Manual de Operación para Transportistas Asignación Interactiva de Camiones Agosto 2008
Altos Hornos de México, S.A. de C.V. aprovechando tecnologías de vanguardia como lo es el Internet, pone en marcha el y los invita a que en conjunto logremos una mayor eficiencia en el suministro de unidades para el transporte de producto terminado a nuestros clientes. En los horarios acordados, varias veces al día en AHMSA correrá el proceso de asignación automática de cargas a Transportistas. Este proceso tomará en cuenta los lugares que se tengan asignados, su secuencia y el inventario disponible que cada Línea Transportista reporte para ese día, finalmente publicará en Internet a cada Línea las Órdenes de Carga que se le asignaron. Por lo anterior es muy necesario que diariamente y antes de cada asignación que defina Servicio Camionero esté registrado en Internet el inventario de unidades disponibles de la Línea que usted administra, para que sea considerado en las diferentes asignaciones. Cabe aclarar que al asignarse una Orden de carga a una unidad disponible, ésta automáticamente quedará como NO DISPONIBLE, por lo que si esta unidad se libera durante el día deberá registrarse nuevamente en el inventario para ser considerada en la siguiente asignación. Así mismo, una vez que se ejecute el proceso de asignación automática de cargas, será necesario confirmar las cargas asignadas a su línea transportista en el portal de proveedores de Internet, esto antes de que pase una hora de ejecutado el proceso de asignación, ya que de no confirmarse en ese período, se considerarán perdidas y serán publicadas en forma libre para que cualquier transportista participe en su asignación. Para participar en la asignación de órdenes libres podrá hacerlo cualquier línea transportista con uno o varias (pueden ser todos) los números de unidad registrados ante Servicio Camionero de AHMSA. Para esto deberá registrarlas tal como se describe en el punto 5 de este instructivo. En el punto 6 de este manual se describe reportes de actuación de su Línea transportista mismo que le recomendamos monitorearlo periódicamente para autoevaluarse y evitar sanciones por incumplimiento A continuación se describe la manera de: 1. Entrar al sistema 2. Ingresar el inventario disponible 3. Confirmar Ordenes de Carga 4. Imprimir Ordenes de Carga 5. Confirmar Ordenes de Carga libres 6. Nivel de Servicio 7. Cambiar y recuperar contraseñas del sistema Página 2
1. Entrada al sistema Iniciando una sesión Para iniciar una sesión en el Sistema de Asignación Interactiva de Camiones es necesario entrar al sitio AHMSA de internet. REQUISITOS DEL SISTEMA: Tener instalado el explorador de Internet (versión 5.0 o mayor). Tener una cuenta de acceso a Internet. Contar con un número de usuario del sistema. FORMAS DE ACCESO: Ingresar en la barra de direcciones del explorador la dirección: www.ahmsa.com ACCIONES: Pulsar tecla Entrada. Sitio AHMSA Se presenta ahora el sitio ahmsa.com, que es el punto de partida para acceder al portal de Proveedores de AHMSA y Subsidiarias. ACCIONES: Clic en la barra de Portal de Proveedores en la parte derecha de la página. Autenticación La pantalla de autenticación controla la seguridad de la aplicación restringiendo el acceso solo a usuarios registrados. Se recomienda tener una resolución de 800x600 en la PC REQUISITOS DEL SISTEMA: Ser usuario registrado en el sistema. Contar con contraseña de acceso. ACCIONES: Seleccionar la opción Asignación Interactiva de Camiones e ingresar número de Transportista (proveedor), contraseña y pulsar tecla Entrada o clic en botón Continuar. Página 3
