Inventario físico/ Recuento y ajuste de inventario (137)

EHP6 for SAP ERP 6.0 Marzo 2012 Español Inventario físico/ Recuento y ajuste de inventario (137) Documentación de proceso empresarial SAP AG Dietmar-Hopp-Allee 16 69190 Walldorf Alemania

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Iconos Icono Significado Advertencia Ejemplo Nota Recomendación Sintaxis Procesos Externos Proceso de Negocio Alternativa / Decisión Elección Convenciones tipográficas Estilo de escritura Texto de ejemplo Texto de ejemplo TEXTO DE EJEMPLO Texto de ejemplo TEXTO DE EJEMPLO Descripción Palabras o caracteres que aparecen en la pantalla. En este grupo se incluyen los nombres de campo, los títulos de pantalla, los pulsadores, así como los nombres de menú, las vías de acceso y las opciones. Referencias cruzadas a otros documentos. Palabras o frases que se quieren poner de relieve en el texto, los títulos de los gráficos y las tablas. Nombres de elementos del sistema. En este grupo se incluyen los nombres de informe, nombres de programa, códigos de transacción, nombres de tabla y palabras clave de un lenguaje de programación, cuando forman parte de un texto, por ejemplo, SELECT e INCLUDE. Salida en pantalla. En este grupo se incluyen los nombres de fichero y directorio, sus vías de acceso, mensajes, código fuente, nombres de variables y parámetros, así como nombres de herramientas de base de datos, actualización e instalación. Teclas del teclado, por ejemplo, teclas de funciones (como F2) o la tecla INTRO. Texto de ejemplo Entrada exacta del usuario. Palabras o caracteres que el usuario introduce en el sistema tal y como aparecen en la documentación. <Texto de ejemplo> Entrada variable del usuario. Los corchetes indican que estas palabras y caracteres se sustituirán por las entradas pertinentes. SAP AG Página 3 de 17

Contenido 1 Objetivo... 5 2 Requisitos... 5 2.1 Datos maestros y datos organizativos... 5 2.2 Condiciones empresariales... 7 2.3 Roles... 7 3 Tabla de resumen del proceso... 8 4 Etapas del proceso... 9 4.1 Creación de documentos de inventario... 9 4.2 Impresión de documentos de inventario... 10 4.3 Ejecución del recuento de inventario... 11 4.4 Registro del recuento de inventario... 11 4.5 Lista de diferencias de recuento... 13 4.6 Recuento de inventario... 14 4.7 Contabilización de diferencias... 15 5 Apéndice... 16 5.1 Anulación de etapas del proceso... 16 5.2 Supuestos / Consideraciones de diseño... 16 5.3 Informes SAP ERP... 16 5.4 Formularios utilizados... 17 5.4.1 Documento de inventario... 17 SAP AG Página 4 de 17

Inventario físico / Recuento y ajuste de inventario 1 Objetivo En este escenario se muestra el proceso periódico para efectuar los ajustes necesarios del stock en almacén, después de un recuento de inventario físico. El proceso empieza con la generación de las listas de recuento de inventario necesarias. Aquí se pueden bloquear materiales para la contabilización durante el inventario físico. Una vez impresas las listas de inventario, se realiza el recuento de inventario real para los materiales especificados. A continuación, el resultado del recuento se introduce en el sistema y se revisa cualquier discrepancia con las cantidades del sistema. Se puede volver a efectuar el recuento de inventario hasta que se acepten los recuentos finales y se registren las diferencias de inventario. 2 Requisitos 2.1 Datos maestros y datos organizativos Valores estándar de SAP Best Practices En la fase de implementación se han creado datos maestros y datos organizativos esenciales en su sistema ERP tales como los datos que reflejan la estructura organizativa de su empresa y los datos maestros adecuados para su centro operativo, por ejemplo, datos maestros para materiales, proveedores y clientes. Estos datos maestros generalmente consisten en valores propuestos estandarizados de SAP Best Practices y le permiten seguir las etapas del proceso de este escenario. Datos maestros adicionales (valores propuestos) Puede probar el escenario con otros valores propuestos de SAP Best Practices que tengan las mismas características. Verifique su sistema SAP ECC para averiguar si existen otros datos maestros de material. Utilización de datos maestros propios También puede utilizar valores personalizados para cualquier material o datos organizativos para los que haya creado datos maestros. Para obtener más información de cómo crear datos maestros, véase la documentación Procedimiento de Datos Maestros. Utilice los siguientes datos maestros en las etapas de proceso que se describen en este documento: SAP AG Página 5 de 17

