Análisis de la Encuesta a la Comunidad Universitaria sobre la Simplificación Administrativa en los Trámites y Servicios

Transcripción

1 Análisis de la Encuesta a la Comunidad Universitaria sobre la Simplificación Administrativa en los Trámites y Servicios Reporte General de Resultados Básicos Enero 2011

2 INTRODUCCIÓN Este reporte muestra los resultados obtenidos de la Encuesta para la Simplificación Administrativa, realizada por la Secretaría de Administración y Finanzas de la Universidad Veracruzana. La consulta a la comunidad aborda temas sobre los requisitos, el tiempo, el formato, el instructivo, el procedimiento, el apoyo y algunas sugerencias para mejorar todos y cada uno de los trámites, según sea el caso. El análisis de los datos estuvo a cargo de la Red Universitaria de Estudios de Opinión.

3 SELECCIÓN DE TRÁMITES Fondo Rotatorio Vale Viáticos Pago directo a Proveedores Entrega de cheques en caja Reposición de Cheques Cancelados Gestor Modificación presupuestal (Transferencia o Reprogramación) Autorización de Cuotas de Eventos Autofinanciables Cobro de Cuotas y Aranceles Expedición de Recibos Oficiales Patronatos y Fideicomisos Recepción de la nomina firmada Constancia de Sueldos y Salarios Control de Inventarios Préstamo personal por anticipo de sueldo Autorización de condonación Solicitud de constancias de trabajo Revisión de cargas académicas Movimientos de personal académico (vía SISPER) Pago de sueldos y prestaciones económicas de personal Solicitud de trámite de tarjeta "pagomático" para pago de nómina Entrega de nómina para pago Requisición SALIDA

4 Nombre DESCRIPCIÓN DEL TRÁMITE Fondo Rotatorio - Solicitud SOLICITUD DE FONDO ROTATORIO Áreas que participan Finalidad Entidad Académica o Dependencia, Dirección de Egresos Trámite por medio del cual se comprometen los recursos que ejercerán las dependencias para su reposición periódica. Requisitos Documentos Tiempo atención Salida Generales: Cancelar el fondo rotatorio del ejercicio anterior Entregar el formato Registro de Firmas de Titulares Presentarse en el horario de recepción de documentos Contar con disponibilidad presupuestal y financiera Legales: Cumplir con el Reglamento de Ingresos y Egresos Capítulo IV Arts. 32 al 50 Cumplir con los requisitos de forma y fiscales que indica el MPA Formato: Vale GF-GE-F-03 (Original y 2 copias) Por importes iguales o mayor a $10, aperturar cuenta bancaria mancomunada Máximo 5 días hábiles después de presentarlo en la Ventanilla de Recepción de Documentos Cheque o transferencia bancaria Respetar políticas para Fondo Rotatorio Recabar el Vo. Bo. del titular de la entidad académica o dependencia cuando el encargado de comprobar el vale sea el responsable de un proyecto 4

5 REQUISITOS TIEMPO SOLICITUD DE FONDO ROTATORIO FORMATO INSTRUCTIVO PROCEDIMIENTO APOYO DEL PERSONAL 56 Funcionario académico: 14.3% Funcionario Administrativo: 64.2% Personal docente o investigador: 1.8% Personal no docente: 17.9% Otro: 1.8% 5

6 Nombre Áreas que participan Finalidad DESCRIPCIÓN DEL TRÁMITE Fondo Rotatorio - Comprobación Entidad Académica o Dependencia, Dirección de Egresos COMPROBACIÓN DE FONDO ROTATORIO Trámite por medio del cual se presentan los documentos que comprueban el ejercicio del fondo solicitado en el POA. Requisitos Documentos Tiempo atención Salida Generales: Presentarse en el horario de recepción de documentos Legales: Cumplir con el Reglamento de Ingresos y Egresos Capítulo IV Arts. 32 al 50 Cumplir con los requisitos de forma y fiscales que indica el MPA Respetar políticas para Fondo Rotatorio y documentación comprobatoria Consulta de la Guía Contabilizadora como herramienta de apoyo para identificar la cuenta del gasto Recabar el Visto Bueno del titular de la entidad académica o dependencia cuando el encargado de comprobar el vale sea el responsable de un proyecto Formato: Afectación Presupuestal / Orden de Pago GF-GE- F-01 (Original y 2 copias) Fotocopia de Vale de Fondo Rotatorio Anexar el formato Desglose de Proveedores Documentación original comprobatoria Máximo 4 días hábiles Copia de Afectación con número de póliza 6

7 REQUISITOS TIEMPO COMPROBACIÓN DE FONDO ROTATORIO FORMATO INSTRUCTIVO PROCEDIMIENTO APOYO DEL PERSONAL 37 Funcionario académico: 10.8% Funcionario administrativo: 70.3% Personal no docente: 16.2% Otro: 2.7% 7

8 Nombre Áreas que participan Finalidad DESCRIPCIÓN DEL TRÁMITE Fondo Rotatorio - Reposición Entidad Académica o Dependencia, Dirección de Egresos REPOSICIÓN DE FONDO ROTATORIO Trámite por medio del cual se reponen los recursos de los gastos realizados, soportados en el Fondo Rotatorio. Requisitos Documentos Tiempo atención Salida Generales: Presentarse en el horario de recepción de documento Contar con disponibilidad presupuestal y financiera Formato: Afectación Presupuestal / Orden de Pago GF-GE- F-01 (Original y 2 copias) Máximo 4 días hábiles Cheque o transferencia bancaria Legales: Cumplir con el Reglamento de Ingresos y Egresos Capítulo IV Arts. 32 al 50 Cumplir con los requisitos de forma y fiscales que indica el MPA. Respetar políticas para Fondo Rotatorio y documentación comprobatoria Consulta de la Guía Contabilizadora como herramienta de apoyo para identificar la cuenta del gasto Recabar el Vo. Bo. del titular de la entidad académica o dependencia cuando el encargado de comprobar el vale sea el responsable de un proyecto Formato Desglose de Proveedores GF-GE-F-04 Documentación original comprobatoria 8

