EL MODULO VENTAS Este módulo es la herramienta básica para el manejo de cuentas a cobrar y todo lo relacionado con las facturas que la compañía envía a sus clientes. El módulo Ventas interactúa con varios de los módulos de Enterprise by HansaWorld ya que se pueden crear facturas desde los módulos Ordenes de Venta, Contratos y Proyectos. Tambien se relaciona con el modulo de contabilidad ya que las facturas crean asientos contables de manera automatica. Como en todos los modulos, en el panel de control vamos a tener lo siguiente 1) Registros: Aca tenemos las facturas, recibos contactos items y grupos de items 2) Opciones: Son los seteos que controlan el funcionamiento de los procesos en e modulo de ventas. 3) Informes 4) Documuentos: Es donde se definene los formularios de impresión y se puede imprimir de a mas de un registro a la vez. REGISTROS Enterprise by HansaWorld Ventas 1
El menú Registro del módulo Ventas contiene cinco registros: Facturas, Recibos, Clientes, Items y Precios (Facturas, Recibos, Clientes, Productos y Precios). En lugar de elegir un ítem del menú, usted puede hacer clic sobre el símbolo correspondiente de la ventana Registro, o utilizar una función rápida con el teclado Facturas Si abrimos el registro vamos a ver todas las facturas del sistema independientemente de donde se hayan generado, si tienen o no ok, esten o no pagas etc. Las notas de credito y notas de debito tambien se hayan aqui Abrir las Facturas: se abre la ventana Hojear, mostrando las facturas ya ingresadas. Las facturas son numeradas en forma consecutiva, y el número de factura usualmente es generado por el sistema. Con Enterprise by HansaWorld es posible utilizar más de un número de serie para distintos libros diarios o con otros propositos (ver opciones numeros de serie facturas) Al número de factura lo siguen un tilde de aprobación (el OK), el número y nombre del cliente, y la cantidad total por la cual se emitió la factura. Las facturas de crédito llevan la letra C en la columna del valor, después del mismo y las notas de debito una D Como en otras ventanas de hojear, usted puede clasificar las transacciones basándose en el contenido de las distintas columnas, cuyos encabezados estén subrayados. Para anular alguna clasificación, simplemente haga clic en le va a dar la opcion de tildar o destildar que columnas quiere ver en la ventana de hojear. También puede abrir el listado usando el icono de facturas del menú ubicado en la parte inferior de la pantalla. Finalmente, puede buscar un archivo ingresando una palabra clave en el campo ubicado en la esquina Enterprise by HansaWorld Ventas 2
inferior izquierda. Enterprise by HansaWorld buscará el archivo correspondiente a la palabra clave ingresada en la columna en que se realizó la clasificación deseada. Hay cuatro cosas que usted puede hacer en el registro de facturas: Ingresar nuevas facturas. Modificar - Controlar facturas. Aprobar facturas. Con OK Imprimir facturas. Ingresar una nueva factura Las facturas pueden ingresarse de varias formas en Enterprise by HansaWorld. Desde ordenes de ventas, cotizaciones, proyectos, ordenes de servicio, etc. Si se generan desde esos registros casi todos los datos van a venir de ahí. Por eso vamos a ver como crear una factura directamente Enterprise by HansaWorld provee varias funciones rápidas para simplificar su trabajo al ingresar facturas. Por ejemplo, puede ingresar la fecha actual en el campo correspondiente a la fecha presionando Command-Enter (Ctrl-Enter). Las funciones Pegado especial están siempre disponibles para simplificar el ingreso de códigos de producto, números de cliente, formas de pago, etc. Al abrir una ventana de transacción para ingresar datos, se encuentra disponible el menú Especial, ubicado a la derecha de la barra de menú. (Este menú se explica en las siguientes secciones). 1. Haga clic sobre Crear o presione el comando del teclado (Ctrl-N), o seleccione una factura similar a la que desea ingresar y haga clic sobre Copiar en la barra de botones. La factura: se abre una nueva ventana con una factura en blanco o una copia de la factura seleccionada. Enterprise by HansaWorld propone el primer número sin usar correlativo al último número de serie utilizado en el Libro Diario, y la fecha de la última factura ingresada. Usted no está limitado a los valores sugeridos por Enterprise by HansaWorld. En la mayoría de los campos usted puede modificar los valores preestablecidos por otros que le sean más convenientes. Los cambios ingresados aquí serán válidos únicamente para esta factura en particular. La información ingresada para este registro no entrará en una pantalla pequeña. Por lo tanto, la ventana de ingreso ha sido dividida en solapas. Enterprise by HansaWorld Ventas 3