Fabricación / Comercialización Centro de producción Datos maestros Valor Detalles de datos maestros Material H10 Material comercial, planificación de PD, sin nº de serie, sin lote, operación con terceros Comentarios Material H11, H12 Material comercial, planificación de PD, sin nº de serie, sin lote Material H13 Material comercial, planificación de necesidades por punto de pedido, sin nº de serie, sin lote, operación con terceros Material H20 Material comercial, planificación de necesidades por punto de pedido, nº de serie, sin lote Material H21 Material comercial, planificación de necesidades por punto de pedido, sin nº de serie, lote Material H22 Material comercial, planificación de necesidades por punto de pedido, sin nº de serie, lote (vencimiento) Material S25 Material semielaborado, planificación de PD, sin nº de serie, sin lote Contenedor de tinta (aprovisionado parcialmente) Material R124 Materia prima, planificación de necesidades por punto de pedido, sin nº de serie, sin lote Eje redondo de acero Material R12, R13, R14, R16, R17. R18, R20, R27, R31, R128 Material R15, R19, R122 Materia prima, planificación de PD, sin nº de serie, sin lote Planificación de PD, sin nº de serie, lote Centro: 1000 Almacén: 1050 Almacenes (Lean WM) Se crea stock mediante SAP Baseline Package. Para imprimir la lista de recuento de inventario, el formulario SAPscript INVENT debe estar en su lugar. SAP AG Página 6 de 17

2.2 Condiciones empresariales El proceso empresarial descrito en la Documentación de proceso empresarial forma parte de una cadena mayor de procesos o escenarios empresariales integrados. Por tanto, debe haber completado los siguientes procesos y cumplir las siguientes condiciones empresariales antes de comenzar con este escenario: Condición empresarial Ha completado todos los pasos descritos en la Documentación de proceso empresarial Etapas del proceso preliminares (154). Estas etapas del proceso incluyen el paso Transferencia del periodo MM al periodo actual. Lleve a cabo esta actividad si el período MM del sistema no está definido como período actual. Normalmente, esta actividad se debe realizar una vez al mes. Para ejecutar este escenario, los materiales deben estar disponibles en stock. Si se utilizan mercancías (HAWA) se puede: 2.3 Roles Utilización ejecutar el Proceso de aprovisionamiento sin gestión de calidad (130) o crear stock mediante la transacción MIGO (para obtener información detallada, consulte el capítulo Pasos preliminares). Escenario Etapas del proceso preliminares (154) Aprovisionamiento sin gestión de calidad (130) Los siguientes roles se deben haber instalado para probar este escenario en el SAP Netweaver Business Client (NWBC). Los roles de la Documentación de proceso empresarial se deben asignar al usuario o usuarios que prueben este escenario. Estos roles no son necesarios si no se está utilizando la interface NWBC, sino el SAP GUI estándar. Requisitos SAP AG Página 7 de 17

Los roles de usuario se han asignado al usuario que está probando este escenario. Rol de usuario Nombre técnico Etapa del proceso Empleado (Uso Profesional) Gerente de almacén SAP_NBPR_EMPLOYEE_S SAP_NBPR_WAREHOUSEMA NAGER_M La asignación de este role es necesario para la funcionalidad básica. MI31 Creación de documentos de inventario, MI21 Impresión de documentos de inventario, MI11 Indicación del recuento de inventario, MI04 Ejecución del recuento de inventario, (actividad manual Recuento) MI20 Lista de diferencias de recuento 3 Tabla de resumen del proceso Nombre del paso Creación de documentos de inventario Impresión de documentos de inventario Ejecución del recuento Introducción del recuento Lista de diferencias de recuento Recuento de inventario Contabilización de diferencias Referencia de proceso externo Condición empresarial Función Encargado de almacén Encargado de almacén Encargado de almacén Encargado de almacén Encargado de almacén Encargado de almacén Encargado de almacén Código de transacci ón MI31 MI21 MI04 MI20 MI11 MI20 Resultados esperados El sistema genera documentos de inventario. El sistema genera una lista de recuento de inventario, se imprimen los documentos. Se introducen los recuentos. El sistema genera un informe sobre las diferencias de recuento. Se ha creado un nuevo documento de inventario. Se contabilizan las diferencias. SAP AG Página 8 de 17

