CENTRO DE INNOVACIÓN E INFORMACIÓN AGRARIA

Transcripción

1 CENTRO DE INNOVACIÓN E INFORMACIÓN AGRARIA Módulo de Aclaraciones CIIA Versión 1.0 Mayo 2010

2 Contenido I. INTRODUCCIÓN... 2 II. OBJETIVO DEL SISTEMA... 3 III. REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA... 3 VI. GUÍA OPERATIVA DEL USUARIO Ingreso al módulo Proceso de registro de solicitud de aclaraciones Diagrama de flujo del proceso de aclaraciones Registro de la solicitud de aclaración Autorización de la solicitud por el Delegado o el Jefe de Residencia En Oficinas Centrales se determina la procedencia o improcedencia de la solicitud Informe sobre las solicitudes realizadas, estatus y acciones pág. 1

3 I. INTRODUCCIÓN El Centro de Innovación e Información Agraria (CIIA) es el sistema de la Procuraduría Agraria que conjuga los mecanismos de operación y administración de los procedimientos sustantivos; registra en tiempo real el desempeño de los integrantes de la estructura territorial, de las áreas sustantivas y directivas; y evalúa la eficacia y eficiencia de los servicios que otorga la Institución para ayudar al desarrollo del campo mexicano y la solución de sus conflictos. Así pues, el CIIA debe llevar un registro estricto del trabajo que se realiza en las oficinas foráneas de la Procuraduría, trabajo que una vez registrado no puede modificarse sin previa autorización, validando que dichas modificaciones no alteren en sustancia la información que en muchas ocasiones ha publicada en reportes, informes, etc. Sin embargo, al capturar grandes cargas de trabajo pueden generarse errores, por naturaleza humana o simplemente porque surgen cambios necesarios; estas aclaraciones se realizan directamente en el sistema desde la en Oficinas Centrales. Por esta razón fue creado el módulo de aclaraciones dentro del CIIA para agilizar los trámites de dichos cambios. pág. 2

4 II.. OBJETIVO DEL SISTEMA Nuestro objetivo es la utilización de un módulo de aclaraciones para manejar las aclaraciones y/o modificaciones al CIIA de manera eficiente, eficaz y segura, que a su vez permita conocer en tiempo real cuántas solicitudes se han recibido, cuántas de ellas se han atendido en sentido positivo o negativo y cuáles son las acciones que se realizan para su atención. III. II. REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA Se requiere un módulo dentro del CIIA donde se pueda registrar el tipo de aclaración que desee realizar: 1. REGISTRO de la aclaración. 2. AUTORIZACIÓN de la aclaración. 3. DETERMINACIÓN de procedencia o improcedencia. 4. Se INFORMA del resultado de la acción realizada. 5. En caso de ser IMPROCEDENTE se informará de tal caso. pág. 3

5 VI. GUÍA OPERATIVA DEL USUARIO 5.1. Ingreso al módulo Para ingresar al módulo debe seguir los siguientes pasos, intentelo: Ingresar al CIIA: y logearse 1 En el menú principal, ingresar a Operativo. Figura 1 Logueo al CIIA Figura 2 Menú principal En el menú que aparece en Operativo, hacer click en Atención de asuntos y en seguida en Aclaraciones. Figura 3 Ubicación del módulo de aclaraciones Aparecerá la siguente pantalla: Selección de folio para ingresar número de asunto Figura 4 Pantalla de aclaraciones 1 Ingresar al sistema con un nombre de usuario y contraseña, éstas son personales e intransferibles, ya que todo movimiento que se realice se registra a nombre de quién entró. pág. 4

6 5.2. Proceso de registro de solicitud de aclaraciones En general el proceso para registrar una aclaración, determinar la solución y notificar del resultado es el siguiente (ver Figura 5): Cuando la solicitud es procedente 1. El responsable del expediente deberá registrar la solicitud s de aclaración. 2. El Delegado Estatal o el Jefe de Residencia autoriza la solicitud mediante su firma electrónica. 3. En Oficinas Centrales se determina la procedencia de la solcitud. 4. El personal de la Direrección de Informática en Oficinas Centrales realiza la modificación solicitada. 5. Se notifica a la Residencia o Delegación Estatal la situación que guarda cada solicitud y las acciones realizadas en el módulo de aclaraciones. 6. Termina el proceso. Cuando la solicitud es improcedente 1. El responsable del expediente deberá registrar la solicitud de aclaración. 2. El Delegado Estatal o el Jefe de Residencia señala como inprocedente la solicitud mediante su firma electrónica. En caso de que el Delegado o el Jefe de Residencia autoricen la solicitud, pasar al punto 3, de lo contrario continuar en el punto En Oficinas Centrales se determina la improcedencia de la solcitud. 4. Se notifica a la Residencia o Delegación Estatal la determinación de improcedente en el módulo de aclaraciones. 5. Termina el proceso. pág. 5

