MANUAL de Organización

Transcripción

1 DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN Y EVALUACIÓN MANUAL de Organización APLICADO A: DEPARTAMENTO DE ESTADÍSTICA SAN LUIS POTOSÍ, S.L.P., FEBRERO DE 2016

2 C O N T E N I D O Sección Introducción 1 Directorio 2 Legislación o Base legal 3 Misión 4 Visión 5 Código de Conducta 6 Estructura Orgánica 7 Organigrama 8 Descripción de Funciones 9 Autorización 10 Control de Actualizaciones 11

3 INTRODUCCIÓN El presente manual se elaboró con el objeto de que los servidores públicos del Gobierno del Estado cuenten con una fuente de información que les permita conocer la organización del Departamento de Estadística, adscrito a la Dirección de Planeación y Evaluación del Sistema Educativo Estatal Regular así como las funciones a su cargo. Este documento presenta la Estructura Orgánica actualizada y autorizada, el marco jurídico en el que sustentan su actualización y funcionamiento, los objetivos que tienen encomendados y la descripción de las funciones que debe realizar para alcanzarlos. Además el manual de organización facilita a los empleados y funcionarios el conocimiento de sus obligaciones en el ámbito de su competencia, así mismo ayuda entre otras cosas, a integrar y orientar al nuevo personal y es un instrumento valioso de datos para estudios de productividad, reorganización y de recursos humanos. La aplicación del presente manual es únicamente para el personal que integra el Departamento de Estadística el cual será el responsable de actualizar o modificar su contenido. Dada la naturaleza dinámica de Gobierno del Estado, es necesario que cualquier cambio que se presente en la organización de las áreas, se comunique a la brevedad, a la Dirección de Organización y Métodos de Oficialía Mayor, con el objeto de revisarlos y mantener actualizada la Estructura Orgánica de la Administración Pública Estatal.

4 D I R E C T O R I O SECRETARIO DE EDUCACIÓN DE GOBIERNO DEL ESTADO DIRECCIÓN GENERAL DEL S.E.E.R DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN Y EVALUACIÓN JEFATURA DEL DEPARTAMENTO DE ESTADÍSTICA Ing. Angélica María Martínez Márquez

5 LEGISLACIÓN O BASE LEGAL Los ordenamientos o normas jurídicas que rigen la operación del Departamento de Estadística dependiente de la Dirección de Planeación y Evaluación adscrita a la Dirección General del Sistema Educativo Estatal Regular son las siguientes: Federal: Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos Ley General de Educación Ley Federal del Trabajo Ley sobre el Escudo, la Bandera y el Himno Nacionales Ley General del Servicio Profesional Docente Ley del Instituto Nacional para la Evaluación de la Educación Estatal: Constitución Política del Estado de San Luis Potosí Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de San Luis Potosí Ley de Educación del Estado de San Luis Potosí Ley sobre los Derechos de Niñas, Niños y Adolescentes del Estado de San Luis Potosí Ley de Prevención y Seguridad Escolar del Estado y Municipios de San Luis Potosí Ley de Bibliotecas del Estado y Municipios de San Luis Potosí Ley de los Trabajadores al Servicio de las Instituciones Públicas del Estado de San Luis Potosí

6 LEGISLACIÓN O BASE LEGAL (Continua) Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado y Municipios de San Luís Potosí Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de San Luis Potosí Ley de Pensiones y Prestaciones Sociales para los Trabajadores al Servicio del Estado de San Luis Potosí Ley de Entrega Recepción de los Recursos Públicos del Estado de San Luis Potosí Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público del Estado de San Luis Potosí Ley de Adquisiciones del Estado de San Luis Potosí Ley de Archivos del Estado de San Luis Potosí Reglamento Interior de la Secretaría de Educación de Gobierno del Estado de San Luis Potosí

7 V I S I O N Contribuir en el logro de los objetivos educativos a través del análisis permanente de la información estadística de tal manera que ésta sea elemento fundamental en la toma de decisiones.

