MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DEL REGISTRO CIVIL DE LA SECRETARÍA GENERAL DEL HONORABLE AYUNTAMIENTO DE TULUM, QUINTANA ROO

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1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DEL REGISTRO CIVIL DE LA SECRETARÍA GENERAL DEL HONORABLE AYUNTAMIENTO DE TULUM, QUINTANA ROO DEL HONORABLE AYUNTAMIENTO DE TULUM, QUINTANA ROO Página 1 de 31

2 El Manual de Procedimientos es un documento que describe mediante una secuencia lógica, sistemática y detallada, las distintas actividades en las que intervienen las diferentes unidades administrativas, señalando mente quién, cómo, cuándo, dónde y para qué han de realizarse. Objetivo: Integrar la información para guiar a las y los servidores públicos que laboran en la oficina de la Dirección del de la Secretaría General, en la ejecución de los procesos que desarrollan, enfocados en la prestación de servicios o la atención de trámites en lo particular ante las dependencias municipales, contribuyendo al desarrollo y mejoramiento del Municipio de Tulum y de su población, a través de la celebración de actos y contratos necesarios para el buen desempeño de la gestión administrativa y la prestación de servicios públicos municipales con eficiencia y eficacia, a través de la vigilancia en el funcionamiento de la administración pública municipal, así como dirigir, coordinar y controlar la operación encomendada a cada unidad administrativa que integra la estructura administrativa del municipio, con el objeto de propiciar una mejor calidad de vida con apego a las disposiciones legales y administrativas vigentes. El objetivo de contar con el manual de procedimientos es el de asegurar la funcionalidad de la Dependencia de la Administración Pública Municipal, permitiendo la consulta ágil y detallada de cada una de las actividades que DEL HONORABLE AYUNTAMIENTO DE TULUM, QUINTANA ROO Página 2 de 31

3 forman parte del procedimiento para el desarrollo de las funciones de los/las servidores/as públicos/as. El Manual de Procedimientos tiene como finalidades: A. Compilar en forma ordenada, secuencial, cronológica y detallada las operaciones a cargo de la institución, los puestos o unidades administrativas que intervienen, precisando su participación en dichas operaciones y los formatos a utilizar para la realización de las actividades institucionales agregadas en procedimientos. B. Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraría. C. Determinar en forma más sencilla las responsabilidades por fallas o errores. D. Facilitar las labores de auditoría, la evaluación del Control Interno y vigilancia. E. Aumentar la eficiencia de los/las servidores/as públicos/as, indicándoles lo qué deben de hacer y cómo deben de hacerlo. F. Ayudar a la del trabajo y evitar duplicidad de funciones. DEL HONORABLE AYUNTAMIENTO DE TULUM, QUINTANA ROO Página 3 de 31

4 G. Constituir una base para el análisis y el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y métodos. DEL HONORABLE AYUNTAMIENTO DE TULUM, QUINTANA ROO Página 4 de 31

5 ÍNDICE. Pág. PRESENTACIÓN....6 MARCO JURÍDICO...8 ÍNDICE DE PROCEDIMIENTOS 10 PROCEDIMIENTOS...11 APARTADO DE FIRMAS.31 DEL HONORABLE AYUNTAMIENTO DE TULUM, QUINTANA ROO Página 5 de 31

6 PRESENTACIÓN. La Administración Pública Municipal del Municipio de Tulum, con el objetivo de modernizar los diferentes procesos que la conforman en beneficio de los ciudadanos, estableció una estructura orgánica basada en el proceso de reestructura administrativa, para así eficientar la labor de los servidores públicos. Bajo esta premisa, la conformación de una cultura administrativa que permita modernizar e innovar procesos en las distintas Dependencias y Unidades Administrativas con base en herramientas técnicas que permitan desarrollar las funciones con eficiencia, eficacia y con una filosofía de mejora continua, es un paso obligado y necesario. Con el presente Manual de Procedimientos se obtiene una mayor certidumbre en el desarrollo de las actividades y responsabilidades de cada área, iniciando de esta manera una nueva etapa en la Administración Pública Municipal que permite una adecuada inter e interdepartamental, delimitando las actividades y responsabilidades de cada uno de los puestos. La finalidad del presente Manual es proporcionar a las Dependencias y Unidades Administrativas, un documento integral básico que sirva como marco de referencia y que permita conocer de manera clara, ordenada y DEL HONORABLE AYUNTAMIENTO DE TULUM, QUINTANA ROO Página 6 de 31

