Llave 3: Todo se puede hacer en menos tiempo Documentación Técnica 2 Decisiones y tiempo Lesneika Bottini Antes de entrar en el tema que involucra el tomar decisiones en un momento determinado, es importante, dar una breve explicación de lo que es decidir, esto no es más que escoger una alternativa de varias que se tengan para darle solución a algo o simplemente poder hacer una actividad, muchas veces no se tienen alternativas sino que se tiene que actuar a riesgo. Existen muchos tipos de decisiones, pero para poder tomar una decisión es importante tener en cuenta el contexto en el que se está, la importancia de la misma y el tiempo que tiene para decidir. La calidad de las decisiones que se toman puede considerarse como una medida significativa de la eficacia de un gestor individual, de la gestión de la empresa o de un equipo de trabajadores. El tiempo es una factor determinante en la toma decisiones, ya que si se requiere tomar decisiones se supone que es para dar solución a actividades que lo necesitan o exigen. No se puede hablar de cuantificar el tiempo en la toma de decisiones, ya que cada persona tiene criterios diferentes, muchas veces cuentan con información que le permite ver el problema con más sencillez que otra, por lo que el tiempo de respuesta ante la circunstancia es breve y la solución la correcta. Por el contrario existen casos donde la persona a quien le corresponde tomar decisión, toma más tiempo del necesario, bien sea porque no tiene suficiente información del caso, porque tiene muchas dudas en cuanto a cuál es la mejor, y entonces cuando decide ya no tiene importancia, o que alguien tuvo que tomar la decisión antes, en este caso pudo haber sido una solución efectiva en menos tiempo, pudo no haber sido la mejor pero como no se tomó en un tiempo menor no causó ningún impacto. Por lo que el tiempo es determinante en la toma de decisiones, pero difícilmente se puede hablar de un patrón para decir cuánto tiempo se necesita para tomar decisiones, sólo la persona que decidirá será la que determine cómo y en cuanto tiempo dará solución al problema. El tiempo como variable que incide en la toma de decisiones, determina si una decisión que se ha tomado es oportuna, ya que se debe tomar una decisión en el momento apropiado y ponerla en práctica en el tiempo requerido, por lo que el papel que juega el tiempo en la toma de decisiones es determinante, se tiene que tener presente que cada individuo es una persona con características diferentes, lo que conlleva a decir, que no es fácil responder la siguiente interrogante Cuándo se tiene que decidir?. Hay decisiones en las que el individuo no puede esperar, es decir, que el tiempo lo obliga a decidir casi de forma inmediata, en el momento de enfrentar la situación, esta decisión está sujeta a riesgos, que en ningún momento son evaluados.
Algunos autores utilizan ciertos criterios para referirse a el tiempo, como lo son: Ø Tiempo productivo: Es aquel en el que se obtienen resultados reales, que son cuantificables y que pueden verse de inmediato o a futuro. Ø Tiempo rutinario: Es en el que las actividades pueden simplificarse, delegarse o eliminarse, estos ocupan una gran parte de la jornada del trabajo. Ø Tiempo desperdiciado: Es el que se dedica a actividades que no reportan ningún beneficio. El decidir con un tiempo que exige respuestas rápidas y efectivas, está sujeto al tipo de decisión o modelo de decisión que se utilice tanto individuales como institucionales, porque muchas veces cuando se habla de toma de decisiones las personas se ubican sólo en un contexto institucional u organizacional, pero esto no es así, porque la toma de decisiones es un proceso que está presente también en el plano personal o individual. Anthony en 1965, presentó un modelo de toma de decisiones en una institución, las cuales las clasifica por nivel organizacional, estos son: La toma de decisiones estratégica, toma de decisiones para el control administrativo, a nivel del conocimiento y para el control operativo, se hace mención a esto, ya que como se puede observar existen diferentes niveles en una organización donde se pueden tomar decisiones, por lo que el tiempo que puede tardar la toma de decisión en un nivel determinado es diferente entre ellos, ya que cada uno evalúa las alternativas desde puntos de vistas diferentes. Como se mencionó anteriormente la toma de decisiones puede ser individual e institucional, cada una de ellas tiene modelos de decisión, en el caso de la toma de decisiones individuales se presenta modelos como el racional, de satisfacción, selección y psicológico, teniendo cada uno conceptos básicos y patrones de inferencias, de lo que se puede decir, que de igual forma el tiempo de respuesta o de toma de decisiones depende del individuo y del modelo que utilice, ya que cada uno de ellos se basa en la prioridad de sus objetivos y metas.
NOMBRE Modelo Racional Modelo de Satisfacción Selección Psicológicos CONCEPTO BÁSICO Racionalidad comprensiva Racionalidad acotada Comparación sucesiva Tipos cognoscitivos PATRONES DE INFERENCIA Establecer metas, analizar todas las alternativas y escoger la mejor Establecer metas, analizar algunas alternativas y tomar la primera que permita alcanzar las metas Examinar alternativas para establecer una mezcla de metas y consecuencias. Elegir políticas que sean marginalmente diferentes de las del pasado. Todos aquellos que toman decisiones seleccionan las metas pero difieren en cuanto a recopilación y valuación de información. Los modelos institucionales para la toma de decisiones, se presentan en vista de que las instituciones se componen de grupo de líderes que compiten entre sí por el liderazgo y que éstos al igual que los individuales tienen conceptos básicos y patrones de inferencia, los modelos institucionales son: actor racional, burocrático, política y tipo bote de basura, en cada uno de ellos se toman las decisiones de acuerdo a los diferentes procedimientos que cada uno sigue dentro de la empresa, por lo que el tiempo que se pueda tardar en tomar una decisión depende primordialmente de los líderes que participen en ella y no necesariamente ésta es racional.
NOMBRE Actor racional Burocrático Política Tipo bote de basura CONCEPTO BÁSICO Racionalidad comprensiva Producto institucional y procedimientos de operación Resultado a nivel político Programas institucionales no adaptativos PATRONES DE INFERENCIA Las instituciones seleccionan metas, examinan todas las alternativas y consecuencias y luego toman una política que maximice la meta o función seleccionada. Las metas quedan determinadas por limitaciones en los recursos y por los recursos humanos y del capital existente. Se seleccionan las políticas de manera que sean mayores y diferentes a las del pasado. Las decisiones institucionales surgen de la competencia política. Los resultados de la institución quedan determinados por la influencia de los jugadores. La mayoría de las instituciones no son adaptativas, son temporales y desaparecen con el tiempo. Es importante destacar que con el avance de la tecnología, muchas organizaciones han adquirido sistemas de información que las ayuden a tomar decisiones, ya que si el sistema es flexible, con modelos analíticos e intuitivos múltiples para evaluar datos, puede dar un buen soporte a una gran variedad de estilos, habilidades y conocimientos que den resultados o soluciones en un tiempo mínimo requerido, de manera que estas puede ser utilizadas en el momento preciso que se necesiten, es interesante decir que, si los sistemas de información se construyen adecuadamente, pueden resultar de apoyo no sólo a las instituciones sino a los individuos. En conclusión se puede decir, que el tiempo para la toma decisiones no puede establecerse como una receta, aunque la variable tiempo es determinante en el proceso de toma de decisiones no es
posible que existan afirmaciones que establezcan un tiempo determinado para tomar una decisión, el tiempo en la mayoría de los casos lo establece el individuo o individuos que la toman. El no tomar una decisión a tiempo puede causar un caos.