PROCESO: GESTION FINANCIERA SUBPROCESO: ACTIVIDAD : MENOR CÓDIGO: VERSIÓN: 1.0 Tabla de Contenido 1. OBJETIVO... 3 2. ALCANCE... 3 3. GLOSARIO Y/O ABREVIATURAS... 3 4. GENERALIDADES... 4 4.1. Normas de autorización... 4 4.2. Normas de manejo... 4 4.3. Normas de presentación de documentos soporte... 5 4.4. Normas de reembolsos y cierres... 6 4.5. Normas para Arqueos... 6 4.6. Montos... 7 4.7. Prohibiciones... 7 4.8. Normas para retenciones... 7 5. ACTIVIDADES... 8
6. CONTROL DE CAMBIOS... 8 7. ANEXOS... 8
Páginas: 3 de 8 1. OBJETIVO Proveer los recursos necesarios para gastos de menor cuantía y de urgencia manifiesta, para el desarrollo de las funciones del FNG y FEP. La Coordinación Administrativa a través del Coordinador de Grupo de Servicios Generales es la encargada de administrar el Fondo de Caja menor, el cual debe cumplir con los parámetros establecidos para los pagos y a la vez para el reembolso del fondo y satisfacer las necesidades inmediatas de las diferentes áreas. 2. ALCANCE El procedimiento inicia con la solicitud de una compra o prestación de un servicio por menor cuantía por parte de alguna dependencia y finaliza con el reembolso de la caja menor. 3. GLOSARIO Y/O ABREVIATURAS Caja menor: Es un fondo fijo efectivo, destinado a pagar los gastos menores, imprevistos o urgentes de tipo administrativo de la empresa. Responsable de caja menor: Para el caso del FNG el responsable de la caja menor será el Coordinador del Área Administrativa quién tendrá a su cargo la responsabilidad de autorizar los gastos solicitados por las áreas. Para el caso del FEP será el Secretario Técnico. Encargado del manejo de caja menor: Para el caso del FNG el encargado del manejo de la caja menor será el coordinador de Grupo de Servicios Generales, quién realizará el manejo operativo, velará por su custodia, mantendrá los medios para la custodia física, y velará por el buen manejo de los dineros asignados a la caja menor dando cumplimiento a las normas que la rigen. Para el caso del FEP será el Coordinador Operativo. Solicitante del gasto: A partir del nivel de cargo Coordinadores de Área hacia arriba en la jerarquía organizacional están autorizados para solicitar pagos por caja menor. Recibo provisional: Documento temporal que respalda la entrega de dinero. Recibo de legalización gastos: Documento definitivo que legaliza el recibo provisional con los soportes. FNG: Fondo Nacional del Ganado.
Páginas: 4 de 8 FEP: Fondo de Estabilización para el fomento de la exportación de carne, leche y sus derivados. SMDLV: Salario mínimo diario legal vigente. SMMLV: Salario mínimo mensual legal vigente. 4. GENERALIDADES 4.1. Normas de autorización El Representante Legal tendrá la facultad de autorizar la creación, modificación y el cierre de la caja menor. El Gerente Administrativo y Financiero estará facultado para autorizar modificaciones sobre el monto de las cajas menores del FNG y del FEP. El control administrativo de la caja menor autorizada, lo ejerce el Coordinador del Área Administrativa quien velará por el cumplimiento de lo establecido en el presente procedimiento. El Coordinador del Grupo de Servicios Generales es el responsable para el manejo operativo de la caja menor para el caso del FNG y la Coordinadora Operativa en el caso del FEP. Los recibos definitivos (Recibo de Legalización Gastos Caja Menor), que respalden la entrega de dinero, deben estar firmados por: el beneficiario del gasto, el Coordinador Administrativo y del solicitante del gasto. La caja menor puede ser cancelada por el Representante Legal, por mal uso, mal manejo administrativo o financiero. Dichas conductas serán materia de investigación disciplinaria, fiscal o penal, de acuerdo con la normatividad legal vigente. Como política fijada por la administración se deberá dar cierre de la caja menor del FNG y del FEP al finalizar cada vigencia y de igual manera al inicio de la siguiente se dará la apertura de las mismas. 4.2. Normas de manejo El carácter de urgencia del gasto es determinado por los solicitantes y/o validado por el encargado del manejo de caja menor. El encargado del manejo de caja menor puede autorizar transporte en taxi urbano a los funcionarios que representen a la empresa en el desarrollo de sus funciones, a excepción de los Gerentes Técnico, Administrativo y Financiero y del Secretario Técnico del FEP.