7 Diagrama de flujo del proc roceso de aclaraciones Figura 5 Diagrama de flujo del proceso de aclaraciones pág. 6

8 Registr egistro de la solicitud de aclaración Para registrar una solicitud de aclaración el responsable del expediente debe hacer click en el botón Selección de folio como lo muestra la Figura 4, el que mostrará una Relación de solicitudes de atención (Figura 6) de los expedientes responsablidad del usuario actual del sistema 2. Figura 6 Relación de solicitudes de atención En esta lista es donde debe ubicarse el asunto en que va a hacerse la aclaración, de modo que cuando de click sobre dicho folio, en la pantalla de alcraciones (Figura 4), se llenarán en automático los datos de la sección Aclaraciones, como lo muestra la siguiente imagen: Figura 7 Datos del folio que se desea modificar En la misma pantalla (Figura 4), en la parte superior derecha debe llenar los espacios en blanco, que corresponden a los datos de la aclaración: 2 Se refiere al usuario que este logueado en ese momento. pág. 7

9 Una vez capturados los datos hacer click en éste botón para enviar solicitud. Figura 8 Datos de la aclaración Motivo: Cambio de: asunto, fecha, núcleo agrario, procedimiento, número de empleado; eliminar folio; eliminar o agregar: acciones, elementos de cédula; otros, especicar el motivo para el caso de que sea Otros tros. Dice ce: Cómo está actualmente la información que se desea modificar. Debe decir: Cómo debe aparecer la información que se desea modificar. Razón de la aclaración (no deberá exceder de los 500 caracteres en su captura): explicación del por qué de la aclaración. Una vez que se tengan los datos completos, haga click en el botón Enviar solicitud (Figura8) para que sea registrada en el sistema, quedando en espera de autorización del Delegado Estatal o del Jefe de la Residencia. Los asuntos quedran registrados en el sistema y se reflejarán en la pantalla de aclaraciones (Figura 4), en la sección de Situación actual de las solicitudes registradas (Figura 4). El Delegado o Jefe de Residencia debe dar click en esta línea para ver la lista de solicitudes. El encargado del CIIA debe dar click en esta línea para ver la lista de solicitudes que fueron aprobadas por la Delegación o Residencia y dictaminar. Figura 9 Reportes de situación actual de los solicitudes registradas Se muestran dos tipos de reportes: por etapa y por tipo motivo de solicitud. pág. 8

10 Autoriza utorizaci ción de la solicitud por el Delegado o el Jefe de Residencia Para iniciar la autorización por parte del Delegado Estatal o del Jefe de Residencia, debe hacer click sobre la línea Solicitud pendiente de autorizar para que se enlisten los expedientes que conservan ese estatus (ver Figura 9), de igual manera, para seleccionar un folio, solo hacer click sobre la línea que le corresponde (Figura 10): Figura 10 Listado de solicitudes pendientes de autorizar por el Delegado o Residente Al seleccionar el folio se desplegará la siguiente pantalla: Este botón le mostrará la información detallada del asunto Este botón le mostrará la un resumen de los seguimientos a este folio Figura 11 Información del folio que se revisará para determinar procedencia o improcedencia pág. 9

11 Es esta pantalla (Figura 11) se muestran los datos generales del asunto seleccionado así como la información de la aclaración que registró el responsable de dicho folio. Si desea ver la información completa del folio debe dar click en el botón seguimiento a expediente o para ver un resumen de los seguimientos en el botón ver seguimientos (Figura 11). Para visualizar el proceso de la aclaración debe dar click en el botón del mismo nombre y se abrirá una ventana con la siguiente información: Figura 12 Proceso de aclaración del folio Para que el Delegado o Jefe de Residencia pueda autorizar la solicitud, debe seleccionar Autorizar Figura 13 Pantalla de solicitud para Delegados o Jefes de Residencia En esta sección debe dar click en Autorizar o Cancelar, teclear 2 veces la firma electrónica y hacer presionar Autoriza Cuando la solicitud ya fue autorizada por la Delegación o Residencia, ésta es atendida en Oficinas Centrales, puede ser Procedente o Improcedente, según lo decida el encargado del CIIA en base a los lineamientos generales de la Procuraduría Agraria En Oficinas Centrales se determina la procedencia p o improcedencia de la solicitud El encargado del CIIA en la, determina si la solicitud de modificación es procedente o improcedente, en caso de ser aprobada se realizan las modificaciones necesarias. pág. 10

12 Informe sobre las solicitudes realizadas, estatus y acciones Para revisar en qué situación se encuentra su solicitud solo deberá ingresar al modulo (Ver Figuras 2, 3 y 4) en el cuadro de resumen que aparece en la parte inferior situación actual de d las solicitudes; en cuanto haya realizado su petición, si ésta fue autorizada y procedente o si no es procedente y el por qué; sólo debe hacer click sobre el tipo de reporte que desea consultar. Número de solicitudes, reportadas por etapa. Número de solicitudes, reportadas por motivo. Figura 14 Situación actual de las solicitudes registradas pág. 11

13 Procuraduría ría Agraria Secretaría General Subdirección de Procesamiento de Datos Centro de Innovación e Información Agraria ciia@pa.gob.mx ext México,, Distrito Federal Mayo de 2010 pág. 12