MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES DE LA OFICIALÍA MAYOR DEL HONORABLE AYUNTAMIENTO DE TULUM, QUINTANA ROO

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1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES DE LA OFICIALÍA MAYOR DEL HONORABLE AYUNTAMIENTO DE TULUM, QUINTANA ROO MAYOR DEL HONORABLE AYUNTAMIENTO DE TULUM, QUINTANA ROO Página 1 de 30

2 El Manual de Procedimientos es un documento que describe mediante una secuencia lógica, sistemática y detallada, las distintas actividades en las que intervienen las diferentes unidades administrativas, señalando generalmente quién, cómo, cuándo, dónde y para qué han de realizarse. Objetivo: Integrar la información para guiar a las y los servidores públicos que laboran en la oficina de la Dirección de Servicios Generales de la Oficialía Mayor, en la ejecución de los procesos que desarrollan, enfocados en la prestación de servicios o la atención de trámites en lo particular ante las dependencias municipales, contribuyendo al desarrollo y mejoramiento del Municipio de Tulum y de su población, a través de la celebración de actos y contratos necesarios para el buen desempeño de la gestión administrativa y la prestación de servicios públicos municipales con eficiencia y eficacia, a través de la vigilancia en el funcionamiento de la administración pública municipal, así como dirigir, coordinar y controlar la operación encomendada a cada unidad administrativa que integra la estructura administrativa del municipio, con el objeto de propiciar una mejor calidad de vida con apego a las disposiciones legales y administrativas vigentes. El objetivo de contar con el manual de procedimientos es el de asegurar la funcionalidad de la Dependencia de la Administración Pública Municipal, permitiendo la consulta ágil y detallada de cada una de las actividades que MAYOR DEL HONORABLE AYUNTAMIENTO DE TULUM, QUINTANA ROO Página 2 de 30

3 forman parte del procedimiento para el desarrollo de las funciones de los/las servidores/as públicos/as. El Manual de Procedimientos tiene como finalidades: A. Compilar en forma ordenada, secuencial, cronológica y detallada las operaciones a cargo de la institución, los puestos o unidades administrativas que intervienen, precisando su participación en dichas operaciones y los formatos a utilizar para la realización de las actividades institucionales agregadas en procedimientos. B. Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraría. C. Determinar en forma más sencilla las responsabilidades por fallas o errores. D. Facilitar las labores de auditoría, la evaluación del Control Interno y vigilancia. E. Aumentar la eficiencia de los/las servidores/as públicos/as, indicándoles lo qué deben de hacer y cómo deben de hacerlo. F. Ayudar a la coordinación del trabajo y evitar duplicidad de funciones. G. Constituir una base para el análisis y el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y métodos. MAYOR DEL HONORABLE AYUNTAMIENTO DE TULUM, QUINTANA ROO Página 3 de 30

4 ÍNDICE. Pág. PRESENTACIÓN....5 MARCO JURÍDICO...7 ÍNDICE DE PROCEDIMIENTOS 9 PROCEDIMIENTOS...10 APARTADO DE FIRMAS.30 MAYOR DEL HONORABLE AYUNTAMIENTO DE TULUM, QUINTANA ROO Página 4 de 30

5 PRESENTACIÓN. La Administración Pública Municipal del Municipio de Tulum, con el objetivo de modernizar los diferentes procesos que la conforman en beneficio de los ciudadanos, estableció una estructura orgánica basada en el proceso de reestructura administrativa, para así eficientar la labor de los servidores públicos. Bajo esta premisa, la conformación de una cultura administrativa que permita modernizar e innovar procesos en las distintas Dependencias y Unidades Administrativas con base en herramientas técnicas que permitan desarrollar las funciones con eficiencia, eficacia y con una filosofía de mejora continua, es un paso obligado y necesario. Con el presente Manual de Procedimientos se obtiene una mayor certidumbre en el desarrollo de las actividades y responsabilidades de cada área, iniciando de esta manera una nueva etapa en la Administración Pública Municipal que permite una adecuada coordinación inter e interdepartamental, delimitando las actividades y responsabilidades de cada uno de los puestos. La finalidad del presente Manual es proporcionar a las Dependencias y Unidades Administrativas, un documento integral básico que sirva como marco de referencia y que permita conocer de manera clara, ordenada y MAYOR DEL HONORABLE AYUNTAMIENTO DE TULUM, QUINTANA ROO Página 5 de 30