8 M I S I O N Participar en la conducción de políticas educativas orientadas al elevar la calidad académica y administrativa de los servicios que ofrece el Sistema Educativo Estatal Regular, contribuyendo y aportando en suma la formación básica que requiere el ser humano hacia una sociedad de cambio en la que participe con responsabilidad en las transformaciones de su entorno.

9 CÓDIGO DE CONDUCTA Dedicación Procurar su mejor esfuerzo y perseverancia para alcanzar los objetivos institucionales en el desempeño de las actividades gubernamentales, imprimir pasión y demostrar aprecio por San Luis Potosí, sus instituciones y por su trabajo, así como demostrar un alto compromiso hacia la sociedad en la solución desus demandas. Transparencia Ser abiertos al derecho ciudadano respecto a la información, de acuerdo a su legalidad y oportunidad, ofreciendo al ciudadano la posibilidad de ser un usuario en la administración y entendida la transparencia como un verdadero servicio público. Rendición de Cuentas Cumplir con la responsabilidad del adecuado cumplimiento de sus funciones, objetivos y metas, fomentando la participación ciudadana en el diseño, implementación, seguimiento y evaluación de políticas públicas, respondiendo de la aplicación del recurso puesto a disposición. Diálogo Ser abiertos, flexibles, de trato amable, humilde y respetuoso para comunicarse y construir ideas, tomando las mejores decisiones con otras instituciones gubernamentales y organizaciones de la sociedad civil. Respeto Contar con sensibilidad para reconocer y considerar en todo momento los derechos y libertades inherentes a la condición humana de otros servidores públicos y de la ciudadanía. Legalidad Hacer solo aquello que las normas expresamente les confiere, y en todo momento someter su actuación a las facultades que las leyes, reglamentos y demás disposiciones jurídicas y administrativas atribuyen a su empleo, cargo o comisión.

10 CÓDIGO DE CONDUCTA Honradez Conducirse con rectitud sin utilizar su empleo, cargo o comisión para obtener o pretender obtener algún beneficio, provecho o ventaja personal o a favor de terceros; no buscan o aceptan presentes de cualquier persona u organización, debido a que están conscientes que ello compromete sus funciones y que el ejercicio de cualquier cargo público implica un alto sentido de austeridad y vocación de servicio. Lealtad Ser fieles en todo momento y comprometerse con los principios, valores, criterios, y objetivos institucionales, adaptándolos como propios en el desempeño de sus funciones y atribuciones. Integridad Desempeñar su empleo, cargo, comisión o funciones de manera imparcial y proba, no en beneficio de si mismo, de su familia o de cualquier otra persona y abstenerse de participar en situaciones que causen posible conflicto de interés. Además de utilizar el mobiliario, equipo y vehículo asignados en el desempeño de sus actividades de forma responsable y apegada a la legalidad. Eficiencia Actuar conforme a una cultura de servicio orientada al logro de resultados y rendición de cuentas, procurando en todo momento un mejor desempeño de sus funciones a fin de alcanzar las metas institucionales según sus responsabilidades y mediante el uso óptimo, responsable y transparente de los recursos públicos, eliminando cualquier ostentanción y discrecionalidad indebida en su aplicación.

11 ESTRUCTURA ORGÁNICA 1. Secretaría de Educación del Gobierno del Estado 1.1 Dirección General del Sistema Educativo Estatal Regular Dirección de Planeación y Evaluación Jefatura del Departamento de Estadística

