Los saldos de Ofrenda de Ayuno, sean positivos o negativos, serán barridos mensualmente en un proceso automático. Los Fondos de Presupuesto y Otros

Transcripción

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2 Los saldos de Ofrenda de Ayuno, sean positivos o negativos, serán barridos mensualmente en un proceso automático. Los Fondos de Presupuesto y Otros de la Unidad: se mantiene el control de los saldos disponibles. Se elimina el procedimiento manual de Almacén Virtual, siendo ahora éste automático (Aplica sólo estacas con Almacén Virtual). Los ANR se confeccionan y archivan en cada Unidad, y es ésta misma, la responsable de mantener los respaldos adecuados. Ya no se enviarán ANR a la Oficina del Área, salvo los antecedentes que requiera la Presidencia de Área para casos de salud que superen los US$ ($ de pesos chilenos).

3 Recordando el Manual de Instrucciones Manual 1: Presidentes de Estaca y Obispos Principiosypautasparaprestarayuda(pág.48y49Libro1) Al Obispo se confía la responsabilidad de emplear los recursos del Almacén del Señor se vale del don de discernimiento, del sano juicio y la compasión para determinar cuáleslamejorformadeayudar. Resumen Gastos médicos que superan los montos autorizados por el Comité General de Bienestar de la Iglesia(pág , Libro 1): Si excede los US$5.000, es decir $ pesos chilenos, el Obispo requiere aprobación del Presidente de Estaca.(*) Si excede los US$10.000, es decir $ pesos chilenos, el Presidente de Estaca debe recibir aprobación de la Presidencia de Área.(*) SiexcedelosUS$25.000,esdecir $ pesoschilenos,laPresidenciadeÁrea requiere aprobación del Obispado Presidente.(*) (*) Antes de que el Obispo se pueda comprometer

4 Manual 1: Presidentes de Estaca y Obispos PautasparaelObispodecómousarlasOfrendasdeAyuno(pág.51-52) Aprobar personalmente todos los gastos de las Ofrendas de Ayuno Sinohayalmacéndelobispodisponible,usarlasofrendasdeayunoparacomprar artículos esenciales.(véase Proporcionar artículos antes que dinero en 5.2.3). Siesposible,hacerlospagosalosproveedoresdelosbienesoserviciosenlugarde hacerlosalapersonaquerecibelaayuda. NohacerprestamosdeOfrendasdeAyuno. No pagar deudas de consumo ni obligaciones incurridas por negocios fracasados. Asegurarse que cualquier ayuda que se de al Obispo o a su familia sea primero aprobada por escrito por el Presidente de Estaca. Cuando se gire un cheque por concepto de ofrendas, debe asegurarse que: Dos firmantes autorizados firman el cheque o formulario de aprobación. Losfirmantes,noesténemparentadosnialbeneficiarionialapersonaqueseeste ayudando. Ni el beneficiario ni la persona que se este ayudando firmen el cheque o la autorización.

5 Recordando el Manual de Instrucciones Manual 1: Presidentes de Estaca y Obispos Resumen Miembros que necesiten atención médica (pág. 52) Antesdepagargastosmédicos elobispodeterminasiesaatenciónesnecesaria averigua si los familiares están en condiciones de ayudar y si el miembro esta haciendo uso pleno de los beneficios de seguro médico, de la ayuda del gobierno y otros beneficios disponibles. Si el Obispo siente que la Iglesiadebe ayudar se asegura que enlosregistrosdel proveedordesaludquedeelmiembroolafamiliacomoresponsablesdelpagoy no la Iglesia. (por ejemplo: no facilitar cheques de la Iglesia o Cartas de Resguardo para garantía de atención) Sin la aprobación previa del Obispado Presidente, no se puede usar las Ofrendas de Ayuno para pagar atenciones médicas que: (1) Seencuentremásalládelaprácticausualyacostumbradadellugaroque (2) Sea proporcionada en instalaciones o por profesionales médicos que estén fuera del área administrativa de la Iglesia en la que quede el barrio del miembro (Chile).