9 REQUISITOS TIEMPO REPOSICIÓN DE FONDO ROTATORIO FORMATO INSTRUCTIVO PROCEDIMIENTO APOYO DEL PERSONAL 41 Funcionario académico: 9.8% Funcionario administrativo: 61.0% Personal docente o investigador: 2.4% Personal no docente: 24.4% Otro: 2.4% 9

10 Nombre Áreas que participan Finalidad DESCRIPCIÓN DEL TRÁMITE Vale - Solicitud SOLICITUD DE VALE Entidad Académica o Dependencia, Dirección de Egresos (en proyectos PIFI: Dirección de Planeación) Trámite por medio del cual se obtienen recursos de manera anticipada para la adquisición de materiales, viáticos o la realización de un evento. Requisitos Documentos Tiempo atención Salida Generales: Contar con disponibilidad presupuestal y financiera No tener adeudos Presentarse en el horario de recepción de documentos 5 días hábiles antes de la fecha del evento Legales: Cumplir con el Reglamento de Ingresos y Egresos Capítulo IV Arts. 32 al 50 Cumplir con los requisitos de forma y fiscales que indica el MPA. Formato: Vale GF-GE-F-03 (Original y 2 copias) Soporte del motivo del gasto Presupuesto del gasto que solicita Máximo 5 días hábiles Cheque o transferencia bancaria Respetar políticas para Vales de Gastos a Comprobar PIFI: Incluir Meta, Objetivo, Proyecto, Actividad y autorización de la Dirección de Planeación 10

11 SOLICITUD DE VALE REQUISITOS TIEMPO FORMATO INSTRUCTIVO PROCEDIMIENTO APOYO DEL PERSONAL 38 Funcionario académico: 15.8 % Funcionario Administrativo: 63.2% Personal no docente: 21.1% 11

12 Nombre Áreas que participan Finalidad DESCRIPCIÓN DEL TRÁMITE Vale - Comprobación Entidad Académica o Dependencia, Dirección de Egresos COMPROBACIÓN DE VALE Trámite por medio del cual se entregan los documentos probatorios de los gastos generados en el periodo y por el concepto solicitado. Requisitos Documentos Tiempo atención Salida Generales: Apego a las fechas de comprobación establecidas en el Vale Presentarse en el horario de recepción de documento Legales: Reglamento de Ingresos y Egresos Capítulo IV Arts. 32 al 50 Cumplir con los requisitos de forma y fiscales que indica el MPA Respetar políticas para Vales de Gastos a Comprobar y documentación comprobatoria y Guía Contabilizadora PIFI: Incluir Meta, Objetivo, Proyecto, Actividad y autorización de la Dirección de Planeación Recabar el Visto Bueno del titular de la entidad académica o dependencia cuando el encargado de comprobar el vale sea el responsable de un proyecto Formato: Afectación Presupuestal / Orden de Pago Pago GF-GE- F-01 (Original y 2 copias) Fotocopia de Vale GF- GE-F-03 Anexar el formato Desglose de Proveedores Documentación original comprobatoria. Presentar comprobante de pago a proveedores por importes mayores a $2, Máximo 4 días hábiles Copia de Afectación con número de póliza 12

13 COMPROBACIÓN DE VALE REQUISITOS TIEMPO FORMATO INSTRUCTIVO PROCEDIMIENTO APOYO DEL PERSONAL 28 Funcionario académico: 14.3% Funcionario administrativo: 57.1% Personal no docente: 28.6% 13

14 DESCRIPCIÓN DEL TRÁMITE Nombre Viáticos - Solicitud Áreas que participan Entidad Académica o Dependencia, Dirección de Egresos. Finalidad Obtener recursos para llevar a cabo alguna comisión SOLICITUD DE VIÁTICOS Requisitos Documentos Tiempo atención Salida Generales: Contar con disponibilidad presupuestal y financiera No tener adeudos Cumplir con calendario y horario de recepción. Legales: Cumplir con el Reglamento de Ingresos y Egresos Capítulo IV Arts. 32 al 50 Cumplir con los requisitos de forma y fiscales que indica el MPA Formato: Solicitud de viáticos GF-GE-F-02 (original y 2 copias) Oficio de comisión o invitación (original o copia) o correo electrónico. Máximo 5 días hábiles a partir de la entrega de documentación en la "ventanilla de recepción de documentos" Cheque En caso de las regiones: Transferencia Bancaria. Respetar Tarifas Respetar Políticas (generales, zonas rurales, semiurbana o al extranjero) Utilizar las Partidas pertinentes (Consulta de la Guía Contabilizadora como herramienta de apoyo para identificar la cuenta del gasto) PIFI: Incluir Meta, Objetivo, Proyecto, Actividad y autorización de la Dirección de Planeación 14

15 SOLICITUD DE VIÁTICOS REQUISITOS TIEMPO FORMATO INSTRUCTIVO PROCEDIMIENTO APOYO DEL PERSONAL 36 Funcionario académico: 22.2% Funcionario administrativo: 52.8% Personal docente o investigador: 2.8% Personal no docente: 16.7% Otro: 5.5% 15

16 Nombre Áreas que participan Finalidad DESCRIPCIÓN DEL TRÁMITE Viáticos - Comprobación COMPROBACIÓN DE VIÁTICO Entidad Académica o Dependencia, Dirección de Egresos (en proyectos PIFI: Dirección de Planeación) Trámite por medio del cual se entregan todos los documentos probatorios de los gastos de la Comisión realizada. Requisitos Documentos Tiempo atención Salida Generales: Presentarse en el horario de recepción de documentos Apego a las fechas de comprobación establecidas en el viático Formato: Afectación Presupuestal/ Orden de Pago GF-GE- F-01 (Original y 2 copias) Máximo 4 días hábiles Copia de Afectación con número de póliza Legales: Cumplir con el Reglamento de Ingresos y Egresos Capítulo IV Arts. 32 al 50 Cumplir con los requisitos de forma y fiscales que indica el MPA Cumplir con las políticas de comprobación de viáticos y sobre la documentación comprobatoria PIFI: Incluir Meta, Objetivo, Proyecto, Actividad y autorización de la Dirección de Planeación. No se acepta el pago de propinas Copia de la solicitud del viático Documentación original comprobatoria 16

