ANEXO 2 GERENCIA GENERAL GERECIA DE FINANZAS E INFORMATICA SUBGERENCIA DE CONTABILIDAD GERENCIA GENERAL SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA

Transcripción

1 GOBIERNO DEL DISTRITO FEDERAL Oficialía Mayor Caja de Previsión de la Policía Preventiva del D. F. GERENCIA GENERAL GERECIA DE FINANZAS E INFORMATICA SUBGERENCIA DE CONTABILIDAD GOBIERNO DEL DISTRITO FEDERAL Oficialía Mayor Caja de Previsión de la Policía Preventiva del D. F. GERENCIA GENERAL SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA JUD DE ARCHIVO GENERAL GOBIERNO DEL DISTRITO FEDERAL Oficialía Mayor Caja de Previsión de la Policía Preventiva del D. F. GERENCIA GENERAL SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA JUD DE ARCHIVO GENERAL POLIZAS MEMORANDUMS MEMORANDUMS POLIZAS DE CHEQUES RECIBIDOS DE SUBGERENCIAS VOLANTES SC/1/9/001/0 AG/1/2/2-C/02/07 AG/1/2/2-C/03/07 MÉXICO DF MÉXICO DF MÉXICO DF 1 a a A ANEXO 2

2 No. Folio (1) Fecha (Día, Mes y Año) (2) Cuenta (3) Subcuenta (4) Nombre de la persona Física/Moral (5) Tipo de Pólizas (Cheques, diario, ingresos y egresos) (6) ANEXO 3

3 INSTRUCTIVO DE INVENTARIO PARA LAS POLIZAS 1.- NÙMERO DE FOLIO; Es el número que se le da a la póliza. 2.- FECHA: Se empezara por el día, mes y año, en que fue expedida la póliza. 3.- CUENTA; El número de cuenta donde se encomiendo el pago de la póliza. 4.- SUBCUENTA; El número de Subcuenta en donde se deposito el pago de la póliza. 5.- NOMBRE PERSONA FISICA/MORAL; Nombre al que se depósito el pago, ya sea una persona física o moral. 6.- TIPO DE POLIZA; Es que tipo de póliza es, si es de diario, cheques, ingresos o egresos.

4 Nombre del Empleado (Apellido paterno, materno, nombre (s)) (1) No. de empleado (2) Fecha de ingreso (3) Fecha de baja (4) Forma de contratación (5) ANEXO 3

5 INSTRUCTIVO DE INVENTARIO PARA LOS EXPEDIENTES DE RECURSOS HUMANOS 1.- NOMBRE DEL EMPLEADO (APELLIDO PATERNO, MATERNO, NOMBRE (S)); Es el nombre que le corresponde el expediente, para cualquier área, el orden será: Apellido Paterno, Apellido Materno, Nombre (s). Este campo será Obligatorio. 2.- NUMERO. DE EMPLEADO; Este es el número de empleado que utilizo, mientras laboraba para Caja de Previsión de la policía Preventiva del Distrito Federal. 3.- FECHA DE INGRESO; Es la Fecha cuando fue aceptado, para colaborar el Caja de Previsión de la policía Preventiva del Distrito Federal. 4.- FECHA DE BAJA; Es la fecha cuando fue recibida la renuncia del ex empleado, de la Caja de Previsión de la policía Preventiva del Distrito Federal. 5.- FORMA DE CONTRATACIÓN; Es si su contratación fue a través de honorarios, o nomina.

6 Área Generadora (1) Firma del Jefe Departamental (2) Fecha (3) Tipologia Documental (4) Ubicación Topográfica (5) ANEXO 3

7 INSTRUCTIVO PARA LAS AREAS QUE MANDA DOCUMENTACION ÁREA GENERADORA; Es el nombre del área que manda documentación. FIRMA DEL JEFE DEPARTAMENTAL; Es la firma del jefe departamental que autorice la transferencia. FECHA; Es la fecha en que es enviada la documentación. TIPOLOGIA DOCUMENTAL; El tipo de documentos que envían al archivo. UBICACIÓN TOPOGRÁFICA; el lugar donde estarán resguardada la documentación recibida en el archivo.

