MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

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1 MANUAL PROCEDIMIENTOS Manual de Procedimientos 1

2 H. AYUNTAMIENTO HUIMANGUILLO IA MUNICIPAL AREA GASTO CORRIENTE MANUAL PROCEDIMIENTOS NOMBRE L PROCEDIMIENTO: INFORME ACTIVIDAS ENVIADAS AL OSFE N. de operación Responsable Descripción 1 Jefe de Gasto Corriente Recibe informe de las diferentes jefaturas que integran la contraloría 2 Jefe de Gasto Corriente Coordina e integra las actividades de la contraloría Municipal para la elaboración del Informe. 3 Jefe de Gasto Corriente Elabora oficio de envió al órgano superior de fiscalización del estado 4 Contralor Revisa informe, oficio y su envió al Órgano de Fiscalización del Estado (OSFE) Manual de Procedimientos 2

3 AREA GASTO CORRIENTE PROCEDIMIENTO INFORME ACTIVIDAS ENVIADAS AL OSFE AREA GASTO CORRIENTE MUNICIPAL CORDINA E INTEGRA LAS ACTIVIDAS LA IA PARA LA ELABORACIÓN L INFORME Y OFICIO ENVIO REVISA Y ENVA AL OSFE FIN Manual de Procedimientos 3

4 H. AYUNTAMIENTO HUIMANGUILLO IA MUNICIPAL AREA OBRA PUBLICA E INVERSION SOCIAL MANUAL PROCEDIMIENTOS NOMBRE L PROCEDIMIENTO: SOLVENTACIONES L PLIEGO HALLAZGOS Y OBSERVACIONES TRIMESTRALES EMITIDAS POR EL OSFE N. de operación Responsable Descripción 1 Contralor Recibe el Pliego de Hallazgos y Observaciones de la Cuenta Pública emitidos por el OSFE 2 Contralor Turna a los titulares de cada Dirección mediante oficio las observaciones que les correspondan. 3 Directores Solventan en un plazo de siete días hábiles las observaciones y remiten al área de Obra Pública e Inversión Social. 4 Jefe de Obra Publica e Inversión Social Recibe, revisa las solventaciones y elabora cedula de solventación y oficio para su envío. 5 Contralor Revisa las solventaciones y autoriza su envió al Órgano superior de fiscalización del estado. Manual de Procedimientos 4

5 AREA OBRA PÚBLICA E INVERSION SOCIAL PROCEDIMIENTO SOLVENTACIONES L PLIEGO HALLAZGOS Y OBSERVACIONES TRIMESTRALES EMITIDAS POR EL OSFE DIRECTORES RECIBE PLIEGO HALLAZGOS Y OBSERVACIONES LA CUENTA PÚBLICA SOLVENTAN OBSERVACIONES REVISA Y ENVIA AL OSFE AREA OBRA PÚBLICA E INVERSION SOCIAL FIN REVISA, ELABORA CEDULA SOLVENTACIÓN Y OFICIO ENVIO Manual de Procedimientos 5

6 H. AYUNTAMIENTO HUIMANGUILLO IA MUNICIPAL AREA GASTO CORRIENTE MANUAL PROCEDIMIENTOS NOMBRE L PROCEDIMIENTO: REVISION ORNES PAGO N. de operación Responsable Descripción 1 Contralor Recibe de la dirección de Programación órdenes de pago para su revisión. 2 Contralor Turna ordenes de pago al Área de Gasto corriente para su revisión y validación 3 Jefe de gasto corriente Recibe ordenes de pago y revisa cualitativa y cuantitativamente e integra soporte documental; de acuerdo a las normatividad establecida. 4 Jefe de gasto corriente Si están debidamente soportadas las ordenes de pago, las turna al contralor Municipal para su firma. 5 Contralor Valida de revisado el soporte documental de las ordenes de pago y autoriza su envió a finanzas para realizar el pago. Manual de Procedimientos 6

