Orientación Técnica y Metodológicas Compromisos de Gestión 2014 La finalidad de este documento es dar a conocer los principales aspectos técnicos y las directrices a través de los cuáles será evaluado el Compromiso de Gestión Elabora Revisa Aprueba Profesional Depto. Gestion de Analista Departamento Gestión de la Jefe/a Referente Técnico Recursos Humanos Información Natalia Díaz Nuñez Ma.Victoria Poblete. Natalia Oltra Hidalgo Última actualización: 12/ 12 / 2013
Tabla de Contenido I. Introducción... 3 II. Orientación técnica.... 4 III. Objetivo General... 4 IV. Objetivos Específicos... 4 1. Nombre del indicador... 4 2. Consideraciones Técnicas... 4 3. Definiciones y terminología.... 6 4. Orientación Metodológica.... 1 Página 2
I. Introducción. Los Servicios de Salud y su Red Asistencial, cuentan con una serie de recursos de distinta naturaleza que le permiten alcanzar sus objetivos organizacionales y sanitarios. Sin embargo, existe un tipo de recurso que se diferencia de los demás por su capacidad creadora de valor: el funcionario. Las personas son el único factor dinámico de las organizaciones, pues ellas tienen la inteligencia que vivifica y dirige cualquier institución. La calidad de los funcionarios de una organización, sus conocimientos, habilidades, su entusiasmo y satisfacción en sus cargos y su iniciativa por generar riquezas repercuten con fuerza en la productividad, el servicio al cliente, la reputación y el nivel de competitividad de la organización 1. Los días de trabajo perdidos debido a la ausencia del personal que se encuentra con problemas de salud, afecta la gestión integral del servicio que se presta a la población. La falta de personal conlleva la sobrecarga de trabajo del resto de los funcionarios, el deterioro de la oferta en salud y de la calidad de la atención, entre los efectos más visibles. En ese sentido, para el logro de los objetivos de calidad, continuidad y oportunidad de la atención al usuario, familia y comunidad, se requiere contar con equipos de salud comprometidos y motivados, en ambientes laborales saludables y participativos. Por ello, intervenir en las condiciones y ambientes laborales, traerá consigo un capital humano satisfecho, comprometido y motivado que entrega una atención de salud más eficiente y efectiva orientada al usuario. Por lo anterior, para esta Subsecretaría es imperativo que los Servicios de Salud adopten estrategias que permitan, dentro del ámbito de sus competencias, mejorar las condiciones que afectan la salud de sus funcionarios y, apoyar y acompañar a los funcionarios que se encuentran con problemas de salud. Bajo el concepto de que en Salud somos personas cuidando personas, nos obliga a generar ambientes laborales saludables que favorezcan el bienestar integral de los funcionarios abarcándolo desde una perspectiva biopsicosocioambiental. En ese sentido, este Compromiso de Gestión de continuidad pretende apoyar a los equipos locales en esta responsabilidad, dándole orientaciones y respaldo técnico a las gestiones que como institución se han definido para mejorar la calidad de vida laboral de sus funcionarios, lo que incidirá positivamente en la disminución los índices de ausentismo por licencia médica curativa del Sector. 1 Chiavenato, Idalberto. Administración de Recurso Humano. Quinta edición. Colombia. Mc Graw-Hill.2001. Página 3
II. Orientación técnica. III. Objetivo General Disminuir el índice de ausentismo por licencia médica curativa de los funcionarios pertenecientes al SNSS fortaleciendo la gestión interna, especialmente en las áreas que se ven mayormente afectadas. IV. Objetivos Específicos a) Contar con planes de acción que permitan mejorar las condiciones laborales del personal, que repercuten en la salud física y mental de los funcionarios. b) Apoyar y acompañar a aquellos funcionarios que se encuentren afectados en su salud. c) Lograr en el sector una eficiente gestión del ausentismo por licencia médica curativa. d) Disminuir el número de días de ausentismo del personal por licencias médicas curativas durante el año 2014. 1. Nombre del indicador 1.- Porcentaje de índice de ausentismo por licencia médica curativa en los Servicios de Salud. 2. Consideraciones Técnicas Con el objeto de apoyar el éxito de este compromiso se ha emitido con fecha 11 de septiembre 2012, la Norma General Administrativa Nº 22, que dispone entre sus orientaciones la conformación de una Comisión Ministerial, compuesto por profesionales de la División de Gestión y Desarrollo de las Personas y dos profesionales del Departamento de Gestion Financiera que actuará como apoyo técnico a los equipos locales encargados de este Compromiso. Asimismo, esta norma establece la figura de un referente técnico que será contraparte en cada Servicio de Salud, siendo responsable de: Coordinar el trabajo de los Comité locales Consolidar trimestralmente la información y remitirla al Ministerio Mantener en resguardo los respaldos del cumplimiento del compromiso Mantener en resguardo los respaldos del cumplimiento de los Planes de Intervención. Página 4
