambio o baja de personal. Turna al/la Bienes Muebles para seguimiento Verifica físicamente en el área solicitante los cambios de resguardatario de bienes muebles que habrán de realizarse. Solicita y recibe del área el nombre del usuario resguardante que será responsable de los bienes muebles. Actualiza la información en el Sistema y emite el Resguardo individual Recaba firma del/la Patrimonio Municipal y del resguardante en el formato individual Entrega al Usuario de los bienes el Resguardo individual y archiva un tanto del mismo. Termina procedimiento. MAYOR DEL HONORABLE AYUNTAMIENTO DE TULUM, QUINTANA ROO Página 21 de 33

22 Diagrama de Flujo: Patrimonio Municipal Departamento de Inicio Recibe de las áreas la solicitud para actualizar Resguardos y verifica la causa de actualización, ya sea por cambio o baja de personal. Turna al/la Departamento de para seguimiento Verifica físicamente en el área solicitante los cambios de resguardatario de bienes muebles que habrán de realizarse. Solicita y recibe del área el nombre del usuario resguardante que será responsable de los bienes muebles. Actualiza la información en el Sistema y emite el Resguardo individual. Recaba firma del/la Patrimonio Municipal y del resguardante en el formato individual. Fin Entrega al Usuario de los bienes el Resguardo individual y archiva un tanto del mismo. MAYOR DEL HONORABLE AYUNTAMIENTO DE TULUM, QUINTANA ROO Página 22 de 33

23 Procedimiento: Municipio de Tulum, Quintana Roo Procedimiento para la Baja de. OM-DP-04 Oficialía Mayor Objetivo: Controlar y registrar la baja operativa en el sistema de inventarios, los bienes muebles que debido al deterioro del estado físico o las cualidades técnicas que presenta, hacen que ya no resulte útil para el servicio público Normas: Reglamento de la Administración Pública del Municipio de Tulum, Quintana Roo. Políticas: Registrar en el inventario la baja de bienes muebles deteriorados que no cumplan con el objetivo de su adquisición y asignación. MAYOR DEL HONORABLE AYUNTAMIENTO DE TULUM, QUINTANA ROO Página 23 de 33

24 Definiciones: Baja de bienes: Es un proceso que consiste en retirar del patrimonio de la entidad, aquellos bienes que han perdido la posibilidad de ser utilizados. Dictamen: Es un documento de tipo legal en el que deben resumirse todos los bienes a considerar para baja. Producto: - Desincorporación del inventario Cliente (s): - Dependencias de la Administración Pública Municipal Indicadores: Bajas de bienes muebles realizadas MAYOR DEL HONORABLE AYUNTAMIENTO DE TULUM, QUINTANA ROO Página 24 de 33

25 Descripción de Actividades: Paso Responsable Descripción de las actividades Patrimonio Municipal Patrimonio Municipal Patrimonio Municipal Departamento de Bienes Muebles Departamento de Bienes Muebles Departamento de Bienes Muebles Departamento de Bienes Muebles Departamento de Bienes Muebles Inicio del Procedimiento. Recibe de las diferentes áreas la solicitud para la baja de bienes. Instruye al/la Bienes Muebles para que dé seguimiento. Reúne y clasifica los bienes muebles que se han reportado para baja del inventario. Los Clasificados como Equipo de Cómputo, debera de incluir de la Dirección de Informática, el Dictamen que describe los bienes y coincida con los bienes muebles sujetos a baja. Los clasificados como Mobiliario, se elabora el Dictamen en original para determinar la baja, de acuerdo a las condiciones físicas en las que se encuentra. Elabora la Relación en original del mobiliario, equipo y los bienes que se daran de baja, obtiene fotografías de éstos y elabora el dictamen. Previa valoración y justificación de baja operativa, envia por oficio el listado de los bienes a darse de baja, el Dictamen y las Fotografías de los bienes, al/la Patrimonio Municipal. MAYOR DEL HONORABLE AYUNTAMIENTO DE TULUM, QUINTANA ROO Página 25 de 33

26 Patrimonio Municipal Comité para la valoración y registro patrimonial Honorable Ayuntamiento Hace del conocimiento a el Comité para la valoración y registro patrimonial la solicitud de baja del activo fijo. Valida el Dictamén de la baja de los bienes y somete a la consideración del Ayuntamiento. Aprueba la desincorporación de los bienes del inventario y la baja en los Estados Financieros Honorable Ayuntamiento Oficial Mayor, Tesorero/a y Contralor/a Oficial Mayor, Tesorero/a y Contralor/a Oficial Mayor, Tesorero/a y Contralor/a Instruye al/la Oficial Mayor, Tesorero/a y Contralor/a para que realicen la baja de los bienes. Realizan la baja correspondiente levantando las respectivas actas de disposición final de los bienes. Ordenan se archiven las bajas. Termina procedimiento. MAYOR DEL HONORABLE AYUNTAMIENTO DE TULUM, QUINTANA ROO Página 26 de 33