4 Etapas del proceso 4.1 Creación de documentos de inventario Procedimiento 1. Acceda a la transacción mediante una de las siguientes opciones de navegación: Opción 1: interface gráfica de usuario SAP (SAP GUI) Menú SAP ECC Código de transacción Logística Logistics Execution Procesos dentro de almacén Inventario En la gestión de stocks Documento para inventario Crear Mediante juego datos batch input Sin stock especial MI31 Opción 2: SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC) mediante rol de usuario Rol de usuario Menú NWBC Gerente de almacén (SAP_NBPR_WAREHOUSEMANAGER_M) 2. En la pantalla inicial, indique los valores siguientes: Nombre de campo Gestión de almacenes Control almacén Resultados de recuento de inventario Batch input: Crear doc invent. Acciones y valores de usuario Material Cualquier material (por ejemplo, H11) Centro 1000 Almacén Esta entrada es opcional; por ejemplo, 1050 Materiales con petición de borrado Seleccionar datos y emitir log Fecha planif. recuento según stock Solo materiales con stock cero Tipos de stocks Fijar bloqueo de conta Referencia inventario Desmarcar <hoy> Pulsador dejar los valores propuestos Indique un valor para enlazar los documentos creados mediante esta transacción SAP AG Página 9 de 17

En la pantalla inicial, se puede utilizar la clase de material y el grupo de materiales para restringir la lista de materiales. 3. Seleccione Ejecutar. 4. En la pantalla siguiente, seleccione los materiales a recontar o Marcar todo, si se deben recontar todos los materiales. 5. Seleccione Crear documentos. Anote el número de documento creado aquí:. Resultado El sistema genera documentos de inventario. 4.2 Impresión de documentos de inventario Procedimiento Opción 1: interface gráfica de usuario SAP (SAP GUI) 1. Acceda a la transacción mediante una de las siguientes opciones de navegación: Menú SAP ECC Código de transacción Logística Logistics Execution Procesos dentro de almacén Inventario En la gestión de stocks Documento para inventario Imprimir lista de inventario MI21 2. En la pantalla inicial, indique los valores siguientes: Nombre de campo Documento para inventario Centro 1000 Acciones y valores de usuario El número de documento, normalmente propuesto por el sistema Almacén Esta entrada es opcional (por ejemplo, almacén 1050) Referencia invent Indique el valor creado en la sección 1 3. Seleccione Ejecutar. 4. En la pantalla Imprimir, seleccione la impresora para los documentos y Salida Inmediata Opción 2: SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC) mediante rol de usuario 1. Acceda a la transacción de la siguiente manera: Rol de usuario Gerente de almacén SAP AG Página 10 de 17

Menú NWBC (SAP_NBPR_WAREHOUSEMANAGER_M) Gestión de almacenes Control almacén Resultados de recuento de inventario 2. Seleccione la consulta activa Todos en la categoría Pendientes 3. Seleccione el documento creado en la etapa previa y elija Visualizar documento para inventario 4. Seleccione Imprimir. 5. En la ventana de diálogo Imprimir, seleccione Imprimir inmediatamente y elija Imprimir. Resultado El sistema genera una lista de recuento de inventario y se imprimen los documentos. 4.3 Ejecución del recuento de inventario Periódicamente, una persona del almacén ejecuta el recuento de inventario (actividad manual). 4.4 Registro del recuento de inventario Procedimiento Antes de registrar el recuento de inventario, se puede verificar la situación de stock para el material, en la transacción MMBE. Opción 1: interface gráfica de usuario SAP (SAP GUI) 1. Acceda a la transacción mediante una de las siguientes opciones de navegación: Menú SAP ECC Código de transacción Logística Gestión de materiales Inventario Recuento de invent. Registrar MI04 2. En la pantalla Entrar recuento inventario: Acceso:, indique los valores siguientes y seleccione Continuar: Nombre de campo Documento Inventario Ejercicio Fecha de recuento Acciones y valores de usuario El número de documento, normalmente propuesto por el sistema Año en curso Cámbiela si difiere de la fecha actual. SAP AG Página 11 de 17

