PÁGINAS: 1 OBJETIVO: Gestionar en forma eficiente el Inventario de Plaguicidas. En este capítulo se establecen los procedimientos mínimos necesarios para tener información accesible, completa y confiable sobre los stocks de plaguicidas, así como para administrar las existencias de modo de evitar el vencimiento de productos. Finalmente se dan instrucciones para gestionar plaguicidas vencidos 1. Los stocks excesivos tienen un alto costo financiero y tienen asociados riesgos de deterioro y vencimiento que generan pérdidas económicas para COPAGRAN. También tienen asociados mayores riesgos ambientales y sobre la seguridad laboral. Los stocks mínimos tienen asociados riesgos de desabastecimiento y por lo tanto pueden impactar sobre la calidad del servicio al productor y producir pérdidas de ingresos por ventas. ALCANCE: Todo local de Copagran donde se manejen volúmenes de stock tanto para la venta como para consumo interno. RESPONSABLES: Jefe o Encargado de depósito o de ventas según corresponda. Deberá asegurarse de que su personal a cargo esté capacitado y cuente con los recursos para cumplir correctamente este procedimiento y deberá supervisar las tareas. Operarios: Deberán seguir este procedimiento e informar a su supervisor ante cualquier dificultad que impida su realización. 1 Evidentemente la calidad del stock estará muy afectada por la gestión de compras, sin embargo este aspecto escapa al alcance del presente manual.
PÁGINAS: 2 PROCEDIMIENTOS 1.- Informatización de la información: Sistema de gestión comercial. El sistema informático de gestión comercial es una herramienta, que utilizada por personal capacitado y con rigurosidad, permite tener en tiempo real prácticamente, los stock en cada localización de la cooperativa. Con esta información es posible movilizar mercadería internamente, sin necesidad de incrementar los niveles de inventario y reduciendo los tiempos de reposición. Esto tiene implícita la posibilidad de reducir los stocks considerados seguros para evitar desabastecimiento, aumentando la rotación de los stocks de COPAGRAN, reduciendo así los costos financieros y los riesgos de accidentes, deterioro y vencimiento. Evidentemente es crítico hacer un buen mantenimiento del sistema de gestión comercial, lo cual implica entre otras cosas, tener un solo código para cada producto, acordar y respetar rangos de códigos para cada categoría de productos, definir descripciones mediante un procedimiento sistemático y coherente que facilite la identificación con el producto, realizar correcciones de los stocks mediante la realización periódica de inventarios físicos y dar de baja los códigos en desuso una vez agotados los stocks. En caso de vencimiento de un plaguicida, se debe dar de baja del stock del código normal y dar de alta en el código de producto vencido, el cual surge de agregar un cero al final del código normal. Desde el punto de vista contable esta recodificación se verá reflejada como una pérdida del valor del inventario. Para el caso de los plaguicidas se debe usar el siguiente procedimiento de definición de descripciones: Nombre comercial completo + contenido neto con las unidades correspondientes (litros, cc, kilos, etc. según se use en la etiqueta del producto) + función (herbicida, insecticida, fungicida, etc) + categoría toxicológica. Ejemplo: K-Obiol F 10L Insecticida cat.ii Es crítico evitar que un producto tenga más de un código, para lo cual se debe verificar si no existe código para un producto antes de crearlo, y en caso de ser necesario crearlo seguir el procedimiento de definición de descripciones y asignar un código dentro del rango destinado al tipo de producto.
PÁGINAS: 3 2.- Inventarios físicos de plaguicidas para la venta. Para asegurar la confiabilidad del stock y el buen almacenamiento de los plaguicidas se debe realizar un inventario físico de los mismos al menos cada tres meses. El responsable del depósito podrá disponer la realización de inventarios con frecuencias mayores cuando lo considere necesario. En todos los inventarios el responsable del depósito deberá supervisar la tarea para asegurar que se realice de acuerdo al procedimiento que se detalla a continuación. Durante la realización de cada inventario físico se verificarán: 1.- Cantidades existentes. 2.- Existencia de productos vencidos o con riesgo de vencimiento. 3.- Ordenamiento de las estivas. 4.- Estado de los envases y de las etiquetas. 5.- Existencia de derrames. Para la realización del inventario deberá imprimirse un listado del rango de códigos de plaguicidas ordenados alfabéticamente, con los stocks que figuran en el sistema. Sobre este listado se escribirán las unidades inventariadas. El inventario deberá incluir todos los locales donde se almacenen plaguicidas que estén asociados a la misma localización en el sistema de gestión comercial y no podrá recibirse ni expedirse mercadería en ellos durante la realización del inventario. Durante este procedimiento se revisará la fecha de vencimiento de cada unidad. En caso de unidades vencidas que estén fuera del sector destinado a plaguicidas vencidos, se trasladarán en el momento hacia ese sector y no se registrarán en el listado. En caso de que la fecha de vencimiento no sea perfectamente legible, deberá determinarse la misma con el número de lote, mediante la inspección de otras unidades del mismo lote o mediante consulta al proveedor. Esta fecha deberá colocarse en un adhesivo junto a la etiqueta. Al final se deberá inventariar el sector de plaguicidas vencidos. Se registrarán en el listado con los códigos de plaguicidas vencidos o al final del listado en los casos que no exista el código, se escribirá el código del producto vigente agregando un cero al final y a su lado se anotará la cantidad inventariada. Adicionalmente se le colocará a cada unidad un rótulo adhesivo con la palabra vencido junto a la etiqueta, si no lo tuviera. Los envases estivados deberían estar ordenados normalmente de adelante hacia atrás en función de la fecha de vencimiento (adelante los de vencimiento más próximo).
