MANUAL de Organización

Transcripción

1 MANUAL de Organización APLICADO A: DESPACHO DE LA TITULAR DE LA DIRECCIÓN GENERAL SAN LUIS POTOSÍ, S.L.P., JUNIO DE 2016

2 CONTENIDO Sección Introducción 1 Directorio 2 Legislación o Base legal 3 Misión 4 Visión 5 Código de Conducta 6 Estructura Orgánica 7 Organigrama 8 Descripción de Funciones 9 Autorización 10 Control de Actualizaciones 11

3 INTRODUCCION El presente manual se elaboró con el objeto de que las y los servidores públicos del Gobierno del Estado cuenten con una fuente de información que les permita conocer la organización del Despacho de la Titular de la Dirección General del Instituto de las Mujeres del Estado de San Luis Potosí, así como las funciones a su cargo. Este documento presenta la Estructura Orgánica actualizada y autorizada, el marco jurídico en el que sustentan su actualización y funcionamiento, los objetivos que tienen encomendados y la descripción de las funciones que debe realizar para alcanzarlos. Además el manual de organización facilita a las y los empleados y funcionariado el conocimiento de sus obligaciones en el ámbito de su competencia, así mismo ayuda entre otras cosas, a integrar y orientar al nuevo personal y es un instrumento valioso de datos para estudios de productividad, reorganización y de recursos humanos. La aplicación del presente manual es únicamente para el personal que integra el Despacho de la Titular de la Dirección General, será la misma la responsable de actualizar o modificar su contenido. Dado a la naturaleza dinámica de Gobierno del Estado, es necesario que cualquier cambio que se presente en la organización de las áreas, se comunique a la brevedad, a la Dirección de Organización y Métodos de Oficialía Mayor, con el objeto de revisarlos y mantener actualizada la Estructura Orgánica de la Administración Pública Estatal.

4 D I R E C T O R I O DIRECTORA GENERAL ÁREA ADMINISTRATIVA José Armando Ramírez Rojas ÁREA DE INVESTIGACIÓN Y EVALUACIÓN DE POLÍTICAS María del Socorro Segovia Leyva ÁREA DE PLANEACIÓN Y VINCULACIÓN Celia Pescina Meléndez ÁREA DE COMUNICACIÓN SOCIAL Carolina Jayme Foyo ÁREA DE ATENCIÓN CIUDADANA Alejandro Ortiz Hernández ÁREA DE CAPACITACIÓN Laura Elisa Castillo Torres

5 LEGISLACIÓN O BASE LEGAL Los ordenamientos o normas jurídicas que rigen la operación de la Dirección General del Instituto de las Mujeres del Estado de San Luis Potosí, son los siguientes: Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, en su Artículo 4º. Constitución Política del Estado Libre y Soberano de San Luis Potosí, en su Artículo 8. Ley Orgánica de la Administración Pública Estatal. Ley del Instituto de las Mujeres, del Estado de San Luis Potosí, publicada el 14 de marzo de 2002 en el Periódico Oficial. Ley de los Trabajadores al Servicio de las Instituciones Públicas del Estado. Ley de Planeación del Estado y Municipios de San Luis Potosí. Ley General para la Igualdad entre Mujeres y Hombres. Ley para la Igualdad entre Mujeres y Hombres del Estado de San Luis Potosí. Ley General de Acceso de las Mujeres a una Vida Libre de Violencia. Ley de Acceso de las Mujeres a una Vida Libre de Violencia del Estado de San Luis Potosí. Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de San Luis Potosí. Modificaciones a la Ley del Instituto de las Mujeres, del Estado de San Luis Potosí con fecha de expedición 16 de Septiembre del 2003, en el Periódico Oficial.

6 LEGISLACIÓN O BASE LEGAL (Continúa) Modificaciones a la Ley del Instituto de las Mujeres del Estado de San Luis Potosí con fecha de expedición 11 de junio de 2009, en el Periódico Oficial. Modificaciones a la Ley del Instituto de las Mujeres del Estado de San Luis Potosí con fecha de expedición 06 de abril de 2013, en el Periódico Oficial. Reglamento Interior del Instituto de las Mujeres, del Estado de San Luis Potosí, publicado en el Periódico Oficial, el 24 de septiembre Modificaciones al Reglamento Interior del Instituto de las Mujeres, del Estado de San Luis Potosí, publicadas en edición extraordinaria el 24 de febrero de Reglamento de la Ley de Acceso de las Mujeres a una Vida Libre de Violencia. Plan Nacional de Desarrollo. Plan Estatal de Desarrollo.