8 NOMBRE DEL TITULAR 02 FECHA DIA MES AÑO HORA Paterno Materno Nombre (s) No. DE EXPEDIENTE 01 REGISTRO FEDERAL DE CONTRIBUYENTES 03 No. DE POLIZA NOMBRE DEL BANCO Nº DE HOJAS Nº DE CARPETA ESCRITURA NÚMERO CONSECUTIVO 09 UNIDAD HABITACIONAL 10 NÚMERO DE ESCRITURA 11 OBSERVACIONES 12 RESPONSABLE DEL EXPEDIENTE Solicitante, Cargo, Área, Extensión y Firma RESPONSABLE DE ARCHIVO PRÉSTAMO RESPONSABLE ARCHIVO RECEPCIÓN FIRMA DE CATÁLOGO Nombre, Hora y Firma Nombre, Hora y Firma Vo. Bo ANEXO 4

9 INSTRUCTIVO VALE DE PRÉSTAMO ARCHIVO ADMINISTRATIVO 01.- FECHA: Este campo es obligatorio, será la referencia del día del préstamo, el orden será: Día, Mes, Año y Hora NOMBRE DEL TITULAR: En este espacio deberá contener el nombre del principal protagonista del expediente, para cualquier área, el orden será: Apellido Paterno, Apellido Materno, Nombre (s). Este campo será Obligatorio REGISTRO FEDERAL DE CONTRIBUYENTES: Es un requisito indispensable todo el personal de cualquier corporación tenga registro federal de contribuyentes 04.-Nº DE EXPEDIENTE: Se colocará el número de expediente, campo obligatorio, necesario para la localización Nº DE POLIZAS: Número de Folio que fue asignado por el área de contabilidad, obedeciendo a un orden cronológico NOMBRE DEL BANCO; Este dependerá de la cuenta en donde se este realizando el deposito o pago Nº DE HOJAS: El número total de hojas que contiene el expediente Nº DE CARPETA: Este campo será para el área de Contabilidad acorde a los números de pólizas progresivamente entregadas al archivo ESCRITURAS. Nº CONSECUTIVO: Número asignado por el área de Créditos Hipotecarios para las escrituras y expedientes. Campo necesario cubrir para localización del expediente UNIDAD HABITACIONAL: Nombre de la Unidad Habitacional a la que pertenece el elemento. Campo necesario NÙMERO DE ESCRITURA: Número asignado por la notaria y que tienen todas las escrituras OBSERVACIONES: 13.- RESPONSABLE DEL EXPEDIENTE: SOLICITO: Nombre de la persona que solicita y recoge el expediente. CARGO: Responsabilidad en el área que labora ÁREA: Oficina a la que pertenece

10 EXTENSIÓN: Número de la extensión telefónica en la que se puede localizar FIRMA: Firma autógrafa de la persona responsable del expediente 14.- RESPONSABLE DE ARCHIVO PRÉSTAMO: NOMBRE: Nombre de la persona que entrega el expediente HORA: La hora en que es recibido el expediente FIRMA: Firma autógrafa de la persona responsable de la entrega del expediente RESPONSABLE ARCHIVO RECEPCIÓN NOMBRE: Nombre de la persona que recibe el expediente HORA: La hora de entrega del expediente al archivo FIRMA: Firma autógrafa de la persona responsable de la entrega del expediente FIRMA DE CATÁLOGO: El vale será firmado por el responsable del área solicitante y su firma deberá estar contenida en el catálogo de firmas autorizado por el titular de cada área, mismo que fue solicitado el día 14 de enero de 2004 MEMORANDUM Nº CP/01/032/04 y se actualiza cada 6 meses. Nota: A excepción de los campos 14 y 15 que son requisitos a llenar por el personal del archivo. Todos los campos son responsabilidad del área solicitante.