Encabezado de la factura No.: Indica el número interno de factura. Puede modificar este número, pero no podrá utilizar números de facturas ya existentes. Es importante revisar la opcion de Numero de serie facturas para ver que talonarios estan habilitados Cliente: Ingrese el número del cliente a nombre del cual emitirá esta factura. Al presionar Enter, toda la información existente sobre este cliente será automáticamente ingresada en cada campo (Terminos de pago, lista de precios, etc) No. Oficial: Nro de factura legal. Revisar el seteo de Nro factura legal para ver como es el ingreso Diríjase directamente a cada solapa haciendo clic sobre cualquiera de estos botones. Solapa Terminos Fecha: Fecha de la factura. Nstra. ref. Ingrese la referencia. La referencia del usuario registrado por proceso de log-in será sugerida por Enterprise by HansaWorld. Term. de pago Presione Control-Enter para elegir un termino de pago Vencimiento Enterprise by HansaWorld calcula la fecha de vencimiento en forma automática según el termino de pago Vendedor Ingrese el código de vendedor si es necesario Proyecto Un número de proyecto si es que la factura se creo desde un presupuesto de Proyecto. Fecha Trans. Fecha de la transacción según el Libro Diario Nominal. Objeto Ingrese uno o mas objetos separados con coma Solapa items Solapa A Enterprise by HansaWorld Ventas 4
Item: Con el cursor en este campo, ingrese el código correspondiente a cada producto o presione Control-Enter para el pegado especial. La siguiente información sobre el producto será ingresada por Enterprise by HansaWorld (la mayor parte de la misma es extraída del Registro Items). Solapa A: Especificación, precio unitario y descuentos. Solapa B: Cuentas de Ventas, objeto (Centro de costos) y código de IVA. Solapa C: Precio de Costo. Al dejar el código del ítem en blanco, usted puede ingresar cualquier dato en los campos de especificación. Al dejar este campo en blanco, podrá ingresar las especificaciones en forma manual, utilizando tantas líneas del campo de especificación como sea necesario. Cant.: Ingrese el número de unidades vendidas. Presione Enter para calcular el monto, y el cursor se moverá al campo de producto de la fila siguiente. Descripción: Este campo muestra el nombre del producto. Puede agregar detalles si lo desea. Hay espacio hasta 100 caracteres en esta línea. Si necesita más espacio, puede continuar en la línea siguiente. Precio Unit.: Indica el precio unitario de acuerdo con la lista de precios válida para cada cliente. Puede modificar el precio de cada producto. %: Porcentaje del descuento. Se coloca por fila. Suma: El monto correspondiente a cada producto de venta en particular, es decir, la cantidad multiplicada por el precio menos los descuentos. Las pestanas a la derecha de la tabla de filas permiten ver otras columnas de la tabla. Las tres columnas de la izquierda están siempre visibles. Las tres columnas de la derecha cambian al presionar los tabuladores A, B, C, D o E Solapa Items - Solapa. B Enterprise by HansaWorld Ventas 5
Cta: Número de cuenta para el Ventas. Por defecto viene del item/grupo de item Objetos: Pueden ingresarse uno o más objeto (Centro de costos)s para cada producto de la factura. Iva: Código de IVA para cada producto de la factura. Por defecto viene desde el cliente. Si el cliente no tiene codigo de iva, lo trae del item. El codigo de iva es el que determina por fila cuanto se calcula de iva. Solapa ítems - Solapa C Costo: El precio de costo de cada producto. Hay que tener en cuenta que para cada item se determina como se actualiza el mismo. GB: La Ganancia Bruta por fila. (Precio base descuentos costo) X Cantidad FIFO: El valor de inventario FIFO de los productos ingresados en esta fila de la factura. (Primero en entrar, primero en salir). Todos estos campos se completan automaticamente Enterprise by HansaWorld Ventas 6
Solapa items - solapa D Nro. Serie: El número de serie correspondiente a cada producto (si corresponde). P. Factor: Si un factor de precios (para recalcular el precio de un producto de cajas a unidades) es ingresado en el registro Item, aparecerá aquí. Solapa Items - Parte inferior Moneda: Es la moneda en la que se esta facturando.por defecto trae la moneda desde el campo Moneda Ventas en la solapa Terminos del cliente. Si ese campo en el cliente esta completa con una moneda, no va a poder facturarle a ese cliente en otra moneda. Si en cambio el campo no tiene nada, (lo cual es muy comun) trae la moneda base 1. En este caso si podemos cambiar la moneda. Subtotal: La suma de los totales por fila. IVA: El monto de IVA sobre la factura. Se calcula automaticamente. Total: Monto total a pagar. OK: Tildar esta casilla hace que la factura genere el asiento contable y actualize el estado de cta corriente Solapa Moneda Moneda: Ya explicado anteriormente Moneda base 1/Moneda Base 2: Si la moneda con la que se esta facturando es moneda base 1 o moneda base 2 (Pesos o dolares), Se debe indicar el tipo de cambio entre estos 2 campos. En este caso estamos diciendo que 5 de MB1 son 1 de MB2 (5 pesos son 1 dólar). Enterprise by HansaWorld Ventas 7