6 práctica, la manera de operar para el eficiente desempeño de su trabajo, así como su Marco Legal en el que sustenta su actuación y funcionamiento. El Manual de Procedimientos, adicional a ser un documento de consulta, tiene la función de servir como herramienta de referencia que oriente al personal al momento de desempeñar sus labores cotidianas, y al mismo tiempo facilite la integración de nuevos elementos, coadyuvando de esta manera al logro de objetivos y metas institucionales e impulsando la productividad de la Dependencia. Sirva pues el presente Manual como guía de referencia y apoyo para quien lo requiera. MAYOR DEL HONORABLE AYUNTAMIENTO DE TULUM, QUINTANA ROO Página 6 de 30

7 MARCO JURÍDICO DISPOSICIONES FEDERALES o Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. o Ley federal de responsabilidades de los servidores públicos o Ley general de responsabilidades administrativas o Ley general del sistema nacional anticorrupción o Ley general de transparencia y acceso a la información pública DISPOSICIONES ESTATALES o Constitución Política del Estado de Quintana Roo o Ley de los Municipios del Estado de Quintana Roo o Ley de entrega y recepción de los recursos asignados a los servidores públicos de la administración pública y de los Ayuntamientos del Estado de Quintana Roo o Ley de responsabilidades de los servidores públicos del Estado de Quintana Roo o Ley de responsabilidades administrativas del Estado de Quintana Roo o Ley de protección de los datos personales en posesión de sujetos obligados para el Estado de Quintana Roo o Ley de transparencia y acceso a la información pública del Estado de Quintana Roo DISPOSICIONES MUNICIPALES o Reglamento de la Administración Pública Municipal del H. Ayuntamiento del Municipio de Tulum Quintana Roo. o Bando de Policía y de Gobierno del Municipio de Tulum o Reglamento Interior de la Oficialía Mayor del Municipio de Tulum Quintana Roo MAYOR DEL HONORABLE AYUNTAMIENTO DE TULUM, QUINTANA ROO Página 7 de 30

8 o Plan Municipal de Desarrollo o Reglamento para la entrega y recepcion de la Administración Pública municipal de Tulum, Quintana Roo. MAYOR DEL HONORABLE AYUNTAMIENTO DE TULUM, QUINTANA ROO Página 8 de 30

9 ÍNDICE DE PROCEDIMIENTOS Área responsable Nombre del Procedimiento Código Pág de Intendencia de Almacén Procedimiento para la limpieza de las Oficinas del Gobierno Municipal Procedimiento para la logística de Eventos Procedimiento para la Reparación a las Instalaciones Eléctricas, Hidráulicas, Sanitarias, Telefónicas y de Mobiliario Procedimiento para el Levantamiento de Inventario Físico en el amacén de Servicios Generales Procedimiento para el Mantenimiento Preventivo y Correctivo de los Bienes Inmuebles OM- SG-01 OM- SG-02 OM- SG-03 OM- SG-04 OM- SG MAYOR DEL HONORABLE AYUNTAMIENTO DE TULUM, QUINTANA ROO Página 9 de 30

10 PRESENTACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS Procedimiento: Municipio de Tulum, Quintana Roo Procedimiento para la limpieza de las Oficinas del Gobierno Municipal OM-SG-01 Oficialía Mayor de Intendencia Objetivo: Mantener en buenas condiciones de higiene las oficinas y áreas administrativas que ocupan las diferentes dependencias del Gobierno Municipal. Normas: Reglamento de la Administración Pública del Municipio de Tulum, Quintana Roo. Políticas: - Procurar espacios adecuados de trabajo para las dependencias y entidades Municipales. MAYOR DEL HONORABLE AYUNTAMIENTO DE TULUM, QUINTANA ROO Página 10 de 30

11 Definiciones: Limpieza de Oficinas: Es una parte muy importante en la administración pública, ya que asegura que todas las instalaciones y equipos están listos y preparados para que los servidores públicos desarrollen su trabajo desde el comienzo de la jornada laboral en un ambiente limpio, ordenado y sin olores. Producto: - Reporte Cliente (s): - Dependencias de la Administración Pública Municipal Indicadores: Oficinas aseadas MAYOR DEL HONORABLE AYUNTAMIENTO DE TULUM, QUINTANA ROO Página 11 de 30

