UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE QUERÉTARO

UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE QUERÉTARO Nombre del proyecto: SISTEMA DE REGISTRO Y CONTROL DE ACTIVOS, ENVÍO DE CORREOS Y CONTROL DE ORDEN DE SERVICIO Empresa: CETERIS CONSULTORES Memoria que como parte de los requisitos para obtener el título de: TÉCNICO SUPERIOR UNIVERSITARIO EN TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN ÁREA SISTEMAS INFORMÁTICOS Presenta: KENNI BERLIN JUAREZ RODRIGUEZ Asesor de la UTEQ Ing. Yolanda Montes Swain Asesor de la Organización Jorge Ismael Gauzín Maldonado Santiago de Querétaro, Qro., Octubre del 2013

Resumen La empresa Ceteris Consultores es la encargada de llevar a cabo la implementación de un Sistema de Registro y Control de Activos, el cual consiste en dar de alta nuevos productos, así como depreciar su valor o incrementarlo si recibe alguna mejora,darlo de baja cuando es vendido y mostrar el detalle de venta de los productos.la empresamulti-intermational-supply (MIS) es la que solicita dicho sistema a Ceterispara lleva el control de activos, ya que anteriormente esto lo realizaba en un sistema desarrollado en Access el cual actualmente no tiene la suficiente capacidad para soportar múltiples usuarios y correr en cualquier plataforma. Debido a esto, la empresa MIS qué se dedica a vender maquinaria pesaday que está en crecimiento decide contratar a Ceteris Consultores para desarrollar su sistema basada en los productos de Oracle. MIS para la realización de su proyecto, manda un archivo de su base de datos a Ceterisy le pide que el nuevo sistema tenga la lógica de negocio, que sea fácil de operar y que sea desarrollado con la herramienta de Oracle Application Express(APEX). El segundo proyecto asignado para esta estadía es una pequeña aplicación que permita manda correos a un dispositivo móvil conectado a Internet y que los usuarios tengan dos opciones a elegir para aceptar o rechazar alguna información enviada que no se relevante para su trabajo. Cualquiera de estas dos opciones 2

elegida se guarda en la base de datos, para que posteriormente sea utilizada por los empleados de Ceteris que requieran de dicha información enviada y ver si se llevó a cabo la actividad asignada. Por último, el tercer proyecto es un control de órdenes de servicio. Este sistema es manejado por los jefes de cada área y es desarrollado también para Ceteris. Dicho proyecto tienen como objetivo controlar los proyectos asignados a cada uno de sus consultores. Palabras clave: (Access, Oracle Application Express, Sistema Operativo) 3

Description My advisor is Jorge Gauzin he is a computer systems engineer, and manager of technical support at Ceteris. he is experienced and supportive, he is very serious and kind; he is average height and has short hair. There are two office s located in the same square, one sales office and a general direction, I was in the sales office; it is a hot place, so we had to use fans. It has large windows, and is spacious. 4

Dedicatorias Este proyecto se lo dedico especialmente a mi mamá por su apoyo incondicional, a toda mi familia y a todas aquellas personas que creyeron en mí y me motivaron para salir adelante. 5

Agradecimientos Agradezco al Sr. Carlos Mendoza por darme la oportunidad de elaborar en su empresa, al igual que a las personas que apoyaron en elaboración de este trabajo y a quienes me han ayudado a superarme académicamente y personalmente, estoy muy agradecido por encontrármelos en mi camino. 6

Índice Resumen... 2 Description... 4 Dedicatorias... 5 Agradecimientos... 6 Índice..7 I. INTRODUCCIÓN... 8 II. ANTECEDENTES... 10 III. JUSTIFICACIÓN... 12 IV. OBJETIVOS... 13 V. ALCANCE... 14 VI. ANÁLISIS DE RIESGOS... 15 VII. FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA... 16 VIII. PLAN DE ACTIVIDADES... 19 IX. DESARROLLO DEL PROYECTO... 21 9.1 Control de activos... 21 9.2. Correo... 24 9.3. Control Órdenes de Servicio... 25 X. RESULTADOS OBTENIDOS... 30 XI. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES... 31 XII. BIBLIOGRAFÍA 7

