ABANTIS SOFTWARE DE GESTIÓN EMPRESARIAL GESTIÓN DE EMPRESAS DE SERVICIOS AB6410 Versión 9 www.abantis.com Digisoft Systems, SL 1997 2013 1
PRESENTACIÓN Abantis AB6410 versión 9 es una aplicación informática de gama alta desarrolladas para la gestión integrada y completa de empresas de servicios, como por ejemplo: Empresas de Limpieza, Mantenimiento de Edificios, Seguridad, Conserjería, Jardinería, ETT, etc. CARACTERÍSTICAS GENERALES Programa multiusuario Abantis AB6410 puede trabajar en un solo ordenador (con sistemas operativos Windows 2000, XP, Vista, 7, 8, 8.1, Server 2003, 2008 y 2012) y en red local o Terminal Server, con el número de ordenadores que su empresa necesite. Multiempresa y multiejercicio Abantis 6410 permite crear las empresas que precise y trabajar con todos los ejercicios que desee, tanto en la gestión como con la Contabilidad Abantis AB3000 y la Gestión de Tributos AB3100. Seguridad de acceso En Abantis AB6410 se pueden definir los usuarios que van a utilizar los diferentes programas, indicando los módulos, apartados, procesos y empresas a los que pueden acceder. Personalización Los impresos de órdenes de trabajo, presupuestos, facturas, etc. y los listados de los programas son totalmente definibles y personalizables por el propio usuario. Soporte técnico profesional Con diferentes servicios Consultas online desde el propio programa Soporte Técnico por control remoto, equivalente a un técnico en sus oficinas. Atención telefónica preferente. MÓDULOS DE QUE CONSTA Abantis AB6410 versión 9 consta de los siguientes módulos: Gestión Órdenes de Trabajo Contratos de Mantenimiento Ventas Planificación Compras Almacén Facturación Cobros y Pagos Personal Ofismart y dos programas complementarios: Gerencia Administración del Sistema ENLACES Las Gestiones de Empresas de Servicios y Mantenimiento Abantis AB6400/ 6410 enlazan automáticamente con la Contabilidad Avanzada Abantis AB3000, la Gestión de Nóminas y Seguros Sociales Abantis Abantis AB4000, el módulo de Prevención de Riesgos Laborales AB4100 y el de Gestión de Calidad Abantis AB5100. Digisoft Systems, SL 1997 2013 2
GESTIÓN Órdenes de trabajo Desde esta pantalla se centraliza todo el proceso desde que el cliente encarga los trabajos, hasta su facturación. Se controlan los datos de identificación del cliente, lugar de prestación de los servicios, trabajos a realizar, partes de trabajo para anotación de materiales empleados y mano de obra y su facturación, etc. Identificación Se mostrarán u observarán la dirección del cliente y el lugar de prestación de los trabajos. Trabajos a efectuar En esta pestaña se indicarán los trabajos encargados por el cliente, las fechas de inicio y fin de los trabajos pudiéndose incluir en el Planning y asignarlos al trabajador o trabajadores que deban llevarlos a cabo. Relación de materiales Para anotar los empleados en la reparación, con rebaje automático de almacén y propuesta automática de pedido a proveedor si fuera necesario Los importes materiales pueden ser modificados para una orden de trabajo sin que afecte al fichero de Artículos y Servicios Mano de Obra Módulo para la anotación de mano de obra con imputación a cada operario. El programa controla separadamente las horas trabajadas y las facturadas. Facturación de la Orden de Trabajo Las órdenes de trabajo pueden facturarse desde la última pestaña de esta pantalla. En el módulo Facturación puede verse un modelo de factura. Digisoft Systems, SL 1997 2013 3
Ejemplo de Orden de Trabajo Se muestra un modelo con logo y datos de ficticios. Se puede adaptar a los criterios de diseño de la empresa Digisoft Systems, SL 1997 2013 4
Contratos de Mantenimiento En este apartado se efectúa la gestión y el seguimiento de los contratos de servicios que establezca la empresa con sus clientes. Consta de los siguientes apartados Identificación En esta pantalla, si no se ha importado del un presupuesto previo, se introducirá la información básica del Contrato: Datos del Cliente, lugar de prestación de los servicios (lo que posteriormente llamaremos Centro de Trabajo), etc. Servicios a prestar Para cada una de las áreas definidas en el contrato (que se podrán observar en la pantalla auxiliar "Estructura del Contrato") se establecerán los servicios a prestar, la frecuencia con que deban prestarse y los operarios que efectuarán los trabajos. Con toda esta información el programa preparará el planning del contrato. Conceptos a