12 Descripción de Actividades: Paso Responsable Descripción de las actividades de Intendencia de Intendencia de Intendencia de Almacén de Intendencia Personal de Intendencia Inicio del Procedimiento. Verifica físicamente las oficinas y/o áreas. Solicita material de limpieza al departamento de almacén. Proporciona el material en existencia requerido al/la de Intendencia. Asigna oficinas y áreas al personal de intendencia para brindar el servicio de aseo. Recibido el material, acude al área y brinda los servicios asignados. 7 8 Personal de Intendencia de Intendencia Informa al/la de Intendencia la ejecución de los servicios asignados. Termina procedimiento. MAYOR DEL HONORABLE AYUNTAMIENTO DE TULUM, QUINTANA ROO Página 12 de 30

13 Diagrama de Flujo: de Intendencia Inicio de Almacén Personal de Intendencia Verifica físicamente las oficinas y/o áreas. Solicita material de limpieza al departamento de almacén. Asigna oficinas y áreas al personal de intendencia para brindar el servicio de aseo. Proporciona el material en existencia requerido al/la de Intendencia. Recibido el material, acude al área y brinda los servicios asignados. Fin Informa al/la de Intendencia la ejecución de los servicios asignados. MAYOR DEL HONORABLE AYUNTAMIENTO DE TULUM, QUINTANA ROO Página 13 de 30

14 Procedimiento: Municipio de Tulum, Quintana Roo Procedimiento para la logística de Eventos OM-SG-02 Oficialía Mayor Objetivo: Atender de manera eficaz, la logística del Honorable Ayuntamiento, así como de las áreas que integran la Administración Pública Municipal en sus múltiples actividades. Normas: Reglamento de la Administración Pública del Municipio de Tulum, Quintana Roo. Políticas: Atender de manera eficaz, la logística del H. Ayuntamiento en todas sus Actividades Atender de manera oportuna y eficaz las actividades que realizan los Diferentes departamentos del Gobierno Municipal. MAYOR DEL HONORABLE AYUNTAMIENTO DE TULUM, QUINTANA ROO Página 14 de 30

15 Definiciones: Mampara: Base donde se apoyan las lonas en los eventos Tarima: Base de madera en donde se coloca el presídium sonido o lo que se vaya a ocupar para el evento Presidium: Conjunto de personalidades que encabezan el evento a realizar Podium: Plataforma donde se ponen los expositores para dar un discurso o mensaje Sonido: Aparato estereofónico que se utiliza para amenizar un evento Micrófono: Aparato que se utiliza para hablar en un evento Producto: - Evento Cliente (s): - Dependencias de la Administración Pública Municipal Indicadores: Eventos realizados MAYOR DEL HONORABLE AYUNTAMIENTO DE TULUM, QUINTANA ROO Página 15 de 30

16 Descripción de Actividades: Paso Responsable Descripción de las actividades Director/a de Servicios Generales Director/a de Servicios Generales Director/a de Servicios Generales Director/a de Servicios Generales Director/a de Servicios Generales Área solicitante Inicio del Procedimiento. Recibe de las áreas la solicitud de apoyo en la logística de eventos. Analiza las características del evento y turna al/la para su ejecución. Determina el material a utilizar y revisa en bodega la existencia. Verifica el buen estado de los materiales de logística, templetes, presidium, ornatos, logotipos, sonido, podium, mamparas, carpas, sillas y tarimas para la realización de los eventos. Traslada el equipo al lugar del evento. Supervisa la correcta instalación del equipo e informa al/la Director/a de Servicios Generales sobre los resultados. Verifica que sean cubiertas las necesidades logísticas solicitadas por las Áreas. Informa al área solicitante. Termina procedimiento. MAYOR DEL HONORABLE AYUNTAMIENTO DE TULUM, QUINTANA ROO Página 16 de 30