I. INTRODUCCIÓN La empresa Ceteris Consultores facilitó la oportunidad de trabajar con el proyecto Sistema de Registro y Control de Activos, que es desarrollado para la empresamis que es cliente del grupo Ceteris. Este proyecto es importante para la empresa MIS, la cual se dedica a la compra y venta de maquinaria en Estados Unidos. Para la realización de este proyecto es necesario estudiar y entender el entorno de desarrollo de la herramienta de Oracle llamada APEX y una metodología creada por Oracle llamada AMI.Estas herramientas propuestas para dicha aplicación cumplen con el manejo de la información que solicita el cliente. Para la implementación de este trabajo fue necesario analizar los requerimientos del cliente en cuanto a sus activos y del conocimiento profundo de la herramienta APEX para garantizar una implementación exitosa. Otro proyecto a desarrollar dentro de las instalaciones de la empresa, es la implementación de un programa que envía correo y que fue desarrollado para los empleados de la empresa Ceteris. Esta aplicación consiste en seleccionar y rechazar correos que no son relevantes para el empleado y que serán guardar en una base de datos para su uso posterior. 8

También otro proyecto solicitado por Ceteris es la creación de órdenes de servicio.este proyecto fue complicado, ya que se debe de crear automáticamente la orden y esta debe de ser almacenada en una base de datos para que posteriormente se generen reportes por semana que permitan llevar un control de los consultores que participan en un proyecto, el nombre de este, las horas y los costos del mismo. Todo esto también será guardado en una base de datos para que los administrativos puedan llevar un control sobre su personal y los proyectos asignados a cada uno de ellos. 9

II. ANTECEDENTES Actualmente la empresa MISqué se dedica a la compra de maquinaria trabaja sobre una aplicación desarrollada en Access, la cual es utilizada por un solo usuario que cuentacon una plataforma Windows y en la cual, sólo se puede acceder desde una máquina. Esta aplicación de escritorio debido a que no puede compartir la información, no cuenta con seguridad y sobre todo ya no cumple con las necesidades de la empresa necesita ser actualizada para que pueda correr en varias plataformas para compartir la información y que se pueda manejar en forma eficiente y segura. Por este motivo, se ve en la necesidad de contratar los servicios de Ceteris para que le desarrolle un sistema que le permita llevar el control de sus activos de forma eficiente por medio de herramientas y metodologías basadas en Oracle. Ceteris también para hacer mejor uso de sus correos y de la información que le llega a sus empleados, se ve en la necesidad de mejorar el envío de sus mensajes y dejar que los usuarios decidan si son útiles o no para su trabajo, por lo que se crea una mejora que pueda ser utilizada en móviles y que permita la selección de esto en forma eficiente. 10

Otro proyecto asignado durante la estadía es el de crear un Control de Órdenes de Servicios que son requeridos por la empresa, y que deberán ser guardados en una base de datos para posteriormente generar reportes sobre los consultores participantes en los proyectos a su cargo. Estos tres proyectos fueron asignados durante el periodo de estadía y los cuales deben de cumplir con los requerimientos del cliente para un manejo adecuado de la información. 11

III. JUSTIFICACIÓN El control de activos que lleva actualmente la empresa Multi-International Supply (MIS) es sobre una base de datos que está desarrollada en Access de Microsoft, y dado que la empresa ha tenido un crecimiento importante a decidido contratar a CeterisConsultores para el desarrollo de un sistema que tenga mayor soporte y se puedan acceder de manera concurrente a varios usuarios y sea seguro el acceso a la información. Para tal aplicación, se decidió por realizar el desarrollo en APEX ya que es multiplataforma y tiene mayor soporte para el manejo de la interfaz y de la información. También para el manejo de correos de empresa,es necesario crear una aplicación móvil que envié correos a sus empleados en una forma fácil y dejando la opción de aceptar o no el mensaje. Estos mensajes serán guardados en una base de datos para el control de la información enviada. Por último, se realizará un Sistema para el Control de Órdenes de Servicio que también requiere la empresa para el manejo eficiente de los proyectos asignados a sus consultores. En él se reportarán los avances, tiempo que se asignó y costos. Todo esto será almacenado en una base de datos para generar los reportes necesarios para el área de logística de la empresa. 12

IV. OBJETIVOS Los objetivos generales para los tres proyectos son los siguientes: Realizar un sistema que lleve el registro de activos y el control de los mismos con un acceso seguro mediante un usuario y una contraseña. Modificar y almacenar los mensajes enviados a los usuarios de la empresa, los cuales seleccionaran los mensajes que sean necesarios para su trabajo. Crear un sistema de control con acceso a base de datos para las órdenes de servicios y generar su respectivo reporte. 13