12 ORGANIGRAMA Dirección de Planeación y Evaluación Departamento de Estadística Dirección General del S.E.E.R. Dirección de Planeación y Evaluación Bulmaro Gómez Colorado Director General Jefatura del Departamento de Estadística Angélica María Martínez Márquez(06) Insp. Sec F. Dir. Prim. Noct F. Secretaria Claudia Méndez Zapata Comisionada del INPODE (07) Información Estadística de Centro de Trabajo de los Diferentes Niveles Edgar Raúl Cabrera Martínez Catedrático 16 HSM Información Estadística de Centro de Trabajo, Niveles Inic., Preesc. y Especial Juan Rosalio Carrizales Coronado Oficial Administrativo B NA CA Información Estadística de Centro de Trabajo Niveles Primaria Ma. del Socorro Flores Torres(06) Controlador Admvo. F NB CA Información Estadística de Centro de Trabajo Niveles Secundaria, M. Terminal, M. Superior y Superior y Post-Grado Martha Celia Esqueda Contreras(06) Niñera Esp. C. Profr. Sec. A 5 hsm. Karla Ivette Díaz de León Azuara Catedrático 6 HSM La. C. María Cristina Turrubiartes Hernández, titular administrativo del Sistema Educativo Estatal Regular, Certifica que el presente organigrama refleja el personal, así como los puestos y nombramientos que integra la estructura vigente al mes de Febrero de Personal de Base Total 07 Firma:

13 DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES JEFATURA DEL DEPARTAMENTO DE ESTADÍSTICA OBJETIVO Dirigir los procesos y funciones estadísticos del S.E.E.R. en coordinación con las Unidades Administrativas con la finalidad de proporcionar la información requerida a las instancias superiores de los datos solicitados, manteniendo un sistema de estadística eficaz, contribuyendo a la Calidad Educativa FUNCIONES Dirigir y coordinar el programa de distribución y recolección de los formatos estadísticos de inicio de cursos, primer periodo, segundo periodo y fin de cursos, referentes a las Instituciones Educativas pertenecientes al Sistema Educativo Estatal Regular. Coordinar y supervisar la captura de los datos estadísticos de los Centros de Trabajo dependientes del Sistema Educativo Estatal Regular. Elaborar y proporcionar a la Secretaría de Educación del Gobierno del Estado y al Sistema Educativo Estatal Regular, los requerimientos en cuanto al análisis, programación y procesamiento de la información estadística. Gestionar ante la Secretaría de Educación del Gobierno del Estado, los movimientos que se generen en el Catálogo de Centros de Trabajo en relación con: altas, clausuras, reaperturas, cambios de domicilio y cambios de nombre de los planteles incorporados al Sistema Educativo Estatal Regular. Promover la integración y actualización del Catálogo de Centros de Trabajo pertenecientes al Sistema Educativo Estatal Regular. Responsable Ing. Angélica María Martínez Márquez Dir. de Planeación y Evaluación

14 DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES JEFATURA DEL DEPARTAMENTO DE ESTADÍSTICA (Continua) Elaborar el instructivo para el llenado de los formatos estadísticos que rinden los planteles y las unidades administrativas, dependientes del Sistema Educativo Estatal Regular. Asesorar a los Centros de Trabajo que así lo requieran durante el proceso de captura del formato 911, para recabar información estadística de alumnos, grupos, docentes y personal administrativo. Gestionar ante la Secretaría de Educación del Gobierno del Estado la oportuna entrega de calendarios escolares para su pronta distribución en los Centros de Trabajo y unidades administrativas dependientes del Sistema Educativo Estatal Regular. Realizar análisis estadísticos e informar los resultados a los niveles educativos correspondientes. Proporcionar información estadística oportuna y veraz para apoyar la toma de decisiones de las autoridades educativas, así como también, a los usuarios, dependencias y departamentos que la demanden de acuerdo a la Ley de Transparencia Informativa y de Acceso a la Información Pública del Estado. Formar parte activa en la comisión de incorporación de escuelas particulares, valorando todas y cada una de las situaciones que se presenten para la toma de decisiones. Realizar las funciones encomendadas por el Director de Planeación Evaluación, del Sistema Educativo Estatal Regular que sean afines las que anteceden. y a Facilitar la participación del personal en la operatividad de las actividades del Departamento. Responsable Ing. Angélica María Martínez Márquez Dir. de Planeación y Evaluación