7 M I S I Ó N Ser la instancia estatal encargada de impulsar la perspectiva de género en el Gobierno del Estado, municipios y en los diferentes sectores sociales, con la finalidad de promover la participación de las mujeres en igualdad de condiciones y oportunidades que los hombres, en los procesos económico, político, social y cultural de la entidad.

8 V I S I Ó N San Luis Potosí, contará con una sociedad equitativa, donde las Mujeres accedan en igualdad de circunstancias al desarrollo económico, social y político, con programas de atención a su salud física, emocional y protección legal a través de la institucionalización de la Perspectiva de Género contando con un Marco Jurídico que visualice a las Mujeres en un desarrollo pleno e integral.

9 CÓDIGO DE CONDUCTA Dedicación Procurar su mejor esfuerzo y perseverancia para alcanzar los objetivos institucionales en el desempeño de las actividades gubernamentales, imprimir pasión y demostrar aprecio por San Luis Potosí, sus instituciones y por su trabajo, así como demostrar un alto compromiso hacia la sociedad en la solución desus demandas. Transparencia Ser abiertos al derecho ciudadano respecto a la información, de acuerdo a su legalidad y oportunidad, ofreciendo al ciudadano la posibilidad de ser un usuario en la administración y entendida la transparencia como un verdadero servicio público. Rendición de Cuentas Cumplir con la responsabilidad del adecuado cumplimiento de sus funciones, objetivos y metas, fomentando la participación ciudadana en el diseño, implementación, seguimiento y evaluación de políticas públicas, respondiendo de la aplicación del recurso puesto a disposición. Diálogo Ser abiertos, flexibles, de trato amable, humilde y respetuoso para comunicarse y construir ideas, tomando las mejores decisiones con otras instituciones gubernamentales y organizaciones de la sociedad civil. Respeto Contar con sensibilidad para reconocer y considerar en todo momento los derechos y libertades inherentes a la condición humana de otros servidores públicos y de la ciudadanía.

10 CÓDIGO DE CONDUCTA Legalidad Hacer solo aquello que las normas expresamente les confiere, y en todo momento someter su actuación a las facultades que las leyes, reglamentos y demás disposiciones jurídicas y administrativas atribuyen a su empleo, cargo o comisión. Honradez Conducirse con rectitud sin utilizar su empleo, cargo o comisión para obtener o pretender obtener algún beneficio, provecho o ventaja personal o a favor de terceros; no buscan o aceptan presentes de cualquier persona u organización, debido a que están conscientes que ello compromete sus funciones y que el ejercicio de cualquier cargo público implica un alto sentido de austeridad y vocación de servicio. Lealtad Ser fieles en todo momento y comprometerse con los principios, valores, criterios, y objetivos institucionales, adaptándolos como propios en el desempeño de sus funciones y atribuciones. Integridad Desempeñar su empleo, cargo, comisión o funciones de manera imparcial y proba, no en beneficio de si mismo, de su familia o de cualquier otra persona y abstenerse de participar en situaciones que causen posible conflicto de interés. Además de utilizar el mobiliario, equipo y vehículo asignados en el desempeño de sus actividades de forma responsable y apegada a la legalidad. Eficiencia Actuar conforme a una cultura de servicio orientada al logro de resultados y rendición de cuentas, procurando en todo momento un mejor desempeño de sus funciones a fin de alcanzar las metas institucionales según sus responsabilidades y mediante el uso óptimo, responsable y transparente de los recursos públicos, eliminando cualquier ostentación y discrecionalidad indebida en su aplicación.