17 COMPROBACIÓN DE VIÁTICO REQUISITOS TIEMPO FORMATO INSTRUCTIVO PROCEDIMIENTO APOYO DEL PERSONAL 25 Funcionario académico: 24.0% Funcionario administrativo: 44.0% Personal no docente: 28.0% Otro: 4.0% 17

18 Nombre Áreas que participan Finalidad DESCRIPCIÓN DEL TRÁMITE Viático - Reposición REPOSICIÓN DE VIÁTICO Entidad Académica o Dependencia, Dirección de Egresos (en proyectos PIFI: Dirección de Planeación) Trámite para recuperar los gastos cuando el beneficiario aportó recursos económicos para llevar a cabo la comisión. Requisitos Documentos Tiempo atención Salida Generales: Presentarse en el horario de recepción de documentos Contar con disponibilidad presupuestal y financiera Formato: Solicitud de Viático GF-GE-F-02 (Original y 2 copias) Máximo 5 días hábiles Cheque o Transferencia Bancaria Legales: Cumplir con el Reglamento de Ingresos y Egresos Capítulo IV Arts. 32 al 50 Cumplir con los requisitos de forma y fiscales que indica el MPA Cumplir con las políticas de viáticos, comprobación de viáticos y sobre la documentación comprobatoria Utilizar las Partidas pertinentes (Consulta de la Guía Contabilizadora como herramienta de apoyo para identificar la cuenta del gasto) PIFI: Incluir Meta, Objetivo, Proyecto, Actividad y autorización de la Dirección de Planeación. No se acepta el pago de propinas Documentación original comprobatoria Autorización especial para viáticos al Extranjero 18

19 REPOSICIÓN DE VIÁTICO REQUISITOS TIEMPO FORMATO INSTRUCTIVO PROCEDIMIENTO APOYO DEL PERSONAL 24 Funcionario académico: 16.7% Funcionario administrativo: 54.2% Personal docente o investigador: 8.3% Personal no docente: 16.7% Otro: 4.1% 19

20 REQUISITOS TIEMPO VIÁTICOS BENEFICIARIO EL TRÁMITE ES: 38 Funcionario académico: 7.9% Funcionario administrativo: 13.2% Personal docente o investigador: 71.1% Personal no docente: 5.3% Otro: 2.5% 20

21 Nombre Áreas que participan Finalidad DESCRIPCIÓN DEL TRÁMITE Pago Directo a Proveedores Entidad Académica o Dependencia, Dirección de Egresos PAGO DIRECTO A PROVEEDORES Trámite por medio del cual se gestionan los recursos para el pago de los compromisos contraídos con proveedores por concepto de honorarios y arrendamientos. Requisitos Documentos Tiempo atención Salida Generales: Presentarse en el horario de recepción de documento de acuerdo al Calendario (Martes, Jueves y Viernes) Contar con disponibilidad presupuestal y financiera Legales: Cumplir con el Reglamento de Ingresos y Egresos Capítulo IV Arts. 32 al 50 Cumplir con los requisitos de forma y fiscales que indica el MPA Respetar políticas que le apliquen de acuerdo al MPA Consulta de la Guía Contabilizadora como herramienta de apoyo para identificar la cuenta del gasto Recabar el Vo. Bo. del titular de la entidad académica o dependencia cuando el encargado de comprobar el vale sea el responsable de un proyecto PIFI: Incluir Meta, Objetivo, Proyecto, Actividad y autorización de la Dirección de Planeación Formato: Afectación Presupuestal / Orden de Pago GF- GE-F-01 (Original y 2 copias) Documentación original comprobatoria Presentar cotizaciones y cuadro comparativo por importes de $5, a $40, Tramitar mediante requisición ante Recursos Materiales por importes de $40, en adelante De acuerdo a programación (30 a 45 días) Sujeto a disponibilidad financiera Cheque o transferencia bancaria 21

22 PAGO DIRECTO A PROVEEDORES (GESTOR) REQUISITOS TIEMPO FORMATO INSTRUCTIVO PROCEDIMIENTO APOYO DEL PERSONAL 37 Funcionario académico: 27.0% Funcionario administrativo: 45.9% Personal no docente: 24.3% Otro: 2.8% 22

23 REQUISITOS TIEMPO PAGO DIRECTO A PROVEEDORES (BENEFICIARIO) EL TRÁMITE ES: 15 Funcionario administrativo: 13.3% Personal docente o investigador: 66.7% Personal no docente: 13.3% Otro: 6.7% 23

24 DESCRIPCIÓN DEL TRÁMITE ENTREGA DE CHEQUES EN CAJA Nombre Entrega de Cheques en Caja (y/o Comprobante de Depósito) Áreas que participan Entidad Académica o Dependencia, Dirección de Egresos Finalidad Trámite por medio del cual, la dependencia recoge los cheques impresos. Requisitos Generales: Presentarse en el horario de entrega de cheques. Para fechas de pago de nómina: Presentarse después de las 11:00 horas Presentar identificación oficial vigente Legales: Cumplir con las políticas aplicables de acuerdo al MPA Documentos Formato: Copia Afectación Presupuestal GF-GE-F- 01con sello de recibido en Dirección de Egresos Contra recibo para pago de gasto médico Tiempo atención De acuerdo al número de usuarios formados y documentos a recoger Salida Cheque Copia de Afectación Presupuestal con sello de PAGADO Comprobante de depósito Reporte de Pagos Haber entregado formato Registro de Firmas de personal autorizado en la Dirección de Egresos 24

25 ENTREGA DE CHEQUES EN CAJA TIEMPO FORMATO INSTRUCTIVO PROCEDIMIENTO APOYO DEL PERSONAL Todos los informantes, contestaron que el procedimiento para realizar este trámite son los adecuados y no deben modificarse. 10 Funcionario académico: 10.0% Funcionario administrativo: 80.0% Personal no docente: 10.0% 25