15 DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES JEFATURA DEL DEPARTAMENTO DE ESTADÍSTICA (Continua) Trabajar de manera coordinada con la Unidad de Informática en el reporte de alumnos, docentes y persona administrativo en los niveles de educación básica. Supervisar el resguardo de los equipos de cómputo del Departamento. Participar como integrante del Consejo Técnico Consultivo del SEER. Estas funciones son enunciativas más no limitativas. Responsable Ing. Angélica María Martínez Márquez Dir. de Planeación y Evaluación

16 DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES SECRETARIA OBJETIVO Realizar las funciones secretariales del departamento, agilizando los trámites y la atención al público que acude a solicitar información y servicio. FUNCIONES. Tener conocimiento claro y preciso de la estructura administrativa del SEER, así como la ubicación de las áreas correspondientes para llevar con prontitud el trámite o prestar el servicio que se requiera. Realiza enlaces telefónicos dando información necesaria y adecuada. Atender con amabilidad y disposición al público en general que requiera los servicios de informes del área donde se presta servicio. Cuidar el uso de los sellos oficiales que deberán imprimirse en la documentación que se emita o algún otro documento que disponga el Departamento. Redactar y elaborar los diferentes documentos oficiales que solicite el Jefe de Departamento con las indicaciones precisas, presentación apropiada y turnarla a las instancias correspondientes, previa validación de su superior. Registrar y controlar la correspondencia de todo documento de recepción, ordenarla y clasificarla para la asignación del expediente correspondiente, conforme a la Ley de archivo vigente. Validar la documentación oficial con el sello y firmas correspondientes cuidando la correcta impresión de los mismos. Responsable Claudia Méndez Zapata Dir. de Planeación y Evaluación

17 DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES SECRETARIA (Continua) Turnar la correspondencia al Jefe de Departamento para su conocimiento y de acuerdo a la indicación, realizar los trámites correspondientes. Verificar en forma periódica la existencia de materiales requeridos para el correcto desempeño de los servicios administrativos que presta el Departamento. Mantener actualizado el directorio de funcionarios e instituciones para la realización de enlaces, concertación y notificación decitas y reuniones. Cumplir con las comisiones que el Jefe de Departamento, asigne en actividades de carácter oficial. Recibir a las personas que solicitan audiencias con el Jefe de Departamento, según sea el caso. Resguardar y manejar con discreción y ética la información generada en el Departamento. Dar uso racional al material y equipo Programa de Austeridad. de oficina de acuerdo con el Fotocopiar los documentos que así lo requieran. Atender la comunicación telefónica y canalizarla con quien lo solicite. Atender las necesidades de material del Departamento. Recibir y archivar los formatos estadísticos SEER-RH-UA, SEER- PP- UA y SEER-FUP-UA, para recabar información estadística de docentes y administrativos de la estructura del SEER. Responsable Claudia Méndez Zapata Dir. de Planeación y Evaluación

18 DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES SECRETARIA (Continua) Revisar y depurar el archivo, seleccionando la información de ciclos escolares anteriores, elaborando oficio y relación que especifique el tipo de documento enviado al Departamento de Archivo; dejando en la información relativa al ciclo escolar anterior y actual. Elaboración de movimientos al Catálogo de Centros de Trabajo (altas, clausuras, cambios de nombre, cambios de domicilio, reaperturas). Estas funciones son enunciativas más no limitativas. Responsable Claudia Méndez Zapata Dir. de Planeación y Evaluación

19 DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES INFORMACIÓN ESTADÍSTICA DE CENTROS DE TRABAJO DE LOS DIFERENTES NIVELES OBJETIVO. Consolidar la información estadística, clasificándola por niveles y unidades administrativas, para generar los informes que le sean solicitados. FUNCIONES Actualizar permanentemente en la Plataforma Estatal de Información Educativa el Catálogo de Centros de Trabajo en lo que respecta a: clausuras, altas, cambios de domicilio, cambios de nombre, cambios de Director, cambios de Inspector. Actualizar permanentemente en la Plataforma Estatal de Información Educativa la información estadística del personal docente y administrativo de los Centros de Trabajo y Unidades Administrativas del SEER. Elaborar informes relativos a alumnos, docentes y personal administrativo. Elaborar la información Estadística solicitada por otros Departamentos y/o Dependencias en relación con el número de: alumnos, docentes, planteles, grupos y personal de apoyo. Participar en el conteo y entrega a cada Nivel Educativo, según le corresponda de los calendarios escolares de bolsillo y mural. Estas funciones son enunciativas más no limitativas. Responsable Edgar Raúl Cabrera Martínez Dir. de Planeación y Evaluación Karla Ivette Díaz de León Azuara