TC: Si en cambio, la moneda con la que estamos facturando es una tercer moneda entonces tenemos que ademas indicar el tipo de cambio. En este caso la moneda es Euros y ademas de indicar el tipo de cambio entre pesos y dolares como vimos antes, tambien indico la relacion entre Euros y pesos (son el 8 y el 1 que ponemos en esos campos). Es importante destacar que por defecto el ultimo sistema va a traer la cotizacion de moneda base y el tipo de cambio seteado en el modulo de sistemas. Solapa Term de Entrega Actualizar stock: Este tilde hace que se bajen los niveles de stock para los ítems de stock. Tambien hace el asiento de Costo de mercadería vendida si asi correspondiera. Si la factura viene de una orden de venta por mas de que este tildado, no va a hacer la baja de stock ya que el circuito de ordenes de ventas contempla que las bajas de stock se hacen desde las entregas Ubicación: Generalmente se utiliza en los casos que la factura actualiza stock. El sistema lo va a exigir si es que hay mas de 1 ubicacion Enterprise by HansaWorld Ventas 8
Solapa Identificadores No. Orden: Si esta factura utiliza vino desde una orden de venta Enterprise by HansaWorld ingresará en este campo el número de Orden. No se puede editar este campo. No. Orden Serv: Si esta factura utiliza vino desde una orden de servicio Enterprise by HansaWorld ingresará en este campo el número de Orden. No se puede editar este campo. Comentario: Cualquier observación sobre esta factura. Las observaciones pueden ser impresas en la factura. CAE/CAEA: El sistema lo pone automaticamente para las facturas que deben enviarse a la afip y volvieron con CAE/CAEA. No debe tocarse manualmente Fecha venc. CAE: La fecha de vencimiento del CAE Solapa Listas de Precio Lista de Precios: Indica la lista de precios utilizada para la factura. Generalmente la trae del cliente. Consultar la Opción Lista de precios. Matriz de Descuentos: La matriz de descuentos utilizada para la factura. Generalmente la trae del cliente. No es editable en la factura. Idioma: En Enterprise by HansaWorld el idioma lo utilizamos para definir formularios de impresión. En las facturas por defecto vienen del cliente. Interés: La tasa de interés para pagos atrasados. Viene por defecto del Termino de pago pero puede ser modificada. Solapa Dierccion de factura Enterprise by HansaWorld Ventas 9
Facturar a: La dirección postal del cliente, como ha sido ingresada en el archivo del cliente. Puede realizar modificaciones manuales en este campo, de ser necesario, pero si desea realizar modificaciones permanentes debe hacerlas directamente en el Registro de Clientes. Solapa Direccion de entrega Entregar a: Este campo se completa si la dirección de entrega es distinta de la dirección postal. El valor por defecto en este campo será el que haya sido ingresado en el Registro de Clientes. Una vez ingresados todos los productos, podrá controlar la factura. Haga un clic sobre el icono de impresión en la barra de botones para imprimir una factura de muestra. Para aprobar la factura, haga un clic sobre el botón OK. Enterprise by HansaWorld entonces le asignará e primer número de factura disponible, e ingresará la factura en el Ventas. Como cargar una factura Explicaremos rapidamente que son las cosas basicas que se necesitan para ingresar una factura. El registro de factura tiene muchas cosas pero para la operatoria generalmente son pocas las cosas que nosotros tenemos que poner. Creamos la factura desde la ventana de hojear. Hasta que no la guadamos no existe realmente y no toma un numero interno en el sistema Enterprise by HansaWorld Ventas 10
Seleccionamos un cliente. Eso generalmente nos llena por defecto algunos campos como el termino de pago, idioma, codigos de iva y la lista de precios para nombrar algunos. Luego nos vamos a la solapa de items y seleccionamos los productos que vendemos. Ingresamos las cantidades y Enterprise by HansaWorld nos calcula solo los totales. Le asignamos un Nro de factura legal si es que no esta seteado para que lo haga automaticamente, y la guardamos Es util imprimir la factura como PDF o hacer un Preview para revisar que todo este bien cargado. Luego le damos el OK Una vez que una factura tiene OK, sólo podrán modificarse los campos correspondientes a Vendedor, Ult. fecha Reclamo, Nivel de reclamo y Comentarios. Acreditar Facturas Para acreditar una factura lo que hacemos es ir a la factura que queremos acreditar y poner operaciones crear nota de credito. En ese momento, el sistema nos genera una nota de credito por todos los items facturados en la factura original y relacionada con la misma como vemos aca: Si queremos acreditar solo una parte de la factura, podemos simplemente borrar lineas de items, o cambiar las cantidades. Luego colocamos el Nro Oficial, le damos OK y guardamos. Asi, la factura 76 ya quedo acreditada. Enterprise by HansaWorld Ventas 11