26 DESCRIPCIÓN DEL TRÁMITE REPOSICIÓN DE CHEQUES CANCELADOS Nombre Áreas que participan Finalidad Reposición de Cheques Beneficiario, Entidad Académica o Dependencia, Dirección de Contabilidad, Dirección de Egresos Trámite por medio del cual, se solicita la reposición del cheque que fue cancelado por extravío, maltrato, deterioro o vencimiento. Requisitos Documentos Tiempo atención Salida Generales: Para su cobro, presentarse en el horario de atención de la ventanilla del Departamento de Caja Sueldos: Visto bueno del administrador de la entidad académica o dependencia Legales: Los descritos y aplicables en el procedimiento documentado Ley de Títulos y operaciones de crédito Formato: Ninguno Gastos: Oficio original firmado por el interesado indicando folio a reponer Sueldos: Reporte del Sistema Bancario donde se indique el bloqueo del cheque por robo o extravío. Máximo 4 días hábiles Cheque repuesto 26

27 REPOSICIÓN DE CHEQUES CANCELADOS (GESTOR) REQUISITOS TIEMPO FORMATO INSTRUCTIVO PROCEDIMIENTO APOYO DEL PERSONAL 56 Funcionario académico: 25.0% Funcionario administrativo: 62.5% Personal no docente: 12.5% 27

28 DESCRIPCIÓN DEL TRÁMITE MODIFICACIÓN PRESUPUESTAL Nombre Áreas que participan Finalidad Modificación Presupuestal Dirección de Presupuestos / Departamento de Control Presupuestal del Gasto Modificaciones al presupuesto programado en POA por alguna situación imprevista. Requisitos Generales: No cuente con tachaduras y enmendaduras. Cumpla la justificación (objetivo y acción). Legales: Las necesarias de acuerdo a la Guía Contabilizadora. Política del Manual de Procedimientos Administrativos (MPA). Las cuentas de origen y destino no pertenezcan a la misma cuenta agrupadora. Visto bueno de la Dirección de Planeación (PIFI). Documentos Formato(s): Modificación Presupuestal DGRF-P-FI-01 Tiempo atención Salida 1 a 3 días Transferencia Reprogramación Reconocimiento de Ingresos 28

29 MODIFICACIÓN PRESUPUESTAL (TRANSFERENCIA) REQUISITOS TIEMPO FORMATO INSTRUCTIVO PROCEDIMIENTO APOYO DEL PERSONAL 33 Funcionario académico: 15.2% Funcionario administrativo: 63.6% Personal docente o investigador: 3.0% Personal no docente: 15.2% Otro: 3.0% 29

30 MODIFICACIÓN PRESUPUESTAL (REPROGRAMACIÓN) REQUISITOS TIEMPO FORMATO INSTRUCTIVO PROCEDIMIENTO APOYO DEL PERSONAL 15 Funcionario académico: 20.0% Funcionario administrativo: 66.7% Personal no docente: 13.3% 30

31 DESCRIPCIÓN DEL TRÁMITE AUTORIZACIÓN DE CUOTAS DE EVENTOS AUTOFINANCIABLES Nombre Áreas que participan Finalidad Autorización de Cuotas de Eventos Autofinanciables Entidad Académica o Dependencia, Secretaria de Administración y Finanzas (SAF), Dirección General de Recursos Financieros, Dirección de Ingresos. Contar con un documento oficial donde se autoricen las cuotas de su evento. Requisitos Documentos Tiempo atención Salida Generales: Solicitud de autorización al SAF Mencionar nombres de: entidad académica/dependencia, clave programática, evento, conceptos de cobro, cuotas, formas de pago, periodicidad y Coordinador Formato(s): Escrito en papel membretado (original) 5 Días hábiles a partir de que reciben el oficio de solicitud en la SAF Oficio Autorización cuotas de de Legales: Política 245 y 249 del Manual de Procedimientos Administrativos (MPA) Copia a la Dirección de Ingresos POA 31

32 AUTORIZACIÓN DE CUOTAS DE EVENTOS AUTOFINANCIABLES REQUISITOS TIEMPO PROCEDIMIENTO APOYO DEL PERSONAL 15 Funcionario académico: 26.7% Funcionario administrativo: 46.7% Personal no docente: 26.6% 32

33 DESCRIPCIÓN DEL TRÁMITE COBRO DE CUOTAS Y ARANCELES Nombre Áreas que participan Finalidad Cobro de Cuotas y Aranceles Entidad Académica o Dependencia, Dirección de Ingresos. Existencia de centros de cobro donde brinden este servicio a la comunidad universitaria Requisitos Documentos Tiempo atención Salida Generales: Apegarse al Tabulador autorizado de Cuotas por Servicios Administrativos y Académicos Moneda de curso legal. Cumplir con horarios de reporte Formato: Comprobantes Bancarios (Original, si fue en ventanilla) Oficio y documentación soporte. Por alumno: no más de 3 minutos. Por póliza: un día hábil. Recibos Oficiales de Ingresos. Registro contable. Legales: Política 39 al 42, 43 y 49 del MPA POA Cajero y Supervisor capacitados en manejo del SIIU. 33

34 COBRO DE CUOTAS Y ARANCELES (GESTOR) REQUISITOS TIEMPO PROCEDIMIENTO APOYO DEL PERSONAL 14 Funcionario académico: 20.0% Funcionario administrativo: 35.0% Personal no docente: 40.0% Otro: 5.0% 34

35 REQUISITOS TIEMPO COBRO DE CUOTAS Y ARANCELES (BENEFICIARIO) EL TRAMITE ES: 27 Funcionario académico: 7.1% Funcionario administrativo: 14.3% Personal docente o investigador: 35.7% Otro: 42.9% 35