3. En la pantalla Entrar recuento inventario XXX: Tratamiento Colectivo, indique los valores siguientes: Nombre de campo Cantidad RC Acciones y valores de usuario Introduzca una cantidad Selecciónelo sólo si el recuento es cero Si el material está sujeto a gestión por lotes, aquí se mostrará el lote 4. Si se encuentra un material que no se menciona en la lista de inventario impresa, se puede añadir como nueva partida individual. 5. Seleccione Grabar. Si el material está sujeto a gestión por lotes, también se debe indicar el lote. Opción 2: SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC) mediante rol de usuario 1. Acceda a la transacción de la siguiente manera: Rol de usuario Gerente de almacén (SAP_NBPR_WAREHOUSEMANAGER_M) Menú NWBC Gestión de Almacenes Control Almacenes Resultados de recuento de inventario 2. Seleccione la consulta activa Todos en la categoría Pendientes 3. Seleccione el documento creado en la etapa previa y elija Registrar Recuento 4. En la pantalla Entrar recuento inventario XXX: Tratamiento Colectivo, indique los valores siguientes: Nombre de campo Cantidad RC Acciones y valores de usuario Introduzca una cantidad Selecciónelo sólo si el recuento es cero Si el material está sujeto a gestión por lotes, también se debe indicar el lote. 5. Si se encuentra un material que no se menciona en la lista de inventario impresa, se puede añadir como nueva partida individual. 6. Seleccione Grabar. Si el material está sujeto a gestión por lotes, también se debe indicar el lote. SAP AG Página 12 de 17

Resultado Se introducen los recuentos. Se revisa la lista de recuento de inventario. Opción A: Si no se acepta el recuento, continúe con el paso siguiente. Opción B: Si se acepta el recuento, vaya al paso Contabilización de diferencias. 4.5 Lista de diferencias de recuento Procedimiento Opción 1: interface gráfica de usuario SAP (SAP GUI) 1. Acceda a la transacción mediante una de las siguientes opciones de navegación: Menú SAP ECC Código de transacción Logística Logistics Execution Procesos dentro de almacén Inventario en la gestión de stocks Documento para inventario Diferencia List. diferencias MI20 2. En la pantalla inicial, indique los valores siguientes: Nombre de campo Centro 1000 Documento Inventario 3. Seleccione Ejecutar. Acciones y valores de usuario Indique el número de documento de inventario, si no lo propone el sistema Opción 2: SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC) mediante rol de usuario 1. Acceda a la transacción mediante una de las siguientes opciones de navegación: Rol de usuario Menú NWBC Gerente de almacén (SAP_NBPR_WAREHOUSEMANAGER_M) Gestión de almacenes Control almacén Resultados de recuento de inventario 2. Seleccione la consulta activa Todos en la categoría Pendientes 3. Seleccione el documento creado en las etapas previas y elija Visualizar Listas de Diferencias. Resultado El sistema crea un informe de las diferencias de recuento, que se puede imprimir en caso necesario. SAP AG Página 13 de 17

4.6 Recuento de inventario Utilización Este paso sólo es necesario si el controlador o responsable de almacén decide recontar un material. Procedimiento Opción 1: interface gráfica de usuario SAP (SAP GUI) 1. Acceda a la transacción mediante una de las siguientes opciones de navegación: Menú SAP Código de transacción Logística Logistics Execution Procesos dentro de almacén Inventario En la gestión de stocks Resultados recuento Efectuar nuevo recuento MI11 2. En la pantalla inicial, indique los valores siguientes y seleccione Continuar: Nombre de campo Documento Inventario Fecha de recuento Acciones y valores de usuario 3. Seleccione los materiales para recontar y elija Grabar. Indique el número de documento de inventario Cámbiela si difiere de la fecha actual. 4. Vuelva a la sección Impresión de documentos de inventario, y continúe. Opción 2: SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC) mediante rol de usuario 1. Acceda a la transacción de la siguiente manera: Rol de usuario Gerente de almacén (SAP_NBPR_WAREHOUSEMANAGER_M) Menú NWBC Gestión de Almacenes Control almacén Resultados de recuento de inventario 2. Seleccione la consulta activa Todos en la categoría Pendientes 3. Seleccione el documento creado en las etapas previas y elija Iniciar Recuento 4. Seleccione los materiales que desea contar de nuevo y elijar Grabar. 5. Vuelva a la sección Impresión de documentos de inventario, y continúe Resultado Se ha creado un nuevo documento de inventario. SAP AG Página 14 de 17