20 DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES INFORMACIÓN ESTADÍSTICA DE CENTROS DE TRABAJO NIVELES INICIAL, PREESCOLAR Y ESPECIAL OBJETIVO Controlar y registrar la información estadística de los niveles inicial, preescolar y especial. FUNCIONES Auxiliar y apoyar al los Directores de Centros de Trabajo al personal administrativo y de apoyo del Área Educativa durante la captura del formato 911, que así lo requieran y demás formatos estadísticos Recibir los formatos estadísticos en los periodos de: inicio de cursos, primero y segundo periodo y fin de cursos enviados por los Departamentos del Nivel Educativo. Revisar que los formatos estadísticos sean llenados correctamente conforme a la normatividad establecida. Capturar los formatos 911 y SEER-EST de datos estadísticos interno de inicio de cursos, primer periodo, segundo periodo y fin de cursos. Elaborar información estadística de alumnos, docentes, planteles personal de apoyo y grupos en los periodos de inicio, primer periodo y fin de cursos, y reportarla a la Dirección General y Direcciones de Área Apoyar cuando así se requiera en la actualización del catálogo de centros de trabajo subiendo a la Plataforma Estatal de Información Educativa los movimientos que se generen. Archivar y controlar formatos estadísticos y correspondencia referente al los niveles a su cargo. Responsable Juan Rosalio Carrizales Coronado Dir. de Planeación y Evaluación

21 DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES INFORMACIÓN ESTADÍSTICA DE CENTROS DE TRABAJO NIVELES INICIAL, PREESCOLAR Y ESPECIAL (Continua) Apoyar en la búsqueda de la información Estadística solicitada por otros Departamentos y/o Dependencias en relación con el número de: alumnos, docentes, planteles, grupos y personal de apoyo. Distribuir los calendarios escolares de mural y bolsillo correspondientes al nivel educativo que atiende. Estas funciones son enunciativas más no limitativas. Responsable Juan Rosalio Carrizales Coronado Dir. de Planeación y Evaluación

22 DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES INFORMACIÓN ESTADÍSTICA DE CENTROS DE TRABAJO PRIMARIA OBJETIVO Controlar y registrar la información estadística del niveles primaria. FUNCIONES Auxiliar y apoyar al los Directores de Centros de Trabajo al personal administrativo y de apoyo del Área Educativa durante la captura del formato 911, que así lo requieran y demás formatos estadísticos Recibir los formatos estadísticos en los periodos de: inicio de cursos, primero y segundo periodo y fin de cursos enviados por los Departamentos del Nivel Educativo. Revisar que los formatos estadísticos sean llenados correctamente conforme a la normatividad establecida. Capturar los formatos 911 y SEER-EST de datos estadísticos interno de inicio de cursos, primer periodo, segundo periodo y fin de cursos. Elaborar información estadística de alumnos, docentes, planteles personal de apoyo y grupos en los periodos de inicio, primer periodo y fin de cursos, y reportarla a la Dirección General y Direcciones de Área Apoyar cuando así se requiera en la actualización del catálogo de centros de trabajo subiendo a la Plataforma Estatal de Información Educativa los movimientos que se generen. Archivar y controlar formatos estadísticos, así como también documentos y correspondencia referente al los niveles a su cargo. Responsable Ma. del Socorro Flores Torres Dir. de Planeación y Evaluación

