SEUSS Dirección de Tecnologías de la Información Aquí encontrará una guía de cómo realizar trámites administrativos de manera virtual. A partir de la fecha desde la comodidad de tu casa u oficina podrás realizar tus trámites, sólo bastará entrar al Campus Virtual desde el perfil alumno y solicitarlo. El área responsable de la atención de tu solicitud, desde el sistema de trámite documentario, evaluará el pedido y los resultados de la evaluación lo podrás visualizar también desde el Campus Virtual.
IMPLEMENTACIÓN DE TRÁMITES EN LÍNEA EN LA USS Con la finalidad de brindar un mejor servicio, hemos desarrollado ésta opción para la automatización de trámites administrativos que permitirá realizar tres tipos de trámites: I. Obtención del Grado II. Trámites: - Otros trámites: reserva de matrícula, convalidación de cursos, traslados internos, cambio de carrera, categorizaciones, etc. - Programación de Servicios 1
I. Obtención del Grado PRESENTACIÓN Los trámites para la obtención de Grados y Títulos en la USS se han automatizado de tal manera que el alumno desde su campus virtual iniciará el proceso de trámite, con la solicitud, actualización de datos personales, descarga de documentos y envío de la información solicitada a la oficina del PEaD. Cada una de las áreas involucradas recibirá un correo electrónico indicando que se ha realizado el pago respectivo de la carpeta. Estas áreas en algunos casos, deben evaluar el expediente; en otros, emitir la documentación necesaria para anexar a la carpeta del solicitante en los plazos establecidos. Los procesos se han automatizado desde el SEUSS web, con la finalidad que se pueda emitir la documentación necesaria de manera descentralizada. VALIDACIÓN 1. Tesorería validará los pagos mediante la opción validación de recibos en la opción accesos rápidos. 2. Dirección de biblioteca, validará la constancia de no adeudo en el SEUSS Web en la opción Grados y Títulos. 3. Dirección de Centros Empresariales, validaran pagos y notas del solicitante y darán conformidad de datos en el sistema SEUSS web, dicha validación permitirá que el Decanato pueda imprimir la constancia del solicitante. EMISIÓN DE DOCUMENTOS 1. Dirección de Registros Académicos emite y entrega certificado de estudios y copia de partida de nacimiento al Decanato de la Facultad. La generación del primer documento, dará origen a la validación de datos personales para la emisión de constancias, dictámenes y el formato de presentación de la carpeta. 2. El Decanato podrá visualizar los documentos anteriormente mencionados, mediante el sistema SEUSS web en el módulo de grados y títulos por el responsable de la facultad. El coordinador de escuela será el que procese la documentación por delegación del Decano. 3. Dirección de Grados y Títulos, evalúa estado de la carpeta, brinda conformidad y programa ceremonia. 2
Ilustración 1: Diagrama general del proceso El solicitante ingresará a su campus virtual, elegirá la opción trámites y realizará actualización de sus datos personales; el registro de los mismos, es bajo responsabilidad del solicitante, ya que a partir de la fecha, toda la comunicación se realizará a través del correo electrónico y teléfono consignado en este acápite. 3
Ilustración 2: Ingresar al Campus Virtual Ilustración 3: Entro del Campus elegir la opción Trámites 4
1. Después de la actualización de datos, descargará los formatos necesarios para dar origen al proceso de solicitud de su grado, enviando el sobre a la oficina del PEaD, tal como se indica en el flujograma. Ilustración 5: Desde ésta opción el alumno puede visualizar el estado de su carpeta en cualquier momento 5
2. El solicitante deberá leer el flujograma de procesos así como imprimir los formatos para ser enviados en un sobre a la oficina del PEaD. Este flujograma le permitirá visualizar los documentos necesarios para iniciar el trámite de manera correcta. 6
Los formatos usados poseen un identificador de código de barras cuyo código pertenece sólo al solicitante por tanto no podrá ser reutilizado. 7
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3. Todas las áreas involucradas en este proceso, serán notificadas mediante correo electrónico y de manera independiente realizarán las validaciones respectivas mediante el SEUSS web, 4. El Decanato ingresará mediante SEUSS web a la opción grados y títulos tal como se muestra aquí Ilustración 6: Hacer clic en la opción SEUSS 9
Del menú general elegirá la opción Grados y Títulos Ilustración 7: Elegir la opción Grados y Títulos 10
y seguirá los siguientes procesos: 11
5. Al elegir la opción Grados y Títulos se habilitará el acceso a la carpeta donde el responsable designado por el Decanato, realizará el proceso de validación e impresión de documentos, a partir de la impresión del certificado de estudios que emite Registros Académicos Ilustración 8: Deberá elegir la opción Control de trámites en línea 6. La pantalla muestra el listado de personas que solicitan carpeta de grado, formado por los nombres de los solicitantes con la finalidad de ser evaluada la documentación requerida; asimismo, se visualizará el estado de la documentación que cada una de las áreas está procesando. 12
7. Al hacer clic en el nombre del solicitante, se activará una ventana correspondiente a la ficha de recepción de Carpeta de Grado, en esta opción, el personal designado por el Decanato deberá coordinar con las áreas responsables para cumplir con los plazos establecidos 13