11 ESTRUCTURA ORGÁNICA 1. Dirección General 1.1. Abogado 1.2. Asistente 1.3. Recepcionista 1.4. Chofer

12 ORGANIGRAMA Dirección General del Instituto de las Mujeres Dirección General Directora General (17)(02) Consejo Consultivo y Social Área Administrativa José Armando Ramírez Rojas Director de Área (15)(05) Área de Investigación y Evaluación de Políticas María del Socorro Segovia Leyva Directora de Área (15)(05) Área de Planeación y Vinculación Celia Pescina Meléndez Jefa de Departamento (13)(07) Área de Comunicación Social Carolina Jayme Foyo Jefa de Sección (10)(04) Área de Atención Ciudadana Alejandro Ortiz Hernández Director de Área (15)(05) Área de Capacitación Laura Elisa Castillo Torres Directora de Área (15)(05)

13 ORGANIGRAMA Despacho de la Titular de la Dirección General del Instituto de las Mujeres Dirección General Directora General (17)(02) Abogado Asistente María Erendira Silos Araujo Auxiliar Administrativa (05)(21) Chofer Jorge Alvarado Morales Auxiliar Administrativo (05) (21) Com. de CEFIM Recepcionista Rosa Isela Esqueda Delgado Recepcionista (03)(07) 01 Personal de confianza 03 Personal de base 01 Honorarios profesionales Total 05 El C. José Armando Ramírez Rojas titular administrativo del Instituto de las Mujeres del Estado de S.L.P. certifica que el presente organigrama refleja al personal, así como los puestos y nombramientos que integran la estructura vigente al mes de junio del año Firma

14 DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES DIRECCIÓN GENERAL OBJETIVO Promover la planeación y ejecución de programas ante las distintas dependencias de la administración pública, dirigidos a abatir los rezagos que enfrentan las mujeres potosinas en los ámbitos económico, político, social y cultural, con el propósito de lograr la igualdad entre hombres y mujeres. FUNCIONES Impulsar la institucionalización de la perspectiva de género, en las dependencias del Gobierno Federal, Estatal y Municipal para desarrollar acciones de coordinación, concertación y gestión de recursos, en beneficio de las mujeres potosinas y sus familias. Representar al Instituto de las Mujeres del Estado de San Luis Potosí ante los sectores público y privado, para el cumplimiento de sus objetivos. Celebrar convenios y acuerdos de coordinación y colaboración con autoridades de los tres ámbitos de gobierno, así como con organismos nacionales o extranjeros, para lograr el cumplimiento de los fines del Instituto. Dictar las políticas a implementarse en el Instituto para el mejor desempeño de sus actividades. Promover en todas las instancias gubernamentales, la planeación y ejecución de programas dirigidos a mujeres. Elaborar el Programa Operativo Anual de acuerdo al Plan Estatal de Desarrollo y al Plan Nacional de Desarrollo y presentarlo ante las instancias correspondientes. Mantener contacto con el Consejo Consultivo y Social del Instituto, para involucrarlos en las actividades del instituto. Responsable Directora General del Instituto de las Mujeres

15 DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES DIRECCIÓN GENERAL (Continúa) Formular y definir los mecanismos de evaluación de las actividades emprendidas por el Instituto. Promover que en cada Municipio del Estado se instale una Instancia de la Mujer, definiendo estrategias y políticas. Informar a la Junta Directiva del Instituto, de las actividades programadas, así como de las realizadas. Desarrollar mecanismos de coordinación y concertación con el Instituto Nacional de las Mujeres. Gestionar recursos ante organismos nacionales e internacionales, destinados a programas dirigidos a mejorar las condiciones socioeconómicas de las mujeres potosinas. Promover proyectos de investigación con instancias académicas que arrojen resultados que permitan conocer la situación de desigualdad que enfrentan las mujeres, así como los indicadores de violencia de género. Promover la ejecución de proyectos con organizaciones civiles, instancias académicas, y el sector privado en beneficio de las mujeres. Supervisar el desarrollo de las actividades de los colaboradores del Instituto de las Mujeres, del Estado de San Luis Potosí. Estructurar mecanismos de difusión de los resultados de las acciones realizadas. Desempeñar la Secretaria Técnica del Sistema Estatal para la Prevención, Atención, Sanción y Erradicación de la Violencia contra las Mujeres. Coordinar las acciones del Sistema Estatal para la Igualdad entre Mujeres y Hombres. Responsable Directora General del Instituto de las Mujeres

