FONDO DE EMPLEADOS DEL BANCO DE LA NACIÓN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA ADQUISICIONES DE BIENES Y CONTRATACIÓN DE SERVICIOS Código: 001-UL Fecha: 22/01/ 10 Jefe de División de Finanzas y Contabilidad Jefe Unidad de Asesoría Legal Jefe Unidad de Logística Gerencia Aprobado por: CAFEBAN Sello y Firma Sello y Firma Sello y Firma Sello y Firma Sello y Firma 1. FINALIDAD Describir en forma detallada el proceso de adquisición de bienes y contratación de servicios, a fin de orientar de la mejor manera a las Divisiones y/o Unidades del FEBAN requerientes de los bienes y/o servicios; así como a las Divisiones y Unidades involucradas en la conducción, ejecución y supervisión de estos procesos. 2. OBJETIVOS Establecer los lineamientos logísticos que permitan al FEBAN un adecuado abastecimiento y un flujo normal de sus actividades, para el desarrollo institucional. Definir criterios y condiciones para la adquisición de bienes, insumos y servicios cuyo costo y calidad están dentro de los parámetros establecidos, para lo cual seleccionará proveedores que cumplan con los requisitos de calidad, entrega oportuna, mejor precio y óptimas condiciones de pago. 3. ALCANCE Todas las Divisiones y Unidades del FEBAN están regidas por el presente Manual de Procedimientos de Adquisición de Bienes y Contratación Servicios, salvo la actividad de compra de medicamentos que se regirá por los lineamientos del Manual de Adquisiciones de productos Farmacológicos, así como la adquisición de bienes y servicios que requieran de un Comité Ejecutivo y/o Comisiones especiales. La adquisición y/o contratación de bienes o servicios, respectivamente, deben realizarse de acuerdo a las necesidades del FEBAN, expresadas en los requerimientos de las divisiones y/o unidades, recogidos en el Presupuesto Anual aprobado por la CAFEBAN. 1
4. BASE LEGAL Artículo 13º, Inciso h del Estatuto del Fondo de Empleados del Banco de la Nación, aprobado por Decreto Supremo Nº 487-85-EF. Reglamento de la CAFEBAN, aprobado en sesión Nº 255 del 29 de noviembre de 1995, Capitulo V. 5. PROCEDIMIENTO DE ADQUISICION DE BIENES Y CONTRATACIÓN DE SERVICIOS El FEBAN realiza sus adquisiciones de bienes y/o contrataciones de servicios a través del Comité de Adquisición de Bienes y/o Servicios, de ser el caso y con la aprobación de la División de Finanzas y Contabilidad. En el caso de la Adquisición de Medicamentos estos se encuentran bajo la responsabilidad de los comités constituidos para estos fines (Comité farmacológico). Asimismo, en los casos de los Comités Ejecutivos y/o Comisiones Especiales, la adquisición de los bienes y/o servicios será regido por el procedimiento establecido por los citados comités y/o comisiones. La Unidad de Logística reconoce dos tipos de procedimientos: A) Adquisiciones y/o Contrataciones Presupuestadas y, B) Adquisiciones y/o Contrataciones No Presupuestadas. A. Adquisiciones y/o Contrataciones Presupuestadas.- La Adquisición y/o Contratación Presupuestada es aquella considerada en el Presupuesto Anual, y consta de las siguientes fases: 1. Recepción de los requerimientos de las Divisiones y/o Unidades usuarias; este requerimiento se realiza a través de una solicitud de pedido. 2. La solicitud de pedido debe contener: a. Una descripción detallada de las especificaciones técnicas del objeto a adquirir (parte, pieza, producto o servicio). Si fuera necesario debe ir acompañada por material de soporte (catálogos, diseños, muestras, normas técnicas, etc.) para facilitar la identificación de los productos y los proveedores. b. Precisar el código con el que el producto o servicio se encuentra registrado en la base de datos de compras (de tratarse de un artículo o servicio nuevo se hará la precisión correspondiente para agregarlo a la base de datos de compras). c. Sustentar las razones por las que se debe adquirir el artículo o servicio (señalando su importancia y prioridad, considerando el criterio de austeridad). 2
