Guía Control de Inventarios

Transcripción

1 Guía Control de Inventarios Control de Inventarios... 2 Introducción Calendario de Control de Inventarios... 2 Control de Inventarios... 2 Opciones Avanzadas en Control de Inventarios... 6 Control de Inventarios por Categorías y Sub Categorías... 6 Planilla de Control de Inventarios... 7 Reportes... 8 Movimiento de Stock... 8 Valorización Contable... 9 Recomendaciones

2 Control de Inventarios Introducción. Control de Inventarios, permite calendarizar los períodos en los que se ejecutarán los procesos de Control Físico del inventario Calendario de Control de Inventarios Ingrese al Sistema de Gestión Comercial para Windows para realizar la configuración del calendario de Control de Inventarios, ingrese al Menú Herramienta/Control de Inventario/Calendario Control de Inventario, el formulario presenta las siguientes opciones a configurar: Login, permite configurar al usuario responsable de realizar la calendarización de Control de Inventarios, a través del botón ( ) Apellido Nombre, dato recuperado en forma automática por el Sistema una vez que se seleccionó al usuario Depósito, permite seleccionar el Depósito a calendarizar a través del botón ( ) Fecha Control, permite configurar la fecha en la que se deberá realizar el control con la ayuda del botón Hora, permite ingresar la Hora en la que se realizará el Control de Inventarios Se realizó el Control?, permite calendarizar si se realizó el control, opción que se marca automáticamente después de realizar el Control de Inventarios Una vez configurados los datos a calendarizar presionar Guardar, para grabar los datos Control de Inventarios Proceso mediante el cual se registra el Control de Inventarios, generando registros de Comprobantes de Ingreso y Egreso. Ingrese al Menú: Herramientas/Control de Inventarios/Control de Inventarios, a continuación podrá ver la siguiente pantalla: Para configurar los datos ingresar al tab General Fecha, por defecto presentará la fecha del computador 2

3 Responsable, permite seleccionar el Responsable que realizará el Control de Inventarios a través del botón ( ) Depósito, permite seleccionar el Depósito a Controlar con la ayuda del botón Denominación, permite ingresar la denominación de la Transacción a realizar Una vez configurados los datos para cargar los Productos presionar la opción de Carga, el Sistema generará un mensaje consultando si desea cargarlos por Depósitos presione SI Posteriormente deberá ingresar la Cantidad según el control físico utilizando las columnas que se encuentran de color amarillo, en caso de ingresar Cantidad <, =, > el Sistema determinará la diferencia a ajustar. Terminada la configuración del Control de Inventarios presione Grabar, para guardar los datos y generar los Comprobantes automáticos, el Sistema emitirá el mensaje de confirmación que indica que La operación ha sido culminada exitosamente, presionar Aceptar. 3

4 Para realizar los comprobantes, sin salir de la ventana de Control de Inventarios deberá presionar la opción de Comprobantes 1, el mismo que emitirá los siguientes mensajes de: 1. Desea generar el Comprobante de Egreso, presionar SI, generando el Comprobante de Egreso con los Productos a dar de baja se deberá presionar Grabar, visualizará el mensaje confirmación de operación culminada exitosamente A continuación se presentará la impresión del Reporte del Comprobante. Para salir de la interface de Egresos del Almacén presionar Cancelar: 1 Proceso Automático de Comprobantes de Ingreso y Egreso 4

5 2. Enseguida visualizará el siguiente mensaje Desea generar el Comprobante de Ingreso, presione SI, generará el Comprobante de Ingreso con los Productos a dar de alta presione Grabar, visualizará el mensaje confirmación de operación culminada exitosamente A continuación se presenta la impresión del Reporte de Comprobante de Ingreso. Para salir de la interface de Ingresos de Almacén presionar Cancelar: 5