Como una forma de estandarizar la gestión de los Servicios de Salud en esta materia, este año se ha considerado pertinente evaluar el Plan de Trabajo base que deberá contener acciones mínimas a realizar durante el año 2014, tanto para la comisión central (establecimiento dirección), como para los establecimientos dependientes (comisiones locales) los que serán definido por la Comisión de Ausentismo Ministerial. Sin perjuicio de que, cada Servicio y sus Establecimientos Dependientes puedan incorporar a estos Planes otras acciones que a su juicio, considerando su diagnóstico local, serán necesarios implementar de acuerdo a su realidad local. Finalmente, Para el adecuado seguimiento y evaluación de este compromiso se han considerado cortes trimestrales (marzo, junio, septiembre y diciembre de 2014), para lo que se utilizarán los siguientes indicadores con sus respectivos medios de verificación: Implementación Plan de Intervención: se considera como el 60% de la evaluación total del COMGES. Índice de Ausentismo: se considera como el 40% de la evaluación total del COMGES. (Total de días de ausentismo por Licencia Médica Curativa del período - Total días de ausentismo por LMC de funcionarios excluidos) ((Promedio de Dotación efectiva + promedio de Remplazos y suplencias a la fecha de corte) - (dotación de funcionarios vigentes excluidos)) Los medios de verificación en cada indicador serán los mismos para cada corte, variando sólo los valores de cumplimiento. En el caso del Plan de Intervención se utilizará una plantilla consolidada que contendrá: 1. Nivel de cumplimiento de los planes en cada uno de los establecimientos del Servicio. 2. Listado de los respaldos de cumplimiento del Plan de Trabajo de cada uno de los establecimientos. Estos respaldos no deben ser enviados al nivel central, sino que deberán estar disponibles en cada Subdirección de Recursos Humanos en caso de una Auditoría de la Comisión de Ausentismo Ministerial que realizará aleatoriamente durante el año 2014. 3. En el caso de que en esta Auditoría no se encuentre algún respaldo informado en el respectivo corte, será factor de evaluación con nota mínima. En el caso del índice de Ausentismo el medio de verificación que se utilizará para su evaluación serán los reportes de Qlikview que se obtienen desde SIRH. Finalmente, es necesario señalar que la evaluación de este compromiso considerará la exclusión de funcionarios postulantes al proceso de retiro voluntario 2014 y funcionarios que padecen patologías no gestionables, así como, situaciones excepcionales que pudieran afectar el normal Página 5
comportamiento de los índices trimestrales, las cuales serán informadas oportunamente por cada comisión local y sancionadas por la División de Gestión y Desarrollo de las Personas. 3. Definiciones y terminología. 1.- Índice de ausentismo por licencias médicas curativas: Como se mencionó en el párrafo precedente, al igual que el año 2013 es necesario precisar que la evaluación de este Compromiso de Gestión excluye dos variables que inciden en el índice de Ausentismo y que no son posibles de gestionar por parte de las Comisiones locales, a saber, Funcionarios postulantes al Incentivo al retiro y Funcionarios con enfermedades no gestionables, entendiendo que sobre dichos funcionarios, cualquier medida administrativa que propongan y/o implementen las comisiones locales (gestión de lista de espera, derivación a especialidades al interior de la Red, solicitar evaluaciones de puestos de trabajo, generación de alianzas estratégicas con distintas entidades, visitas domiciliarias, atención es sus Unidades de Salud del Trabajador o equivalente, etc.), no podrán incidir en el reintegro a sus funciones, aumentando el ausentismo local. Se entenderá por: A) Funcionarios con enfermedades no gestionables: funcionarios que padecen enfermedades que cumple con cuatro características copulativas: 1.- Que impide el desempeño laboral de un funcionario. 2.- Sin posibilidad de recuperación. 3.- Asociadas a un reposo permanente (se entenderá como reposo permanente al 50% de ausentismo del periodo que se evalúa) y; 4.- Que están fuera de toda gestión que el Servicio pueda realizar por lo avanzado de la enfermedad. La invitación desde ya hace algunos años es que cada Servicio en su particularidad y realidad local, sea capaz de conocer y tener un diagnóstico de las causas sobre las cuales sus funcionarios se encuentran en una condición médica que no les permita reintegrase a sus. En ese sentido, para la Comisión Ministerial de ausentismo no es posible generar una lista de patologías, pues segmenta y delimita el accionar de cada una de las comisiones locales, por cuanto, la instrucción es que se genere un análisis caso a caso. Las Comisiones Locales deberán procurar que las enfermedades incluidas como no gestionables cumplan las cuatro características enumeradas anteriormente, no pudiendo ser excluyentes. Conforme a lo anterior, si el Servicio de Salud no formaliza su nómina de funcionarios afectados por estas patologías, en los plazos y medios dispuestos, no se aplicará el descuento respectivo. Una vez recibida la planilla que identifica a los funcionarios con estas patologías, será la Comisión Ministerial de Ausentismo la encargada de validar los casos para lo cual existirá uniformidad de criterios para el análisis, evaluación y determinación de los casos definitivos a excluir, de acuerdo a los antecedentes proporcionados por Qlicview. Página 6