d. Todo requerimiento de adquisición de bienes y servicios, será previamente aprobado por la División de Finanzas y Contabilidad a fin de tener el sustento presupuestal correspondiente. 3. Todos los requerimientos, contenidos en la solicitud de pedido, deberán de contar con la firma y sello de las jefaturas solicitantes (Jefe de División y/o Jefe de Unidad, de ser el caso). 4. La Unidad de Logística procederá a adquirir el bien o contratar el servicio de acuerdo al menor valor cotizado, de los proveedores convocados respetando las características técnicas del bien o servicio. 5. En caso se decida por el proveedor que no es el de menor cotización, se deberá adjuntar un informe sustentando tal decisión, la misma que deberá ser aprobada por el Comité de Adquisición de Bienes y/o Contratación de Servicios 6. El fraccionamiento de una adquisición de un bien o contratación de servicios con el objeto de evitar la elaboración de cuadros comparativos y/o conformación del Comité de Adquisición de Bienes y/o Contratación de Servicios, constituirá una falta grave sujeta a sanción. 7. Si el bien o servicio es inferior o equivalente a 01 UIT (Unidad Impositiva Tributaria), la Unidad de Logística procederá a efectuar directamente la adquisición del bien o el servicio, previo conocimiento y aprobación de la División de Finanzas y Contabilidad. 8. Si el bien o servicio es mayor a 01 UIT hasta 03 UIT, la Unidad de Logística procederá a elaborar un cuadro comparativo con tres (03) proveedores como mínimo, (extraídos del maestro de proveedores), a fin de determinar la mejor oferta técnica-económica, la que será puesta a conocimiento de la División de Finanzas y Contabilidad, para su revisión y/o aprobación. 9. Si el bien o servicio es mayor a 03 UIT, el proceso de adquisición será realizado por un Comité de Adquisición de Bienes y/o Contratación de Servicios integrado por: Jefe de la Unidad de Logística (Preside) Jefe de la División de Finanzas y Contabilidad. Jefe de la Unidad de Asesoría Legal. Jefe de la División y/o Unidad Usuaria solicitante. Asimismo, y de igual forma que el ítem 8, la Unidad de Logística elaborará un cuadro comparativo como mínimo con tres (03) proveedores del bien o servicio a adquirir para su revisión y/o aprobación. 10. Las adquisiciones de bienes y/o contratación de servicios que superen los 03 UIT, deberá contar necesariamente con un contrato elaborado y/o revisado por la Unidad de Asesoría Legal del FEBAN. 11. Asimismo, en el caso que se configure la causal de proveedor único de bienes o servicios que no admiten sustitutos, la adquisición se llevará a cabo con este proveedor sin requerir de la convocatoria de otros proveedores, ni la conformación del Comité de Adquisición de Bienes y/o Contratación de Servicios. 3
La División y/o Unidad usuaria deberá elaborar un informe que sustente la necesidad de adquirir el bien o contratar el servicio, acreditando que no existen bienes o servicios sustitutos a los requeridos y que existe un solo proveedor en el mercado nacional, el cual remitirá a las Unidades de Logística y Asesoría Legal. La Unidad de Logística y de Asesoría Legal elaborará un informe técnico-legal conjunto, que determine la configuración de la causal de proveedor único de bienes o servicios que no admiten sustitutos y recomiende su exoneración del proceso ordinario. 12. Finalmente, toda adquisición de bienes y/o contratación de servicios, deberá ser informado a la CAFEBAN, de conformidad con Estatuto del Fondo de Empleados del Banco de la Nación, Reglamento de CAFEBAN y poderes otorgados al Gerente del FEBAN. B. Adquisiciones y/o Contrataciones No Presupuestadas 1. La División y/o Unidad que presente un requerimiento basado en una necesidad de urgencia que no ha sido contemplada en el proceso de planificación y como tal carezca de presupuesto; adjuntará un informe sustentando la necesidad de realizar la adquisición y/o contratación no presupuestada, solicitando a su vez la ampliación presupuestal correspondiente a la División de Finanzas y Contabilidad, quien informará a Gerencia para su conocimiento y aprobación. 2. El gasto no presupuestado con el Visto Bueno de la División de Finanzas y Contabilidad y la Gerencia se atenderá utilizando una partida presupuestaria que presente ahorro o una partida no utilizada; no debe generar un incremento de gasto. 3. Aprobada la ampliación presupuestaria, esta se regirá bajo el mismo procedimiento de las Adquisiciones y/o Contrataciones Presupuestadas 4. De ser necesario recursos adicionales al presupuesto aprobado debido a factores exógenos y/o fortuitos, el requerimiento será puesto a consideración de la Gerencia del FEBAN para la revisión y aprobación de la CAFEBAN. 5.1. DE LAS FASES DEL PROCESO DE ADQUISICIÓN DE BIENES Y CONTRATACION DE SERVICIOS 1. Invitación a los Proveedores a participar y presentar sus propuestas. 2. Análisis, elaboración y aprobación de Cuadros Comparativos (si se excede a 01 UIT) de las cotizaciones de los Proveedores. 3. Aviso al Proveedor ganador del otorgamiento de la Buena Pro. 4. Elaboración y entrega (fax, correo, etc.) de la Orden de Compra o Servicio. (En casos de superar los 03 UIT se elaborará un contrato) 4
