PROGRAMACIÓN OPERATIVA ANUAL INDIVIDUAL P.O.A.I. GESTIÓN Total 0

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José Luis Castro San Martín
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1 PROGRAMACIÓN OPERATIVA ANUAL INDIVIDUAL P.O.A.I. GESTIÓN IDENTIFICACIÓN Denominación del Puesto: Dependencia (Dirección, Área, Unidad): Inmediato Superior: Nombre del Ocupante: Cargos Supervisados: 0 2 RELACIONAMIENTO Total 0 Técnico/a I Secretaria Ejecutiva Dirección Ejecutiva Director/a Ejecutivo/a del OPCE Relaciones Intrainstitucionales 1. Dirección Ejecutiva del OPCE 2. Profesionales del Área de Evaluación e Investigación de la Calidad de la Educación 3. Profesionales del Área Administrativa Financiera 4. Profesional del Área de Asuntos Jurídicos 5. Profesional del Área de Auditoría Interna Relaciones Interinstitucionales 1. Contraloría General del Estado. 2. Ministerio de Educación y sus entidades bajo tuición 3. Ministerio de Planificación del Desarrollo y sus entidades bajo tuición. 4. Ministerio de Economía y Finanzas Públicas y sus entidades bajo tuición. 5. Ministerio de Trabajo, Empleo y Previsión Social y sus entidades bajo tuición. 6. Ministerio de Transparencia Institucional y Lucha Contra la Corrupción y sus entidades bajo tuición. 7. Ministerio de Salud y Deportes y sus entidades bajo tuición. 8. Ministerio de Culturas y Turismo 9. Instituciones Educativas Públicas, de Convenio y Privadas 10. Otras entidades del sector público y privado Página 1

2 3 DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES 3.1 Objetivo del Cargo Objetivo del Puesto (razón de ser del puesto) Administrar la recepción, registro, despacho, elaboración, transcripción y custodia de documentos generados por la Dirección Ejecutiva del OPCE, para lograr un eficiente manejo y archivo de documentos a fin de alcanzar el cumplimiento de las funciones específicas de la Institución. 3.2 Funciones Específicas Citar, en orden de importancia, los RESULTADOS ESPECÍFICOS que en concordancia con la Programación Operativa Anual (P.O.A. 2016) deberán cumplir en el período programado de un año. Dichos resultados tendrán que contar con indicadores cualitativos y cuantitativos que posibiliten su evaluación. Funciones Específicas (de acuerdo a los procesos y POA-2016 de la Unidad ó Dependencia) Recepcionar, clasificar, registrar y distribuir la correspondencia recibida y expedida, así como custodiar y mantener actualizado el archivo correspondiente. Preparar el despacho de la documentación para atención y/o respuesta, efectuando el seguimiento correspondiente. Elaborar notas, informes, memorándums circulares, instructivos y toda la documentación de la Dirección Ejecutiva Realizar el archivo activo y pasivo de la documentación de la Dirección Ejecutiva Realiza el manejo y administración de Caja Chica de acuerdo a Reglamento Específico. Apoyar en la organización y realización de reuniones. Resultados En términos de (cantidad, Calidad). Recepción, clasificación, registro, distribución de correspondencia recibida y expedida, así como el cuidado y manejo actualizado del archivo, efectuado. Documentos despachados con respuestas aprobadas y seguimiento efectuado. Notas internas, externas informes, memorándums, circulares e instructivos elaborados y aprobados por la Dirección Ejecutiva Documentos registrados y archivados con su respectivo orden y anexos efectuados. Administración de Caja Chica conforme a Reglamento Específico. Apoyo realizado en la organización de reuniones. Fuente de Verificación Archivo y Libros de Registros Archivo 15% 10% Archivo 10% Archivo 20% Archivo 2% Archivo y libro de registro 6% Página 2

3 Administrar y custodiar el material bibliográfico del OPCE. Material bibliográfico administrado en 100% Archivo y libro de registro. 7% Total 70% 3.3 Funciones Rutinarias Funciones Rutinarias Contestar y realizar el registro de las llamadas telefónicas. Realizar el seguimiento a la documentación, con el fin de controlar y mejorar o introducir cambios en el manejo de archivo. Brindar información requerida al personal del OPCE y a los visitantes. Organizar la agenda de la Dirección Ejecutiva. Participar en cursos de capacitación, Seminarios, Talleres, y otros, para el buen desempeño de sus actividades Llevar el registro de préstamo y devolución del material bibliográfico del OPCE. Apoyar al Área técnica y administrativa en diferentes tareas, actividades y eventos programados. Apoyar activamente en la realización de los eventos planificados por la institución. Efectuar otras tareas relativas a su naturaleza funcional que le sean asignadas por instancias jerárquicas superiores. Resultados Atención y registro de llamadas ejecutadas. Seguimiento de la documentación efectuada Información requerida por el personal del OPCE y visitantes. Agenda de la Dirección Ejecutiva actualizada. Mejor desempeño en el cumplimiento de la función pública. Registro de préstamo y devolución del material bibliográfico efectuado Apoyo a las Áreas y Unidades del OPCE efectuado. Apoyo efectivizado. Tareas relativas y de asignación por instancias jerárquicas ejecutados Fuente de Verificación Libro de Registros de Llamadas Archivo, registro de llamadas. Archivo y Agenda Agenda Electrónica Certificados de participación y/o aprobación. Libro de Registro 3% Archivo 3% Informe de actividades y archivo Archivo e informe de actividades. Total 2% 2% 30% 3.4 Normas a Cumplir Nº Normas a Cumplir 1. Constitución Política del Estado 2. Ley 1178 Sistema de Control Gubernamental 3. D.S A Responsabilidad por la Función Pública Página 3