6 La opción de Impresión, permite imprimir el Control de Inventario realizado de todos los Productos: Opciones Avanzadas en Control de Inventarios Control de Inventarios por Categorías y Sub Categorías Procesos que permiten realizar el Control de Inventarios de acuerdo a la Categoría de Productos o Sub Categorías, ingresar al Menú Herramientas/Control de Inventarios/Control de Inventarios. El formulario presenta la opción de agrupar por columnas los títulos de cabecera, en el ejemplo práctico se realiza el control agrupado por Sub Categorías, para el mismo debe proceder a realizar el siguiente procedimiento: Posicionarse con la ayuda del Mouse en el Título de Sud Categorías Arrastre una cabecera de columna para agrupar por columna, como se visualiza en la imagen adjunta Para el ejemplo se presenta la siguiente agrupación por Sub. Categorías, adjunto la imagen de la agrupación realizada: COMPLEMENTOS Y ACCESORIOS INSUMOS ADITIVOS Y REACTIVOS 6

7 Para realizar el Control de Inventarios, una vez configurada por Categorías deberá proceder a realizar el mismo procedimiento de generación de Comprobantes automáticos 2, indicados anteriormente. Planilla de Control de Inventarios Proceso que permite al usuario realizar el Control de Inventarios en una o varias planillas; Control que no actualiza directamente el Inventario, sino después de Importar los datos al Sistema. Para acceder a esta ventana ingrese al Menú Herramientas/Control de Inventarios/Control de Inventarios, realice los siguientes pasos: 1. Ingresar al tab General, se presentará un formulario con las siguientes características: Fecha, por defecto presentará la fecha del computador Responsable, permite seleccionar al Responsable de realizar el Control de Inventarios a través del botón ( ) Depósito, permite seleccionar el Depósito a Controlar con la ayuda del botón Denominación, permite ingresar una glosa para identificar la Transacción a realizar Para ingresar los datos de los Productos deberá presionar la opción de Carga, genera el mensaje si desea cargar los Productos por Depósitos, presione SI Posteriormente presionar la opción Grabar, para guardar los datos de los Productos, el Sistema presentará el mensaje de operación culminada exitosamente, presione Aceptar 2. Ingresar al tab Otros, para generar la planilla, a continuación el Sistema presenta la siguiente información: 2 Remitirse al capitulo de Procesos Automáticos de Comprobantes de Ingreso y Egreso, pág. 4 y 5 7

8 Generar, presione esta opción para Generar el formato de planilla de Control de Inventario a Excel, en la que se realizará las actualizaciones relacionadas con el Control de Inventarios para después importar los datos a Sistema Ruta, permite navegar en la estructura de Carpetas del computador hasta seleccionar la planilla de Control de Inventarios que desea Importar, permite importar los datos de la planilla de Control de inventarios, generando el mensaje Importación de datos exitosa, presionar Aceptar Para concluir el Control de Inventarios, una vez importada la planilla deberá proceder a realizar el mismo procedimiento de generación de Comprobantes de Ingresos y Egresos 3, indicados párrafos arriba. Reportes Movimiento de Stock Para revisar los Movimientos generados remitirse al Menú de Reportes/Movimiento de Stock, Reporte que presentará los Movimientos transaccionales debido a los Comprobantes de Ingreso y Egresos, generados en el proceso, ver imagen: 3 Remitirse al capítulo de Procesos Automáticos de Comprobantes de Ingreso y Egreso, pág. 4 y5 8

9 Valorización Contable El Reporte de Valorización Contable presenta los Saldos actualizados, por los Movimientos generados, para revisar el Reporte ingresar a través del Menú de Reportes/Contable/Valorización Contable/General, ver imagen: Recomendaciones Se recomienda realizar la revisión de los Reportes de Movimiento de Stock y Valorización Contable después de realizar el Control de Inventarios, para verificar la información en función de los controles realizados. Se recomienda revisar la documentación origen, antes de procesar el Control de Inventario. Se recomienda revisar la Guía de Usuario de Gestión Comercial, en el capítulo de Reportes. Cuando se terminen todos los pasos se debe comparar el Movimiento de Stock con el Reporte contable la desviación no debe pasar del 5% del valor del Inventario Se recomienda realizar Backups periódicamente. 9