23 DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES INFORMACIÓN ESTADÍSTICA DE CENTROS DE TRABAJO PRIMARIA (Continua) Apoyar en la búsqueda de la información Estadística solicitada por otros Departamentos y/o Dependencias en relación con el número de: alumnos, docentes, planteles, grupos y personal de apoyo. Distribuir los calendarios escolares de mural y bolsillo correspondientes al nivel educativo que atiende. Actualizar los formatos Guía Simple de Archivo e Inventario Documental de Archivo de Trámite. Mantener actualizado el Archivo de Trámite del Departamento de Estadística como responsable ante elarchivo General. Estas funciones son enunciativas más no limitativas. Responsable Ma. del Socorro Flores Torres Dir. de Planeación y Evaluación

24 DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES INFORMACIÓN ESTADÍSTICA DE CENTROS DE TRABAJO SECUNDARIA, MEDIA TERMINAL, MEDIA SUPERIOR Y SUPERIOR Y POST-GRADO OBJETIVO Controlar y registrar la información estadística de acuerdo a los niveles secundaria, media terminal, media superior y superior y post-grado. FUNCIONES Auxiliar y apoyar al los Directores de Centros de Trabajo al personal administrativo y de apoyo del Área Educativa durante la captura del formato 911, que así lo requieran y demás formatos estadísticos Recibir los formatos estadísticos en los periodos de: inicio de cursos, primero y segundo periodo y fin de cursos enviados por los Departamentos del Nivel Educativo. Revisar que los formatos estadísticos sean llenados correctamente conforme a la normatividad establecida. Capturar los formatos 911 y SEER-EST de datos estadísticos interno de inicio de cursos, primer periodo, segundo periodo y fin de cursos. Elaborar información estadística de alumnos, docentes, planteles personal de apoyo y grupos en los periodos de inicio, primer periodo y fin de cursos, y reportarla a la Dirección General y Direcciones de Área Apoyar cuando así se requiera en la actualización del catálogo de centros de trabajo subiendo a la Plataforma Estatal de Información Educativa los movimientos que se generen. Archivar y controlar formatos estadísticos, así como también documentos y correspondencia referente al los niveles a su cargo. Responsable Martha Celia Esqueda Contreras Dir. de Planeación y Evaluación

25 DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES INFORMACIÓN DE CENTROS DE TRABAJO NIVELES: INICIAL Y PREESCOLAR; PRIMARIA Y ESPECIAL; MEDIO TERMINAL, MEDIO SUPERIOR Y SUPERIOR Y POST-GRADO (Continua). Apoyar en la búsqueda de la información Estadística solicitada por otros Departamentos y/o Dependencias en relación con el número de: alumnos, docentes, planteles, grupos y personal de apoyo. Distribuir los calendarios escolares de mural y bolsillo correspondientes al nivel educativo que atiende. Estas funciones son enunciativas más no limitativas. Responsable Martha Celia Esqueda Contreras Dir. de Planeación y Evaluación

26 AUTORIZACIÓN RESPONSABLES DE LA FORMULACIÓN DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN DE LA JEFATURA DEL DEPARTAMENTO DE ESTADÍSTICA Director de Planeación y Evaluación Ing. Angélica María Martínez Márquez Jefatura del Departamento de Estadística REVISARON Profra. Griselda Álvarez Oliveros Directora General del SEER Lic. Gonzalo Ortuño Castro Director de Organización y Métodos AUTORIZAN SECRETARIO DE EDUCACIÓN OFICIAL MAYOR DEL PODER EJECUTIVO Ing. Joel Ramírez Díaz Ing. Elías Jesrael Pesina Rodríguez

27 CONTROL DE ACTUALIZACIONES ACTUALIZACIÓN FECHA PARTE DEL MANUAL QUE SE ACTUALIZA SECCIONES QUE SE MODIFICA(N) FORMULO REVISO AUTORIZAN (Responsable de la Unidad de la Dependencia) (Dirección de Organización y Métodos) (Titular de la Dependencia) (Oficial Mayor)