ACUERDO No.46 (15 de julio de 2013) POR EL CUAL SE REGLAMENTA EL COMITÉ DE SOLIDARIDAD DE COOPCREDIQUINTAS

Transcripción

1 ACUERDO No.46 (15 de julio de 2013) POR EL CUAL SE REGLAMENTA EL COMITÉ DE SOLIDARIDAD DE COOPCREDIQUINTAS El Consejo de Administración en uso de sus facultades legales, estatutarias y en especial las que le confiere el numeral 4 del Artículo 66 de los estatutos y CONSIDERANDO: 1. Que el Acuerdo No. 38 del 11 de diciembre de 2009 modificó el Reglamento del Fondo de Solidaridad, teniendo en cuenta las necesidades de los asociados. 2. Que es deber de la Cooperativa velar por el espíritu de solidaridad, mejoramiento y ampliación de los servicios que presta a sus asociados. 3. Que para lograr el amplio cubrimiento requerido, es prioritario modificar el reglamento del Fondo de Solidaridad. 4. Que para desarrollar el principio de solidaridad humana con los asociados y sus familias, es necesario establecer los servicios y fijar los requisitos para su reconocimiento. ACUERDA: DISPOSICIONES GENERALES Artículo 1. DEFINICIÓN. El Fondo de Solidaridad se define como el conjunto de recursos económicos, que pueden provenir de las diversas fuentes enumeradas en el Artículo 8 del presente Reglamento y se destinará para atender las necesidades de solidaridad humana de los asociados. Artículo 2 OBJETIVOS. Aplicar los principios cooperativos de solidaridad con el propósito de dar solución a las necesidades de los asociados y sus familiares en lo relacionado con el otorgamiento de los auxilios contemplados en el presente reglamento. Atender las solicitudes presentadas por los asociados relacionadas con los auxilios que ofrece la cooperativa a través de este fondo. Artículo 3. CONFORMACIÓN DEL COMITÉ. Para integrar el Comité de Solidaridad, el Consejo de Administración designará tres (3) miembros principales con derecho a voz y voto, de los cuales por lo menos uno (1) será del Consejo. Además nombrará un (1) miembro suplente con derecho a voz y cuando actúe como principal tendrá derecho a voto.

2 El período del Comité será de un (1) año o hasta la fecha que el Consejo de Administración determine un nuevo nombramiento, sin perjuicio que los miembros puedan ser reelegidos o removidos libremente por el mismo. Artículo 4 REQUISITOS. Se establecen los siguientes requisitos para ser elegido miembro del Comité de Solidaridad de Coopcrediquintas: a. Ser asociado hábil, con (1) un año de antigüedad continua. b. Haber recibido un curso sobre Cooperativismo o comprometerse a recibirlo durante los primeros noventa días del ejercicio de su cargo. c. No haber sido sancionado por ninguna autoridad competente o por los entes de control cooperativo durante el último año. Artículo 5 DEBERES. Son deberes de este comité los siguientes: a. Revisar la documentación presentada por los asociados en cumplimiento de los requisitos exigidos conducentes a otorgar los auxilios establecidos. b. Registrar mediante actas los auxilios autorizados por este comité. Artículo 6 FUNCIONES a. Presentar informes anuales a la Asamblea general de asociados. b. Presentar informes periódicos al Consejo de Administración sobre las gestiones realizadas por este comité. Artículo 7. FUNCIONAMIENTO DEL COMITÉ. El Comité nombrará un presidente, un vicepresidente y un secretario de su seno. Verificará el cumplimiento de las normas y aprobará o negará los auxilios solicitados y sus decisiones se tomarán por mayoría, que deberán constar en el acta que se levante con ocasión de cada reunión Conocidas las necesidades de la reunión, el presidente del Comité convocará a todos los miembros del Comité (principales y suplente) y la reunión deberá celebrarse entre los dos (2) y los diez (10) días calendario siguientes. El presidente del Comité de Solidaridad, el vicepresidente, el secretario o el Gerente de la Cooperativa, en su respectivo orden, presentará las solicitudes de los Directivos para ratificación ante el Consejo de Administración, a más tardar en la siguiente reunión que éste celebre, después de la reunión del Comité. Artículo 8. RECURSOS. El Fondo de Solidaridad contará con los siguientes recursos:

3 A. Con el aporte anual del 10% determinado por la Legislación Cooperativa, consistente como mínimo en el porcentaje de los excedentes liquidados al cierre de cada ejercicio anual. B. Con las partidas autorizadas por la Superintendencia de la Economía Solidaria o la Entidad que haga sus veces. C. Con las partidas extraordinarias que apruebe la Asamblea General. D. Con los recursos que apruebe el Consejo de Administración con cargo a gastos de funcionamiento y/o remanentes no reclamados. F. Con los beneficios económicos obtenidos de actividades sociales y/o con las donaciones y los auxilios recibidos. Artículo 9 MANEJO DE LOS RECURSOS. Los recursos del Fondo de Solidaridad serán manejados por el propio Comité, sin detrimento de las aprobaciones que determine el mismo Consejo de Administración y/o la Asamblea General. El Comité deberá presentar informes periódicos al Consejo de Administración y a la Asamblea General. Artículo 10. DESTINACIÓN DEL FONDO. En concordancia con el Artículo 48 de los Estatutos y la Circular Básica Contable y Financiera No. 004 de 2008 de la Superintendencia de la Economía Solidaria o la que la modifique, adicione o sustituya, el Fondo de Solidaridad, se destina para otorgar a los asociados: A. Auxilios que exija la Ley. B. Auxilio por defunción del asociado o de sus familiares. C. Auxilio por nacimiento de hijos de los asociados. D. Auxilio por calamidad comprobada. E. Auxilio del 50% del convenio para planes exequiales que adquiera el asociado a través de la Cooperativa. AUXILIOS POR DEFUNCIÓN Artículo 11 REQUISITOS AUXILIOS POR DEFUNCIÓN. Para reclamar el auxilio por defunción los asociados y/o beneficiarios deberán: A. Diligenciar debidamente y presentar a la Gerencia de COOPCREDIQUINTAS el formulario que la Cooperativa le suministrará de SOLICITUD DE AUXILIOS, en forma individual o conjunta y anexando los documentos requeridos, sin que sea necesario duplicar los documentos comunes. B. Anexar una copia del registro civil de defunción, otorgado por una notaría. C. Presentar una copia del documento que acredite el parentesco (para los casos hasta el 31 de diciembre de 1938 la partida eclesiástica. Para los casos desde el 1 de enero de 1939 a la fecha exclusivamente el registro civil), el cual puede ser:

4 1. Registro civil de matrimonio, en caso de ser esposos o en caso de ser compañeros permanentes la declaración de convivencia mínima durante los últimos veinticuatro (24) meses. 2. Registro civil de nacimiento del (de los) hijo (s), en caso de ser padres e hijos. 3. Registro civil de nacimiento del (de los) solicitante (s) 4. Registro civil de nacimiento de los familiares que tiene derecho y del fallecido, en caso de liquidación o sucesión. D. Fotocopias de las cédulas de ciudadanía y/o tarjetas de identidad del (de los) solicitante (s) y la del fallecido si la hubiere. E. Fotocopia de la última actualización de Beneficiarios o de la Solicitud de Ingreso a la Cooperativa. F. Original con firmas autenticadas autorizando el pago del auxilio a un sólo beneficiario, en caso que los solicitantes así lo deseen. G. Este auxilio se otorgará en primer lugar al beneficiario (s) con sus respectivos porcentajes registrados en la última actualización de los mismos o en su defecto a lo consignado en la solicitud de afiliación aprobada por el Consejo de Administración o en ausencia de información de beneficiarios en la solicitud de ingreso, se aplicará lo que la Ley determine para los casos de sucesión. H. A petición del (de los) asociado (s) o beneficiario (s), la Gerencia deberá tramitar las solicitudes al Comité de Solidaridad. Artículo 12 ANÁLISIS Y TRÁMITE DE LAS SOLICITUDES POR LA GERENCIA. El Gerente previamente al traslado de las solicitudes al Comité de Solidaridad deberá realizar el respectivo análisis de las solicitudes y será responsable de: A. Requerir por escrito en la debida oportunidad, a los asociados o beneficiarios los respectivos documentos indispensables (Artículo 9 ó 16 según corresponda) del presente Acuerdo, para el trámite de las solicitudes. B. Suministrar, incluir revisar y verificar la información pertinente de cada fallecido y beneficiarios o asociado, requerida en los formularios de SOLICITUD DE AUXILIOS C. Revisar y suministrar al Comité el estado de cuentas de los asociados. D. Presentar al Comité de Solidaridad en forma escrita en el formulario de la solicitud, las observaciones y las objeciones que encontrare de fondo al incluir o revisar la documentación. Si las objeciones no fueren aceptadas por el Comité de Solidaridad, se recurrirá al Consejo de Administración para que resuelva el asunto en definitiva. E. Tramitar la solicitud con toda la documentación exigida por este Reglamento, al Comité de Solidaridad en un plazo máximo de cinco (5) días hábiles (lunes a sábado sin incluir festivos) contados a partir de la fecha de su recibo por la Gerencia. Después de veinte (20) días calendario de recibida la solicitud sin completar la documentación y a petición escrita del solicitante podrá darle trámite al Comité. F. En ausencia del presidente del Comité de Solidaridad, del vicepresidente y del secretario, presentar las solicitudes de los Directivos para ratificación ante el Consejo de Administración y abstenerse de pagar a los Directivos, los valores de los AUXILIOS aprobados por el Comité, si el valor total de las solicitudes no ha sido ratificado por el Consejo de Administración.