36 DESCRIPCIÓN DEL TRÁMITE EXPEDICIÓN DE RECIBOS OFICIALES Nombre Áreas que participan Finalidad Expedición de Recibos Oficiales Entidad Académica o Dependencia, Dirección de Ingresos. Contar con existencia suficiente de Recibos Oficiales de Ingresos, para surtir a los centros de cobro de la Universidad y realizar cobros amparados con estos comprobantes, incluyendo los derivados de Convenios. Requisitos Documentos Tiempo atención Salida Generales: Solicitud al Director de Ingresos, Indicar el tipo de recibo, cantidad y evento para el que se utilizarán Indicar el tipo de recibo, monto, datos fiscales del beneficiario y concepto. Copia del Convenio Formato: Escrito en papel membretado (original), o Medios electrónicos 2 a 3 días hábiles Recibos Oficiales de Ingresos Legales: Política 27 a 29 y del 33 al 36 del MPA Ley del IVA Reglas de Operación del CONACYT Las del Convenio POA 36

37 EXPEDICIÓN DE RECIBOS OFICIALES REQUISITOS TIEMPO PROCEDIMIENTO APOYO DEL PERSONAL 16 Funcionario académico: 12.5% Funcionario administrativo: 68.7% Personal no docente: 18.8% 37

38 DESCRIPCIÓN DEL TRÁMITE PATRONATOS Y FIDEICOMISOS Nombre Áreas que participan Finalidad Patronatos y Fideicomisos Entidad Académica o Dependencia, Secretaria de Administración y Finanzas (SAF), Dirección General de Recursos Financieros, Dirección de Ingresos. Documento oficial con autorización de cuotas a Patronatos/Fideicomisos. Requisitos Documentos Tiempo atención Salida Generales: Solicitud de autorización al SAF Anexar acta del Comité del Patronato Mencionar los conceptos de cobro, cuotas, periodicidad, entidad académica y clave programática. Formato: Escrito en papel membretado (original) 5 Días Hábiles a partir de que reciben el oficio de solicitud en la SAF Oficio de autorización de Cuotas de Patronato y Fideicomiso Legales: Artículo 17 de la Ley Orgánica Artículos 17 y 18 del RIE Política 267 a 271 del MPA Copia a la Dirección de Ingresos 38

39 PATRONATO Y FIDEICOMISOS REQUISITOS TIEMPO PROCEDIMIENTO APOYO DEL PERSONAL 23 Funcionario académico: 26.1% Funcionario administrativo: 43.5% Personal docente o investigador: 4.3% Personal no docente: 26.1% 39

40 RECEPCIÓN DE LA NÓMINA FIRMADA Nombre Áreas que participan Finalidad Recepción de la nómina firmada con cheques cancelados definitivos Entidades Académicas y Dependencias; y Dirección de Contabilidad Trámite por medio del cual, la dependencia entrega quincenalmente la nómina firmada y los formatos de cheques concentrados y cancelación de depósitos por pagomático y/o cheque impreso Requisitos Documentos Tiempo atención Salida Generales: Cumplir con los calendarios y horarios de entrega Legales: Los cheques cancelados deberán traer el sello de cancelado. Formato: Entregar la nómina firmada Formato de Cancelación de Depósitos por Pagomático y/o cheque impreso y cheques cancelados. Al 3er. Día hábil de pago, entrega la región Xalapa. Al 5º. día hábil de pago, entrega el resto de las regiones. Cancelación de cheques. 40

41 RECEPCIÓN DE LA NÓMINA FIRMADA TIEMPO FORMATO INSTRUCTIVO PROCEDIMIENTO 56 Funcionario académico: 8.3% Funcionario administrativo: 75.0% Personal no docente: 16.7% 41

42 DESCRIPCIÓN DEL TRÁMITE CONSTANCIA DE SUELDOS Y SALARIOS Nombre Áreas que participan Finalidad Constancia de Sueldos y Salarios Persona que solicita y la Dirección de Contabilidad Trámite por medio del cual el empleado solicita una constancia de sueldos y salarios pagados por la Universidad en un año calendario. Requisitos Documentos Tiempo atención Salida Generales: Nombre, Número de Personal y Registro Federal de Contribuyentes correctos. Legales: Artículo 117 fracción III de la Ley del Impuesto Sobre la Renta. Formato(s): Formato de Solicitud de Constancia de Sueldos y Salarios. En caso de realizar el tramite por primera vez o corrección de datos, anexar copia de la cédula de identificación fiscal. Recepción de solicitudes último día hábil de diciembre. Fecha de entrega de constancia a partir de la segunda quincena de febrero. Constancias de Sueldos y Salarios formato

43 CONSTANCIA DE SUELDOS Y SALARIOS (GESTOR) REQUISITOS TIEMPO FORMATO INSTRUCTIVO PROCEDIMIENTO 7 Funcionario académico: 42.9% Funcionario administrativo: 57.1% 43

44 CONSTANCIA DE SUELDOS Y SALARIOS (BENEFICIARIO) REQUISITOS TIEMPO EL TRÁMITE ES: 56 Funcionario académico: 12.5% Funcionario administrativo: 12.5% Personal docente o investigador: 62.5% Otro: 12.5% 44

45 Nombre Áreas que participan Finalidad DESCRIPCIÓN DEL TRÁMITE REGISTRO DE BIENES MUEBLES Registro de Bienes Muebles Entidades Académicas y Dependencias, Departamento de Control de Inventarios. Trámite mediante el cual se registran los bienes adquiridos o recibidos en donación. Requisitos Documentos Tiempo atención Salida Generales: Adquisición : Factura Original Copia de la orden de Compra Copia de la afectación presupuestal Legales: Cumplir con lo establecido en el reglamento para el control patrimonial y el procedimiento de Registro y resguardo de bienes de activo fijo. Formato(s): No aplica Donación: Aviso de control de alta y baja de mobiliario y equipo (original y copia) Solicitud y copia de facturas 10 días hábiles a partir de que se recibe la factura o documento soporte Etiquetas de Código de Barras. Resguardo de Activo Fijo. Donación: Acta administrativa Copia de convenios o Contrato de donación 45