7 práctica, la manera de operar para el eficiente desempeño de su trabajo, así como su Marco Legal en el que sustenta su actuación y funcionamiento. El Manual de Procedimientos, adicional a ser un documento de consulta, tiene la función de servir como herramienta de referencia que oriente al personal al momento de desempeñar sus labores cotidianas, y al mismo tiempo facilite la integración de nuevos elementos, coadyuvando de esta manera al logro de objetivos y metas institucionales e impulsando la productividad de la Dependencia. Sirva pues el presente Manual como guía de referencia y apoyo para quien lo requiera. DEL HONORABLE AYUNTAMIENTO DE TULUM, QUINTANA ROO Página 7 de 31

8 MARCO JURÍDICO DISPOSICIONES FEDERALES o Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. o Ley federal de responsabilidades de los servidores públicos o Ley general de población o Ley general de responsabilidades administrativas o Ley general del sistema nacional anticorrupción o Ley general de transparencia y acceso a la información pública DISPOSICIONES ESTATALES o Constitución Política del Estado de Quintana Roo. o Ley de los Municipios del Estado de Quintana Roo. o Ley de entrega y recepción de los recursos asignados a los servidores públicos de la administración pública y de los Ayuntamientos del Estado de Quintana Roo o Ley del consejo estatal de población del Estado de Quintana Roo o Ley del sistema de documentación del Estado de Quintana Roo o Ley de responsabilidades de los servidores públicos del Estado de Quintana Roo o Ley de responsabilidades administrativas del Estado de Quintana Roo o Ley de protección de los datos personales en posesión de sujetos obligados para el Estado de Quintana Roo o Ley de transparencia y acceso a la información pública del Estado de Quintana Roo. DEL HONORABLE AYUNTAMIENTO DE TULUM, QUINTANA ROO Página 8 de 31

9 DISPOSICIONES MUNICIPALES o Bando de Policía y Buen Gobierno del Municipio de Tulum, Quintana Roo. o Reglamento de la Administración Pública del Municipio de Tulum, Quintana Roo, Quintana Roo. o Reglamento Interior de la Secretaria General del Ayuntamiento de Tulum, Quintana Roo. o Reglamento para la entrega y recepción de la administración pública municipal de Tulum, Quintana Roo. o Plan municipal de Desarrollo. DEL HONORABLE AYUNTAMIENTO DE TULUM, QUINTANA ROO Página 9 de 31

10 ÍNDICE DE PROCEDIMIENTOS Área responsable Nombre del Procedimiento Código Pág. Procedimiento para el registro de nacimiento. SG- RG Procedimiento para el registro de matrimonio. SG- RG Procedimiento para el registro de divorcio. SG- RG Procedimiento para el registro de defunción. SG- RG Procedimiento para el alta de CURP. SG- RG DEL HONORABLE AYUNTAMIENTO DE TULUM, QUINTANA ROO Página 10 de 31

11 PRESENTACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS Procedimiento: Municipio de Tulum, Quintana Roo Procedimiento para el registro de nacimiento. SG-RG-01 Secretaría General Objetivo: Brindar identidad a las y los mexicanos nacidos en el Municipio. Normas: Reglamento de la Administración Pública del Municipio de Tulum, Quintana Roo. Políticas: - Otorgar constancia de los datos básicos acerca del nacimiento de una persona. Definiciones: DEL HONORABLE AYUNTAMIENTO DE TULUM, QUINTANA ROO Página 11 de 31

12 Acta de nacimiento: Es el documento a través del cual se acredita el hecho de un nacimiento y por tanto la existencia de una persona. Producto: Acta de nacimiento Cliente (s): - Ciudadanía Indicadores: Actas de nacimiento expedidas Descripción de Actividades: DEL HONORABLE AYUNTAMIENTO DE TULUM, QUINTANA ROO Página 12 de 31

13 Paso Responsable Descripción de las actividades 1 Solicitante Inicio del procedimiento. 2 Solicitante Solicita requisitos en recepción. 3 Administrativo Entrega el listado de los requisitos al/la interesado/a. 4 Solicitante Entrega la documentación requerida. 5 Administrativo Recibe la documentación completa y entrega el pase a caja al/la interesado/a. 6 Solicitante Realiza el pago y entrega el recibo. 7 Administrativo Agenda fecha para que el/la interesado/a se presente junto con los testigos y el menor. 8 Administrativo Pasa el expediente al área de captura. 9 Capturista 10 Administrativo 11 Capturista Realiza el vaciado de datos al sistema e imprime la preliminar. Revisa la impresión preliminar comparándola con los documentos recibidos. Imprime el acta, recaba la firma de los interesados y testigos. Lleva a cabo el registro del nacimiento. Realiza la firma de las actas y lo turna a la recepción. 14 Administrativo Hace entrega del acta de nacimiento. 15 Solicitante Recibe el acta de nacimiento y firma de recibido. 16 Capturista Archiva el expediente. 17 Capturista Termina el procedimiento Diagrama de Flujo: DEL HONORABLE AYUNTAMIENTO DE TULUM, QUINTANA ROO Página 13 de 31