Páginas: 5 de 8 Los dineros de la caja menor deberán estar ubicados en un cofre de seguridad que se habilite para tal fin. El cofre de caja menor deberá ser guardado al finalizar la jornada laboral en la caja fuerte de la Tesorería del FNG. El funcionario encargado de la caja menor debe mantener la custodia de los dineros, la llave del cofre y velar por su seguridad. Cuando se requieran recursos como anticipo para realizar un gasto, se debe elaborar un recibo provisional por el monto aproximado y debe tener la firma del responsable de caja menor y el solicitante. El recibo provisional deberá ser legalizado dentro de los 10 días siguientes con los debidos soportes (factura o documento equivalente). Las fechas de los documentos soportes de un gasto deben ser anteriores o iguales a la fecha de elaboración del recibo definitivo de Legalización Gastos Caja Menor. Los gastos aprobados por caja menor serán los siguientes: transporte urbano, peajes, correspondencia, fletes y acarreos, cafetería, mantenimientos de equipos de oficina, de cómputo y vehículos, papelería y suministros, combustibles. En ausencia del encargado de la caja menor, el responsable de la caja menor determinará el funcionario que asuma el manejo de la misma. A pesar de que el presente procedimiento aplica a los dos Fondos parafiscales (FNG y FEP), es indispensable que no se mezclen gastos, razón por la cual cada caja menor tiene un responsable diferente. De igual forma se utilizarán planillas para el registro del transporte urbano de los mensajeros de manera separada. 4.3. Normas de presentación de documentos soporte Los recibos de caja menor y demás soportes contables deben ser presentados en forma clara y legible. El recibo de caja debe ser en original, así como los documentos soportes salvo casos justificados. El total de la solicitud de reembolso debe coincidir con la sumatoria de los valores registrados en los documentos soporte. Las fechas de los recibos de legalización de un reembolso deben corresponder al período que se esté reembolsando. Todos los recibos de caja menor deben estar firmados por: el beneficiario del gasto, el Coordinador Administrativo y el solicitante del gasto.
Páginas: 6 de 8 4.4. Normas de reembolsos y cierres El reembolso de caja menor debe estar firmado por el encargado del manejo de caja menor y por el responsable de caja menor. El encargado de caja menor debe tramitar la solicitud de reembolso cuando las sumas desembolsadas alcancen aproximadamente el 60% del fondo de caja menor y estén debidamente legalizadas, cumpliendo con el propósito de mantener fondos disponibles para su normal funcionamiento. La solicitud de reembolso se realiza siguiendo las actividades del Procedimiento de Pagos. Los cierres de caja menor pueden efectuarse por los siguientes motivos: o Al término del ejercicio fiscal: La legalización definitiva se realiza en la fecha programada por la Coordinación Financiera para el cierre de cada período fiscal, en el cual se debe reintegrar el saldo y los soportes definitivos de los gastos respectivos. o Por decisión del Representante Legal, en estos casos se realiza el cierre de la caja menor, sin importar el efectivo disponible en este momento. El cheque del reembolso sale a nombre del funcionario que está a cargo del manejo de la caja menor. 4.5. Normas para Arqueos Los arqueos deben efectuarse por lo menos una vez al mes por el responsable de la caja menor, para lo cual se utilizará el formato Acta de Arqueo de Caja Menor. La Auditoria Interna puede realizar arqueo en el momento que lo estime necesario. Todo arqueo debe ser registrado en el formato Acta de Arqueo de Caja Menor, firmado por el encargado de caja y el funcionario que lo realiza. La copia del Acta de Arqueo debe conservarse como evidencia. Cuando se presente faltante, sobrante o uso indebido de los dineros de caja menor, éstos deben registrarse en las actas de arqueo. El Representante Legal es el responsable de determinar la acción a seguir y las medidas tendientes a prevenir la ocurrencia de similares eventos. En ausencia del encargado de la caja menor se deberá realizar arqueo antes y después, elaborando la correspondiente acta de entrega.