46 REGISTRO DE BIENES MUEBLES REQUISITOS TIEMPO FORMATO INSTRUCTIVO PROCEDIMIENTO APOYO DEL PERSONAL 15 Funcionario académico: 33.3% Funcionario administrativo: 46.7% Personal no docente: 20.0% 46

47 Nombre Áreas que participan Finalidad DESCRIPCIÓN DEL TRÁMITE Levantamiento Físico del Inventario LEVANTAMIENTO FÍSICO DEL INVENTARIO Entidades Académicas y Dependencias, Departamento de Control de Inventarios. Trámite mediante el cual las entidades académicas y dependencias realizan el inventario anual de bienes muebles y por proceso de entrega-recepción. Requisitos Documentos Tiempo atención Salida Generales: Realizar el levantamiento físico del inventario anual en tiempo y forma. Art. 266 Estatuto Gral Solicitud del levantamiento físico del inventario por cambio de titular. Legales: Cumplir con lo establecido en el Reglamento para el Control Patrimonial y el procedimiento de Regularización de bienes activo fijo Cumplir con la metodología para el levantamiento físico del inventario en las entidades académicas y dependencias Formato: Respuesta al levantamiento físico del inventario anual (original y copia) con soporte documental Acta admva firmada de conformidad 30 días hábiles a partir de recibir la respuesta ( LFIA) Los establecidos en el acta admva de entrega recepción. Respuesta del inventario anual por Entidad académica y Dependencia. Actualización del inventario de mobiliario y equipo por entidad académica y Dependencia. Seguimiento de compromisos por procesos de entregarecepción 47

48 LEVANTAMIENTO FÍSICO DEL INVENTARIO REQUISITOS TIEMPO FORMATO INSTRUCTIVO PROCEDIMIENTO APOYO DEL PERSONAL 17 Funcionario académico: 23.5% Funcionario administrativo: 47.1% Personal no docente: 23.5% Otro: 5.9% 48

49 Nombre Áreas que participan Finalidad DESCRIPCIÓN DEL TRÁMITE Transferencias de Bienes Muebles TRANSFERENCIA DE BIENES MUEBLES Entidades Académicas y Dependencias, Departamento de Control de Inventarios Trámite que permite la transferencia de un bien mueble en buen estado entre las entidades académicas y dependencias. Requisitos Documentos Tiempo atención Salida Generales: Que exista el mutuo acuerdo entre las partes involucradas en la transferencia del bien. Formato: Aviso de control de alta y baja de mobiliario y equipo (original y 2 copias). 5 días hábiles a partir de recibido el formato. Etiquetas de Código de Barras. Resguardo de mobiliario y equipo. Legales: Cumplir con lo establecido en el Reglamento para el control patrimonial y el procedimiento de Regularización de bienes activo fijo. Solicitud de transferencia. Cumplir con el instructivo de llenado. 49

50 TRANSFERENCIA DE BIENES MUEBLES REQUISITOS TIEMPO FORMATO INSTRUCTIVO PROCEDIMIENTO APOYO DEL PERSONAL 15 Funcionario académico: 26.7% Funcionario administrativo: 53.3% Personal no docente: 20.0% 50

51 Nombre Áreas que participan Finalidad DESCRIPCIÓN DEL TRÁMITE Retiro de Bienes en Desuso RETIRO DE BIENES EN DESUSO Entidad Académica o Dependencia, Departamento de Control de Inventarios Trámite que permite desincorporar los bienes obsoletos e inservibles del inventario de las entidades académicas y dependencias. Requisitos Documentos Tiempo atención Salida Generales: Determinar los Bienes en desuso Presentar Peticiones de donación Aprobación de Acuerdo Rectoral de donación y venta Legales: Cumplir con lo establecido en el Reglamento para el Control Patrimonial y en el procedimiento de retiro de bienes en desuso. Formato: Aviso de control de alta y baja de mobiliario y equipo Dictamen técnico. Petición de retiro de bienes en desuso. 30 días hábiles a partir de que se recibe el Acuerdo Rectoral. Retiro de bienes en desuso e inservibles Acta administrativa de donación y venta Baja definitiva de bienes muebles del Patrimonio Universitario Cumplir con la metodología para el retiro de bienes obsoletos e inservibles. Transferir los bienes a la ubicación 103 almacén de bajas provisional. 51

52 RETIRO DE BIENES EN DESUSO REQUISITOS TIEMPO FORMATO INSTRUCTIVO PROCEDIMIENTO APOYO DEL PERSONAL 16 Funcionario académico: 31.3% Funcionario administrativo: 56.2% Personal no docente: 12.5% 52

53 DESCRIPCIÓN DEL TRÁMITE PRÉSTAMO A PERSONAL POR ANTICIPO DE SUELDO Nombre Áreas que participan Finalidad Préstamo Personal por Anticipo de Sueldo Dirección General de Recursos Humanos, Dirección de Contabilidad, Departamento de Caja Otorgar Préstamo de Anticipo de Sueldo a los Trabajadores Requisitos Documentos Tiempo atención Salida Generales: Llenar la solicitud Firmar la solicitud el trabajador y el aval Anexar copia de talón de cheque de la ultima quincena de pago del trabajador y el aval. Legales: Contrato Colectivo de Trabajo de Personal Académico Formato: Solicitud de Préstamo por Anticipo de Sueldo ARH-P-F-23 (original y copia) Copias de talón de cheques del trabajador y aval. Oficio donde los sindicatos relacionan las solicitudes de préstamos. De acuerdo a las políticas establecidas y la disposición financiera. Cheque por anticipo de sueldo Contrato Colectivo de Trabajo de Personal Admvo, Técnico y Manual 53

54 PRÉSTAMO A PERSONAL POR ANTICIPO DE SUELDO (GESTOR) REQUISITOS TIEMPO FORMATO INSTRUCTIVO PROCEDIMIENTO APOYO DEL PERSONAL 12 Funcionario académico: 41.7% Funcionario administrativo: 25.0% Personal no docente: 25.0% Otro: 8.3% 54