14 Administrativo Capturista Solicitante Inicio Entrega el listado de los requisitos al/la interesado/a. Recibe la documentación completa y entrega el pase a caja al/la interesado/a. Agenda fecha para que el/la interesado/a se presente junto con los testigos y el menor. Solicita requisitos en recepción. Entrega la documentación requerida. Realiza el pago y entrega el recibo. Lleva a cabo el registro del nacimiento. Pasa el expediente al área de captura. Revisa la impresión preliminar comparándola con los documentos recibidos. Realiza el vaciado de datos al sistema e imprime la preliminar. Imprime el acta, recaba la firma de los interesados y testigos. Realiza la firma de las actas y lo turna a la recepción. Hace entrega del acta de nacimiento. Archiva el expediente. Recibe el acta de nacimiento y firma de recibido. Fin DEL HONORABLE AYUNTAMIENTO DE TULUM, QUINTANA ROO Página 14 de 31

15 Procedimiento: Municipio de Tulum, Quintana Roo Procedimiento para el registro de matrimonio. SG-RG-02 Secretaría General Objetivo: Formalizar legalmente la unión de una pareja en el régimen conyugal. Normas: Reglamento de la Administración Pública del Municipio de Tulum, Quintana Roo. Políticas: Dar fe de la existencia del vínculo legal derivado del contrato de matrimonio. Definiciones: DEL HONORABLE AYUNTAMIENTO DE TULUM, QUINTANA ROO Página 15 de 31

16 Matrimonio: Es una Institución Social que permite la creación de un vínculo entre dos miembros, que son cónyuges, siendo una unión de reconocimiento social y contando con el sustento de Normas Jurídicas para su ejecución, sus Derechos y Obligaciones. Acta de matrimonio: Es un documento oficial emitido por el registro civil y protocolizado por un juez del registro Civil, documento con el cual se formaliza legalmente la unión entre dos personas en el régimen conyugal y se realiza bajo un contrato de matrimonio, con el cual los contrayentes adquieren derechos y obligaciones. Producto: Acta de matrimonio Cliente (s): - Ciudadanía Indicadores: Actas de matrimonio expedidas DEL HONORABLE AYUNTAMIENTO DE TULUM, QUINTANA ROO Página 16 de 31

17 Descripción de Actividades: Paso Responsable Descripción de las actividades 1 Solicitantes Inicio del procedimiento. 2 Solicitantes Solicitan requisitos en recepción. 3 Administrativo Entrega el listado de los requisitos a los solicitantes. 4 Solicitantes Entregan la documentación requerida. 5 Administrativo Recibe la documentación completa y entrega el pase a caja a los interesados. 6 Solicitante Realiza el pago y entrega el recibo. 7 Administrativo Agenda fecha para que los interesados se presenten junto con los testigos. 8 Administrativo Pasa el expediente al área de captura 9 Capturista 10 Administrativo Realiza el vaciado de datos al sistema e imprime la preliminar. Revisa la impresión preliminar comparándola con los documentos recibidos. 11 Capturista Imprime el acta Realiza la ceremonia de legalización del matrimonio y entrega el acta al nuevo matrimonio. Realiza la firma de las actas y lo turna al Administrativo. 14 Administrativo Hace entrega del acta de matrimonio. 15 Solicitantes Recibe el acta de matrimonio y firma recibido. 16 Capturista Archiva el expediente. 17 Capturista Termina el procedimiento DEL HONORABLE AYUNTAMIENTO DE TULUM, QUINTANA ROO Página 17 de 31

18 Diagrama de Flujo: Administrativo Capturista Solicitantes Inicio Entrega el listado de los requisitos al/la interesado/a. Recibe la documentación completa y entrega el pase a caja al/la interesado/a. Agenda fecha para que el/la interesado/a se presente junto con los testigos y el menor. Solicita requisitos en recepción. Entregan la documentación requerida. Realiza el pago y entrega el recibo. Realiza la ceremonia de legalización del matrimonio y entrega el acta al nuevo matrimonio. Pasa el expediente al área de captura. Revisa la impresión preliminar comparándola con los documentos recibidos. Realiza el vaciado de datos al sistema e imprime la preliminar. Imprime el acta, recaba la firma de los interesados y testigos. Realiza la firma de las actas y lo turna al Administrativo. Hace entrega del acta de matrimonio. Archiva el expediente. Recibe el acta de matrimonio y firma de recibido. Fin DEL HONORABLE AYUNTAMIENTO DE TULUM, QUINTANA ROO Página 18 de 31