17 Diagrama de Flujo: Director/a de Servicios Generales Área solicitante Inicio Recibe de las áreas la solicitud de apoyo en la logística de eventos. Analiza las características del evento y turna al/la Jefe/a del para su ejecución. Determina el material a utilizar y revisa en bodega el material existente. Verifica el buen estado de los materiales de logística, templetes, presidium, ornatos, logotipos, sonido, podium, mamparas, carpas, sillas y tarimas para la realización de los eventos. Traslada el equipo al lugar del evento. Verifica que sean cubiertas las necesidades logísticas solicitadas por las Áreas. Informa al área solicitante. Supervisa la correcta instalación del equipo e informa al/la Director/a de Servicios Generales, sobre los resultados. Fin MAYOR DEL HONORABLE AYUNTAMIENTO DE TULUM, QUINTANA ROO Página 17 de 30

18 Procedimiento: Municipio de Tulum, Quintana Roo Procedimiento para la Reparación de las Instalaciones Eléctricas, Hidráulicas, Sanitarias, Telefónicas y de Mobiliario OM-SG-03 Oficialía Mayor Objetivo: Proporcionar mantenimiento preventivo y correctivo a las instalaciones básicas con las que cuentan las oficinas de las diretentes áreas de la administración pública municipal, a fin de conservarlas en buen estado. Normas: Reglamento de la Administración Pública del Municipio de Tulum, Quintana Roo. Políticas: Elaborar un diagnóstico del mantenimiento a realizar. MAYOR DEL HONORABLE AYUNTAMIENTO DE TULUM, QUINTANA ROO Página 18 de 30

19 Definiciones: Reparación: Acción y resultado de arreglar una cosa, un objeto, un aparato o cualquier otro elemento que dejó de funcionar por alguna razón Producto: - Reparación Cliente (s): - Dependencias de la Administración Pública Municipal Indicadores: Reparaciones realizadas MAYOR DEL HONORABLE AYUNTAMIENTO DE TULUM, QUINTANA ROO Página 19 de 30

20 Descripción de Actividades: Paso Responsable Descripción de las actividades Director/a de Servicios Generales Director/a de Servicios Generales Director/a de Servicios Generales Director/a de Servicios Generales de Almacén Área solicitante Inicio del Procedimiento Recibe de las áreas la Solicitud de reparación de instalaciones. Turna al/la para dar atención a la solicitud. Acude al área, verifica las instalaciones eléctricas, hidráulicas, sanitarias o telefónicas, detecta el desperfecto. Elabora diagnóstico e informa al/la Director/a de Servicios Generales. Autoriza la reparación y turna al/la. Determina el material necesario para efectuar la reparación y lo solicita al/la de Almacén. Revisa en el almacén la existencia y lo entrega al/la Acude con personal y material al área solicitante del servicio, repara las instalaciones. Entrega reporte de los trabajos realizados al área solicitante. Termina procedimiento MAYOR DEL HONORABLE AYUNTAMIENTO DE TULUM, QUINTANA ROO Página 20 de 30

21 Diagrama de Flujo: Director/a de Servicios Generales de Almacén Área solicitante Inicio Recibe de las áreas la Solicitud de reparación de instalaciones. Turna al/la para dar atención a la solicitud. Acude al área, verifica las instalaciones eléctricas, hidráulicas, sanitarias o telefónicas, detecta el desperfecto. Autoriza la reparación y turna al/la Jefe/a del. Elabora diagnóstico e informa al/la Director/a de Servicios Determina el material necesario para efectuar la reparación y lo solicita al/la de Almacén. Acude con personal y material al área solicitante del servicio, repara las instalaciones. Revisa en el almacén la existencia y lo entrega al/la Jefe/a del Entrega reporte de los trabajos realizados al área solicitante. Fin MAYOR DEL HONORABLE AYUNTAMIENTO DE TULUM, QUINTANA ROO Página 21 de 30

22 Procedimiento: Municipio de Tulum, Quintana Roo Procedimiento para el Levantamiento de Inventario Físico en el almacén de Servicios Generales OM-SG-04 Oficialía Mayor de Almacén Objetivo: Verificar las existencias físicas de artículos en Almacén contra los controles documentales para determinar las necesidades y situación de existencias. Normas: Reglamento de la Administración Pública del Municipio de Tulum, Quintana Roo. Políticas: Verificar la existencia física de artículos en el almacén MAYOR DEL HONORABLE AYUNTAMIENTO DE TULUM, QUINTANA ROO Página 22 de 30