7 AREA GASTO CORRIENTE PROCEDIMIENTO REVISION ÓRNES PAGO AREA GASTO CORRIENTE RECIBE ÓRNES PAGO REVISA CUALITATIVA Y CUANTITATIVAMENTE E INTEGRA SOPORTE DOCUMENTAL VALIDA Y FIRMA AUTORIZADO Y ENVIA A FINANZAS FIN Manual de Procedimientos 7

8 H. AYUNTAMIENTO HUIMANGUILLO IA MUNICIPAL AREA AUDITORIA INTERNA MANUAL PROCEDIMIENTOS NOMBRE L PROCEDIMIENTO: SUPERVISION ADQUISICIONES N. de operación Responsable Descripción 1 Contralor Ordena al jefe de auditoria interna, las revisiones de los procedimientos de compras: Directas, urgentes. Concursos. 2 Jefe de Auditoria interna Revisa procedimiento de compras: Presupuestos. Actas de comités de compras. Proceso general de adjudicación 3 Jefe de Auditoria interna Informa de hallazgos al Contralor. 4 Contralor Turna a las áreas observadas, los hallazgos y medidas correctivas a seguir. Manual de Procedimientos 8

9 AREA AUDITORIA INTERNA PROCEDIMIENTO SUPERVISION ADQUISICION AREA AUDITORIA ORNA REVISION PROCEDIMIENTOS COMPRA REVISA TURNA A AREAS OBSERVADAS INFORMA HALLAZGOS FIN Manual de Procedimientos 9

10 H. AYUNTAMIENTO HUIMANGUILLO IA MUNICIPAL AREA SUPERVISION OBRAS MANUAL PROCEDIMIENTOS NOMBRE L PROCEDIMIENTO: SUPERVISION DIARIA OBRAS N. de operación Responsable Descripción 1 Jefe de Supervisión Recibe copia de estimación y asigna las obras a los supervisores. 2 supervisor Programa visita a la obra en coordinación con la dirección de Obras, Ordenamiento Territorial y Servicios Municipales 3 supervisor Elabora reporte de avances físicos y entrega reporte a jefe de supervisión. 4 Jefe de supervisión Evalúa los reporte, para verificar que la obra se esta ejecutando de acuerdo a las especificaciones de cada proyecto. 5 Jefe de Supervisión Informa y entrega reporte de la estimación al Contralor Manual de Procedimientos 10

11 AREA SUPERVISION OBRAS PROCEDIMIENTO SUPERVISION DIARIA OBRAS JEFE SUPERVISION SUPERVISOR JEFE SUPERVISION RECIBE COPIA ESTIMACION Y ASIGNA OBRAS PROGRAMA VISITA A LA OBRA EN COORDINACION CON OBRAS PÚBLICAS ELABORA REPORTE E INFORMA HALLAZGOS EVALUA REPORTE INFORMA Y ENTREGA REPORTE AL FIN Manual de Procedimientos 11

12 H. AYUNTAMIENTO HUIMANGUILLO IA MUNICIPAL AREA OBRA PUBLICA E INVERSION SOCIAL MANUAL PROCEDIMIENTOS NOMBRE L PROCEDIMIENTO: REVISION ESTIMACIONES N. de operación Responsable Descripción 1 Jefe de obra pública e inversión social 2 Jefe de Supervisión Recibe de la dirección de Obras Publicas copia de las estimaciones y elabora registro de estimaciones y envía al área de supervisión de obra Programa visita a la obra, elabora reporte de supervisión física a la obra, y entrega copia del reporte al jefe de obra pública e inversión social Jefe de obra pública e inversión social Jefe de obra pública e inversión social Contralor Recibe de la dirección de Programación la orden de pago y estimación original y revisa en forma cualitativa y cuantitativa la estimación y los generadores Integra documentalmente la estimación y turna al Contralor Recibe del jefe de obra pública e inversión social, la estimación revisada para la autorización del pago de la misma para su envío a la Dirección de Finanzas Manual de Procedimientos 12