4 4. Ley Nº 045 contra el racismo y toda forma de discriminación 5. D.S. 762 Reglamento a la Ley Contra el Racismo y toda forma de Discriminación 6. Ley Nª 4,lucha contra la corrupción, enriquecimiento ilícito e investigación de fortunas Marcelo Quiroga Santa Cruz 7. Ley Nº 2027 del Estatuto del Funcionario Público 8. Ley Nº 070 de la Educación Avelino Siñani Elizardo Pérez 9. Reglamentos internos de la institución 10. D.S. 832 Creación del OPCE de 30 de marzo de D.S Modificaciones al D.S. 832 de 28 de mayo de REQUISITOS DEL PUESTO 4.1 Área de Formación Definir las áreas de formación necesarias para el desempeño del puesto. Asociar a cada una el grado mínimo aceptable y la prioridad marcando con una. Señalar las prioridades complementarias en orden de preferencia. Grado mínimo de formación aceptable Prioridad Área de Formación Bachiller Técnico Medio Técnico Superior Licenciatura Postgrado (diplomado y/o Especialidad) Maestría Doctorado Esencial Complementario Bachiller en humanidades Secretariado Ejecutivo y otras ramas relacionadas 4.2 Experiencia Laboral mínima requerida Se debe describir la experiencia laboral previa que exige el puesto para su desempeño, esta se subdivide en experiencia General (Tanto en el sector Público como privado), y la experiencia específica (es decir haber desempeñado funciones en puestos iguales o altamente similares). Por otro lado, algunos puestos por su naturaleza, requieren que el ocupante posea experiencia que solo puede ser obtenida en el sector público, por tanto deberá detallarse los años de experiencia requerida. Experiencia Años Experiencia Laboral General 3 Experiencia Específica como secretaria o asistente de administración en el sector público y/o privado 1 Página 4

5 4.3 Otros Conocimientos Se debe mencionar los cursos que se requieren haber tomado para un buen desempeño en el cargo, por ejemplo: Ley 1178, informática, etc. Conocimientos Prioridad Esencial Complementario 1. Ley Responsabilidad por la Función Pública. 3. Sistema de Programación de Operaciones. 4. Sistema de Organización Administrativa. 5. Sistema Control Gubernamental. 6. Sistema de Administración de Bienes y Servicios. 7. Conocimientos y manejo de Caja Chica. 8. Manejo de Microsoft Office. 9. Conocimiento de sintaxis. 10. Buena ortografía y caligrafía. 11. Conocimiento de una lengua indígena originaria 12. Conocimiento sobre la diversidad cultural del país. 13. Cursos, seminarios y/o talleres relacionados directamente con el cargo. 4.4 Cualidades Personales Se debe registrar el tipo de cualidades personales, valores, principios deseables para el cargo, que permitan un adecuado desempeño en los mismos. Ej. Alto grado de responsabilidad, capacidad de liderazgo, capacidad para desarrollar y expresar ideas, capacidad e iniciativa para tomar decisiones y facilidad para trabajar en grupos, confidencialidad, etc. Cualidades Personales 1 Vocación de Servicio a la comunidad 2 Capacidad Analítica, razonamiento lógico y propositiva 3 Facilidad de comunicación 4 Alto grado de responsabilidad. 5 Actitud Proactiva e iniciativa propia 6 Organización y manejo de tiempos 7 Actitud intracultural e intercultural. 8 Comportamiento personal guiado por principios éticos. 9 Capacidad de comunicación en una lengua indígena originario Página 5

6 5 APROBACIÓN Y ACEPTACIÓN La suscripción de la presente Programación Operativa Anual Individual (P.O.A.I.), supone conformidad dentro del periodo programado (enero a diciembre de 2016), con todo su contenido y compromiso de Cumplimiento. Recepción y Conformidad POAI Firma del Servidor Público: Inmediato Superior Firma Inmediato Superior: Aclaración de Firma Aclaración de Firma Fecha: Fecha: Página 6

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