Páginas: 7 de 8 4.6. Montos El monto para la caja menor de FNG se fija en cinco (5) SMMLV. El monto para la caja menor de FEP se fija en $500.000. El monto fijado puede ser modificado por el Representante Legal o por el Gerente Administrativo y Financiero por escrito, informando al encargado de la caja menor, al responsable de la caja menor y al Coordinador Financiero. Se fija como monto máximo a pagar por concepto de cada gasto menor, la suma equivalente al 10% del monto total de la caja menor, sin embargo con autorización del Representante Legal se podrán realizar gastos equivalentes al 15%, únicamente en casos de urgencia manifiesta. No se permite el fraccionamiento de un gasto para efectuar pagos por valores superiores al límite. 4.7. Prohibiciones Mezclar dineros provenientes de otras fuentes, con el dinero de la caja menor. Autorizar gastos cuando no se disponga de fondos para cubrirlos. Cambiar cheques o hacer préstamos a funcionarios con el fondo de caja menor. El encargado del manejo de la caja menor no puede ser en ningún caso la misma persona que tenga facultad para autorizar gastos. El encargado de la caja menor y el responsable de la caja menor deberán responder disciplinaria, fiscal y penalmente por el incumplimiento de lo establecido en el presente documento. Realizar pagos de propina o servicio voluntario. En caso de realizarse deberán ser asumidos por el solicitante. 4.8. Normas para retenciones Cada año el Grupo de Contabilidad informa al encargado de la caja menor las modificaciones de las bases de retenciones en la fuente, ReteIva y CREE. Efectuar retención en la fuente a los servicios generales cuando la base sea igual o superior al monto informado por la Coordinación de Grupo Contabilidad, así: o Persona natural: 6% de retención. o Persona jurídica: 4% de retención.
Páginas: 8 de 8 Efectuar la retención del IVA para el régimen común según lo establecido por el estatuto tributario. Efectuar la retención del CREE según lo establecido por el estatuto tributario. Si el encargado de la caja menor omite la aplicación de alguna retención deberá asumir el monto de la misma. 5. ACTIVIDADES El procedimiento de caja menor inicia con la generación de la necesidad de un gasto de menor cuantía o urgencia manifiesta por parte de las áreas funcionales del FNG o FEP, cuando se requieran recursos a manera de anticipo el encargado de la caja menor elaborará un recibo provisional por el monto aproximado, el cual deberá contar con la firma del solicitante y el encargado de la caja menor, luego de ejecutado el gasto el recibo provisional deberá ser legalizado adjuntando los debidos soportes y diligenciando el recibo de legalización de gastos, en el caso de no ser necesario anticipo deberán entregarse al encargado de la caja menor los debidos soportes quién realizará el reembolso al funcionario por el valor de los mismos. Cuando se cumpla con el 60 % de utilización de la caja menor, el encargado deberá solicitar el reembolso anexando los soportes, el formato de legalización y el memorando remisorio, éste debe ser autorizado por el responsable de la caja menor, finalmente la Coordinación Financiera tramitará el pago de dicho reembolso. Ver Diagrama de Flujo. 6. CONTROL DE CAMBIOS Descripción del Cambio Fecha Modificación Nueva Versión Versión Inicial 02/10/2013 1.0 7. ANEXOS N/A.