11 FONDO: CAPREPOL CAJA DE PREVISION DE LA POLICIA PREVENTIVA DEL DISTRITO FEDERAL SECCIONES CLAVE ALFANUMERICA 1 GERENCIA GENERAL GG 2 SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA SA 2 A JUD DE RECURSOS HUMANOS RH 2 B JUD RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS RMSG GENERALES 2 C JUD DE ARCHIVO GENERAL AG 3 COORDINACION JURIDICA CJ 3 A JUD DE LO CONTECIOSO CON 3 B JUD DE ANALISIS Y DICTAMINACION AD 4 GERENCIA DE PRESTACIONES GP 4- A JUD DE CONTROL A JUBILADOS Y CJP PENSIONADOS 4 B JUD DE ACTIVIDADES SOCIO CULTURALES ASC 4 C JUD DE ANALISIS Y VERIFICACION DE AVIFG INMUEBLES FINANCIEROS Y GASTOS 5 SUBGERENCIA DE CORTO PLAZO SCP 5 A JUD DE ANALISIS Y APROBACION DE CREDITOS AACCP A CORTO PLAZO 6 SUBGERENCIA DE CREDITOS HIPOTECARIOS Y SCHE ESPECIALES 6 A JUD DE ANALISIS, APROBACION Y TRAMITE DE AATCH CREDITOS HIPOTECARIOS 6 B JUD DE ANALISIS, APROBACION Y TRAMITE DE AATCE CREDITO ESPECIALES 7 GERENCIA DE FINANZAS E INFORMATICA GFI 8 SUBGERENCIA DE TESORERIA ST

12 8 A JUD DE INGRESOS IN 8 B JUD DE EGRESOS EG 9 SUBGERENCIA DE CONTABILIDAD SC 10 SUBGERENCIA DE PLANEACION Y SPP PRESUPUESTO 11 SUBGERENCIA DE INFORMATICA SI 11 A JUD DE DESARROLLO DE SISTEMAS DS 11 B JUD DE MANTENIMIENTO DE SISTEMAS MS 11 C JUD DE SOPORTE TECNICO ST 11 D JUD DE DOCUMENTACIÒN DE SISTEMAS DOS 12 CONTRALORIA INTERNA CI 12 A JUD DE QUEJAS Y DENUNCIAS QD 13 SUBGERENCIA DE CONTROL INTERNO SCI 13 A JUD DE EJERCICIO PRESUPUESTAL EP 13 B JUD DE ADMINISTRACION DE RECURSOS AR ANEXO 1

13 Unidad Administrativa: Folio de. Dirección de Área: Valor: Administrativo ( ) Área generadora: Legal ( ) Serie Documental: Contable ( ) No. Consecuti vo de Expedient e Caja o paque te Clasificación Nombre o Título del Expediente Año o Período Original( O) Copia (X) Observaciones El presente inventario consta de fojas y ampara la cantidad de expedientes en kilogramos. paquetes o cajas, con un peso aproximado de Fecha: FORMULÓ REVISÓ VISTO BUENO

14 (1) Unidad Administrativa: (5) Folio de (2) Dirección de Área: (6) Valor: Administrativo (3) Área generadora: Legal (4) Serie Documental: Contable (7) (8) (9) (10) (11) (12) (13) No. Consecuti vo de Expedient e Caja o paquet e Clasificación Nombre o Título del Expediente Año o Período Original( O) Copia (X) Observaciones El presente inventario consta de (14) fojas y ampara la cantidad de (15) expedientes en (16) paquetes o cajas, con un peso aproximado de (17) kilogramos. Fecha: (18). FORMULÓ REVISÓ VISTO BUENO (19) (20) (21)