facturar En esta pestaña se pueden fijar los servicios que se facturarán al cliente y los meses en los que se facturará. Pueden incluirse las cuotas, generalmente mensuales, en las que se divide el importe anual del contrato, u otro tipo de servicios que se facturen por horas. Los trabajos no incluidos en contrato se controlarán desde Órdenes de Trabajo y se facturarán desde Facturación de Documento. Datos para Facturación En esta pantalla se gestionan los datos para facturar al cliente. La dirección de envío de facturas se puede seleccionar entre la fiscal, la del centro de trabajo u otras, que deberán introducirse. Seguimiento Para cada ejercicio económico el programa prepara un informe de desvíos entre los importes que se habían presupuestado y los reales que se están obteniendo en materiales, mano de obra, maquinaria y medios auxiliares. Digisoft Systems, SL 1997 2013 5
Resumen de Gestiones Permite ver las distintas gestiones efectuadas ante el cliente durante la vigencia del contrato. Actualización de Contratos La actualización de contratos está prevista para aquellos contratos indefinidos que se prorrogan anualmente pero con precios nuevos, generalmente superiores. Planning Es el planning de trabajos de la empresa, como resultado de las diferentes asignaciones que se han hecho en cada Contrato y en las eventuales Órdenes de Trabajo. Todas las modificaciones que se efectúen en esos apartados tendrán su reflejo aquí. Desde esta pantalla se puede acceder a Órdenes de Trabajo y Contratos de Mantenimiento, pueden reservarse horas para nuevos trabajos y asignarlos o no a operarios. El programa imprime diferente documentación como Hojas de Ruta, en la que se indica para cada operario los trabajos a efectuar en un periodo de tiempo, Partes de Trabajo para luego incorporarlos a la Orden correspondiente, documentos de conformidad del cliente con los trabajos efectuados, etc., etc. Codigos de Colores Mediante colores se diferencian las horas según su estado: Libres, blanco; reservadas, azul claro; asignadas, azul oscuro; trabajando en la orden, rojo; detenida, naranja; acabada, naranja, etc. Al pasar el cursor por encima de las casillas coloreadas se muestra una etiqueta donde se indican datos tales como, orden de reparación, operación que está efectuando, hora de inicio y termino, etc. Rehacer Planning Es un proceso que se puede llevar a cabo en cualquier momento, aunque lo más frecuente es hacerlo en el cambio de ejercicio, para ajustar el planning al nuevo calendario oficial. Digisoft Systems, SL 1997 2013 6
Calendario Oficial Permite definir el calendario laboral oficial de la empresa Ejemplo de cuadrante de servicios El programa puede imprimir diferentes listados y cuadros con los trabajos previstos para cada operario y cliente, partes de trabajo, etc. Control de Costes Aunque hay datos que se pueden introducir desde el módulo Personal, para el funcionamiento completo de este apartado es necesaria la Gestión de Nóminas y Seguros Sociales Abantis AB4000. Por personal El propósito de este apartado es ofrecer un análisis de los costes de personal. Por centros de trabajo El propósito de este apartado es ofrecer un análisis de los costes por centro de trabajo de producción (no confundir estos centros de trabajo, que se corresponden con el lugar de trabajo de un contrato de un cliente, con los Centros de Trabajo de la empresa a efectos de la Seguridad Social) Control de Maquinaria Control de Maquinaria y Utillaje Tiene por objeto identificar la maquinaria de la empresa y establecer un seguimiento de las operaciones de conservación y reparación, que aseguren la máxima vida útil de cada equipo. Control de Vehículos Control de Vehículos En este apartado se efectúa el control de los vehículos de la empresa y su mantenimiento Digisoft Systems, SL 1997 2013 7
VENTAS Clientes El fichero de clientes permite gestionar los datos fiscales, comerciales, de facturación y contables de cada cliente. Abantis incorpora funciones como la localización geográfica del cliente, el envío automático de SMS o la disponibilidad de acceso a los documentos de todo tipo enviados o recibidos del cliente. A cada cliente se le abre una cuenta en la Contabilidad Abantis AB3000 y en el control de previsiones de cobros y pagos. La pantalla de clientes consta de cuatro pestañas y es como se muestra a continuación: Permite definir tantas direcciones del cliente como sea necesario y asignarlas para lo que se desee: Fiscal, correspondencia, suministros, etc. y aplicarlas posteriormente de forma automática. Datos contables y facturación Datos Comerciales Digisoft Systems, SL 1997 2013 8