Tambien se pueden hacer notas de credito sin relacionarlas con facturas. Este seria el caso de una nota de credito que hacemos por una factura ya paga. Lo que hacemos es crear la nota de credito como una factura normal y le poneos NC en terminos de pago. Para aplicar esa nota de Credito tenemos que hacerlo en un recibo (eso se explica mas abajo) Mensajes de Error Al aprobar las facturas, automáticamente se generan transacciones que son archivadas en el Libro Diario Nominal. Para esto deben cumplirse las siguientes condiciones: Si aparece un mensaje indicando error, significa que hay alguna cuenta u opción incorrecta. Todos los números de cuenta ingresados en las opciones para Manejo de Cuentas, Cuentas de Ventas y categorías de cliente deben figurar en la Plan de cuentas. Lo mismo debe ocurrir con los números de serie del período en curso. Los códigos de IVA utilizados deben estar definidos. Dependiendo del error, Enterprise by HansaWorld señalará el tipo del mismo por medio de una serie de mensajes: Usted debe agregar las cuentas faltantes a la Plan de cuentas (Módulo Sistema) o modificar las opciones. Para prevenir errores contables, el programa no podrá ingresar asientos de cuentas no existentes. Imprimir Facturas Hay varios casos en los cuales usted deseará imprimir una factura: una impresión de prueba para controlar una factura antes de aprobarla, una copia para su propio uso, o la factura original para enviar al cliente. Si quiere imprimir varias facturas debe hacer lo siguiente: 1. Seleccione Documentos. Seleccione el tipo de factura que desea imprimir (Facturas, Nota de credito, factura contado, etc). Aparecerá la ventana Especificar Facturas. Enterprise by HansaWorld Ventas 12
2. Ingrese el número de factura para una única factura, o una serie de facturas indicando los números de la primera y de la última separado por dos puntos(:). La opción por defecto es Solo sin imprimir, la cual ignorará las facturas de la serie que ya han sido impresas. Todos imprimirá todas las facturas que aún no hayan sido impresas. Toda factura impresa previamente estará cruzada en forma diagonal por la palabra Copiar. Al hacer clic sobre Original se imprimirá otra factura original, aunque ésta ya haya sido impresa. Use las casillas bajo el título Factura Tipo para limitar la selección a facturas o facturas de crédito. 3. Presione Ejecutar para iniciar la impresión, o cancélela cerrando la ventana. También puede imprimir la factura en pantalla haciendo un clic sobre Pantalla en la sección Medio. Menú Especial para Facturas Al trabajar con facturas, usted cuenta con un menú adicional ubicado a la derecha del menú de módulo. Contiene diferentes comandos, dependiendo del tipo de ventana que se encuentre activa. Enterprise by HansaWorld Ventas 13
OK Si la ventana activa es Facturas: Hojear, el menú cuenta con el comando OK para aprobar una factura (seleccionar este comando en el menú equivale a tildar la casilla OK en un archivo de facturas). También es posible seleccionar varias facturas en la ventana Facturas: Hojear y aprobarlas simultáneamente. Estado Factura Este comando crea un informe rápido que sólo está disponible a través de este menú. El informe muestra el historial de la factura actual con todas las transacciones especificadas. Marque una factura y seleccione Factura Estado en el menú Especial. Enterprise by HansaWorld Ventas 14
Haga clic sobre un número de transacción (marcado en negro en el ejemplo), para abrir un registro de la transacción del Libro Diario Nominal creada para esta factura. Estado Item Al trabajar con un pedido o una factura individuales, el menú Especial muestra el comando Item Estado (Esta función tiene un valor limitado en el paquete inicial, ya que no habrá información disponible sobre el inventario). Esta ventana es distinta a las demás porque siempre flota por sobre las otras ventanas, incluso cuando la ventana de factura está activa. Para ver el estado de un producto en particular, seleccione Estado Item en el menú Especial. Este comando abrirá la ventana Item Estado, mostrando el saldo actual de dicho producto. En forma instantánea, obtendrá información sobre cada producto, en cuanto a cantidades en inventario, cantidades pedidas, cantidades disponibles para entrega y la ganancia bruta actual. Recibos En Enterprise by HansaWorld las facturas el cobro de facturas se hace a traves de este registro. Si vamos al registro se abre la ventana Hojear, mostrando los recibos ya ingresados. Enterprise by HansaWorld Ventas 15
Los recibos son numerados en forma consecutiva. Enterprise by HansaWorld puede utilizar más de una serie de números para ingresar los recibos en los distintos libros. El número de recibo va seguido de un tilde de aprobación si el pago ha sido aprobado, por el número y nombre del cliente y el monto total del pago. Estas columnas son variables de búsqueda si se subraya el título de la misma columna. Para crear un Recibo ponemos crear desde la ventana de hojear: Ser. No.: El número de recibo. Enterprise by HansaWorld ingresará el primer número correlativo sin usar de la serie correspondiente a los recibos. Puede cambiar este número, pero no utilizar un número de recibo ya existente. Fecha: La fecha de transacción del recibo. Esta última es normalmente la fecha en la que se ingresó el recibo a la cuenta. Forma de pago: La forma de pago determina la contabilidad del recibo. Ejemplo caja pesos, cheques de terceros, etc Referencia: Ingrese una referencia, esta será variable de búsqueda. Comentario: Texto para la forma de pago. Puede ser modificado. Enterprise by HansaWorld Ventas 16