16 DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES DIRECCIÓN GENERAL (Continúa) Celebrar y otorgar toda clase de actos y documentos inherentes al objeto del Instituto. Formular los programas institucionales de corto, mediano y largo plazo. Establecer los sistemas de control necesarios para alcanzar las metas y objetivos propuestos. Establecer, dirigir y controlar las políticas del Instituto para el cumplimiento de su objetivo. Coordinar la planeación, vigilancia y evaluación de la operación de las unidades administrativas que lo integran. Aprobar la organización y funcionamiento del Instituto. Expedir los acuerdos, circulares y demás disposiciones jurídicas de su competencia, tendientes al buen despacho de las funciones del Instituto y a lograr el objeto general del Instituto. Proponer a la Junta Directiva los lineamientos de la Política Estatal, en los términos de la Ley para la Igualdad entre Mujeres y Hombres. Proponer el Proigualdad, en el marco del Plan Estatal de Desarrollo. Proponer el diseño del Programa Integral para Prevenir, Atender, Sancionar y Erradicar la Violencia contra las Mujeres al Sistema Estatal. Encomendar a los servidores públicos, independientemente de sus funciones, el estudio de los asuntos que estime convenientes para el mejor desempeño de las funciones del Instituto. Intervenir, en el marco de sus facultades y atribuciones, en las declaratorias de alerta de violencia de género contra las mujeres. Estas funciones son enunciativas más no limitativas Responsable Directora General del Instituto de las Mujeres

17 DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES OBJETIVO ABOGADO Representar en materia de juicios y procesos legales en que incurra el Instituto y efectuar el correcto seguimiento de cualquier acto así como defender los intereses de manera ética y profesional de la Institución. FUNCIONES Intervenir y llevar el seguimiento en los juicios civiles, laborales, contenciosos administrativos y demás procedimientos jurídicos, que se promuevan en contra del Instituto. Presentar demandas, contestarlas y reconvenir a la contraparte, ejercer acciones y oponer excepciones, apelar, interponer juicio de amparo y los recursos previstos por la ley de la materia y, en general, para que promueva o realice todos los actor permitidos por leyes, que favorezcan a los intereses del Instituto. Realizar las gestiones que le instruya la Directora General ante cualquier autoridad, entidad o persona. Realizar y en su caso, revisar los proyectos de iniciativas de leyes, reglamentos, acuerdos, circulares y demás ordenamientos de observancia general que estén vinculados con la materia laboral. Comparecer a las audiencias en defensa de los intereses del Instituto, así como recibir notificaciones en los asuntos jurídicos conferidos. Consultar listas de acuerdos respecto de los asuntos encomendados. Estas funciones son enunciativas más no limitativas. Directora General del Instituto de las Mujeres

18 DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES RECEPCIONISTA OBJETIVO Realizar las funciones de recepción para la Dirección General del Instituto, llevando el control, registro y archivo de la documentación generada y recibida, y dar trámite al seguimiento de actividades solicitadas por la Directora General. FUNCIONES Recibir y atender a funcionarios, servidores públicos y personas en general que soliciten audiencia con la Directora General del Instituto, o canalizarlas a las áreas correspondientes. Registrar la correspondencia recibida, así como turnarla a la Directora General, y posteriormente asignarla al área correspondiente. Llevar un control de los oficios emitidos por el Instituto, asignando número, fecha, nombre de destinatario y de quien emite el oficio (unidad administrativa). Apoyar en la confirmación vía telefónica de la asistencia de invitados a eventos organizados por las diferentes unidades administrativas del Instituto. Elaborar los informes de comisión de la Directora General e integrar los documentos probatorios de la comprobación de gastos. Apoyar en eventos organizados por el Instituto, cuando la Directora General así lo requiera. Responsable Rosa Isela Esqueda Delgado Directora General del Instituto de las Mujeres

19 DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES RECEPCIONISTA (Continúa) Redactar oficios, cuando la Directora General lo solicite. Llevar el control del archivo de la Dirección General. Estas funciones son enunciativas más no limitativas Responsable Rosa Isela Esqueda Delgado Directora General del Instituto de las Mujeres