Artículos y Servicios En este apartado se gestionan los artículos, servicios y mixtos, que la empresa tenga en su catálogo. Pueden crearse manualmente o importar los datos necesarios de las tarifas de los proveedores. Pueden establecerse diferentes tarifas, fijar condiciones especiales de venta, precios de oferta o descuentos especiales con aplicación automática en períodos determinados. Permite, entre otros datos, disponer de información de los proveedores que suministran el artículo o servicio, gráficos e imágenes de los artículos, características, etc. Como se muestra en la figura de la página siguiente, en la pantalla Desglose se puede anotar la composición de los productos y servicios formados por otros artículos y servicios. Desglose de artículos o servicios compuestos Existencias y movimientos en almacén Digisoft Systems, SL 1997 2013 9
Tarifas disponibles Se pueden definir las tarifas que sean necesaria y en cada momento aplicar la que se desee, en función de la fecha, el pedido, la zona geográfica, cliente, etc. o predeterminar una de ellas. Pueden actualizarse de forma manual o automática aplicando un porcentaje o un importe lineal Presupuestos de Empresas de Servicios El apartado de presupuestos para empresas de servicios incluye una serie de datos que en los presupuestos ordinarios no son necesarios. La pantalla de trabajo que, consta de cinco pestañas es, como se representa seguidamente: Servicios a efectuar A efectos de cálculo se indicarán los servicios a prestar en cada área. Presentación y Cláusulas Resumen económico Digisoft Systems, SL 1997 2013 10
En la pestaña Presentación y Cláusulas, se pueden escribir los textos para la presentación del presupuesto al cliente, que se imprimirán al inicio del presupuesto y las cláusulas, que aparecerán al final del presupuesto. Ejemplo de presupuesto de limpieza página 1/4 Digisoft Systems, SL 1997 2013 11
Ejemplo de presupuesto de limpiezas página 2/4 Digisoft Systems, SL 1997 2013 12
Ejemplo de presupuesto de limpieza página 3/4 Digisoft Systems, SL 1997 2013 13
Ejemplo de presupuesto de limpieza página 4/4 Digisoft Systems, SL 1997 2013 14
Presupuestos Ordinarios Se pueden preparar presupuestos de tres formas: a) Desglosado Cuando el presupuesto es una lista de materiales y/o servicios que tengan una referencia concreta definida previamente en Artículos y Servicios. b) Texto Libre Si por sus características, el presupuesto no puede presentarse fácilmente como un desglose de referencias y requiere una amplia descripción de cada concepto c) Mixto Cuando, por ejemplo, se desea tener desglosados los materiales y/o servicios del presupuesto para poder hacer los cálculos automáticamente, pero se prefiere presentar al cliente solamente un texto con la descripción amplia de la oferta y su importe total La pantalla de presupuestos, que consta de siete pestañas, es como se representa a continuación La estructura de los presupuestos puede guardarse como plantilla y de esa forma evitar tener que escribirlos nuevamente cuando sean iguales o muy parecidos. Las condiciones de suministro de los artículos o prestación de los servicios (precio, forma y plazo de pago, límites económicos, etc.) pueden anotarse en la pestaña Otros Textos donde además puede incluirse textos de presentación, cláusulas adicionales, etc. Digisoft Systems, SL 1997 2013 15
Ejemplo de Presupuesto Ordinario El formato de presupuesto que se muestra puede ser adaptado al diseño de cada empresa. Digisoft Systems, SL 1997 2013 16
Pedidos Desde este apartado se gestionan los pedidos que cursen los clientes. La pantalla de Pedidos, que consta de seis pestañas, es como se representa a continuación: Características relevantes Al igual que los presupuestos, los pedidos pueden tener las siguientes presentaciones: a) Desglosados Cuando el pedido es una lista de materiales y/o servicios que tengan una referencia y que previamente hayan sido dados de alta en el fichero de Artículos y Servicios. b) De texto libre Si por su naturaleza, el pedido no puede expresarse fácilmente como lista de referencias y requiere una amplia descripción. c) Mixtos Cuando, por ejemplo, se desea tener desglosados los materiales y/o servicios del pedido para poder hacer los cálculos automáticamente