27 Diagrama de Flujo: Honorable Ayuntamiento Oficial Mayor, Tesorero/a y Contralor/a Comité para la Valoración y Registro Patrimonial Patrimonio Municipal Inicio Departamento Técnico Recibe de las diferentes áreas la solicitud para la baja de bienes. Instruye al/la Departamento Técnico para que dé seguimiento a la solicitud. Reúne los bienes muebles que se han reportado para baja del inventario. Los Clasificados como Equipo de Cómputo, deberá de incluir la Dirección de Informática el Dictamen que describe los bienes y coincida con los bienes muebles sujetos a baja. Los clasificados como Mobiliario, se elabora el Dictamen en original para determinar la baja, de acuerdo a las condiciones físicas en las que se encuentra. MAYOR DEL HONORABLE AYUNTAMIENTO DE TULUM, QUINTANA ROO Página 27 de 33

28 Elabora la Relación en original del mobiliario, equipo y los bienes que se daran de baja, obtiene fotografías de éstos y elabora el dictamen. Aprueba la desincorporación de los bienes del inventario y la baja en los Estados Financieros. Instruye al/la Oficial Mayor, Tesorero/a y Contralor/a para que realicen la baja de los bienes. Realizan la baja correspondiente levantando las respectivas actas de disposición final de los bienes. Valida el Dictamén de la baja de los bienes y somete a la consideración del Ayuntamiento. Hace del conocimiento a el Comité para la valoración y registro patrimonial la solicitud de baja del activo fijo. Previa valoración y justificación de baja operativa, envia por oficio el listado de los bienes a darse de baja, el Dictamen y las Fotografías de los bienes, al/la Patrimonio Municipal. Ordenan se archiven las bajas. Fin MAYOR DEL HONORABLE AYUNTAMIENTO DE TULUM, QUINTANA ROO Página 28 de 33

29 Procedimiento: Municipio de Tulum, Quintana Roo Procedimiento para el Control de Expedientes de Bienes Inmuebles OM-DP-05 Oficialía Mayor Bienes Inmuebles Objetivo: Custodiar los expedientes de los bienes inmuebles propiedad del Municipio y llevar su registro en el inventario patrimonial. Normas: Reglamento de la Administración Pública del Municipio de Tulum, Quintana Roo. Políticas: Controlar los expedientes de los bienes inmuebles MAYOR DEL HONORABLE AYUNTAMIENTO DE TULUM, QUINTANA ROO Página 29 de 33

30 Definiciones: Bien Inmueble.- Obra construida inventariable como activo fijo, habilitada para plantel educativo y/o oficinas con servicios administrativos y/o directivos. Escritura.- Documento público expedido por un Notario, que acredita la propiedad de un bien inmueble. Producto: Expedientes de los bienes inmuebles Cliente (s): - Municipio de Tulum Indicadores: Bienes inmuebles registrados con expediente MAYOR DEL HONORABLE AYUNTAMIENTO DE TULUM, QUINTANA ROO Página 30 de 33

31 Descripción de Actividades: Paso Responsable Descripción de las actividades Bienes Inmuebles Bienes Inmuebles Bienes Inmuebles Bienes Inmuebles Bienes Inmuebles Patrimonio Municipal Contabilidad Inicio del Procedimiento Recibe de la Dirección de Asuntos Jurídicos, la documentación que acredita la propiedad sobre el bien inmueble, para su control y custodia. Clasifica el bien inmueble Actualiza la base de datos del inventario de bienes inmuebles. Elabora oficio para el informe mensual de la base de datos actualizada del inventario al/a Patrimonio Municipal. Elabora el reporte de los bienes inmuebles al/la Contabilidad para la afectación contable correspondiente. Termina procedimiento MAYOR DEL HONORABLE AYUNTAMIENTO DE TULUM, QUINTANA ROO Página 31 de 33

32 Diagrama de Flujo: Contabilidad Patrimonio Municipal Departamento de Bienes Inmuebles Inicio Recibe de la Dirección de Asuntos Jurídicos, la documentación que acredita la propiedad sobre el bien inmueble, para su control y custodia. Clasifica el bien inmueble. Actualiza la base de datos del inventario de bienes inmuebles. Fin Elabora el reporte de los bienes inmuebles al/la Contabilidad para la afectación contable correspondiente. Elabora oficio para el informe mensual de la base de datos actualizada del inventario al/a Patrimonio Municipal. MAYOR DEL HONORABLE AYUNTAMIENTO DE TULUM, QUINTANA ROO Página 32 de 33

33 Apartado de Firmas Revisó Autorizó MAYOR DEL HONORABLE AYUNTAMIENTO DE TULUM, QUINTANA ROO Página 33 de 33