2. Ingreso de inventario disponible Inventario de unidades disponibles Una vez que ingrese al sistema, seleccione con el puntero del ratón del menú Transportes el apartado Act. Inv. Disponible, ubicado en la barra superior de menús. ACCIONES: Clic en el apartado Act. Inv. Disponible Inventario de unidades disponibles Aparecerá el inventario de unidades registradas al servicio de AHMSA, ahora deberá indicar las unidades que realmente tiene disponibles la línea, esto solamente dando clic con el ratón el recuadro derecho de la unidad correspondiente. ACCIONES: Clic en cada recuadro derecho de la unidad correspondiente, luego clic en botón grabar. Inventario de unidades disponibles Con esta acción ahora aparecerán marcados con el estatus de Disponible en la columna Disponible a la derecha de la pantalla. Recuerde que este inventario será tomado en cuenta en el proceso de asignación automática por lo que debe ser realista para no caer en incumplimientos que pudieran revertirse en castigos. Si hubo algún error o desea actualizar algún cambio que se presentara en el día, simplemente repita el proceso, recordándole que es necesario marcar nuevamente todas las unidades que tengan disponibles, en el entendido de que la unidad que seleccione en la columna Disponible Al grabar cambiará de estatus, es decir si estaba Disponible cambiará a No Disponible y viceversa. Al final verifique que las unidades que reportó disponibles queden de color verde en la columna Disponible. Página 4
3. Confirmación de Órdenes de Carga Ordenes de carga por procesar Seleccione con el puntero del ratón del menú Transportes el apartado Ordenes por prov ubicado en la barra superior de menús. ACCIONES: Clic en el apartado Ordenes por prov Ordenes de carga por procesar Aparecerán las Ordenes de carga que asignó Servicio camionero, ahora deberá confirmar las Ordenes que esté seguro se podrán cumplir en fecha y horario. Recuerde que lo que no confirme en el periodo establecido (una hora después de su publicación) se tomará como no confirmado y se turnará a asignaciones libres para que las confirme cualquier Línea Transportista. ACCIONES: Clic en cada recuadro derecho de la Orden de Carga a confirmar, luego clic en botón Grabar. Ordenes de carga confirmadas Con esta acción ahora aparecerán marcados con el estatus de Confirmada en la columna Estatus a la derecha de la pantalla. Además aparecerá el icono de impresión con el que podrá imprimir la Orden de Carga. Recuerde que estas Órdenes fueron confirmadas y de no atenderse en fecha y hora indicadas afectarán sus indicadores de cumplimiento y puntualidad. Es importante que verifique las observaciones que se despliegan en la última columna antes de confirmar para asegurarse que puede cumplir con el requerimiento, sobre todo en aquellas enfatizadas en rojo que tienen necesidades especiales y se identifican como ESPECIAL en la columna Clase. Página 5
4. Impresión de Órdenes de Carga Impresión de Ordenes Confirmadas Para imprimir una Orden de carga, solo es necesario que lleve el puntero del ratón a la última columna de la pantalla y de clic en el icono PDF para impresión de la Orden que requiera. Si el icono no aparece es que la Orden no ha sido confirmada aun. ACCIONES: Clic en el icono PDF de la Orden que requiera. Impresión de Ordenes Confirmadas Con esta acción, el sistema mostrará imagen del documento y presentará pantalla de windows para imprimir, donde solo deberá dar clic en botón Imprimir. ACCIONES: Clic en botón de Imprimir. Impresión de Ordenes Confirmadas El documento se desplegará en su impresora y podrá imprimir este documento cuantas veces lo necesite. Recuerde que este documento deberá portarlo el conductor del camión ya que le será exigido por el departamento de Protección Industrial para su acceso a AHMSA. Página 6
5. Confirmar Órdenes de Carga libres Ordenes de carga por procesar Seleccione con el puntero del ratón del menú Transportes el apartado Ordenes libres ubicado en la barra superior de menús. Recuerde que estas Órdenes son comunes y las pueden ver el resto de las líneas transportistas afiliadas a AHMSA. ACCIONES: Clic en el apartado Ordenes libres Ordenes de carga por procesar Aparecerán las Órdenes de Carga pendientes de confirmar, ahora deberá seleccionar las Órdenes que considera que podrá cumplir en fecha y horario. Recuerde que con esta acción solo estará participando junto con otras Líneas y su asignación será en forma automática y aleatoria. Ordenes de carga participando ACCIONES: Clic en cada recuadro derecho de la carga a confirmar, luego ingresar número de camión y finalmente clic en botón grabar. Importante: Asegúrese que el sistema le regrese el mensaje SU SOLICITUD FUE REGISTRADA. Con esta acción le permitirá ahora registrar sus otras unidades disponibles para esta misma orden, esto es la Orden ya no desaparecerá como antes sucedía, participando todas las que registre, en el entendido que solo una unidad será seleccionada de las que participaron ya sea de su Línea o de alguna otra. Es importante que verifique las observaciones que se despliegan en la última columna antes de confirmar para asegurarse que puede cumplir con el requerimiento, sobre todo en aquellas enfatizadas en rojo que tienen necesidades especiales y se identifican como ESPECIAL en la columna Clase. Página 7