y establecer el calendario de entregas, etc., pero se prefiere presentar al cliente solamente una descripción amplia del pedido con su importe global. La estructura de los pedidos puede guardarse como plantilla y de esa forma evitar tener que escribirlos nuevamente cuando sean iguales o muy parecidos. Las condiciones de suministro de los artículos o prestación de los servicios (precio, forma y plazo de pago, límites económicos, etc.) puede ser modificados para un pedido concreto, sin que afecte a los datos maestros de cliente. Pueden establecerse calendarios de entrega para una correcta planificación de los suministros y prestaciones de servicios. Estos procesos se realizan en las pestañas que se muestran a continuación: Digisoft Systems, SL 1997 2013 17
Condiciones del Pedido Calendario de entregas del pedido Organización En este apartado se recogen diferentes aspectos de la organización comercial: Definición y cálculo de comisiones, y la estructura geográfica de la empresa. Comisiones Permite el establecimiento y cálculo automático de las comisiones por venta de cada comercial. La pantalla es como se representa seguidamente: Definición de Áreas Definición y Cálculo de Comisiones Pueden establecerse grupos de comisión en los que luego se incluirán los diferentes artículos y servicios con escalados de comisión propios para cada grupo y con la posibilidad de establecer comisiones diferenciadas por vendedor para cada escalón y grupo. Estructura Comercial En el ámbito geográfico se puede definir la estructura comercial de la empresa. Esto permitirá obtener informes y estadísticas ajustadas a zonas geográficas concretas: Áreas Representa una zona geográfica de primer orden, por ejemplo Galicia, Castilla-León, etc. Delegaciones Permite definir las delegaciones, o divisiones comerciales de segundo orden, que la empresa pueda tener en cada área, por ejemplo Pontevedra, Valladolid, etc. Zonas Son las comarcas o territorios en los que se puede subdividir una delegación, El Bierzo, O Morrazo, etc. Digisoft Systems, SL 1997 2013 18
COMPRAS Proveedores Se controlan los datos fiscales, de facturación, comerciales, representantes, etc. de los proveedores y acreedores de la empresa. Abantis incorpora funciones como la localización geográfica del proveedor, el envío automático de SMS o la disponibilidad de acceso a los documentos de todo tipo enviados o recibidos del proveedor. A cada proveedor o acreedor se le abre una cuenta automáticamente en la Contabilidad Abantis y en el control de previsiones de cobros y pagos. La pantalla de trabajo es como se representa en la siguiente figura: Importación de tarifas de proveedor Las tarifas que los proveedores faciliten en formato informático pueden importarse, mediante el correspondiente programa de conversión, e incorporarse a las bases de datos Abantis de artículos y servicios o no. Dado que no existe un formato único para las tarifas que los proveedores facilitan, será necesario un programa de conversión para cada uno de ellos Consulta de tarifas de proveedor El programa permite importar las tarifas de proveedores y consultarlas sin necesidad de incorporarlas a Artículos y Servicios de Abantis. Propuestas de pedidos a proveedor A partir de los pedidos de los clientes, las existencias en almacén y los stocks mínimos definidos, Abantis generará propuestas de pedido Pedidos a proveedor Los pedidos a proveedor se pueden cursar directamente, o convirtiendo en pedido la propuesta que el programa haya preparado automáticamente. El programa permite, para cada línea de la propuesta de pedido, asignar el proveedor que en el momento resulte más ventajoso. Digisoft Systems, SL 1997 2013 19
Importación de tarifas de proveedor Propuesta de pedido a proveedores ALMACÉN Almacenes Abantis permite gestionar hasta 1.000 almacenes por empresa, trabajar con ellos de forma independiente o consolidarlos cuando sea preciso. Los distintos almacenes que se necesiten se darán de alta desde esta pantalla, donde también se pueden modificar y dar de baja. Artículos en Almacén En este fichero se controlan los artículos con movimientos en almacén, sus características, existencias, etc. Digisoft Systems, SL 1997 2013 20