Nro Fac.: El número de la factura a cancelar. Presione Control-Enter para obtener una lista de todas las facturas impagas que han sido aprobadas. Si la factura cumple los requisitos para recibir un descuento en efectivo, una fila de descuento será agregada en forma automática. Nro. Cliente: Ingresado por Enterprise by HansaWorld (o ingresado en forma manual para clientes a cuenta). Fecha. Pago: Enterprise by HansaWorld ingresa la fecha actual - la fecha en la cual se ha ingresado el pago. Moneda Rec: Es la moneda con la que me estan pagando esa fila. Valor Rec.: El monto pagado en esa fila en la Moneda Rec de esa fila. Ejemplo si me estan pagando 200 dolares en Valor Rec. va 200 y en Moneda Rec iria USD Solapa C Forma de Pago: Podemos hacer un recibo con varias formas de pago. Enterprise by HansaWorld trabaja los recibos por fila con lo que primero utiliza la forma de pago que esta puesta aca. Si esta esta vacia, utiliza la forma de pago que esta en el encabezado Nro Cheque: Aca se traen los cheques de terceros registrados (todavía no están ingresados como en cartera). Esta ventana solo funciona si la forma de pago de esta fila (o la del encabezado en su defecto) es tipo cheque. Solapa D Anticipos: Aca se colocan los anticipos. Para mas detalles, ver abajo Como utilizar anticipos Depositado: La suma de los montos de las filas anteriores. OK: Tilde esta casilla para ingresar el registro de pago en Ventas. Como cargar un recibo Para cargar un recibo vamos al registro de recibo y ponemos crear. Nos va a aparecer la siguiente ventana: Luego completamos la forma de pago. La fecha de transaccion la podemos modificar pero por defecto nos trae la fecha del dia Enterprise by HansaWorld Ventas 17
En la matriz nosotros traemos con Command + Enter las facturas 31 y 36. Solo podemos traer las facturas pendientes de pago. Pero como la factura 31 nos la estan pagando parte en efectivo y parte con una transaccion bancaria tenemos que que agregar 2 filas para la misma factura En la primer fila ponemos los 1000 que nos pagaron en efectivo en la columna de Valor recibido y en la segunda el monto restante. Luego, en la tercera ponemos la factura 62 por el total de la factura. Todavia tenemos que definir las formas de pago para cada fila. Eso lo hacemos en la solapa C Ahí vemos como a la segunda y la tercer fila le ponemos otra forma de pago. Solo con eso ya podemos darle el ok y el recibo queda efectuado (realiza el asiento y cancela las facturas). Recibos para facuras en otras monedas: Cuando la factura se hace en una moneda que no es la moneda Base 1 hay que tener en cuenta cierta cosas. Tomemos el ejemplo que la factura se hizo por un total de 100 Dolares con una cotizacion de 4:1. La deuda generada es por 100 Dolares que a ese momento eran 400 pesos. Cuando quiera cancelar la deuda en Enterprise by HansaWorld Enterprise by HansaWorld va a considerar que la misma se cancela cuando me paga los 100 Dolares que ahora estan a 5:1. Con lo cual si un cliente paga con 100 Dolares la deuda se cancela y contablemente hay una diferencia de cambio positva de 100 Pesos. Si el cliente paga con 500 Pesos, la deuda tambien se cancela y contablemente tambien aparece una diferencia positiva por 100 pesos. Recibos en varias monedas Si por algun tema administrativo tenemos que hacer un solo recibo cuando nos pagan en diferentes monedas hay que tener en cuenta ciertas cosas: Enterprise by HansaWorld Ventas 18
Aca se puede ver que para la misma factura (la 31) nos pagaron 2000 Pesos (primer fila) y 447 Dolares (2da fila). Sin embargo antes de darle el ok al recibo hay que poner en la solapa Gral de Moneda en la parte inferior derecha la moneda Base 1 (PES en este caso). Esto es importante porque sino en depositado no nos aparece nada y al imprimir no saldria el total del recibo. El tipo de cambio lo va a tomar de el ultimo seteo de Cotizacion moneda base o tipo de cambio cargado en el modulo de sistemas según corresponda. De ahí la importancia de llevar cargar diariamente las cotizaciones de las diferentes monedas. Anticipos Enterprise by HansaWorld permite que se hagan pagos a cuenta (previos a una factura). La forma correcta es manejarlo con anticipos. Para crear un anticipo Para crear un anticipo, lo hacemos de la misma manera que creamos un recibo: Vamos a recibos, crear Enterprise by HansaWorld Ventas 19