8. El Decanato mediante esta opción verificará el estado de la carpeta así como imprimirá 5 documentos: Constancia de Ingreso y egreso, Constancia de acreditación en Inglés, Constancia de acreditación en computación, Dictamen de expedito y carpeta de grado. 14
9. La impresión de las constancias de Inglés y computación, sólo podrán ser emitidas cuando la Dirección de Centros Empresariales haya realizado la validación correspondiente; por lo tanto, de no habilitarse el botón es porque aún no se tiene la validación de cada responsable. 10. De cumplir con los requisitos, se cambiará la imagen roja del candado en color azul y se procederá a activar la impresión de los documentos. 15
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Validación de estado de carpeta por áreas involucradas: A. BIBLIOTECA Validación de no adeudo de material bibliográfico. Se realizará desde el sistema SEUSS Windows. 18
Desde SEUSS de Windows la Dirección de Biblioteca deberá elegir la opción Certificación de Grados y título (Tardará aproximadamente 5 minutos para visualizarse vía web) 19
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B: CENTROS EMPRESARIALES 21
11. Para la emisión de constancias de Inglés y Computación, el Director de Centros Empresariales ingresará al Seuss Web, Aula virtual, Centros Empresariales y elegirá entrega de constancias. 22
12. Se visualizará la siguiente pantalla, donde registrará el nombre de la persona, luego presionar el botón buscar, elegir el Centro Empresarial y presionar el botón ver cursos. 23
13. Se mostrará los datos del solicitante correspondiente a notas de acuerdo a los niveles que le corresponde. 24
14. Al elegir la opción pagos se podrá visualizar los pagos realizados. Si tiene deuda, no será posible la impresión del documento. Para el caso de los solicitantes del grado académico, se habilitará un check que sirva para dar conformidad, y habilitar el botón imprimir. La acción anterior, permitirá al Decanato, visualizar e imprimirla la constancia para ser anexada a la carpeta de grados y títulos. 25
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El Vicerrector Académico y el Director de Centros Empresariales deben proporcionar sus rúbricas digitales para automatizar la impresión completa de la constancia. 27
C: GRADOS Y TÍTULOS El Decano enviará las carpetas completas a la Dirección de Grados y Títulos, quien realizará las verificaciones respectivas y registrará los procesos concernientes a las ceremonias en el sistema SEUSS Windows. Vía SEUSS WEB tendrá la opción listar carpetas para ceremonia, donde sólo se mostrarán las carpetas del solicitante, que según el sistema hayan cumplido con todo los requisitos para ser considerado bachiller. Luego, se enviará la invitación a la ceremonia de graduación, al correo que recientemente actualizó. 28
INVITACIÓN El Rector y Gerente General de la Universidad Señor de Sipán, tiene el agrado de invitar a usted a la ceremonia de Graduación y Colación de los alumnos de las Escuelas Profesionales de: ESCUELA ADMINISTRACIÓN;ESCUELA CIENCIAS DE LA COMUNICACIÓN;ESCUELA CONTABILIDAD;ESCUELA PSICOLOGÍA;ESCUELA TURISMO Y NEGOCIOS; de nuestra Casa Superior de Estudios. Humberto Llempén Coronel y Raquel Noemí Godoy Cedeño, agradecen anticipadamente su gentil asistencia. AUDITORIO CENTRO CULTURAL USS Día 28 de febrero del 2014 a las 10 a.m. Adjuntar relación de personas cuya carpeta está apta: 29
II. TRÁMITES 1. Para registrar los Trámites en línea, el alumno debe acceder a su Campus Virtual, ingresar a la opción en Procesos en Línea, seleccionar Trámites; desde aquí tal como se muestra en la pantalla adjunta, ingresará el detalle de su solicitud y luego presionar grabar para registrar su solicitud. 2. Todo trámite tiene un costo: Programable 30
2.1 OTROS TRÁMITES En esta opción nos mostrará una lista de los diferentes tipos de trámites virtuales que tenemos, entre ellos Convalidación de cursos, Reserva de Matrícula, Rectificación de Matrícula, entre otros. Solicito: Traslado Interno 1. Para poder realizar una Convalidación de cursos, primeramente tenemos que solicitar un Traslado Interno. 2. Completamos la información con los datos que nos indica, y hacemos click en la opción Grabar. 3. Se le mostrará un mensaje referente a la programación del costo establecido por dicho trámite, hacemos click en la opción OK. 31
4. Se le mostrará un mensaje indicando que su documento se envió correctamente y se le programó en su estado de cuenta. 5. Al ser atendida su solicitud, se mostrará el estado del trámite registrado y podrán visualizar el contenido de la resolución emitida. 32
Modelo de Formato de Resolución 33
Solicito: Convalidación de cursos 6. Una vez aprobado el trámite de Traslado Interno solicitamos la Convalidación de Cursos (Traslado Interno). Ingresamos el asunto, detalle y seleccionamos la resolución de traslado, luego hacemos click en la opción Grabar. Solicito: Certificado de Estudios(No válido para la carpeta de bachiller) Al solicitar el trámite de Certificado de Estudios, ingresamos el asunto, detalle y seleccionamos los Ciclos de lo que deseamos obtener el Certificado de estudios, luego hacemos click en la opción Grabar. 34
2.2 PROGRAMACIÓN DE SERVICIOS Esta opción nos permite programar un servicio para luego ir al Banco a realizar el pago respectivo. Servicio: Carpeta de Bachillerato: Seleccionamos el servicio en este caso Carpeta de Bachillerato, automáticamente nos muestra el monto asignado al servicio seleccionado, hacemos click en la opción Programar. Luego nos muestra un mensaje de que el Servicio ha sido programado correctamente. 35