EL OPERADOR PROFESIONAL OPC. Gestión de Congresos 13 de Febrero 2012
Contenido EL OPC. Planificación del Pre-congreso. Clases de recuperación. Primer parcial. El banquete de Josefina. Prox. Clase. Primer Parcial. Minuta 003, congreso.
Definimos un OPC (Organizador Profesional de Congresos) como aquella empresa que tiene, como objetivos y fines, las funciones de consultoría, planificación, organización, dirección y control de congresos, ferias, convenciones y otros eventos de naturaleza análoga. También, se encarga de cualquier otra actividad que, profesionalmente, requiera el congreso, pudiéndolas llevar a cabo directamente o subcontratándolas a terceras personas o sociedades.
OPC Tras la planificación del congreso viene la etapa operativa. El primer paso de esta es la contratación del Operador profesional de congresos. Esta puede darse tomando en cuenta los siguientes factores: Petición de ofertas a empresas conocidas; Solicitando al Convention Bureau; Un concurso a través de un pliego de condiciones.
Pliego de condiciones Es el documento que marca las pautas a seguir para concursar en la adjudicación de un Congreso. Se debe de optar por: Solicitud de un presupuesto. Solicitar cotización una oferta global por un importe fijo.
El presupuesto Representa la valoración económica del evento. Debe de presentar la información de dos maneras: Detallada: Desglosando todas y cada una de las partidas que componen los gastos, diferenciando los fijos y los de carácter general. Global: Reflejará la relación total de ingresos y la relación total de gastos. Su diferencia indica el saldo para el organizador.
Servicios que cubre la organización Imagen: Creación del logotipo y slogan. Imprenta: Impresiones de papelería, formularios de inscripción, programa de la actividad oficial, Cd Room, carteles y pancartas. Sede del Congreso. Medios audiovisuales. (Pantallas, sonido, luces, entre otros.) Traducción simultánea. Edecanes. Ornamentación y señalización. Seguros (Seguridad, Seguro del Congreso, Seguro del congresista).
Servicios Personales Alojamiento. Traslados de aeropuerto. Traslados entre distintos hoteles y la sede. Catering Cena de gala. Obsequios a ponentes y congresistas.
Presentación del Presupuesto Debe de ser abierto a modificaciones. Claro Susceptible de adaptación a costes netos y brutos. Dinámico, que permite adicionar nuevos servicios. Distinguirá claramente los gastos generales y los gastos personales.
Contrato Una vez aceptado el presupuesto, se adjunta al contrato. Contiene la fecha prevista del evento. Cada empresa debe de velar porque sus intereses queden cubiertos. Detallar precios, depósitos, forma de pago. Indemnización en caso de incumplimiento.
EL Precongreso 13 de Febrero 2012
El Precongreso Se agrupan en seis grandes bloques, cada uno con sus propios contenidos, proceso y plazos de preparación: Anuncio y Distribución del programa. Gestión y proceso de inscripciones. Gestión y proceso de ponencias. Reserva de los servicios. Gestión de tesorería. Preparación y edición de la documentación.
Anuncio y distribución del programa Mailing tradicional. Página web del congreso. Esta debe de estar operativa desde el inicio de la difusión, estar bien diseñada, aportar información y proveedores de servicios, así como los patrocinadores. Ser soporte promocional y medio de transcripción de ponencias y conclusiones.
El primer anuncio El objetivo es realizar una comunicación masiva, notas de prensa a medios, y diarios del territorio, dirigido a posibles asistentes. Este primer anuncio debe de incluir: Imagen del congreso: Nombre, logotipo y slogan. Sede del congreso. Nombre del organizador. Objetivos Sipnosis de patrocinadores. Fecha en la que de enviará el programa preliminar. Información de contacto.
Programa Preliminar Es el segundo anuncio del Congreso, con información actualizada y amplia. Debe de incorporarse a la pagina web. Debe de incluir: Comité Organizador, de honor y patrocinadores. Personalidades cuya presencia esta prevista. Temas de las distintas sesiones. Condiciones de participación. Viaje internacional, nacional. Dirección postal y electrónica del congreso. Planificación de tours de precongreso y post congreso. Estructura del programa científico. Cuadro de horario tentativo.