V. ALCANCE El proyecto para la empresa MIS consistirá en dar de alta proveedores de maquinaria, proveedores de servicio y clientes. Al dar de alta un nuevo activo se debe escoger el proveedor de una lista desplegable basada en consulta dependiendo de los registros que haya; además se diseñaron disparadores y secuencias para incrementar las llaves foráneas utilizadas por el sistema. Una vez creado el activo, este activo puede sufrir modificaciones los cuales afectan directamente su costototal, también se llevará los controles de baja debido a su venta y el detalla de dicha operación. Se mostrarán en los informes las ganancias y pérdidas de los activos de la empresa. Para el sistema de envío de correos, se va a identificar el dominio de la dirección de correo y sus validaciones para permitir al usuario el aceptar o rechazar el mensaje recibido en forma móvil. También el envío de órdenes de servicio será por medio de iniciar una sección en donde se ingresarán los datos de los servicios que ofrecen los consultores y otros datos relevantes para la empresa. Posteriormente se realizarán reportes semanales sobre dichas órdenes y así poder llevar un control eficiente de las asignaciones realizadas a cada consultor de la empresa. 14

VI. ANÁLISIS DE RIESGOS Los riesgos que se presentan para dichos proyectos son los siguientes: No implementar correctamente la metodología AMI. Los requerimientos del cliente sean rechazados por falta de información o por problemas en cuanto a las herramientas informáticas seleccionadas para la solución del problema. Que los documentos no sean liberados a tiempo por el área de diseño y que el manejo de la herramienta APEX no sea la adecuada. Otro riesgo es que el servidor donde serán alojadas las aplicaciones no cumpla con los requerimientos y que esto pueda atrasar el proyecto unas semanas o meses más de lo contemplado. 15

VII. FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA La herramienta y metodología utilizada por la empresa Ceteris Consultores se describe a continuación: OracleApplication Express o APEX (anteriormente llamado HTML DB) es una herramienta RAD que se ejecuta con una base de datos Oracle. Permite desarrollar prototipos de aplicaciones WEB de forma segura y rápida. En enero de 2006 el nombre de Oracle HTML DB pasó a ser "Oracle Application Express". Oracle Application Express puede instalarse en una base de datos de Oracle 9.2 o superior, y a partir de Oracle 11g será preinstalado junto con la base de datos. La versión 2.1 de APEX se incluyó también en la versión Oracle Express Edition (XE) de la base de datos. APEX es la herramienta que está destinada tanto a usuarios como a desarrolladores. Para los usuarios que tienen limitada o ninguna experiencia en programación APEX les permite crear fácilmente informes, cartas y cargar los datos desde hojas de cálculo y archivos de texto a la base de datos. También permite a los desarrolladores construir rápidamente formularios, informes y desarrollos menos complejos de aplicaciones web centradas en una base de datos. El entorno de desarrollo de APEX es completamente web y permite a los desarrolladores concentrarse en las características y funcionalidades de las aplicaciones, es decir la lógica del negocio y no de los detalles relacionados con la interfaz. 16

Oracle APEX supone la alternativa para el desarrollo de proyectos de alto y bajo coste donde se deben controlar a la perfección los tiempos de desarrollo y donde la presentación de resultados primero por encima de todo. La generación de interfaces de usuario con unos pocos clics del ratón, hace que Oracle APEX permita mostrar al cliente un prototipo funcional del resultado final del sistema en muy poco tiempo. Otra herramienta será de gran valor para la realización del proyecto y terminarlo con los requerimientos del cliente y en los tiempos señalados es la metodología AMI. La metodología de implantación AIM fue desarrollada por Oracle Corporación con el fin de proporcionar a sus consultores una herramienta de control y seguimiento de los proyectos de Implantación de las Aplicaciones Oracle. AIM proporciona las herramientas necesarias para planificar, gestionar y controlar de manera efectiva y eficiente el proyecto durante todas sus etapas hasta completar con éxito la implantación. Los documentos de control de las diferentes fases aseguran la calidad de la información, facilitando la distribución de los conocimientos adquiridos, en este proyecto y en otros muchos ya completados, a todo el equipo de implantación se muestra en la figura 1. 17