Tiempo agotado Recuerde que para este registro se tiene un tiempo acordado y que una vez que se agote ya no permitirá más registros indicándole con el mensaje ORDEN YA NO DISPONIBLE, TIEMPO AGOTADO. 6. Consulta de Nivel de Servicio. Reporte nivel de servicio El sistema cuenta con una consulta para conocer el nivel de servicio de su empresa, como lo es el Cumplimiento que ha tenido para las Órdenes de Carga confirmadas a AHMSA, así como la Puntualidad respecto al horario en que se le solicitó su presencia en la planta. Para acceder a esta funcionalidad seleccione con el puntero del ratón del menú Transportes el apartado Nivel de servicio ubicado en la barra superior de menús. ACCIONES: Clic en el apartado Nivel de servicio. Ahora el sistema le muestra parámetros de selección donde puede escoger un período (no mayor a 31 días) a evaluar. ACCIONES: Ingresar parámetros requeridos y clic en el botón Generar Reporte. Página 8
El sistema muestra ahora un recuadro con el resumen del Nivel de Servicio de su línea donde: Requeridos. Es la cantidad de Órdenes que confirmó. Atendidos. Es la cantidad de Órdenes que confirmó y se presentó a recoger carga. Cumplimiento. Es el porcentaje de Órdenes que atendió con respecto a las que confirmó. A tiempo. Es la cantidad de Órdenes que atendió y se presentó a tiempo. Puntualidad. Es el porcentaje de Órdenes que estuvo a tiempo con respecto al total de las que atendió. Si desea conocer el detalle de Órdenes de Carga considerados en el reporte, lleve el puntero del ratón a la columna Línea y clic en el número de línea subrayado. ACCIONES: Clic en el número subrayado de la columna Línea. Ahora se muestra nuevamente el resumen y abajo el detalle de cada Orden de Carga tratada incluyendo: Chofer, departamento solicitante, tipo de camión, clase de la orden formulada, fecha de requerido, hora de entrada, así como la puntualidad. Para pasar esta información a excel, vaya a la barra de menús de explorer y seleccione seleccionar todo del apartado Edición, pase esto a excel con funcione de copiar y pegar de windows. Página 9
7. Cambio y recuperación de contraseñas Cambio de Contraseña Si se desea cambiar su contraseña, proceda de la manera siguiente: En la pantalla del Portal de Proveedores, vaya al recuadro de Opciones y de un clic en renglón cambiar mi contraseña y siga los pasos indicados. ACCIONES: Clic en renglón cambiar mi contraseña Cambio de Contraseña Aparece ahora una pantalla similar donde deberá ingresar los datos que le solicitan. Recuerde que la contraseña puede contener letras o números. ACCIONES: ingresar su número de transportista (proveedor), Contraseña actual, además la Contraseña nueva tanto en el campo de Contraseña nueva como en el de Confirmar, finalmente clic en botón Cambiar Página 10
Olvido de Contraseña Si ya cuenta con contraseña de acceso pero la olvidó, proceda de la manera siguiente: En el Portal de Proveedores vaya al recuadro de Opciones y de un clic en renglón recuerda mi contraseña y siga los pasos indicados. ACCIONES: Clic en renglón recuerda mi contraseña Olvido de Contraseña Aparece ahora una pantalla similar donde deberá ingresar los datos que le solicitan y clic en botón Enviar, con esta operación, el sistema calcula una nueva contraseña y se la asigna a su cuenta, adicionalmente despliega un mensaje indicando que se envió la contraseña a la dirección de correo (e-mail) que tiene registrada en el sistema de AHMSA, esto por seguridad. Valide que sea la dirección electrónica correcta, de lo contrario solicite el cambio a su contacto en AHMSA. ACCIONES: Ingrese su Número de Transportista (Proveedor) y clic en botón Enviar. Página 11