6 Procedimiento Gastos Ofrenda de Ayuno El Presidente de Estaca mensualmente recibirá información respecto a los gastos de Ofrendas de Ayuno de sus unidades. Consejo de Barrio Determina/ Analiza necesidad Plan autosuficiencia Obispo Se reúne con el necesitado y llenan ANR Obispo junto a otra firma autorizada giran el gasto al proveedor del bien/servicio Se realiza el pagopor bienes o servicios Se documenta el gasto con Boletas/ Facturas y ANR Límites de Autorización para Gastos Médicos o Salud Hasta $ Obispo Entre $ hasta $ Pte. de Estaca Sobre $ hasta $ P. Área Sobre $ Obispado Presidente Auditoría Semestral (revisión documentació n) El comité de Revisión de Gastos de Ofrendas del Área, mensualmente revisará los gastos de Ofrendas de Ayuno y su comportamiento.

7 Acciones Claves y responsables en la Operación Acción Clave Responsable Entrevista y Confección Formulario de Análisis de Necesidades y Recursos (ANR) Obispo Aprobar Personalmente los Gastos de Of. de Ayuno Obispo Reunión Consejo bienestar de los Obispos (Capacitación y Coordinación) Pdte. de Consejo / Presidente de Estaca Entrevista Mensual y Capacitación Obispos Presidente de Estaca Revisión mensual para Análisis de tendencias de Informes Financieros de la Estaca/Distrito Presidente de Estaca/Distrito y Secretario de Estaca/Distrito Auditorías Semestrales Barrio/rama Comité de Auditorías de Estaca Aplicar los Límites de Gastos de Ofrendas Pdcia. de Área/ Pdte. Estaca/ Obispo

8 A contar de Enero de 2012 el Servicio Global de La Iglesia(GSC) está enviando mensualmente, al mail de la Estaca/Distrito o Misión, básicamente cuatro reportes, los reportes actuales y los 2 nuevos reportes exclusivos para el análisis de Ofrendas de Ayuno: Reportes Actuales: -Reporte 1 : Informe financiero Mensual de la Unidad -Reporte 31: Lista de Acción de la Unidad Nuevos Reportes: -Reporte 14 : Informe de Beneficiario de Ofrendas de Ayuno -Reporte 15: Informe Resumido de Ofrendas de Ayuno -MLS : En la actualidad estos reportes llegan mediante los informes Financieros de MLS

9 Este reporte entrega el detalle de los gastos de cada unidad de la estaca, detallando el beneficiario de la ayuda, el N de cheque (Referencia) que se giro y a quien se pagó, como también la glosa explicativa de cada desembolso, conforme al periodo informado. = Podría requerir capacitación, ya que Beneficiario es Igual a quién recibió el efectivo o cobró el cheque

10 Este reporte presenta el resumen de los ingresos y gastos de cada unidad de la Estaca/Distrito y la sumatoria total de todas las unidades de la misma. Desde = From Hasta = To

11 Unidades con Cheques Banco Santander Hasta $ por Cheque: Firma el cheque el Obispo y Consejero de Obispado o Secretario con poder de firma. Entre $ y $ por Cheque: Firma el cheque: Obispo y Presidente de Estaca. Entre $ y $ por Ayuda: Obispo Envía formulario Solicitud Vale Vista, firmado por Obispo y Segundo firmante de la Unidad. (*) Entre $ y $ por Ayuda. Presidente de Estaca envía Formulario Solicitud Vale Vista, firmado por Obispo y Presidente de Estaca. (*) Mayor a $ por Ayuda Presidente de Estaca envía Formulario Solicitud Vale Vista, firmado por Obispo y Presidente de Estaca, más carta o de aprobación de la Presidencia de Área. (*) Unidades con Giroexpress BancoEstado Unidad registra gasto en MLS, bajo condiciones normales. En casos de giros mayores a $ y menores a $ El presidente de la estaca, debe enviar la constancia de aprobación indicando: (*) En el asunto: Giroexpressy el número del formulario de giro En el cuerpo o mensaje: la explicación o aprobación para que la oficina administrativa envíe la orden de pago al BancoEstado. En casos de giros mayores a $ : El presidente de la estaca, debe enviar la constancia de aprobación de parte de la Presidencia de Área, indicando: (*) En el asunto: Giroexpressy el número del formulario de giro En el cuerpo o mensaje: la explicación o aprobación de la Presidencia de Área, para que la oficina administrativa envíe la orden de pago al BancoEstado. (*) , para enviar Formulario Solicitud Vale Vista escaneado: RE-CHL-ValeVista@ldschurch.org