Lo que hacemos luego de poner la forma de pago (en este caso Caja Pesos) es ir a la matriz y traer el cliente que nos esta haciendo este anticipo. Lo seleccionamos con Command + Enter. Luego ingresamos en la columna de Valor Recibido el monto del anticipo. Todavia hay que indicarle al sistema con que numero de anticipo se va a cargar. Eso lo hacemos en la solapa D En esta solapa vemos como ingresamos el numero de anticipo. Recomendamos fuertemente poner el mismo numero de anticipo que el numero de recibo Dandole Ok a esto ya queda el anticipo registrado tanto contablemente como en la cuenta corriente del cliente. Aplicar un Anticipo: Enterprise by HansaWorld Ventas 20
Para conectar un anticipo a una factura hay que hacer lo siguiente. Cargamos la factura normalmente, asegurandonos que tiene un termino de pago tipo Normal (Cuenta corriente) Luego nos vamos a la rueda de operaciones y ponemos conectar a anticipo Nos va a aparecer una fila de la siguiente manera: Si nos paramos ahí y ponemos Command + Enter vemos que se nos abren todos los anticipos abiertos para ese cliente Enterprise by HansaWorld Ventas 21
Estos son los anticipos que puedo usar. El Nro que lista es el Nro del anticipo, no el Nro del recibo donde se cargo. Ingresamos con Enter el anticipo que queremos y el sistema nos pega el monto del anticipo En la columna de Suma puedo modificar el monto del anticipo por uno menor al total abierto al momento. Basicamente yo no puedo aplicar un anticipo con un monto abierto mayor al total de la factura y tampoco puedo modificar el monto que aplico del anticipo por uno mayor al monto abierto al momento. Dandole OK a la factura no solo se genera la venta sino que se aplica el anticipo a la factura hecha. Si ahora tiramos un estado de factura vemos lo siguiente: Aplicar Anticipos en Recibos A veces se necesita aplicar mas de un anticipo en una factura lo cual resulta imposible de la manera que vimos anteriormente. Lo que hacemos es lo que llamamos un recibo de aplicación y lo utilizamos de la siguiente manera: Enterprise by HansaWorld Ventas 22
Vamos a recibos >> crear y traemos las facturas que nos estarian pagando como lo hariamos normalmente, ademas de la fecha del recibo: Luego nos vamos a la solapa D y hacemos una linea por cada anticipo que vamos a aplicar En este caso los anticipso 381-383 los trajimos haciendo Command + Enter. El sistema nos muestra todos los anticipos abiertos en ese momento Cuando los traemos en el recibo tenemos que poner manualmente el monto que estamos aplicando de ese anticipo en negativo. El sistema no sugiere nada, hay que ponerlo a mano Siempre recomendamos que los recibos de aplicación se hagan separados a los recibos reales. De esa manera, si esta todo bien cargado el monto Depositado deberia ser siempre 0. Cancelar Notas de credito desde recibos. Enterprise by HansaWorld Ventas 23
En general, las notas de creditos se crean desde las facturas que se esta acreditando y queda relacionada con la misma. Si por algun motivo hacemos una nota de credito directamente (sin hacerla sobre una factura) para utilizarla para cancelar una deuda. Lo unico que hay que hacer es en un recibo traer la factura que esta impaga y en otra fila la nota de credito. Esta va a aparecer con monto negativo : Clientes En Enterprise by HansaWorld los clientes, proveedores y personas de contactos se cargan en el registro de Contactos que encontramos en varios modulos (Compras, ventas, Ordenes de compra, Ordenes de venta, etc). Lo que diferencia si ese contacto es un cliente o un proveedo es simplemente un tilde como veremos mas adelante Nota: Para que venga por defecto, el tilde de Cliente en el contacto, se debe ingresar para cargarlo desde el módulo de Ventas u Ordenes de Venta. Solapa 1 Contacto Enterprise by HansaWorld Ventas 24
Cód. : Es el Número del cliente que el sistema inserta de manera correlativa automáticamente, podemos cambiar el número que queremos que el sistema asigne a los clientes por nros de serie. C. Breve: Opcional. Para escribir nombres abreviados de clientes (límite de 10 caracteres). Cualquier referencia que nos sirva para después encontrar el cliente. Categoría Cliente: Seleccionamos mediante el Pegado Especial (Command+Enter) la categoría del cliente. Cliente/Proveedor/Huesped/Dealer: Si abrio el registro de clientes desde el modulo de ventas por defecto viene tildado cliente. Estos tildes lo que permiten es tener clintesproveedores por ejemplo Para crear una Categoría hacemos command+enter y seleccionamos el botón de Crear. Luego, en opciones, se expica como cargarlas Nombre: Razón Social o Nombre de la persona que se quiera crear como contacto. Dirección de Facturación: La Dirección puede cargarse en un solo campo o bien en los 4 (hacia abajo) eso depende de la manera en que luego se imprima la fatura (ej: si los formularios solo tienen un renglón para la dirección entonces deberá ir solo en uno, sin embargo si la factura es electrónica o el formulario preimpreso tiene 3 o 4 renglones entonces se cargará en ese orden) Contacto Principal: Contacto del cliente (en caso que el cliente sea una empresa). Persona a la cual recurrimos al momento de hablar con esa empresa. Clasificación: Mediante Pegado Especial seleccionamos la clasificación del contacto. Telefono; Tel. Alt.; Usuario Skype; E-mail; Departamento; Fax; Tel. Movil; Sitio Web: son campos no olbligatorios, el ideal es que los mismos estén lo más actualizados para que la base de datos de Contactos sea bien completa. Solapa 2 - Entrega Enterprise by HansaWorld Ventas 25