Entradas en almacén Se gestionan las entradas de artículos en almacén, ya sean definitivas o provisionales porque haya que revisar su exactitud o para cumplir con determinados requisitos en el caso de gestión de la Calidad con Normas ISO. Calendario de recepciones Abantis permite establecer un calendario para controlar la recepción de los pedidos cursados a proveedor, que no se suministran de una sola vez. Salidas de almacén El objeto de este apartado es documentar y dar de baja en almacén, las salidas de artículos por diferentes conceptos: Albarán convencional, Orden de Carga, Entrega para depósito, entrega en garantía, etc. Los documentos de salida de almacén pueden predefinirse para evitar tener que escribirlos repetidamente. Calendario de entregas El programa permite establecer un calendario de entregas para cada uno de los artículos de un pedido, controlando lo servido y lo pendiente de servir Entradas en Almacén Salidas de Almacén Existencias Se tiene una relación de las existencias de cada artículo en los distintos almacenes y en el total de ellos. Inventario Valorado Abantis prepara una relación valorada y configurable, a precio medio ponderado de coste y precio de venta, de las existencias de cada almacén y del total de almacenes de la empresa. Existencias en Almacén Diario de Almacén Diario de almacén Se tiene una relación cronológica de todas las entradas y salidas de almacén por cualquier causa. Digisoft Systems, SL 1997 2013 21
Stocks mínimos Abantis permite fijar stocks mínimos o de seguridad para cada artículo y almacén. Ejemplo de documento de salida de almacén El formato es adaptable a los criterios de diseño de impresos de la empresa. Digisoft Systems, SL 1997 2013 22
FACTURACIÓN Facturación Manual Este módulo tiene por objeto, el mantenimiento del fichero de facturas emitidas y la emisión de facturas directas, sin pedido ni albarán previos y que pueden incluir también servicios y texto libre. Facturación automática de documentos Permite la facturación automática de las cuotas de los contratos, suministros de artículos no incluidos en contrato, Hojas de prestación de servicios (trabajos extras), etc. Facturas rectificativas Este módulo tiene por objeto la emisión de facturas que rectifican a otras de acuerdo con la normativa vigente Recepción de facturas de proveedor Este apartado permite gestionar la recepción de las facturas de los proveedores de cara al registro de facturas y controlar que las cantidades facturadas coincidan con los albaranes correspondientes. Desglose y contabilización de facturas de proveedor Albaranes incluidos en la factura y otros datos Procesos diferidos Deste apartado se puede efectuar de una vez y cuando convenga, una serie de procesos relacionados con la facturación que no se hubieran llevado a cabo en tiempo real. Registro de facturas Se tiene el registro oficial de facturas emitidas y recibidas; si se dispone de contabilidad, conciliación con el Libro Diario, es decir facturas que estén el Registro de Facturas y no estén contabilizadas o a la inversa. El fichero con el Libro de Registro de Facturas, modelo 340 de la Agencia Tributaria se prepara desde la Gestión de Tributos AB3100. Registro de facturas recibidas Conciliación del Registro de Facturas con el Libro Diario Digisoft Systems, SL 1997 2013 23
Formas de Pago En este apartado se indicarán las diferentes formas de pago que la empresa tenga establecidas o que acepte de sus clientes, pago en efectivo, recibo negociable, transferencia bancaria, cheque, etc.) Plazos de Pago Este apartado tiene por objeto definir los plazos de pago del cliente, por ejemplo contado, 30 días, 30 y 60 días, 90 días, etc. El programa permite incluir hasta 12 vencimientos con plazos de pago totalmente definibles. Registro de facturas recibidas Conciliación del Registro de Facturas con el Libro Diario Tipos de IVA o IGIC Para la definición y mantenimiento de los diferentes tipos de Impuesto sobre el Valor Añadido o del Impuesto General de las Islas Canarias, que la empresa deba aplicar. Moneda En este apartado se pueden definir las diferentes divisas, distintas del euro, que van a utilizarse y sus tipos de cambio actualizados. Digisoft Systems, SL 1997 2013 24
Ejemplo de factura El formato de la factura puede adaptarse a los criterios de diseño de impresos de la empresa Digisoft Systems, SL 1997 2013 25