19 Procedimiento: Municipio de Tulum, Quintana Roo Procedimiento para el registro de divorcio. SG-RG-03 Secretaría General Objetivo: Dar por terminada una unión conyugal. Normas: Reglamento de la Administración Pública del Municipio de Tulum, Quintana Roo. Políticas: En caso de disolución por controversia judicial, se asienta la causa y número de expediente. DEL HONORABLE AYUNTAMIENTO DE TULUM, QUINTANA ROO Página 19 de 31

20 Definiciones: Divorcio: Es la consecuencia de la decisión acordada entre los dos cónyuges o tan solo la voluntad de uno de ellos, según corresponda el caso, de disolver el vínculo matrimonial por las diferencias irreconciliables que se suscitaron en la pareja. Acta de divorcio: Es un documento que comprueba la disolución del contrato matrimonial Producto: Acta de divorcio Cliente (s): - Ciudadanía Indicadores: Actas de divorcio expedidas DEL HONORABLE AYUNTAMIENTO DE TULUM, QUINTANA ROO Página 20 de 31

21 Descripción de Actividades: Paso Responsable Descripción de las actividades 1 Solicitantes Inicio del procedimiento. 2 Solicitantes Solicitan requisitos en recepción. 3 Administrativo Entrega el listado de los requisitos a los solicitantes. 4 Solicitantes 5 Administrativo Entregan la documentación requerida en la recepción. Recibe la documentación completa y entrega el pase a caja a los interesados. 6 Solicitante Realiza el pago y entrega el recibo. 7 Administrativo Agenda fecha para que los interesados se presenten. 8 Administrativo Pasa el expediente al área de captura. 9 Capturista 10 Administrativo Realiza el vaciado de datos al sistema e imprime la preliminar. Revisa la impresión preliminar comparándola con los documentos recibidos. 11 Capturista Imprime el acta. 12 Realiza la firma de las actas y lo turna a la recepción. 13 Administrativo Hace entrega del acta de divorcio. 14 Solicitantes Reciben el acta de divorcio y firman de recibido. 15 Capturista Archiva el expediente. 16 Capturista Termina el procedimiento. DEL HONORABLE AYUNTAMIENTO DE TULUM, QUINTANA ROO Página 21 de 31

22 Diagrama de Flujo: Administrativo Capturista Solicitantes Inicio Entrega el listado de los requisitos a los solicitantes. Recibe la documentación completa y entrega el pase a caja a los interesados. Agenda fecha para que los interesados se presenten. Solicitan requisitos en recepción. Entregan la documentación requerida en la recepción. Realiza el pago y entrega el recibo. Realiza la firma de las actas y lo turna a la recepción. Pasa el expediente al área de captura. Revisa la impresión preliminar comparándola con los documentos recibidos. Hace entrega del acta de divorcio. Realiza el vaciado de datos al sistema e imprime la preliminar. Imprime el acta. Archiva el expediente. Reciben el acta de divorcio y firman de recibido. Fin DEL HONORABLE AYUNTAMIENTO DE TULUM, QUINTANA ROO Página 22 de 31

23 Procedimiento: Municipio de Tulum, Quintana Roo Procedimiento para el registro de defunción. SG-RG-04 Secretaría General Objetivo: Certificar el fallecimiento de una persona. Normas: Reglamento de la Administración Pública del Municipio de Tulum, Quintana Roo. Políticas: Expedir el acta de defunción, previa certificación por parte de un médico. DEL HONORABLE AYUNTAMIENTO DE TULUM, QUINTANA ROO Página 23 de 31

24 Definiciones: Acta de defunción: Es un documento oficial extendido por las autoridades competentes (), en las que consta el día y hora de la muerte de la persona. Este documento sirve para hacer gestiones como la preparación del entierro y funeral, arreglar la pensión, gestiones legales como herencias, etc. Producto: Acta de defunción Cliente (s): - Ciudadanía Indicadores: Actas de defunción expedidas DEL HONORABLE AYUNTAMIENTO DE TULUM, QUINTANA ROO Página 24 de 31