20 DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES OBJETIVO ASISTENTE Asistir a la Directora General en el desarrollo de sus funciones, llevando el control, registro y archivo de la documentación generada y recibida, y dar trámite al seguimiento de actividades solicitadas por la Directora General. FUNCIONES Registrar y archivar la documentación recibida y generada en Dirección General. Redactar e imprimir oficios, cuando la Directora General lo requiera. Controlar los oficios emitidos por Dirección General, asignando número, fecha y nombre del destinatario. Realizar llamadas telefónicas de enlace con la Directora General. Asistir en la confirmación vía telefónica de la asistencia de invitados a reuniones o eventos organizados por Dirección General. Llevar la agenda de actividades de la Directora General y diariamente elaborar la agenda del siguiente día. Integrar el informe mensual de las principales actividades de Dirección General y turnarlo con copia al Área de Planeación y Vinculación. Asistir en la logística de las reuniones y eventos organizados por Dirección General, cuando la Titular así lo requiera. Recibir y controlar los documentos de archivo que le remitan, mediante el proceso de transferencia primaria, con los Archivos de Trámite del Instituto y organizar los Fondos, Secciones y Series que constituyan su acervo, de conformidad con el principio de procedencia y orden original y la normatividad aplicable en la materia a escala institucional. Responsable María Erendira Silos Araujo Directora General del Instituto de las Mujeres

21 DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ASISTENTE (Continúa) Realizar el desarrollo, instrumentación y actualización de la normatividad archivística aplicable a escala institucional y, particularmente, la que corresponda al Archivo de Concentración. Elaborar los principales instrumentos de control archivístico, proponiendo el diseño, desarrollo, implementación y actualización del Sistema de Clasificación Archivística, el Catálogo de Disposición Documental y los inventarios que se elaboren para la identificación y descripción de los archivos institucionales. Operar los servicios para la administración y control de los documentos de archivo en etapa semiactiva del Instituto, encargándose de la coordinación, organización y control de los procesos de transferencias primarias y la ordenación y ubicación topográfica de los acervos semiactivos. Establecer el calendario de caducidades de los documentos de archivo bajo resguardo del Archivo de Concentración y efectuar los procesos de disposición documental y el préstamo de expedientes en la etapa semiactiva, en coordinación con los Archivos de Trámite del Instituto. Formular los instrumentos, procesos y métodos de control archivístico del Instituto. Llevar a cabo, en su caso, los procesos de transferencia secundaria de los documentos de archivo que hayan prescrito en sus valores primarios, administrativos, legales o fiscales, elaborando las actas administrativas que correspondan, en coordinación con la Unidad de Archivo Histórico. Estas funciones son enunciativas más no limitativas. Responsable María Erendira Silos Araujo Directora General del Instituto de las Mujeres

22 DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES OBJETIVO CHOFER Responsable del manejo de vehículos oficiales para el traslado de la Titular y del personal del IMES cuando se requiera, además de realizar las actividades de mensajería y entrega de documentación de la Dirección General y áreas operativas. FUNCIONES Trasladar en los vehículos oficiales a la Directora General y al personal del Instituto, en cumplimiento de alguna comisión específica. Trasladar a personas externas del Instituto, cuando así lo determine la Directora General o la Dirección Administrativa. Distribuir diariamente la documentación generada por la Dirección General y de las Áreas Administrativas, a las diferentes dependencias o Instituciones vinculadas con el Instituto, previa autorización del Área Administrativa. Llevar una bitácora de uso de los vehículos del Instituto. Llevar los vehículos del Instituto a mantenimiento y lavado. Apoyar en actividades de mantenimiento a las instalaciones y mobiliario del Instituto, cuando sea factible. Participar en eventos especiales del Instituto, en cuanto al acomodo de mobiliario, equipos, mamparas etc. cuando así se requiera. Apoyar al Área Administrativa en el fotocopiado de documentación. Estas funciones son enunciativas más no limitativas. Responsable Jorge Alvarado Morales Directora General del Instituto de las Mujeres

23 AUTORIZACIÓN RESPONSABLE DE LA FORMULACIÓN DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN DEL DESPACHO DE LA TITULAR DE LA DIRECCIÓN GENERAL DEL IMES Celia Pescina Meléndez Encargada del Área de Planeación y Vinculación REVISÓ Gonzalo Ortuño Castro Director de Organización y Métodos AUTORIZAN DIRECTORA GENERAL DEL INSTITUTO DE LAS MUJERES OFICIAL MAYOR DEL PODER EJECUTIVO Elias Jesrael Pesina Rodríguez

24 CONTROL DE ACTUALIZACIONES ELABORO FECHA NOMBRE FIRMA CARGO ACTUALIZACION PARTE DEL MANUAL QUE SE ACTUALIZA SECCIONES QUE SE MODIFICA(N) REVISO A U T O R I Z A N Director de Organización y Métodos