COBROS Y PAGOS En este módulo se gestionan los recibos de acuerdo con las normas SEPA. Consta de los siguientes apartados: Recibos El propósito de este apartado es la emisión de recibos, así como la consulta, modificación o baja de los que se generan de forma automática desde facturación, cuando esta sea la forma de pago del cliente. Recibo Remesa de recibos Contabilización de Recibos Este apartado permite la contabilización automática de recibos. Debe disponerse de la Contabilidad Abantis Devolución de Recibos Abantis incorpora un módulo automático de control de devolución de recibos. Desde él se cambia la situación del recibo de cobrado a devuelto y se contabiliza la devolución y se genera un nuevo recibo, si procede. Remesas Abantis Este apartado prepara las remesas de recibos para su entrega a la entidad financiera, en formato de recibos impreso, listado en papel, soporte magnético o fichero para su envío telemático según normas SEPA. Contabilización de remesas Este apartado permite la contabilización, en la Contabilidad Avanzada Abantis, de recibos o remesas de recibos. Generación de remesas en soporte informático Abantis permite presentar las remesas de recibos en ficheros informáticos, según las normas SEPA Fichero de Bancos Generación de soporte de remesa La generación y contabilización de las remesas se efectúa de forma automática. Órdenes de pago a Proveedores Se pueden emitir órdenes a las entidades financieras para pagos a proveedores según las normas SEPA. Digisoft Systems, SL 1997 2013 26
Cuentas bancarias Fichero donde se gestionan las distintas cuentas que la empresa tengan abiertas. Previsiones de Cobros y Pagos Es el módulo donde se controlan los cobros y pagos, consta de los siguientes apartados Cobros Presenta por pantalla o por impresora un listado de los cobros previstos para la fecha que se solicite ordenado por fechas, clientes, contrapartidas, etc. Pagos Análogo que el anterior pero con los pagos a proveedores o acreedores. Las pantallas son como se muestran a continuación: Previsión de Cobros Previsiones periódicas Mandato de Adeudo Directo SEPA Para cada documento que lo precise, el programa generará automáticamente un Mandato de Adeudo Directo SEPA, de acuerdo al modelo estándar internacional. Digisoft Systems, SL 1997 2013 27
PERSONAL En este módulo se gestiona la información de los trabajadores de la empresa. Consta de los siguientes apartados: Personal Bolsa de Trabajo Categorías Centros de Trabajo Personal La pantalla de trabajo es como sigue: En cada pestaña se recogen datos importantes del trabajador Datos personales Expediente Digisoft Systems, SL 1997 2013 28
Bolsa de trabajo Permite establecer una base de datos de candidatos a ocupar puestos de trabajo en la empresa, pudiéndose seleccionar en función de los requisitos que deban cumplir: experiencia, estudios, idiomas, etc. Categorías Se pueden definir las categorías laborales que existan en la empresa. Centros de trabajo Pueden crearse los diferentes centros de trabajo de los que disponga la empresa. Antis puede enviar de forma automática cartas, circulares, etc. a los trabajadores, tanto en papel como en SMS o correo electrónico OFISMART En este módulo se incluyen herramientas de marketing, como la preparación de cartas o circulares personalizadas, envío masivo de SMS, correos electrónicos, etc. Consta de los siguientes apartados: Agenda Agenda personal para cada usuario, con avisos, recordatorios de gestiones, etc. Contactos Permite gestionar una base datos de contactos comerciales, para su uso en gestiones de marketing: envío de cartas, correos electrónicos, mensajes de móvil, etc. Cartas Desde este apartado se pueden preparar envíos de cartas y circulares personalizadas, para gestiones de marketing. Etiquetas Impresión de etiquetas de clientes, proveedores, contactos comerciales, personal de la empresa, etc. SMS Envío masivo de SMS en acciones de información o marketing. Correos Electrónicos Desde este apartado se pueden realizar envíos masivos de correos electrónicos. Envío de SMS Envío de Correos electrónicos Digisoft Systems, SL 1997 2013 29
Agenda Se muestra la pantalla Agenda y superpuesta la pantalla auxiliar de ampliación de la anotación y avisos y alarmas. MÓDULO DE GERENCIA AB8000 Este módulo recoge y centraliza un conjunto de informaciones de los diferentes departamentos de la Empresa que pueden resultar útiles como herramientas de tomas de decisión. Consta de los siguientes apartados: Comercial Contable Personal Fiscal Registral Comercial Se dispone de estadísticas e informes de: Ventas Compras Almacén Facturación Recibos Contable Acceso a la siguiente información contable de los ejercicios que se desee: Balance de Situación Cuenta de Pérdidas y Ganancias Estado de Cambios en el Patrimonio Neto Digisoft Systems, SL 1997 2013 30