PÁGINAS: 4 El ordenamiento deberá ser verificado en cada inventario y corregido en caso de anomalía. En caso de encontrarse unidades con riesgo de vencimiento se les colocará un círculo adhesivo rojo junto a la etiqueta, si no lo tuviera. Las unidades con el círculo adhesivo rojo deberán ser registradas en una planilla. Esta planilla deberá incluir: código, nombre comercial, contenido neto, fabricante o importador, número de unidades y fecha de vencimiento. También se verificará la estabilidad y altura de las estibas, el estado de los envases y la existencia de pérdidas. En caso de envases con defectos menores (sin riesgo de pérdidas y con etiqueta legible), se colocarán al frente de la pila para priorizar su venta, luego de las unidades con riesgo de vencimiento. En caso de unidades con defectos mayores (con riesgo de pérdida o con etiqueta ilegible), luego de inventariados deberán ser separados y se tramitará con el proveedor el recambio del producto o la reposición de la etiqueta, conservando la fecha de vencimiento original. En forma provisoria o de no conseguirse etiqueta, se colocará una fotocopia de la misma o en última instancia un cartel de identificación que incluya nombre comercial, contenido neto, función, categoría toxicológica, fabricante, número de registro del MGAP y fecha de vencimiento. En caso de envases con pérdidas deberá realizarse el reenvasado, la limpieza y descontaminación utilizando los elementos de protección personal y procedimientos recomendados, y teniendo en cuenta que los productos puros en ambientes cerrados pueden ser extremadamente peligrosos. Finalizado el inventario físico: 1º.-Evaluar la diferencia entre el stock del sistema y el stock real. En caso de diferencia, esta se registrará en el listado con un signo de más si la cantidad inventariada es mayor a la que figura en el sistema y con un signo de menos en caso contrario. 2º.-Dar de alta los códigos de plaguicidas vencidos que fueran necesarios. 3º.-Realizar los documentos de alta y baja de mercadería e ingresarlos al sistema. 4º.-Imprimir un listado resumen de los ajustes de stock realizados para verificarlos con el listado del inventario físico. 5º.-Realizar los ajustes necesarios en caso de error e imprimir un listado resumen de los mismos. 6º.-Gestionar con los proveedores la reposición de las unidades con riesgo de vencimiento. 7º.-Notificar por correo electrónico a todos los responsables de ventas de COPAGRAN, la existencia de los productos con riesgo de vencimiento, para posibilitar su canalización a través de todos los locales de ventas.
PÁGINAS: 5 El listado utilizado durante el inventario físico junto con los listados de los ajustes realizados y la planilla de plaguicidas con riesgo de vencimiento deberá conservarse al menos durante un año en una carpeta destinada a los inventarios. 3.- Prevención de vencimientos. Para evitar el vencimiento de plaguicidas deberán adoptarse medidas tanto en la aceptación de mercadería que ingresa, como en la selección de la mercadería que se despacha. No se aceptarán plaguicidas con fecha de vencimiento en la zafra en curso, salvo que se verifique alguna de las siguientes condiciones: a) la mercadería ya esté vendida a un productor y este ha manifestado que la acepta en esas condiciones. b) el proveedor se compromete por escrito (por correo electrónico o fax por ejemplo) a reponer la mercadería en caso de vencimiento, indicando nombre del producto, contenido neto, cantidad de envases y lote de fabricación. El registro de estos compromisos deberá conservarse hasta la venta o reposición de la mercadería. No se aceptarán plaguicidas con fecha de vencimiento en la zafra siguiente, cuando la vida útil total del plaguicida sea de dos años o más, salvo que la rotación del producto asegure su venta en la zafra corriente o cuando exista un compromiso del proveedor de reponer la mercadería en caso de vencimiento, en la forma indicada anteriormente. Al almacenar la mercadería recibida o al realizar cualquier reordenamiento de los plaguicidas en el depósito, deberá colocarse adelante la mercadería de más próximo vencimiento y los envases con defectos menores. Para el despacho de mercadería se priorizarán aquellos envases con fecha de vencimiento más próxima. De haber envases con defectos menores, se priorizarán estos cuando no haya envases con riesgo de vencimiento. Siempre que se detecten un producto con riego de vencimiento sin el círculo adhesivo rojo: 1º.- Colocar el círculo adhesivo rojo junto a la etiqueta. 2º.- Registrarlo en la planilla correspondiente del último inventario 3º.- Gestionar su reposición con el proveedor. 4º.- Notificar por correo electrónico a los responsables de ventas de COPAGRAN, la existencia de esta mercadería.