15 GOBIERNO DEL DISTRITO FEDERAL Oficialía Mayor Caja de Previsión de la Policía Preventiva del D.F. INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO INVENTARIO DOCUMENTAL DE ARCHIVOS No. DONDE DICE DEBE ANOTARSE 1 UNIDAD ADMINISTRATIVA 2 DIRECCION DE AREA 3 NOMBRE DEL ÁREA GENERADORA 4 SERIE DOCUMENTAL Se anotara el nombre de la dependencia, asi como de la subsecretaria, contraloría interna, sub-procuraduría, dirección general o dirección ejecutiva, según sea el caso. Vg. Oficialía mayor (dirección general de recursos materiales y servicios generales) Nota: cuando se trate de órganos desconcentrados o delegaciones, se incluirá el nombre de estos (as) en este mismo renglón. Se anotara el nombre completo de la dirección de área bajo cuya adscripción este la unidad productora de la documentación a inventariar. En este renglón se asentara el nombre del área donde se producen los documentos de los archivos, objeto del inventario. Se hará una breve descripción de la serie documental. Serie documental o topología documental.- conjunto de documentos con características comunes entre si. Las series pueden integrarse ya sea porque sus componentes presentan la misma ordenación o el mismo tipo documental o bien porque traten del mismo tema o la

16 misma actividad. 5 FOLIO 6 VALOR 7 No. CONSECUTIVO DE EXPEDIENTE 8 CAJA O PAQUETE 9 CLASIFICACION 10 NOMBRE O TITULO 11 AÑO O PERIODO 12 ORIGINAL O COPIA 13 OBSERVACIONES 14 El presente inventario consta de 15 Y ampara la cantidad de Todas las hojas del inventario sin excepción deberán foliarse, indicando en el recuadro el numero de fojas, en el orden numérico Secuenciado de ellas hasta el total que se utilicen ejemplo: inicio 01/45 45/45 cierre. Se anotara con una (x) el valor que Tenga el paquete, caja atado u otros Se anotara el numero consecutivo de Cada expediente hasta el total de Ellos. Se anotara el numero de la caja o paquete que contenga los expedientes. Se anotara la formula clasificadora y el numero o símbolo de identificación según el sistema de clasificación utilizado, en el caso de no existir este se anotara sin clasificación. Se pondrá el titulo o nombre del expediente, haciendo además una descripción de su contenido lo mas explicita posible, Se anotara la fecha de inicio y conclusión o último tramite del expediente. Indicar con una (0) si se trata de originales y con una (x) si se trata de copias. Este renglón se ocupara para asentar datos importantes tales como: motivos de terminación del expediente, estado de conservación de la documentación, donde se localizan los originales u otras cuestiones que a juicio de los responsables se considere relevante. Indicar el total de fojas que amparan el inventario Se indicara el número de expedientes que conforma el reporte de inventario.

17 16 Expedientes en Se indica el total de paquetes o cajas que contiene el reporte del inventario. Se indicara el peso aproximado de la documentación que integra el reporte de inventario. 17 Con un peso aproximado de 18 FECHA 19 FORMULO 20 REVISO 21 VISTO BUENO 22 No. DE PAGINAS Para calcular el peso aproximado de la documentación se ofrece una tabla, con el promedio de peso del papel archivo: 1 metro lineal = 40 Kg. 15 metros lineales =1 metro cúbico. 1 metro cúbico =600 Kg. Se anotara lugar y fecha de elaboración del inventario Se anotara el nombre y firma del encargado de elaborar el inventario. Se anotara el nombre del coordinador administrativo u homologo, quien sera el jefe inmediato del encargado del archivo de tramite, conforme lo establece el punto De la circular uno normatividad en materia de administración de recursos O en su defecto el encargado del archivo. Se anotara el nombre y firma del titular de la unidad productora de la documentación. Se anotara el no. De paginas consecutivas de ellas hasta el total que se utilice. NOTA: CANCELAR O CERRAR LOS ESPACIOS SOBRANTES, DE MODO TAL, QUE SE IMPIDA PODER AGREGAR MAS INFORMACION, EN DICHOS ESPACIOS. CADA HOJA DEL INVENTARIO TIENE QUE SER RUBRICADA EN SU MARGEN LATERAL DERECHO, POR EL ENCARGADO DEL ARCHIVO EN TRAMITE. ANEXO 5