13 AREA OBRA PÚBLICA E INVERSION SOCIAL PROCEDIMIENTO REVISION ESTIMACIONES JEFE OBRA PÚBLICA E INVERSION SOCIAL JEFE SUPERVISION JEFE OBRA PÚBLICA E INVERSION SOCIAL RECIBE COPIA LA ESTIMACION Y ELABORA REGISTRO OBRA PROGRAMA VISITA A LA OBRA ELABORA REPORTE SUPERVISION FISICA A LA OBRA Y ENTREGA COPIA REVISA CUANTITATIVA Y CUALITATIVAME NTE ESTIMACION Y O.P. ORIGINALES E INTEGRA DOCUMENTALME LA MISMA ENTREGA LA ORN PAGO Y ESTIMACION AL PARA SU AUTORIZACION Y ENVIO A FINANZAS FIN Manual de Procedimientos 13

14 H. AYUNTAMIENTO HUIMANGUILLO IA MUNICIPAL ÁREA JURÍDICA MANUAL PROCEDIMIENTOS NOMBRE L PROCEDIMENTO: FINCAMIENTO RESPONSALIDAS LOS SERVIDORES PÚBLICOS N. de operación Responsable Descripción 1 Contralor Recepciona el pliego de hallazgos y observaciones del Órgano Superior de Fiscalización y las quejas de los particulares en contra de los servidores públicos y turna al Área Jurídica de la Contraloría Jefe del Área Jurídica Jefe del Área Jurídica Jefe del Área Jurídica Jefe del Área Jurídica Inicia el procedimiento respectivo, solicita informes en su caso, a las Direcciones correspondientes. Emite oficios citatorios, desahoga audiencias de pruebas y alegatos, valora pruebas y propone sanción de acuerdo a la aportación de pruebas y alegatos. Emite oficio en que solicita al Superior Jerárquico del presunto responsable, opinión y acuerdo para la imposición de la sanción respectiva. Proyecta la resolución e informa al Contralor. 6 Contralor Autoriza la emisión de la resolución y firma 7 Jefe del Área Jurídica Notifica al responsable y recaba documentación de su actuación. Manual de Procedimientos 14

15 AREA JURÍDICA PROCEDIMIENTO PARA EL FINCAMIENTO RESPONSABILIDAS LOS SERVIDORES PÚBLICOS JEFE L ÁREA JURÍDICA JEFE L ÁREA JURÍDICA RECEP. EL PLIEGO CARGOS L OSFE Y QUEJAS CIUDADANAS - INICIA EL PROCEDIMIENTO - SOLICITA INFORMES AUTORIZA RESOLUCIÓN Y FIRMA NOTIFICA Y RECABA DOCUMENTACIÓN TURNA AL ÁREA JURÍDICA - EMITE CITATORIOS - SAHOGA AUDIENCIAS - VALORA PRUEBAS - PROPONE SANCIÓN FIN SOLICITA OPINION Y ACUERDO PROYECTA RESOLUCIÓN Manual de Procedimientos 15

16 H. AYUNTAMIENTO HUIMANGUILLO IA MUNICIPAL AREA AUDITORIA INTERNA MANUAL PROCEDIMIENTOS NOMBRE L PROCEDIMIENTO: ARQUEO CAJA N. de operación Responsable Descripción 1 Contralor Elabora oficio para comisionar al jefe de auditoria y su personal, para hacer los arqueos. 2 Jefe de Auditoria Lleva a cabo con su personal el arqueo de caja en las áreas que manejan recursos financieros. 3 Auditor Acude a las cajas de recaudación y elaboran arqueo de monedas, billetes y documentos. 4 Auditor Informa al jefe de auditoria de los resultados 5 Jefe de Auditoria 6 Contralor Elabora informe dirigido al contralor, de los resultados del arqueo Revisa el informe y en caso de anomalías, toma las medidas necesarias. Manual de Procedimientos 16

17 AREA AUDITORIA INTERNA PROCEDIMIENTO ARQUEO CAJA AUDITOR JEFE AUDITORIA ELABORA OFICIO ACUSE CAJAS RECAUDACION ELABORA INFORME REVISA INFORME COMISIONA FIN ELABORA ARQUEO Manual de Procedimientos 17