25 Descripción de Actividades: Paso Responsable Descripción de las actividades 1 Solicitante Inicio del procedimiento. 2 Solicitante Solicita requisitos en recepción. 3 Administrativo Entrega el listado de los requisitos a los solicitantes. 4 Solicitante Entrega la documentación requerida. 5 Administrativo Recibe la documentación completa y entrega el pase a caja al/la interesado/a 6 Solicitante Realiza el pago y entrega el recibo 7 Administrativo Pasa el expediente al área de captura 8 Capturista 9 Administrativo Realiza el vaciado de datos al sistema e imprime la preliminar. Revisa la impresión preliminar comparándola con los documentos recibidos. 10 Capturista Imprime el acta. 11 Realiza la firma de las actas y lo turna a la recepción. 12 Administrativo Hace entrega del acta de defunción. 13 Solicitante Recibe el acta de defunción y firma de recibido. 14 Capturista Archiva el expediente. 15 Capturista Termina el procedimiento. DEL HONORABLE AYUNTAMIENTO DE TULUM, QUINTANA ROO Página 25 de 31

26 Diagrama de Flujo: Administrativo Capturista Solicitante Inicio Entrega el listado de los requisitos a los solicitantes. Recibe la documentación completa y entrega el pase a caja al/la interesado/a. Agenda fecha para que el/la interesado/a se presente junto con los testigos y el menor. Solicita requisitos en recepción. Entregan la documentación requerida. Realiza el pago y entrega el recibo. Realiza la firma de las actas y lo turna a la recepción. Pasa el expediente al área de captura. Revisa la impresión preliminar comparándola con los documentos recibidos. Hace entrega del acta de defunción. Realiza el vaciado de datos al sistema e imprime la preliminar. Imprime el acta. Archiva el expediente. Recibe el acta de defunción y firma de recibido. Fin DEL HONORABLE AYUNTAMIENTO DE TULUM, QUINTANA ROO Página 26 de 31

27 Procedimiento: Municipio de Tulum, Quintana Roo Procedimiento para la alta de CURP SG-RG-05 Secretaría General Objetivo: Identificar de manera individual a todos los ciudadanos en los registros de personas a cargo de las instituciones públicas, con el objetivo de proporcionar a la población seguridad jurídica y mejorar las relaciones entre estos y las instituciones públicas. Normas: Reglamento de la Administración Pública del Municipio de Tulum, Quintana Roo. Políticas: Expedir la CURP Brindar seguridad jurídica. DEL HONORABLE AYUNTAMIENTO DE TULUM, QUINTANA ROO Página 27 de 31

28 Definiciones: CURP: Clave Única de Registro de Población (CURP) es un código alfanumérico único de identidad de 18 caracteres utilizado para identificar oficialmente tanto a residentes como a ciudadanos mexicanos de todo el país. Producto: CURP Cliente (s): - Ciudadanía Indicadores: CURP expedidas DEL HONORABLE AYUNTAMIENTO DE TULUM, QUINTANA ROO Página 28 de 31

29 Descripción de Actividades: Paso Responsable Descripción de las actividades 1 Solicitante Inicio del procedimiento. 2 Solicitante Solicita requisitos en recepción 3 Administrativo 4 Solicitante Entrega el listado de los requisitos al/la interesado/a. Entrega la documentación requerida en la recepción. 5 Administrativo Recibe la documentación completa. 6 Administrativo Pasa el expediente al área de captura. 7 Capturista Realiza el vaciado de datos al sistema. 8 Administrativo Revisa datos del sistema comparándola con los documentos recibidos. 9 Capturista Imprime la CURP. 10 Administrativo Hace entrega de la CURP. 11 Solicitante Firma de recibido. 12 Capturista Archiva el expediente. 13 Capturista Termina el procedimiento. DEL HONORABLE AYUNTAMIENTO DE TULUM, QUINTANA ROO Página 29 de 31

30 Diagrama de Flujo: Administrativo Capturista Solicitantes Inicio Entrega el listado de los requisitos al/la interesado/a. Pasa el expediente al área de captura. Revisa datos del sistema comparándola con los documentos recibidos. Hace entrega de la CURP. Realiza el vaciado de datos al sistema. Imprime la CURP. Solicita requisitos en recepción. Entregan la documentación requerida. Firma de recibido. Archiva el expediente. Fin DEL HONORABLE AYUNTAMIENTO DE TULUM, QUINTANA ROO Página 30 de 31

31 Apartado de Firmas Revisó Autorizó DEL HONORABLE AYUNTAMIENTO DE TULUM, QUINTANA ROO Página 31 de 31