Provincia (IIBB): Con command+enter se elige la provincia a la que corresponda la dirección legal del contacto. Las provincias se crean previamente en el módulo de ventas>>opciones>>provincias>>crear. De todas maneras desde el command+enter se pueden crear también. Opcionales: Dirección Entrega: La Dirección en donde se va a entregar la mercadería o servicio, en este mismo campo se completa la calle localidad cód. postal provincia - país. Térm. Entr. Vtas: (Command+Enter) Condición de Recepción de mercadería pactada con el Cliente. Forma Entr. Vtas: (Command+Enter) Condición de venta de mercadería pactada con el Cliente. Solapa 3 Términos Enterprise by HansaWorld Ventas 26
Term. de Pago Ventas: (C+E): Se selecciona el Medio de pago del Cliente, al principio puede ser CC (que significa cuenta corriente, es decir que la factura se carga y queda pendiente de cancelación con un recibo). Tildar Permitir anticipos : SIEMPRE. Límite de Créd. Ventas: Se puede completar con un monto máximo que se le quiera vender al cliente, para no pasarse del presupuesto e ir vendiendo a medida que el límite de crédito se libere. Días de Lim. Cred. Ventas: está relacionado con la cantidad de días que puede soportar el límite de crédito una vez alcanzado. Vtro código de cliente: Es el código que el cliente tiene nuestro en su sistema. Faturar A: este campo es de utilidad cuando nosotros por ejemplo, queremos realizar la orden de venta y entrega de mercadería a nombre de un cliente, pero al momento de facturar la misma viene a nombre de algún otro, de esa manera cada vez que utilicemos este contacto podremos facturarle al número de contacto que esté asociado con command+enter en el Facturar A. Algunos de los tildes a la derecha son de ultilidad por ejemplo, si no queremos usar mas el contacto y que no nos aparezca en el command+enter podremos tildar CERRADO. Podemos también seleccionar que a ese cliente específicamente no se le perciba, o bien que solo se le envíen Fact. Fiscales. Solapa 4 - Precios Moneda Ventas (C+E): Seleccionar moneda. Enterprise by HansaWorld Ventas 27
Lista de Precios: Con command+enter podemos seleccionar una lista de precios espcial para cada cliente. (previamente creadas en modulo>>precios y descuentos>>registro>>listas de Precios) Matriz de Descuento: Permite seleccionar con command+enter una matriz de descuentos (previamente generadas en modulo>>precios y descuentos>>registros>>matrices de descuentos) Vendedor: con command+enter se elige un vendedor que venga por defecto al momento de usar este cliente. Grupo Ventas: Permite que el contacto pertenezca a un grupo de ventas determinado, de esta manera, se podrá filtrar por dicho grupo, como también si por ejemplo se tiene un acceso limitado, las personas que ingresen podrán visualizas los registros cargados solo de ese grupo de ventas específico. Solapa 5 Empresa Comentario: Es un campo opcional donde se puede escribir al cliente un Comentario u Observación. Mensaje Ventas: Es un campo opcional donde se puede escribir al cliente un Mensaje importante o que se desee resaltar cada vez que se utilice al cliente. Cond. IVA (Command+Enter): Se selecciona la condición de IVA del Cliente. Esto hace que el sistema pegue automáticamente los siguientes campos: Nro. Reg. 1: Es el número de inscripción de IIBB del cliente. Idioma. C. IVA Ventas. Id. Tributario - CUIT: En este campo se tipea el CUIT (XX-XXXXXXXX-X) o el DNI (XX.XXX.XXX) de la empresa o cliente. Nota: En la Solapa HUESPED colocar el tipo de documento. Con command+enter se puede ver la tabla de tipos de documentos. De todas maneras el tipo de documento vendrá por defecto cuando se cargue la Cond. Iva. De ser así, controlar que sea el correcto. Es muy importante que se coloque el tipo d Doc, por los aplicativos de la AFIP y por Faturación electrónica. Una vez cargados todos estos datos del cliente se da GUARDAR. En el extremo superior derecho hay un CLIP, haciendo click ahí se abre una ventana desde la cual se pueden adjuntar documentos. Nota: Tanto para Clientes como para Proveedores podemos crear RELACIONES DE CONTACTOS. Lo mismo se vería de esta manera: Enterprise by HansaWorld Ventas 28
Por ejemplo si el cliente que estamos cargando, tuviera distintos departamentos cobranzas/ventas/administración. Podemos desde el operaciones del contacto seleccionar la opción Crear Nuevo Contacto La ventana que nos aparece para cargar el contacto, es IGUAL a la de un cliente o proveedor, y los datos que pueden cargarse son los mismos. Cabe agregar que en la solapa Coment. Podemos agregarle un Cargo con command+enter (previamente creado o bien crearlo desde esa mimsa ventana) Eso se puede ver en el hojear de la relación del contacto. Enterprise by HansaWorld Ventas 29