18 H. AYUNTAMIENTO HUIMANGUILLO IA MUNICIPAL AREA AUDITORIA INTERNA MANUAL PROCEDIMIENTOS NOMBRE L PROCEDIMIENTO: ARQUEO FONDO REVOLVENTE N. de operación Responsable Descripción 1 Contralor Elabora oficio para comisionar al jefe de auditoria y su personal, para hacer los arqueos. 2 Jefe de Auditoria Lleva a cabo con su personal el arqueo al fondo revolvente en las áreas que manejan recursos financieros. 3 Auditor Acude a las direcciones y/o coordinaciones y realiza arqueo de monedas, billetes y documentos. 4 Auditor Informa al jefe de auditoria de los resultados 5 Jefe de Auditoria 6 Contralor Elabora informe dirigido al contralor, de los resultados del arqueo Revisa el informe y en caso de anomalías, toma las medidas necesarias. Manual de Procedimientos 18

19 AREA AUDITORIA INTERNA PROCEDIMIENTO ARQUEO FONDO REVOLVENTE AUDITOR JEFE AUDITORIA ELABORA OFICIO COMISIONA REALIZA ARQUEO AL FONDO REVOLVENTE EN LAS DIRECCIONES Y/O COORDINACIONE S ELABORA INFORME REVISA INFORME FIN Manual de Procedimientos 19

20 H. AYUNTAMIENTO HUIMANGUILLO IA MUNICIPAL AREA AUDITORIA INTERNA MANUAL PROCEDIMIENTOS NOMBRE L PROCEDIMIENTO: ARQUEO DOCUMENTAL N. de operación Responsable Descripción 1 Contralor Elabora oficio para comisionar al jefe de auditoria y su personal, para hacer el arqueo documental. 2 Jefe de Auditoria Lleva a cabo con su personal el arqueo documental en la dirección de Administración (área de facturación) 3 Auditor Informa al jefe de auditoria de los resultados 4 Jefe de Auditoria 5 Contralor Elabora informe dirigido al contralor, de los resultados del arqueo Revisa el informe y en caso de anomalías, toma las medidas necesarias. Manual de Procedimientos 20

21 AREA AUDITORIA INTERNA PROCEDIMIENTO ARQUEO DOCUMENTAL AUDITOR JEFE AUDITORIA ELABORA OFICIO REVISA INFORME COMISIONA REALIZA EL ARQUEO DOCUMENTAL EN EL AREA FACTURACION LA DIRECCION ADMINISTRACION ELABORA INFORME FIN Manual de Procedimientos 21

22 H. AYUNTAMIENTO HUIMANGUILLO IA MUNICIPAL DIRECCION MANUAL PROCEDIMIENTOS NOMBRE L PROCEDIMENTO: RECEPCION DOCUMENTACION. N. de operación Responsable Descripción 1 Secretaria Recibe documentación que es enviada al contralor Municipal. 2 Secretaria Sella documentos que recibe, poniéndoles la hora en que los recibe y firma de recibido. 3 Secretaria Entrega documentación inmediatamente al Contralor Municipal. Manual de Procedimientos 22

23 DIRECCION PROCEDIMIENTO RECEPCION DOCUMENTOS SECRETARIA ENTREGA MUNICIPAL FIN RECIBE DOCUMENTACION COLOCA SELLO HORA Y FIRMA RECIBIDO Manual de Procedimientos 23

24 H. AYUNTAMIENTO HUIMANGUILLO IA MUNICIPAL MANUAL PROCEDIMIENTOS CONTROL FORMATOS NOMBRE FORMATO UTILIZADO: ARQUEO CAJA Este formato contiene la siguiente información: Arqueo. Responsable. Cargo. Fecha, hora. Importe de documentos. Billetes. Monedas. Total efectivo. Documentos. Total en documentos. Saldo a favor o a cargo. Lugar, hora, fecha. Nombre y firma del director. Nombre y firma del responsable del fondo. Nombre y firma del auditor. Manual de Procedimientos 24