55 PRÉSTAMO A PERSONAL POR ANTICIPO DE SUELDO (BENEFICIARIO) REQUISITOS TIEMPO EL TRÁMITE ES: 26 Funcionario académico: 19.2% Funcionario Administrativo: 15.4% Personal docente o investigador: 34.6% Personal no docente: 26.9% Otro: 3.9% 55

56 AUTORIZACIÓN DE CONDONACIÓN REQUISITOS TIEMPO EL TRÁMITE ES: 12 Funcionario académico: 33.3% Funcionario administrativo: 25.0% Personal docente o investigador: 16.7% Personal no docente: 8.3% Otro: 16.7% 56

57 Nombre Áreas que participan Finalidad DESCRIPCIÓN DEL TRÁMITE Solicitud de Constancias de Trabajo Dirección de Personal Entregar al Trabajador la Constancia SOLICITUD DE CONSTANCIA DE TRABAJO Requisitos Generales: Llenar la solicitud Firmar la solicitud l Anexar copia de talón de cheque de la ultima quincena de pago. Legales: Documentos Formato: Solicitud de Constancia ARH-P-F-10 y Copia de Talón de Cheque de Ultima Quincena Solicitud de Constancia de Personal Académico ARH-P-F-44 y Copia de Talón de Cheque de Ultima Quincena Tiempo atención Salida 4 Días Hábiles Constancias 57

58 SOLICITUD DE CONSTANCIA DE TRABAJO (GESTOR) REQUISITOS TIEMPO FORMATO INSTRUCTIVO PROCEDIMIENTO APOYO DEL PERSONAL 18 Funcionario académico: 66.7% Funcionario administrativo: 16.7% Personal no docente: 16.6% 58

59 SOLICITUD DE CONSTANCIA DE TRABAJO (BENEFICIARIO) REQUISITOS TIEMPO EL TRÁMITE ES: 28 Funcionario académico: 14.3% Funcionario administrativo: 3.6% Personal docente o investigador: 71.4% Personal no docente: 7.1% Otro: 3.6% 59

60 Nombre Áreas que participan Finalidad DESCRIPCIÓN DEL TRÁMITE Revisión de Cargas Académicas REVISIÓN DE CARGAS ACADÉMICAS Dirección General de Recursos Humanos, Direcciones de Áreas Académicas, Organización Sindical F.E.S.A.P.A.U.V. Revisar en cada región de la Universidad la carga académica y horas base de los académicos. Requisitos Documentos Tiempo atención Salida Generales: Cargas Académicas impresas de SISPER. Contar con la presencia del Director de Facultad, Jefes de Carrera, Representante Sindical y Analista de Cargas Académicas. Legales: Legislación Universitaria Contrato Colectivo de Trabajo de Personal Académico Estatuto de Personal Académico Manual de Procedimientos Administrativos Formatos: Horarios para revisión de cargas ARH-I-F-10 Acta de Revisión de Cargas Académicas ARH-I-F-12 Cargas Académicas impresas. Calendario por cambio de semestre ARH-I-Ot-01 De acuerdo al formato de horarios para revisión de cargas. Cargas académicas revisadas y firmadas. 60

61 REVISIÓN DE CARGAS ACADÉMICAS REQUISITOS TIEMPO FORMATO INSTRUCTIVO PROCEDIMIENTO APOYO DEL PERSONAL 45 Funcionario académico: 80.0% Funcionario administrativo: 2.2% Personal docente o investigador: 11.2% Personal no docente: 4.4% Otro: 2.2% 61

62 Nombre Áreas que participan Finalidad DESCRIPCIÓN DEL TRÁMITE Movimientos de Personal Académico (Vía SISPER) MOVIMIENTOS DE PERSONAL ACADÉMICO (VÍA SISPER) Dependencias, Áreas Académicas, Dirección de Personal y Dirección de Nóminas. Efectuar el Pago de Sueldo y Prestaciones Económicas a los Trabajadores Requisitos Documentos Tiempo atención Salida Generales: Establecidos en las políticas del Procedimiento de Pago de Sueldo y Prestaciones Económicas ARH-DGRH-P03 Legales: Legislación Universitaria Contrato Colectivo de Trabajo de Personal Académico Estatuto de Personal Académico Manual de Procedimientos Administrativos Formato: Propuesta Movimiento de Personal ARH-GE-F-03 (original y 2 copias) Solicitud de Asignación de Personal ARH-I-F-01 (en caso de ser personal de nuevo ingreso) original. Oficios para elaborar movimientos de alta, baja o modificaciones. De acuerdo al Calendario de Cierre para Recepción de Documentos para Pago de Sueldo y Prestaciones Económicas. Cheque de pago y/o depósito de sueldo y prestaciones económicas en forma quincenal. 62

63 MOVIMIENTOS DE PERSONAL ACADÉMICO (VÍA SISPER) REQUISITOS TIEMPO FORMATO INSTRUCTIVO PROCEDIMIENTO APOYO DEL PERSONAL 41 Funcionario académico: 70.7% Funcionario administrativo: 4.9% Personal docente o investigador: 4.9% Personal no docente: 17.1% Otro: 2.4% 63

64 Nombre Áreas que participan Finalidad DESCRIPCIÓN DEL TRÁMITE PAGOS DE SUELDOS Y PRESTACIONES ECONÓMICAS DEL PERSONAL Pago de Sueldo y Prestaciones Económicas de Personal Dirección de Presupuestos, Dirección de Personal, Dirección de Nominas, Coordinación de Integración Salarial, Dirección de Contabilidad Efectuar el Pago de Sueldo y Prestaciones Económicas a los Trabajadores Requisitos Documentos Tiempo atención Salida Generales: Establecidos en las políticas del Procedimiento de Pago de Sueldo y Prestaciones Económicas ARH-DGRH-P03 Legales: Manual de Procedimientos Administrativos Contrato Colectivo de Trabajo de Personal Académico Contrato Colectivo de Trabajo de Personal Admvo. Técnico y Manual Formato: Propuesta Movimiento de Personal ARH-GE-F-03 Propuesta-Movimiento de Beca ARH-GE-F-04 Propuesta Movimiento de Personal de Apoyo ARH-GE-F-15 (anexando copia de no impedimento laboral) Solicitud de Retención de Impuestos ARH-I-F-06 Oficios para elaborar movimientos de alta, baja o modificaciones. De acuerdo al Calendario de Cierre para Recepción de Documentos para Pago de Sueldo y Prestaciones Económicas. Cheque de pago y/o depósito de sueldo y prestaciones económicas en forma quincenal. 64