12 Folio control (Unidad): Este es un folio que llevará cada unidad y partirá delfolionúmero1,conestenumerodefolioaparecerálareferenciaogastoen MLS en la unidad VV-número folio, ya que es la oficina del área quien contabiliza de inmediato el vale vista Campos Específicos del Vale Vista: Debe informarse el Nombre y RUT de lapersonaoempresa que cobraráelvale Vista,como tambiénun dela persona o empresa que recibirá el pago, a este le llegará automáticamente un mensaje desde el banco Santander donde le indicará el día y la hora en que estará disponible el vale vista para cobro en cualquier sucursal del mismo banco. Cuadro Detalles para girar Fondo Ofrendas de Ayuno : Este cuadro es obligatorio sólo para los casos de este tipo de giros (Of. De ayuno). Cuadro Detalles para girar Fondo Presupuesto y Fondo Otros de la Unidad : Estecuadro esobligatoriosólo paraloscasosdeestetipo de giros(presupuesto y Otros). En el caso de Presupuesto en casillero Categoría del Gasto podría indicar las siguientes categorías: -Hombres/Mujeres Jóvenes - Sacerdocio/Sociedad de Socorro -Primaria - Útiles de Oficina - Presupuesto Otro no especificado Enelcasode Otrosde launidad,encasillero CategoríadelGasto podría indicar las siguientes categorías: - Otros: Campamentos Jóvenes - Otros: Conferencias JAS(Jóvenes Adultos Solteros) - Otros: Otros no especificado

13 Los Obispos tienen la responsabilidad delegada por la Primera Presidencia y deben estudiar a conciencia lo siguiente: Sección 5, del Manual de Instrucciones de la Iglesia Libro 1 Sección 6, del Manual de Instrucciones de la Iglesia Libro 2 Los Presidentes de Estaca/Distrito y Misión tienen más responsabilidades en la supervisión de las finanzas de la estaca y conocen a cabalidad las instrucciones impartidas en los Manuales de la Iglesia Libro 1 y 2. Los Comités de Auditoria tienen la responsabilidad de verificar que se cumplan los objetivos de realizar auditorias, que son: Verificar que los fondos sagrados se manejen con integridad y sabiduría, Evaluar la forma en que los fondos se recaudan, se utilizan y se registran, Brindar oportunidad para detectar y corregir problemas oportunamente, Se brinde protección a los líderes de la Iglesia

14 Los Secretarios de Estaca y de Barrio deben ser muy diligentes en velar que se cumplan los procedimientos establecidos y que los respaldos de todos los desembolsos estén ordenados y archivados, por ejemplo: ANR, disponibles y archivados, con referencias a los desembolsos incurridos. Los Cheques: Archivados correlativamente y con sus respectivos respaldos Los Vales Vista: Debe llevar el control de folios correlativos utilizados y todos los formularios Solicitud Vale Vista enviados a la Oficina Administrativa, deberán estar, Archivados en una carpeta, ordenados por folio con sus respectivos respaldos.

15 Algunos pasos operativos que el Secretario de Barrio debe conocer para una ayuda: 1 El Obispo: Entrevista a la familia (Confecciona ANR) Decide si la Iglesia puede Ayudar En casos de ayuda para asuntos médicos evalúa si esta dentro de los límites en los cuales él puede decidir Si es un familiar directo del Obispo, debe tener aprobación por escrito del presidente de la estaca Aprueba el gasto o ayuda Asigna el trabajo Trata el caso en el consejo de Barrio para que líderes auxiliares trabajen en el Plan de Autosuficiencia 2 El Secretario de Barrio: Con la aprobación del Obispo emite los cheques u Ordenes de Pago Si es una ayuda de Salud, verifica los límites y los documentos que requerirá para realizar los pagos (ver Cómo Girar Of. de Ayuno ) Cuando el beneficiario es el Obispo o un familiar, debe tener las aprobación por escrito del Pdte. de estaca. Ingresa los gastos en MLS, excepto los Vales Vista ya que sólo archiva el formulario original, enviado a la Of. Administrativa, junto a sus respaldos. Da seguimiento a los líderes o hermanos asignados de pagar los servicios, para que le entreguen cuanto antes los documentos originales de los gastos y adjuntarlos a los Cheques o solicitudes de Vale Vista.