23 Definiciones: Almacén: Local, edificio o parte de este que sirve para depositar o guardar gran cantidad de artículos, productos o mercancías para su posterior uso o distribución. Producto: - Inventario Cliente (s): - Dirección de Servicios Generales Indicadores: Inventarios realizados MAYOR DEL HONORABLE AYUNTAMIENTO DE TULUM, QUINTANA ROO Página 23 de 30

24 Descripción de Actividades: Paso Responsable Descripción de las actividades de Almacén de Almacén de Almacén de Almacén de Almacén de Almacén Inicio del Procedimiento. Realiza el conteo de los bienes y materiales existentes en el almacén. Elabora Reporte mensual de existencias para hacer constar fehacientemente la realización del levantamiento de inventario físico. Ejecuta el comparativo entre el inventario físico y la existencia en sistema. En caso de existir diferencias Investiga las diferencias, las identifica, las justifica y realiza los ajustes. Termina el procedimiento MAYOR DEL HONORABLE AYUNTAMIENTO DE TULUM, QUINTANA ROO Página 24 de 30

25 Diagrama de Flujo: Técnico Inicio Realiza el conteo de los bienes y materiales existentes en el almacén. Elabora Reporte mensual de existencias para hacer constar fehacientemente la realización del levantamiento de inventario físico. Ejecuta el comparativo entre el inventario físico y la existencia en sistema. En caso de existir diferencias Investiga las diferencias, las identifica, las justifica y realiza los ajustes. Fin MAYOR DEL HONORABLE AYUNTAMIENTO DE TULUM, QUINTANA ROO Página 25 de 30

26 Procedimiento: Municipio de Tulum, Quintana Roo Procedimiento para el Mantenimiento Preventivo y Correctivo de los Bienes Inmuebles OM-SG-05 Oficialía Mayor Objetivo: Efectuar las reparaciones y remodelaciones necesarias a las instalaciones de los bienes inmuebles con los que cuenta la Administración Pública Municipal, a fin de mantenerlas en condiciones funcionales. Normas: Reglamento de la Administración Pública del Municipio de Tulum, Quintana Roo. Políticas: El mantenimiento preventivo a los bienes inmuebles comprenderá las actividades referentes al mantenimiento de pintura, carpintería, aire acondicionado, fumigación y las que se requieran por su naturaleza en las áreas. MAYOR DEL HONORABLE AYUNTAMIENTO DE TULUM, QUINTANA ROO Página 26 de 30

27 Los servicios de mantenimiento se realizarán preferentemente en horas no laborables, a fin de no interrumpir en las funciones de cada área operativa. Definiciones: Mantenimiento preventivo: Es el destinado a la conservación de instalaciones mediante la realización de revisión y reparación que garanticen su buen funcionamiento y fiabilidad. Producto: - Mantenimiento Cliente (s): - Dependencias de la Administración Pública Municipal Indicadores: Mantenimientos preventivos realizados MAYOR DEL HONORABLE AYUNTAMIENTO DE TULUM, QUINTANA ROO Página 27 de 30

28 Descripción de Actividades: Paso Responsable Descripción de las actividades Jefe/a de Jefe/a de Jefe/a de Jefe/a de Jefe/a de Jefe/a de Inicio del Procedimiento. Organiza un calendario de supervisión para mantenimiento preventivo a los inmuebles. Supervisa las instalaciones, si requieren mantenimiento preventivo o correctivo, los programa. Elabora Oficio para informar las fechas programadas para el mantenimiento preventivo y/o correctivo a las áreas. Ejecuta los trabajos de mantenimiento. Termina procedimiento. MAYOR DEL HONORABLE AYUNTAMIENTO DE TULUM, QUINTANA ROO Página 28 de 30

29 Diagrama de Flujo: Técnico Inicio Organiza un calendario de supervisión para mantenimiento preventivo a los inmuebles. Supervisa las instalaciones, si requieren mantenimiento preventivo o correctivo, los programa. Elabora Oficio para informar las fechas programadas para el mantenimiento preventivo y/o correctivo a las áreas. Ejecuta los trabajos de mantenimiento. Fin MAYOR DEL HONORABLE AYUNTAMIENTO DE TULUM, QUINTANA ROO Página 29 de 30

30 Apartado de Firmas Revisó Autorizó MAYOR DEL HONORABLE AYUNTAMIENTO DE TULUM, QUINTANA ROO Página 30 de 30