PÁGINAS: 6 4.- Manejo de plaguicidas vencidos. En general un plaguicida vencido puede gestionarse por distintas vías, pero es conveniente priorizar las alternativas en el orden que se presentan a continuación: 1º.- Gestionar el recambio con el proveedor. 2º.- Evaluar la posibilidad de utilizarlo. Para esto deberá determinarse si mantiene su actividad biológica y si sus propiedades físicas y químicas son adecuadas para la aplicación. Esta avaluación puede obtenerse en algunos casos enviando una muestra al proveedor, pero puede ser costosa. 3º.- Gestionar la devolución al proveedor sin reposición. Un plaguicida que no se puede usar es un problema serio para la Cooperativa. El proveedor sin embargo puede tener los medios para aprovechar el plaguicida mediante su reformulación o recuperación de principios activos. 4º.- Degradar el Plaguicida mediante su aplicación en el suelo. Esto implica una evaluación previa de las tasas de aplicación en función de la velocidad de degradación del plaguicida en el suelo, de su movilidad en el ambiente, de los metabolitos intermedios de la degradación y de las condiciones climáticas. Esta alternativa debe ser evaluada y supervisada por un especialista y deber contar con la autorización de la Dirección Nacional de Medio Ambiente. 5º.- Enviar los plaguicidas vencidos a una empresa que cuente con un sistema de tratamiento o disposición final habilitado. Estos pueden ser incineradores de desechos peligrosos, hornos de Clinker, plantas de tratamiento fisicoquímico y biológico, o rellenos de seguridad 2. En el caso que el destinatario sea una empresa del exterior del país, el trámite será complejo, costoso y será necesario cumplir con las exigencias del Convenio de Basilea. Para viabilizar esta alternativa sería necesario implementarla en forma coordinada con otras empresas y con el apoyo de la Dirección Nacional de Medio Ambiente. Solo se justifica para cantidades importantes, en general mayores a una tonelada. 6º.- Acondicionar los plaguicidas vencidos para su almacenamiento prolongado. 2 Al momento de elaboración del presente documento solo existe como posibilidad potencial de destino final el horno de Clinker de la Compañía Uruguaya de Cemento.
PÁGINAS: 7 Si la aplicación de ninguna de las alternativas anteriores (1 a 5) es probable dentro de los 12 meses siguientes, los plaguicidas vencidos deben acondicionarse previendo un almacenarse prolongado. Esto implica: a) Reenvasar los productos siguiendo el procedimiento correspondiente cuando el envase original tenga pérdidas o tenga riesgo de tenerlas por estar muy deformado, oxidado o degradado. b) En caso de derrames o pérdidas, limpiar las superficies contaminadas según el procedimiento correspondiente. c) Identificar claramente el producto cuando la etiqueta esté despegada, dañada, manchada o borrada. Para esto, si es necesario, colocar una etiqueta nueva, una fotocopia de la misma o en última instancia confeccionar una etiqueta de identificación que incluya: nombre comercial, contenido neto, función, categoría toxicológica, fabricante, número de registro del MGAP y fecha en la que venció. La etiqueta debe quedar perfectamente pegada al envase. Es fundamental mantener identificados los productos para posibilitar su posterior tratamiento y disposición final. d) Trasladar los productos con las precauciones debidas al depósito o a la ubicación dentro del mismo depósito destinado a plaguicidas vencidos en almacenamiento prolongado. e) Verificar al menos cada 6 meses el estado de los plaguicidas vencidos almacenados en estas condiciones para limpiar derrames, realizar reenvasados o reetiquetar envases cuando corresponda. Algunos plaguicidas organoclorados han sido prohibidos por su alta peligrosidad y su existencia debe ser notificada a la Dirección Nacional de Medio Ambiente para coordinar con este organismo su destino. Estos plaguicidas son: Aldrín, Dieldrín, Clordano, Endrín, Heptacloro, Hexaclorobenceno, Mirex, Toxafeno y DDT
PÁGINAS: 8 Elabora Revisa Aprueba Firma Firma Firma Fecha Fecha Fecha Planilla de distribución FILIAL NOMBRE FIRMA