65 PAGOS DE SUELDOS Y PRESTACIONES ECONÓMICAS DEL PERSONAL REQUISITOS TIEMPO EL TRÁMITE ES: 52 Funcionario académico: 13.5% Funcionario administrativo: 7.7% Personal docente o investigador: 63.5% Personal no docente: 11.5% Otro: 3.8% 65

66 Nombre Áreas que participan Finalidad DESCRIPCIÓN DEL TRÁMITE Solicitud de trámite de tarjeta "Pagomático" para el pago de nómina Dirección de Nóminas, Dirección de Egresos SOLICITUD DE TRÁMITE DE TARJETA "PAGOMÁTICO" PARA PAGO DE NÓMINA Agilizar el pago vía deposito, evitar aglomeraciones en los bancos y obtener el beneficio de pago de nómina vía deposito en una cuenta pagomático. Requisitos Documentos Tiempo atención Salida Generales: Hacer la solicitud vía oficio o correo o acudir a la sucursal Banamex Aparecer en la nómina mecanizada. Tener más de un año como eventual Avisar a la Dirección de nóminas del número de tarjeta al obtenerla Legales: Cumplir oportunamente con el pago de salarios según el CCT. Formato: No se llena ningún formato. La solicitud es vía correo indicando número de personal y nombre. Si acude a la sucursal debe cumplir con los requisitos que establece el formato de contrato del Banco. Si el plástico es personalizado-cuando menos un mes. Si se acude a la sucursal - menos de 20 minutos. Obtener el plástico No aplica para personal del SETSUV y de apoyo. 66

67 SOLICITUD DE TRÁMITE DE TARJETA "PAGOMÁTICO" PARA PAGO DE NÓMINA REQUISITOS TIEMPO FORMATO INSTRUCTIVO PROCEDIMIENTO APOYO DEL PERSONAL 21 Funcionario académico: 28.6% Funcionario administrativo: 28.6% Personal docente o investigador: 4.8% Personal no docente: 33.3% Otro: 4.7% 67

68 DESCRIPCIÓN DEL TRÁMITE ENTREGA DE NÓMINA PARA PAGO Nombre Áreas que participan Finalidad Entrega de la nómina para pago Vicerrectorías, Dirección de nóminas, Dirección de egresos Poner a disposición la nómina, cheques y comprobantes de depósito para realizar el pago al personal en tiempo y forma. Requisitos Documentos Tiempo atención Salida Generales: Nómina procesada Cumplir con el calendario de entrega Para la nómina mecanizada 72 horas antes de la fecha de pago. Eventual, apoyo y becas 48 horas antes Archivo de dispersión 24 horas antes Para el pago de suplencias y pensión alimenticia el día de pago. Legales: Cumplir con el pago de salarios según los CCTs. (1). (1) Art. 52 y 54 SETSUV y FESAPAUV, respectivamente. Formato(s): Se realiza el aviso por correo electrónico. Es inmediato por que se consulta y se imprime directamente del sistema. Archivos de: Nómina Cheques Comprobantes de depósito Comprobantes de descuento Comprobantes del SAR Reportes Avisos 68

69 ENTREGA DE NÓMINA PARA PAGO REQUISITOS TIEMPO FORMATO INSTRUCTIVO PROCEDIMIENTO APOYO DEL PERSONAL 22 Funcionario académico: 4.5% Funcionario administrativo: 77.3% Personal no docente: 18.2% 69

70 Nombre DESCRIPCIÓN DEL TRÁMITE Requisición REQUISICIÓN Áreas que participan Finalidad Entidad Académica y Dependencia, Dirección de Recursos Materiales, Dirección General de Recursos Humanos, Dirección General de Tecnología de Información, Dirección de Proyectos, Construcciones y Mantenimiento. Solicitar la compra de materiales, mobiliario y equipo, así como el mantenimiento de bienes. Requisitos Documentos Tiempo atención Salida Generales: Suficiencia presupuestal y disponibilidad financiera. Legales: Cumplir con las políticas por concepto de gasto del Manual de Procedimientos Administrativos. Anexar una cotización cuando los artículos no se encuentran en los catálogos. Anexar oficio de justificación cuando se requiera una marca determinada. Formato(s): Requisición (original y una copia). En ventanilla 10 minutos por requisición. Tiempo proceso 15 a 30 días compra directa. 45 días Invitación a cuando menos Tres Personas. 90 días Licitación Pública. Suministro de los materiales, mobiliario y equipo, así como el mantenimiento de los bienes. 70

71 REQUISICIÓN (GESTOR) TIEMPO FORMATO INSTRUCTIVO CONOCIMIENTO DEL TIEMPO ESTABLECIDO POR LA LEY DE ADQUSICIONES TIEMPO ENTRE LA SOLICITUD Y ENTREGA CÓMO DEBE SER EL PERIODO DE RECEPCIÓN? 74 Funcionario académico: 25.7% Funcionario Administrativo: 47.3% Personal docente o investigador: 4.1% Personal no docente: 20.3% Otro: 2.6% 71

72 REQUISICIÓN (BENEFICIARIO) CONOCIMIENTO DEL TIEMPO ESTABLECIDO POR LA LEY DE ADQUSICIONES TIEMPO ENTRE LA SOLICITUD Y ENTREGA PERIODO DE RECEPCIÓN 44 Funcionario académico: 9.1% Funcionario administrativo: 20.5% Personal docente o investigador: 54.5% Personal no docente: 9.1% Otro: 6.8% 72