5 G. La Gerencia deberá cancelar el valor de los auxilios en un plazo no mayor de siete (7) días calendario contados a partir de la fecha de la aprobación del Comité o del Consejo de Administración. H. Que el periodo de tiempo de incumplimiento en el pago de aportes y préstamos no sea superior a treinta (30) días calendario. Artículo 13. CONDICIONES BÁSICAS DE LOS ASOCIADOS. Se establecen las siguientes condiciones básicas de los asociados: A. Ninguna solicitud de auxilio por defunción será aprobada, si el asociado no tiene por lo menos un (1) año de permanencia de haber sido aceptado su ingreso o reingreso por el Consejo de Administración. B. Tampoco se otorgará auxilio por defunción, si el fallecimiento ocurre después de haber sido aprobado el retiro o la Resolución de exclusión por el Consejo de Administración, ya que ha perdido la calidad de asociado de la Cooperativa. C. Que el periodo de tiempo de incumplimiento en el pago de aportes y préstamos no sea superior a treinta (30) días calendario. Artículo 14. VALORES DE LOS AUXILIOS POR DEFUNCIÓN. A. Auxilio por Asociado Fallecido. Por el fallecimiento de asociado, ocurrido a partir de la fecha de expedición del presente Acuerdo, se otorgará un auxilio equivalente a tres (3) salarios mínimos mensuales legales vigentes (SMMLV) B. Por el fallecimiento únicamente de: el cónyuge, los padres y los hijos menores de 18 años afiliados o no afiliados menores de 25 años que aún estén estudiando y los mayores que por incapacidad dependan económicamente del asociado, ocurrido a partir de la fecha de expedición del presente Acuerdo, se otorgará un auxilio equivalente a un (1) salario mínimo mensual legal vigente (SMMLV) En ningún caso la cooperativa otorgará auxilio por defunción de asociados o familiares fallecidos que se encuentren afiliados al convenio exequial. PARÁGRAFO: En ningún caso se otorgará más de un (1) auxilio por familiar de asociado o de asociado fallecido en primer grado de consanguinidad (padres e hijos) y conyugue. Es decir que sólo se aprobará un auxilio por cada evento de fallecimiento dentro de un grupo familiar de asociados y no asociados en primer grado de consanguinidad. Los beneficiarios determinarán a quién o en qué proporción se distribuirá el auxilio otorgado. En todo caso los hijos del causante deben ser solteros, que no integren otro grupo familiar y que convivan con el asociado.