Figura 1: muestra las fases del por las que debe de pasar un proyecto usando la metodología AIM La metodología proporciona documentos de control de las diferentes fases que aseguran la calidad de la información, facilitando la distribución no sólo de los conocimientos adquiridos en este proyecto, si no de muchos otros proyectos ya completados, a todo el equipo de proyecto. AIM es una estructura de elementos relacionados. Incluye fases, procesos y tareas: - Una tarea es una unidad de trabajo cuyo resultado es un entregable concreto. Dicho entregable puede tener diferentes formas, como por ejemplo un informe, una planificación, un programa, o el resultado de un grupo de pruebas. - Un proceso es un conjunto de tareas relacionadas e interdependientes con un 18

mismo objetivo. Un proceso se basa generalmente en una disciplina común. - Una fase es una agrupación cronológica de tareas. Proporciona flexibilidad para organizarlas, planificar los principales hitos y entregar el proyecto en los plazos previstos. Los proyectos en AIM se dividen en fases que proporcionan puntos de control para coordinar las actividades que tienen un objetivo común. Durante cada fase del proyecto se ejecutan simultáneamente tareas de distintos procesos. Cada proceso en AIM es un grupo de tareas que tienen un claro objetivo de obtener un producto final y que requieren perfiles similares. Los miembros del equipo de proyecto son asignados normalmente a los diferentes procesos en función de su especialización y conocimientos. Esta metodología ha sido aplicada por Oracle y sus partners a lo largo de los últimos años permitiendo su enriquecimiento a partir de las experiencias de consultores de todo el mundo. VIII. PLAN DE ACTIVIDADES A continuación se muestran el Diagrama de Gantt para la realización de los proyectos asignados. 19

Tabla2: Diagrama de Gantt actividades realizadas durante la estadía 20

IX. DESARROLLO DEL PROYECTO 9.1 Control de activos Este fue el primer proyecto asignado por los directivos de la empresa. Para -.este proyecto fue necesario definir su objetivo, los requerimientos que fueron mandados en un archivo para ser analizado, posteriormente diseñar el sistema y su funcionalidad. Para este trabajo se usó la metodología AIM(ApplicationImplementationMethodology) para desarrollos basados en Oracle que fue lo solicitado por la empresa contratante. En primera instancia se tiene la parte de la seguridad de la aplicación; para iniciar sesión, es necesario registrar el usuario y la contraseña, posteriormente se mostrará una ventana que solicita el usuario y su password, esto se puede ver en la figura 3. Fig. 3 Diseño del logeo para iniciar sesión 21

El diseño de la base de datos relacionar fue modificado varias veces después de presentárselo a los directivos de proyecto, se presentaron durante el diseño varios puntos de vista diferentes los cuales fueron solucionados adecuadamente. La figura 4 muestra el modelo relacional aceptado por el cliente. Fig. 4 Modelo relacional La implementación del proyecto se llevó varios días de investigación, ya que es la primera vez que se utilizaba APEX. La siguiente figura muestra la pantalla principal con la que se empieza a desarrollar en esta herramienta; la instancia es creada en la nube misma en la que se guarda las aplicaciones creadas y los cambios realizados, esto se muestra en la figura 5. 22

Fig. 5 Entorno de desarrollo de APEX Para el ingreso de código PL/SQL y JavaScript se tuvieron varias complicaciones, para realizar cambios y agregar transacciones a un activo se tuvo que realizar un inicio de sesión dependiendo de la opción que se seleccionó. Esto se muestra en la figura 6. Fig. 6 Seleccionar cualquiera de las máquinas para agregar transacciones Por último, se realizaron los cambios que requería la empresa para el manejo de sus productos y del control que necesita llevar de ellos. Se realizaron las pruebas 23

necesarias para entregar el trabajo en tiempo y en forma para la empresa y dar por terminado este primer trabajo asignado. 9.2 Correo El segundo proyecto consiste en enviar correos desde una aplicación móvil. En esta aplicación se tienen dos botones: uno para enviar y otro para aceptar el mensaje, los cuales al ser presionado cualquiera de los dos la información se guarda en una base de datos en Oracle. Lo que acorto el tiempo para crear este proyectofue que APEX cuenta con su propio paquete llamado htmldb_mail. Este paquete trae una interfaz que se puede configurar para crear un formulario y posteriormente llenar los datos del mail, esto se puede ver en la figura 7. Fig. 7 Envío de correo El formulario creado y listo para ser usado se muestra en la figura 8, antes de mandar el correose validan los campos del formulario, si los campos fueron 24