Anuncio Final Se distribuirá al mismo mailing, y a los que se registren al congreso. Debe de incluir: Bienvenida del presidente del Congreso. Recordatorio del proceso de inscripción y cuotas. Programa completo. Lugar y horario de entrega de documentación. Emplazamiento de la Secretaría técnica, teléfonos y horarios. Dirección y contactos de la sede del congreso. Información sobre el tipo de vestimenta.
Gestión y proceso de inscripciones Se deben de diseñar formularios que contengan: Datos personales. Tipos de cuota de inscripción. Servicios incluidos en la cuota. Normas sobre anulación de inscripción. Selección de hoteles para alojamiento. Traslados. Actos sociales (Visitas, cenas, etc). Forma de pago y dirección electrónica del comité de inscripción. Actualmente existen softwares que eficientizan el proceso de inscripción y de registro.
Tesorería Se realiza la apertura de una cuenta bancaria de uso exclusivo del evento. Se ingresan las cantidades provenientes de los patrocinios, cuotas de inscripción, donaciones, El comité organizador debe de estar enterado de los movimientos y saldo de la cuenta.
Reserva y contratación de servicios Todo debe de redactarse por escrito: solicitudes y peticiones. Depósitos: El bloqueo de sede y hoteles requiere del mismo.
Catering y restauración Elección de menu de coffee breaks, y almuerzos. El almuerzo puede ser en la sede. En congresos muy grandes de ofrecen packed lunches. De igual formas hay recintos que poseen cafeterías y food courts. La cena de gala se realiza el día previo a la finalización del congreso.
Catering y restauración La planificación de la cena incluye: Elección de menú y vinos. Montaje de las mesas y colocación de los comensales. Ornamentación de mesas y sillas. Necesidades de megafonía (Musica ambiental) Invitaciones Tipo de vestimenta. Se espera un 75%-85% de asistencia de los congresistas inscritos. Si el congresista lo paga, se espera un 35% de asistencia.
Tours precongreso, post y traslados Son obligatorios en congresos internacionales. Estas excursiones suelen durar de 3 a 4 días. Incluyen desde deportes hasta excursiones para conocer los alrededores. Se deben de fijar horarios de recogida y el regreso tras el congreso. De igual forma se debe de ofrecer medios alternativos de transporte.
Programa de acompañantes Es común en los congresos científicos. Orientados a acompañantes, esposas y/o esposos. Ofrecen alternativas interesantes de carácter cultural y social.
Salas de reuniones Teatro: Butacas y/o sillas dispuestas en filas. Escuela: Sillas colocadas detrás de una mesa. Mesa redonda o imperial: Sillas alrededor de una mesa. Mesa en U: Tres tableros colocados en forma de U, dejando abierto el frontal presidencial.
Sala de prensa Es importante la cobertura del congreso por los medios de comunicación. Por esto es importante la reservación de una sala para entrevistas, ruedas de prensa y grabación de radio y televisión.
Audiovisuales y Comunicaciones Se deben de reservar estos equipos empresas especializadas: Megafonía Retroproyección Proyección de diapositivas Pantallas plasma a través de Grabación de audio, video y transmisión por internet.
Señalización y cartelería Se debe de realizar un diseño acorde con la imagen del Congreso. Se reproducen pancartas que anuncien el evento. Los carteles son importantes para indicar las salas y las ponencias.
Edecanes Un edecan en cada puerta de entrada a las salas. Dentro de cada sala para las sesiones. Registro de congresistas. Puesto de información. Para un congreso de 1000 personas de requieren de 30 a 40 congresistas.
Difusión Ruedas de prensa. Notas de prensa Material informativo.
Documentación de congresistas y ponentes Debe de estar lista 15 días antes y debe de constar de los elementos que se exponen a continuación: Programa Oficial: Bienvenida del Presidente, Comité de Honor, Comité Organizador, Horario completo, Programa científico y social, Patrocinadores y dirección de contacto. Credenciales Resguardos de cafés, almuerzos o cenas. Listado de participantes. Guías turísticas de la ciudad. Cartera, obsequios y otros.
Muchas Gracias!!!