25 ARQUEO CAJA PENNCIA: EFECTUADO EL DIA L MES L AÑO HORA INICIO HORA TERMINACION DOCUMENTOS TIPO DOCUMENTO NUMERO FECHA CONCEPTO IMPORTE EFECTIVO (BILLETES Y MONEDAS) CANTIDAD NOMINACION BILLETES (Billetes) IMPORTE CANTIDAD MONEDAS TOTAL $ NOMINACION (Monedas) IMPORTE RESUMEN TOTAL $ TOTAL $ TOTAL EN DOCUMENTOS $ TOTAL EN BILLETES Y MONEDAS $ DIFERENCIA $ OBSERVACIONES NOMBRE Y FIRMA NOMBRE Y FIRMA Vo. Bo. CAJERO AUDITOR MUNICIPAL Manual de Procedimientos 25

26 H. AYUNTAMIENTO HUIMANGUILLO IA MUNICIPAL MANUAL PROCEDIMIENTOS CONTROL FORMATOS NOMBRE FORMATO UTILIZADO: ARQUEO DOCUMENTAL. Este formato contiene la siguiente información: Dependencia. Fecha y hora. Nombre del director. Descripción del documentos(fecha, N. de factura, proveedor e importe) Observaciones. Firmas (Responsable, Auditor, Contralor Municipal). Manual de Procedimientos 26

27 ARQUEO DOCUMENTAL PENNCIA FECHA Y HORA: NOMBRE L DIRECTOR (A) SCRIPCION: DOCUMENTOS FECHA No. FACTURA PROVEEDOR IMPORTE TOTAL $ Manifiesto bajo protesta de decir verdad que los documentos presentados, para la realización del arqueo documental como parte del programa de cierre de la cuenta pública del mes, son todos los que a la fecha están pendientes en trámites y me comprometo a realizar la gestión correspondiente para su pago en un plazo no mayor de 48 horas. OBSERVACIONES. RESPONSABLE NOMBRE Y FIRMA P O R L A C O N T R A L O R I A NOMBRE Y FIRMA Vo. Bo. AUDITOR MUNICIPAL Manual de Procedimientos 27

28 H. AYUNTAMIENTO HUIMANGUILLO IA MUNICIPAL MANUAL PROCEDIMIENTOS CONTROL FORMATOS NOMBRE FORMATO UTILIZADO: ARQUEO FONDO REVOLVENTE. Este formato contiene la siguiente información: Dependencia. Día, mes Hora de inicio Importe del fondo revolverte. Comprobación documental. Comprobación en efectivo. Resumen. Nombre y firma responsable. Nombre y firma del auditor. Manual de Procedimientos 28

29 ARQUEO FONDO REVOLVENTE PENNCIA: EFECTUADO EL DIA L MES L AÑO HORA INICIO HORA TERMINACION: IMPORTE L FONDO REVOLVENTE $ COMPROBACION DOCUMENTAL TIPO DOCUMENTO NUMERO FECHA CONCEPTO IMPORTE $ TOTAL EN DOCUMENTOS CANTIDAD BILLETES NOMINACION (Billetes) IMPORTE CANTIDAD MONEDAS NOMINACION (Monedas) IMPORTE TOTAL EN BILLETES $ TOTAL EN MONEDAS $ RESUMEN TOTAL COMPROBACION DOCUMENTAL $ TOTAL COMPROBACION EN EFECTIVO $ TOTAL FONDO REVOLVENTE $ IMPORTE COMPROBADO $ SALDO CARGO $ FAVOR $ El fondo revolvente bajo mi resguardo fue contado en mi presencia por el (los) auditor (es), mismo que fue devuelto a mi entera satisfacción. RESPONSABLE NOMBRE Y FIRMA P O R L A C O N T R A L O R I A NOMBRE Y FIRMA AUDITOR Vo. Bo. MPAL Manual de Procedimientos 29