18 ACTA ADMINISTRATIVA DE ENTREGA-RECEPCIÓN DE LOS ARCHIVOS DOCUMENTALES DE LA CAJA DE PREVISIÓN DE LA POLICÍA PREVENTIVA DEL DISTRITO FEDERAL En la Ciudad de México, D.F., siendo las 12:00 horas del día XXX de XXXXXXXXXXXXXXXXX de 2006, se reunieron en la Jefatura de Unidad Departamental de Archivo, sita en Calle Insurgente Pedro Moreno 216, primer piso bodega 136, Col. Guerrero, C. P , el (la) C. XXXXXXXXXXXXXXXXX, quien ocupa el cargo de XXXXXXXXXXXXXXXXX, se identifica con credencial de elector XXXXXXXXXXXXXXXXX con dirección en XXXXXXXXXXXXXXXXX y la C. XXXXXXXXXXXXXXXXX, quien ocupa el cargo de XXXXXXXXXXXXXXXXX, se identifica con credencial de elector XXXXXXXXXXXXXXXXX con dirección en XXXXXXXXXXXXXXXXX ; para entregar y recibir respectivamente, la documentación relativa a los expedientes de las áreas XXXXXXXXXXXXXXXXX, mismos que forman parte del Archivo General de la Caja de Previsión de la Policía Preventiva del Distrito Federal y que derivado de sus funciones tiene bajo su resguardo la JUD de Archivo General. Procediendo a la entrega y recepción de los archivos documentales, con fundamento en los numerales y de la Circular Uno 2006, que establecen que una vez concluido los asuntos de los documentos, los mismos deberán depositarse en los archivos de trámite, los cuales deberán estar a cargo de la Subgerencia Administrativa. Intervienen como testigos de asistencia el C. XXXXXXXXXXXXXXX quien se identifica con credencial de elector XXXXXXXXXXXXXXXXX con dirección en XXXXXXXXXXXXXXXXX y el C. XXXXXXXXXXXXXXXXX, quien se identifica con credencial de elector XXXXXXXXXXXXXXXXX con dirección en XXXXXXXXXXXXXXXXX, manifestando el primero, prestar sus servicios en la XXXXXXXXXXXXXXXXX, como XXXXXXXXXXXXXXXXX, el segundo manifiesta prestar sus servicios en la XXXXXXXXXXXXXXXXX, como XXXXXXXXXXXXXXXXX HECHOS I.- ARCHIVO DOCUMENTAL DE LOS PROGRAMAS DE MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA ANEXO NÚM. UNO Se entrega, (ejemplo: una caja con 15 expedientes de los Programas de Modernización Administrativa del ejercicio 2005), que constan de 2458 fojas, así como las relaciones de los mismos, conforme a los formatos proporcionados por la Subgerencia Administrativa

19 ANEXO NÚM. DOS Se entregan los ficheros que detallan el contenido de cada uno de los expedientes mencionados en el anexo núm. uno no APLICA II. OTRO HECHOS Se entrega la documentación relacionada en los anexos 1 y 2, por instrucciones de la superioridad, derivado de la implantación del Programa de Memoria Documental instrumentado por la Oficialía Mayor. Por lo anterior, la Subdirección de Enlace Administrativo, área que recibe, tendrá bajo su custodia a partir de la firma de la presente acta, toda la información entregada, quedando ésta obligada a observar lo dispuesto en el artículo 47 fracción IV de la Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos y en los artículos 11 y 51 de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal. Los dos anexos que se mencionan en esta acta, constan de 6 fojas útiles, que forman parte integrante de la misma y se firman en todas sus hojas para su identificación y los efectos legales a que hay lugar CIERRE DE ACTA Previa lectura de la presente y no habiendo otro hecho más de que hacer constar, se da por concluida a las 13:00 horas del día 30 de marzo de 2006, firmando para constancia los que en ella intervinieron ENTREGA RECIBE C.XXXXXXXXXXXXXXXX C. XXXXXXXXXXXXXXX TESTIGO TESTIGO C.XXXXXXXXXXXXXXXXXX C. XXXXXXXXXXXXXXXXXX ANEXO 6

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