llenados correctamente lo envía y notifica con un mensaje, en caso de error por validación lo notifica en un mensaje al usuario. Fig. 8 Formulario para mandar correo Para verificar el correcto funcionamiento se realizaron una serie de pruebas con los usuarios de la empresa Ceteris para ver que la aplicación no tuviera problemas en su manejo y desempeño. Una vez terminadas las pruebas se dio por aceptado el proyecto por los directivos de la empresa concluyendo en el tiempo señalado. 9.3 Control Órdenes de Servicio El tercer proyecto consiste en llevar el control de las órdenes de servicio de los proyectos asignados a cada consultor de la empresa. En este proyecto, se tiene que 25

llevar el nombre del consultor, las horas asignadas para cada consultor y el precio que se estable por dicho servicio. Este control de las órdenes de servicio se llevaba anteriormente en hoja de Excel, pero debido a la necesidad de compartir la información la empresa se vio en la necesidad de realizar ese mismo control usando APEX. En este proyecto requiere de una librería de APEX que maneja en forma eficiente y segura los servicios asignados para cada proyecto. En la figura 9 se puede ver la creación de una orden de servicio. La realización de las interfaces del usuario son de forma fácil y dejando lugar a la parte más importante que es el manejo de la información. Fig. 9 Formulario para nuevo proyecto La primera barra de navegación que esta al inicio de la figura 9, es un navegador interno de la página. Es este reporte se muestra los proyectos activos, los nombres 26

de los consultores, el costo, las horas fijadas y comentarios que son útiles para los usuarios. Esto se puede ver en la figura 10. Fig. 10 Reporte del personal asignado al proyecto Al dar click en el botón Agregar, se despliega el formulario para dar de alta a nuevo personal (ver figura 11), al insertar los datos y que sean correctos se ejecuta un script PL/SQL que da de alta al nuevo asesor y el proyecto que le es asignado. 27

Fig. 11 Formulario para agregar personal al proyecto Para mostrar diferentes resultados en un reporte,se necesitó de realizar un conjunto de acciones dinámicas las cuales permiten crear reportes con los costos facturables específicos de cada asesor involucrado. De igual manera se despliegan valores para costo y OverHead que se pueden ver en la figura 12 y 13. Fig. 12 Botones para mostrar reportes 28

Fig. 13 Cambio de reporte Una vez terminado este último proyecto, se realizaron las pruebas finales para su aceptación y entrega del mismo a las autoridades de la empresa. 29

X. RESULTADOS OBTENIDOS Los proyectos se terminaron en tiempo y forma gracias a la metodología AMI y a APEX, ya que no es necesario preocuparse tanto en la interfaz, sino en la información que maneja la empresa. Las aplicaciones pueden correr en las plataformas señaladas por los clientes correctamente y la información puede ser compartida y controlada por cada uno de ellos. Para el manejo de correos, estos pueden correr desde cualquier dispositivo que tenga internet y son manejados con facilidad, además el sistema puede a futuro ser mejorado para realizar otras tareas necesarias para los consultores. En control de órdenes de servicio también es otra herramienta que será de gran ayuda a la empresa para llevar el control de sus consultores y de los proyectos asignados a los mismos. Este proyecto aún se le está dando continuidad para mejorar algunos puntos que están siendo tomados en cuenta para el crecimiento de la empresa. 30

XI. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES La metodología AIM es muy buena ya que estructura muy bien la información y tiene un control total sobre el proyecto y exige que se interactúe con el usuario final en su diseño funcional. APEX es una buena herramienta para el desarrollador de aplicaciones ágiles, ya que optimiza mucho los recursos y la seguridad que ofrece es fascinante tanto para la instancia cómo para las aplicaciones desarrolladas. Para el manejo de estas herramientas de Oracle se debe de tener un buen conocimiento del idioma ingles ya que sus tutoriales actualizados solo se encuentran en este lenguaje Se recomienda dar seguimiento a la administración de la base de datos y a futuras mejoras en la interfaz del usuario para agregar datos que sean necesarios para el negocio. 31

XII. BIBLIOGRAFÍA Edward S., Chief C., (2008) Oracle Apex 4.0 Cookbook. Olton. Packt publishing Tim, F., & John, S., & Scott, S. (2011). Pro Oracle Application Express 4 second Editions.New York. Apress 32