Estado de Flujos de Efectivo Análisis de Saldos de Cliente y Gestión de Riesgo Previsiones de Cobros y Pagos Personal Fiscal Fichas y Expediente de Personal Nóminas Boletines de Cotización a la Seguridad Social Declaraciones y Resúmenes anuales de la Agencia Tributaria IVA IRPF Impuesto de Sociedades Operaciones con Terceros Operaciones Intracomunitarias Otros Tributos Registral Informaciones presentadas en el Registro Mercantil Libros Oficiales Certificaciones de acuerdos de Junta Depósito de Cuentas Anuales Escrituras y Documentos Notariales ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA AB8010 Es la aplicación de trabajo del Administrador del Sistema, es decir del responsable de los equipos y programas informáticos de la empresa. Consta de los siguientes módulos: Procesos Impresión Actualizaciones Gestión de Datos Sistema Informe diario Procesos Control de Procesos El programa controla internamente una serie de procesos del resto de aplicaciones para avisar de posibles errores o descuidos en las tareas diarias. Herramientas de almacén Es un conjunto de herramientas automáticas para conciliar las existencias, movimientos de almacén etc. Impresión Diseño de impresos Abantis incluye una herramienta para la creación de nuevos modelos de impresos o modificación de los existentes. También Soporte Técnico puede encargarse de estas tareas si el usuario lo solicita. Diseño de etiquetas de direcciones y almacén Los programas incluyen una opción para emitir etiquetas de direcciones de clientes, proveedores, personal de la empresa, etc. Desde estos apartados se pueden crear nuevos diseños o modificar los existentes. Digisoft Systems, SL 1997 2013 31
Actualizaciones Aplicaciones La actualización de los programas Abantis es automática para todos los clientes que tenga contratado este servicio. Es necesario que el ordenador cuente con conexión a Internet. Configuración y Datos Generales De la misma forma que en el caso anterior se actualizan automáticamente las bases de datos de configuración o datos generales, como por ejemplo Tablas y Bases de Cotización a la Seguridad Social. Gestión de Datos Copias de Seguridad Las copias de seguridad son imprescindibles en cualquier sistema informático. Abantis ofrece, opcionalmente, un servicio de copia de seguridad que automáticamente genera un fichero de backup y lo sitúa en un servidor seguro del Centro de Datos Abantis. Todo el proceso se efectúa desde con conexiones y servidores seguros, y además el cliente puede cifrar el fichero con una contraseña propia. Exportar Tablas Este apartado permite, con seguridad, exportar información de las bases de datos Abantis en varios formatos para poder utilizarla con otros programas, en caso de que fuera necesario. Traspaso de Datos Esta opción permite traspasar información de una empresa a otra Eliminar Datos Es una opción segura, para eliminar datos que no vayan a ser necesarios. SISTEMA Fichero de Empresas Las aplicaciones Abantis, son multiempresa, es decir pueden gestionar hasta 1.000 empresas simultáneamente. Para cada una de ellas es preciso introducir sus datos, de forma que toda la documentación que se genere incluya la información necesaria de la empresa, eso se hace desde este apartado. Identificación de la empresa Parámetros básicos Fichero de Usuarios Abantis permite la creación de cuantos usuarios se precisen, cada uno con su nombre de usuario y contraseña propia y con diferentes niveles de privilegios de libre configuración de acuerdo con los criterios de cada empresa. Ubicación de las carpetas de los programas Se indica al programa la ubicación de las distintas carpetas, tanto las situadas en el servidor como en los ordenadores cliente. Digisoft Systems, SL 1997 2013 32
Fichero de Usuarios Niveles de usuario Informe Diario Se trata de un informe diario con los hechos relevantes que durante una sesión de trabajo hayan ocurrido, dirigido a Gerencia y al Administrador del Sistema. EXTRANET ABANTIS Las aplicaciones Abantis enlazan con la Extranet de Cliente, desde donde se tiene acceso a Soporte Técnico Online, Soporte Técnico por control remoto, factuación, datos de la empresa, etc. Abantis es una línea de productos de software y servicios profesionales de informática empresarial desarrollados y comercializados por: Digisoft Systems, S.L. www.abantis.com info@abantis.com Digisoft Systems, SL 1997 2013 33