6 C. Auxilio por Deuda. Por los asociados que en el momento del fallecimiento ocurrido a partir de la fecha de expedición del presente acuerdo, los beneficiarios tendrán derecho a incluir en la Solicitud de Auxilios por Defunción, el AUXILIO POR DEUDA, el cual será hasta el veinte por ciento (20%) sobre el valor total de la deuda en Coopcrediquintas sin que dicho valor sea superior a dos (2) SMMLV, siempre y cuando cumplan con los cuatro (4) requisitos siguientes: 1. Más de setenta y cinco (75) años de edad. 2. Permanencia mayor a un (1) año como asociado a la Cooperativa. 3. Que la Compañía aseguradora no los haya aceptado en el seguro colectivo de deudores y 4. Que el periodo de tiempo de incumplimiento en el pago de aportes y préstamos no sea superior a treinta (30) días calendario. Artículo 15. Tiempo de Permanencia. En todos los casos mencionados en este Acuerdo, se entiende por permanencia de un año o superior el tiempo total de afiliación y/o antigüedad continua en la Cooperativa. Artículo 16. PÉRDIDA DEL VALOR DE LOS AUXILIOS. Transcurridos más de 90 días calendario del suceso se pierde el derecho al auxilio. Artículo 17. CANCELACIÓN DE LOS AUXILIOS. El pago del valor de los auxilios por defunción se otorgará y entregará a: A. A la (s) persona (s) que el asociado haya designado como Beneficiarios en su última actualización o en la Solicitud de Ingreso a la Cooperativa. B. Al asociado, cuando la persona fallecida sea un familiar de primer grado de consanguinidad (padres e hijos del asociado) o el cónyuge y que reúna los requisitos señalados en este Reglamento. PARÁGRAFO. Se debe demostrar el grado de consanguinidad (padres e hijos del asociado) o del cónyuge y su dependencia con el asociado, de acuerdo a las normas legales vigentes de: A. Los padres. B. Esposo (a) o compañero (a) permanente. C. Hijos menores de 18 años, menores de 25 años que aún estén estudiando y los mayores que por incapacidad dependan económicamente del asociado. En todos los casos deben ser solteros, que no integren otro grupo familiar y que convivan con el asociado. AUXILIOS POR NACIMIENTO Artículo 18 REQUISITOS AUXILIOS POR NACIMIENTO. Los asociados con permanencia superior a un (1) año como asociados a la Cooperativa a la fecha de la

7 solicitud, deberán presentar los siguientes documentos para solicitar el auxilio por cada hijo nacido vivo: A. Solicitud escrita de auxilio por cada hijo nacido vivo. B. Registro civil de nacimiento. C. Solicitud de afiliación a la Cooperativa de cada hijo. D. Informe de la Gerencia del tiempo de permanencia del asociado y el cumplimiento de sus obligaciones económicas. Artículo 19. CONDICIONES BÁSICAS DE LOS ASOCIADOS. Se establecen las siguientes condiciones básicas de los asociados: A. Ninguna solicitud de auxilio por nacimiento será aprobada, si el asociado no tiene por lo menos un (1) año de permanencia de haber sido aceptado su ingreso o reingreso por el Consejo de Administración. B. Tampoco se otorgará auxilio por nacimiento, si el parto ocurre después de haber sido aprobado el retiro o la Resolución de exclusión por el Consejo de Administración, ya que ha perdido la calidad de asociado de la Cooperativa. C. Que el periodo de tiempo de incumplimiento en el pago de aportes y préstamos no sea superior a treinta (30) días calendario. Artículo 20. PÉRDIDA DEL VALOR DE LOS AUXILIOS. Transcurridos más de 90 días calendario de la fecha del parto o nacimiento se pierde el derecho al auxilio. Artículo 21 VALORES DE LOS AUXILIOS POR NACIMIENTO. El Comité de Solidaridad estudiará las solicitudes de auxilio por nacimiento junto con la documentación e información completa, dentro del plazo establecido. PARÁGRAFO: En ningún caso se otorgará más de (1) un auxilio, en el evento que ambos padres sean asociados a la cooperativa. Auxilios por Nacimiento en Parto Natural o por Cesárea. Se otorgará al asociado(a) por cada hijo nacido vivo el equivalente a uno (1) salario mínimo mensuales legal vigente (SMMLV). Artículo 22 CANCELACIÓN DE AUXILIOS. El pago del valor de los auxilios por nacimiento se entregará al asociado (a) solicitante. AUXILIOS POR CALAMIDAD COMPROBADA Artículo 23 AUXILIO POR CALAMIDAD COMPROBADA. Se reconocerá auxilio por calamidad comprobada en aquellos casos de física y verdadera calamidad, teniendo en cuenta la gravedad del caso y la imposibilidad económica del asociado para resolver por sí solo un problema familiar de vital e inaplazable cumplimiento, mediante el estudio de las solicitudes presentadas al Comité de Solidaridad como en los casos de:

8 A. Terremoto o tsunami y que sus viviendas hayan sido afectadas. B. Incendio de la residencia del asociado. C. Inundación de la vivienda del asociado. D. Accidente grave que incluya hospitalización con o sin intervención quirúrgica. E. Costosos tratamientos médicos certificados. F. Actos bélicos que afecten la vivienda. Artículo 24 REQUISITOS AUXILIOS POR CALAMIDAD COMPROBADA. Para otorgar el auxilio se requiere que los asociados interesados presenten los respectivos documentos necesarios para comprobar la calamidad, tales como: A. Solicitud por escrito dentro de los treinta (30) días siguientes a la fecha del suceso. B. Acreditar con certificación de autoridad competente o del médico que atienda la novedad, según sea la circunstancia padecida. C. Fotocopia de la cédula de ciudadanía y/o tarjeta de identidad del asociado. Artículo 25. CONDICIONES BÁSICAS DE LOS ASOCIADOS. Se establecen las siguientes condiciones básicas de los asociados: A. Ninguna solicitud de auxilio por calamidad comprobada será aprobada, si el asociado no tiene por lo menos un (1) año de permanencia de haber sido aceptado su ingreso o reingreso por el Consejo de Administración. B. Tampoco se otorgará auxilio por calamidad comprobada, si el suceso ocurre después de haber sido aprobado el retiro o Resolución de exclusión por el Consejo de Administración, ya que ha perdido la calidad de asociado de la Cooperativa. C. Que el periodo de tiempo de incumplimiento en el pago de aportes y préstamos no sea superior a treinta (30) días calendario. Artículo 26 VALORES DE LOS AUXILIOS POR CALAMIDAD COMPROBADA. Los auxilios por calamidad comprobada, definidos en el Artículo 24 del presente Acuerdo amparan únicamente a los asociados y sólo se estudiarán casos por cuantías superiores a seis (6) salarios mínimos mensuales legales vigentes (SMMLV), otorgando como valor del auxilio hasta el veinte por ciento (20%) del valor de la calamidad, con un tope máximo de dos (2) salarios mínimos mensuales legales vigentes (SMMLV). No se estudiarán ni otorgarán auxilios por robo o hurto. DISPOSICIONES FINALES Artículo 27. REVISIÓN Y CONTROL. Las actividades del Fondo de Solidaridad estarán sujetas a la revisión fiscal y contable por parte del Revisor Fiscal, al control y vigilancia del Consejo de Administración, la Junta de Vigilancia y la Superintendencia de la Economía Solidaria o la Entidad que haga sus veces. Artículo 28. SALDO MÍNIMO DEL FONDO. Todos los auxilios otorgados por medio del Fondo de Solidaridad y a los cuales se refiere este Acuerdo, quedan condicionados a la

9 disponibilidad de recursos con que cuenta el Fondo. El saldo del Fondo deberá ser superior a un (1) salario mínimo mensual legal vigente (SMMLV). Cuando el saldo llegare al mínimo antes establecido, las solicitudes que se reciban quedarán pendientes y en estricto orden de presentación, hasta que el saldo del Fondo sea reactivado de acuerdo con el Artículo 8 de este Reglamento. Artículo 29 SANCIONES. En caso de comprobar artificio o engaño por parte del asociado para obtener el auxilio del Fondo de Solidaridad, éste será excluido de la Cooperativa y en caso de haberse entregado el valor del auxilio se le liquidará como una deuda a favor de la Cooperativa. En caso que el fraude lo cometa (n) un (os) familiar (es) de algún asociado y se les haya entregado el valor del auxilio, se contabilizará como una deuda a favor de la Cooperativa. Artículo 30 APELACIÓN. A petición del solicitante los auxilios otorgados o negados por el Comité, se podrán recurrir ante el Consejo de Administración. Artículo 31 APROBACIÓN DEL ACUERDO. El presente Acuerdo fue aprobado por el Consejo de Administración en su reunión del 15 de julio de 2013, según Acta No. 415, deroga todas las disposiciones anteriores y entra en vigencia a partir de la fecha. Publíquese en cartelera, página web de la Cooperativa y mediante nota informativa de actualización de los reglamentos a través del correo electrónico a los asociados por un término mínimo de cuatro (4) meses.