4.7 Contabilización de diferencias Utilización Una vez que el responsable de almacén ha revisado el recuento, el encargado de almacén puede contabilizar las diferencias de recuento del inventario. Procedimiento Opción 1: interface gráfica de usuario SAP (SAP GUI) 1. Acceda a la transacción mediante una de las siguientes opciones de navegación: Menú SAP ECC Código de transacción Logística Gestión de materiales Inventario Diferencia List. diferencias MI20 2. En la pantalla inicial, indique los valores siguientes: Nombre de campo Centro 1000 Documento Inventario 3. Seleccione Ejecutar. Acciones y valores de usuario Indique el número de documento de inventario, si no lo propone el sistema 4. En la pantalla Listado de diferencias de inventario, seleccione los documentos relevantes y elija Contabilizar Diferencias 5. En la pantalla siguiente, seleccione Grabar para cada documento relevante. Opción 2: SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC) mediante rol de usuario 1. Acceda a la transacción de la siguiente manera: Rol de usuario Gerente de almacén (SAP_NBPR_WAREHOUSEMANAGER_M) Menú NWBC Gestión de Almacenes Control Almacenes Resultados de recuento de inventario 2. Seleccione la consulta activa Todos en la categoría Pendientes 3. Seleccione el documento creado en las etapas previas y elija Visualizar Lista de Diferencias. 4. En la pantalla List a de Diferencias de Inventario, seleccione los documentos relevantes y elija Contabilizar Diferencia 5. En la siguiente pantalla, seleccione Grabar para cada uno de los documentos relevantes. Resultado 1. El sistema genera documentos de material, documentos contables y documentos CO. SAP AG Página 15 de 17

2. Contabilizaciones financieras Clave de contabilización 89 / 99 130100 130700 131400 Cuenta Descripción Nota Materias primas Mercaderías Productos semiterminados En función del tipo de material 91 899805 Ingresos por diferencias de inventario 81 562000 Gastos por diferencias de inventario En función de si las diferencias de inventario son positivas o negativas 5 Apéndice 5.1 Anulación de etapas del proceso Para el tratamiento de las anulaciones, consulte la sección Recuento de inventario. Los errores en la introducción de datos también se pueden corregir realizando todo el proceso de nuevo. 5.2 Supuestos / Consideraciones de diseño A causa del tiempo transcurrido entre un movimiento de material y la contabilización de ese movimiento, existe una discrepancia a corto plazo entre el stock real del almacén y stock teórico. Para evitar una discrepancia de este tipo durante el inventario, se pueden bloquear los materiales para la contabilización durante el inventario. El escenario de recuento y ajuste del inventario no bloquea los materiales, puesto que este paso sólo es necesario si se tuvieran que realizar recuentos de inventario durante operaciones normales. En caso necesario, se puede definir un bloqueo de contabilización de las siguientes dos maneras: Bloqueando los materiales relevantes al introducir el documento de inventario. Se recomienda en el caso de que se cree el documento de inventario inmediatamente antes del recuento. Bloqueando los materiales relevantes más tarde, modificando el documento de inventario contabilizado. Se recomienda en el caso de que no se cree el documento de inventario inmediatamente antes del recuento. El bloqueo de contabilización se cancela automáticamente al contabilizar los resultados del recuento para el documento de inventario. 5.3 Informes SAP ERP Utilización SAP AG Página 16 de 17

En la tabla siguiente, se proporciona una lista de los informes que se utilizan con más frecuencia que le ayudarán a obtener información adicional sobre este proceso empresarial. Encontrará descripciones detalladas de cada informe en los siguientes documentos de MPE que recopilan todos los informes importantes: Contabilidad financiera: Informes SAP ERP para contabilidad (221) Procesos logísticos: Informes SAP ERP para logística (222) Tenga en cuenta que las descripciones de determinados informes que son parte indispensable del flujo del proceso pueden estar ubicadas directamente en la sección a la que pertenecen. Informes Título del informe Código de transacción Comentarios Resumen de stocks MMBE Se visualiza una lista de stock. Stocks en Almacén MB52 Se visualiza una lista de stock de almacén Documentos de material MB51 Una lista de los documentos de material que se contabilizan para uno o más materiales. Documentos contables para material Documentos de material con motivo de movimiento MR51 MBGR 5.4 Formularios utilizados Utilización Una lista de documentos contables. Una lista de movimientos de mercancías. En determinadas actividades de este proceso empresarial se han utilizado formularios. En la tabla siguiente se proporciona información acerca de estos formularios. 5.4.1 Documento de inventario Nombre común del formulario Tipo de formulario Utilizado en la etapa del proceso Tipo de salida Nombre técnico Inventario físico SAPscript Paso 4.2 YB_INVENT SAP AG Página 17 de 17