5. Recepción de los bienes e ingreso al almacén, o del servicio realizado (Acta de conformidad). 6. Entrega de los bienes (Vale de Salida y/o Formato de Transferencia) o firma del Acta de Conformidad en caso de ejecución de servicios. 7. Pago de facturas de acuerdo a las condiciones de la negociación. 8. Archivo de los documentos sustentatorios en el archivo correspondiente. 5.2. DE LOS ALMACENES De no contar con el bien y/o producto requerido por la División y/o Unidad gestora en almacén, se realizará el procedimiento de Adquisiciones de Bienes y/o Contrataciones de Servicios explicado en el punto anterior. 6. REGISTRO DE PROVEEDORES a. La Unidad de Logística deberá mantener una base de datos de proveedores actualizada (Maestro de proveedores) que contenga información acerca de: - Nombre o razón social - Dirección Electrónica - Giro del negocio - Contacto Comercial - RUC. - Bienes o Servicios que ofrecen - Dirección - Condiciones de pago, etc. - Teléfono, fax b. Se encuentra a cargo de la Unidad de Logística la actualización permanente de la base de datos de proveedores, que se remitirá trimestralmente a la Gerencia del FEBAN. 6.1. DESACTIVACION DE UN PROVEEDOR Todo proveedor que presente irregularidades frecuentes en la calidad, cantidad, características técnicas, etc., y que no demuestre interés en promover mejoras, será desactivado del Maestro de proveedores. Las irregularidades que generan la desactivación de un proveedor son: 1. El incumplimiento con los requisitos mínimos de la empresa durante tres (03) meses consecutivos. 2. Ante la No Conformidad de la División y/o Unidad usuaria. 3. El incumplimiento con los plazos establecidos para las acciones correctivas. 4. Desactivado por solicitud expresa del mismo proveedor. 7. POLÍTICAS Y PRECEPTOS ÉTICOS En la Unidad de Logística, además de los Principios Éticos de la Empresa, prevalecerán los siguientes preceptos: 5
1. El personal encargado de adquisición de bienes y/o contratación de servicios en la Unidad de Logística: Investigación, negociación y adquisición, desempeñará la tarea encomendada buscando siempre las mejores condiciones para el FEBAN. 2. El personal de la Unidad de Logística deberá exhibir una conducta intachable y pulcra, comprometiéndose a trabajar con honestidad, veracidad, y denunciar todas las formas y manifestaciones de soborno comercial. 3. Ningún miembro de la Unidad de Logística, podrá ejercer ningún tipo de representación, gerencia o servicio de consultoría a cambio de una remuneración monetaria o en especie, para ningún tercero que realice negocios con el FEBAN. 4. No se deberá adquirir ningún bien o servicio de ninguna organización que sea de propiedad o que sea operada directa e indirectamente por un empleado o un pariente cercano de algún empleado de la compañía. 8. ACERCA DE GIRO DE CHEQUES NO NEGOCIABLES Y SU CANCELACIÓN El cheque no negociable debe girarse a la orden de la persona natural o jurídica que registra el comprobante correspondiente y presentado por el proveedor. La División de Finanzas y Contabilidad deberá recepcionar los siguientes documentos para su posterior cancelación: Solicitud de pedido y cuadro comparativo (según sea el caso). Copia de la orden de compra o servicio Factura y/o guía de remisión. Conformidad del servicio, vale de ingreso y/o Formato de Transferencia como conformidad de entrega del bien o servicio. Todas las anteriores debidamente refrendadas según niveles de autorización. La Unidad de Contabilidad verificará el comprobante de pago (validez) mediante la página Web de SUNAT, procediendo a imprimir el resultado adjuntándolo al expediente. NOTA: 1. El presente manual será sujeto a revisión periódica. 6