Fuente de Información: Archivo Excel con formato tipo que detalla nómina de funcionarios que padecen este tipo de patologías informada por cada referente técnico con información proporcionada por las comisiones de ausentismo locales. Plazo de entrega: Los primeros 5 días de cada mes, mediante correo electrónico al referente ministerial. B) Incentivo al retiro: Considera aquellos funcionarios postulantes al beneficio de retiro en el año 2014 y aquellos beneficiados del proceso 2013 (cuya fecha de renuncia es durante el 2014) siempre que presenten Licencia Médica Curativa en el trimestre de evaluación. Fuente de Información: Nómina Oficial de postulantes al beneficio para cada período de postulación, informada por el Departamento de Gestión de Recursos Humanos (DIGEDEP). Plazo de entrega: Los dispuestos en cada período de postulación al beneficio. Para efectos de definir los conceptos de la fórmula de cálculo de este indicador, se entenderá por: Licencia médica curativa: reposo por enfermedad o accidente común y prórroga de medicina preventiva (Licencias Tipo 1 y 2). Dotación efectiva: promedio trimestral de funcionarios titulares y a contrata, incluyendo funcionarios con calidad de suplentes en cargos titulares vacantes, funcionarios que se encuentran en comisión de servicio y funcionarios que hacen uso de permiso sin goce de remuneraciones. A contar del año 2014, además se deberán incorporar los remplazos y suplencias, todos vigentes al último día del mes de corte. Página 7
4. Orientación Metodológica. Nombre del indicador Forma de calculo Meta por corte Porcentaje de índice de ausentismo por licencia médica curativa en los Servicios de Salud. Implementación Plan de Intervención: Índice de Ausentismo: (Total de días de ausentismo por Licencia Médica Curativa del período - Total días de ausentismo por LMC de funcionarios excluidos) ((Promedio Dotación efectiva + Promedio Remplazos y suplencias a la fecha de corte) - (dotación de funcionarios vigentes excluidos)) Meta Nacional: Alcanzar un índice máximo de 18 días promedio de ausentismo por Licencia Médica Curativa y 80% de cumplimiento del Plan de Intervención. I corte: Índice 3.9 días promedio de ausentismo por Licencia Médica Curativa Ejecución de al menos el 80% de las actividades definidas en el Plan a la fecha de corte II corte: Índice 8.6 días promedio de ausentismo por Licencia Médica Curativa Ejecución de al menos el 80% de las actividades definidas en el Plan a la fecha de corte III corte: Índice 13.5 días promedio de ausentismo por Licencia Médica Curativa Ejecución de al menos el 80% de las actividades definidas en el Plan a la fecha de corte IV corte: Índice 18 días promedio de ausentismo por Licencia Médica Curativa Ejecución de al menos el 80% de las actividades definidas en el Plan a la fecha de corte Periodo control Periodo medición Medios verificación de de de Trimestral Trimestral Los medios de verificación en cada indicador serán los mismos para cada corte, variando sólo los valores de cumplimiento. En el caso del Plan de Intervención se utilizará una plantilla consolidada que contendrá: 1. Nivel de cumplimiento de los planes en cada uno de los establecimientos del Servicio. 2. Listado de los respaldos de cumplimiento del Plan de Trabajo de cada uno de los establecimientos. Estos respaldos no deben ser enviados al nivel central, sino que deberán estar disponibles en cada Subdirección de Recursos Humanos en caso de una Auditoría de la Comisión de Ausentismo Ministerial que realizará aleatoriamente durante el año 2014. 3. En el caso de que en esta Auditoría no se encuentre algún respaldo informado en el respectivo corte, será factor de evaluación con nota mínima. Fuente de la Información En el Caso del Índice que se utilizará para la evaluación los reportes de Qlikview que considera: información ingresada por cada Servicio en el Sistema de Información de Recursos Humanos- SIRH-. Excluidos: información proporcionada por cada referente respecto de sus funcionarios con enfermedades catastróficas y nómina de funcionarios postulantes al Incentivo al retiro. Plan de intervención: Planilla consolidada. Fórmula de cálculo para el cumplimiento Fórmula de cálculo para Evaluación dicotómica, según cumplimiento de meta por corte. Índice: Si cumple meta entonces se evalúa con nota 5 que pondera un 40% de la nota final, si no cumple meta entonces se evalúa con nota 1 que pondera un 40% de nota final. Plan: Si cumple su meta se evalúa con nota 5 que pondera un 60% de la nota final, si no cumple meta entonces se evalúa con nota 1 que pondera un 60%
evaluación. (nota) Observaciones de nota final. SIN OBSERVACIONES Página 2