Las relaciones pueden abrirse desde el mismo contacto con doble click, y sino también se encuentran almacenadas en el mismo registro de contactos donde están clientes y proveedores. Desde el mismo operaciones, podemos hacer que un contacto se vincule con algún otro ya existente, y que también aparezca debajo, en la misma ventana que están las relaciones de contactos. La opción se llama Vincular Contacto Existente Con command+enter veremos todos los contactos previamente cargados y podremos relacionarlo con alguno de ellos. Carga de Items Se debe ir al Modulo de Ventas / Carpeta Ítems / Crear (solo se mencionan los campos que deben utilizarse, los que no se mencionan deberían ser salteados, ya que no son de utilidad para esta operatoria). Solapa Precios Cód: Número que el sistema asigna al item para identificarlo. Grupo: Se puede categorizar a los ítems de cualquier manera que al usuario le reulte útil. Con command+enter se elige el grupo, previamente creado, al que asignar el ítem. Nota: por el grupo del ítem, uno puede determinar qué cuentas se ultilizarán al momento de usar el mismo, independientemente de las cuentas que se encuentren en el manejo. Descripción: Detalle del ítem en forma amplia. Unidad: (Command+Enter) Elegir un tipo de unidad. TODOS LOS ITEMS DEBEN TENER UNIDAD. Precio Base: Precio de venta del ítem (sin IVA). Tipo de ítem: Tildar alguna de la 4 opciones. Dependiendo de si el ítem vaya a tener o no stock, sea compuesto o simplemente un ítem que se utilice para facturar servicios. Enterprise by HansaWorld Ventas 30
Clasificacion: Ingresamos mediante Pegado Especial la clasificacion del item, utilizamos una, para separar varias clasificaciones en caso de querer ingresar varias. Si quisiera crearse una nueva clasificación podemos hacerlo desde el botón crear que aparece en el command+enter del campo clasificación. Luego, en opciones se explica como crearlas Solapa Stock Nivel mínimo: Cargamos el nivel mínimo de stock disponible. Nivel máximo: Se puede completar con la cantidad máxima de stock máximo que se quiere tener de ese ítem. Departamento: Donde se aloja el Item. Con command+enter podemos crear departamentos. Solamente completando un código y una descripción es suficiente para crear un nuevo departamento. Se le da el botón GUARDAR y la misma puede ser utilizada. Tilde Números de Serie: Tildar alguna de las 3 opciones, puede que no se lleve ningún seguimiento sobre los números de serie, en ese caso debería elegir la primer opción; si el control será por unidad ingresada en stock entonces la opción será la segunda; y si es por número de lote deberá elegir la última. Origen por Defecto: En este campo podremos ingresar el origen de los ítems. Con command+enter se podrán ver los origenes creados y para registrar uno nuevo, solo con el botón crear veremos la siguiente ventana, de la que es necesario completar solo un código. El resto de los campos son opcionales, una vez completo, se le da Guardar y ya podrá ser pegado en el artículo. Enterprise by HansaWorld Ventas 31
Unidad 2: Es útil cuando por ejemplo compramos un producto en unidades pero lo consumimos o vendemos en metros, en el campo unidad 2 podemos indicar cuál es la segunda unidad de medida. Está directamente relacionado con el campo siguiente. Coeficiente Conv.: es una fracción en la que el numerador y el denominador son medidas iguales expresadas en unidades de medida distintas, de tal manera, que esta fracción vale la unidad. Ejemplo 1: pasar 15 pulgadas a centímetros (factor de conversión: 1 pulgada = 2,54 cm) Solapa Costos Precio Costo: Precio de costo o compra del ítem (sin IVA). OJO VER LA MONEDA del ítem. Precio Costo Base 2: Es justamente el precio de costo en base 2. Costo Extra: Es justamente un costo adicional que se puede adjudicar al ítem. Promedio Ponderado: Automáticamente Enterprise by HansaWorld calcula un promedio ponderado de cada artículo, independientemente de lo que se haya determinado en el seteo. Prom. Ponderado B2: Es lo mismo que el punto anterior pero en B2. Costo de compras (Inc. Extras): Es el mismo campo del precio de costo pero sumandole el campo del costo extra. Precio Compra: es el último valor al que compré la mercadería sin incluir costos extras, (el que se carga en la OC) Última Moneda compra: es la última moneda en que se recibió la mercadería. Tilde Act. Precio Costo Merc. Rec. : NO: El precio de costo queda fijo y se cambia manualmente. Ultimo Costo de Compra: El precio de costo se actualizará automáticamente con cada OK de las Mercaderías Recibidas. Enterprise by HansaWorld Ventas 32
Prom. Ponderado: Multiplicará la cantidad de productos en stock por los precios en los que se hayan comprado los mismos, se suman todas las multiplicaciones, y luego lo dividirá por la cantidad total de productos en stock. Solapa Receta Aviso: Es un campo opcional donde se puede escribir al ítem un mensaje importante, que se desee resaltar cada vez que se lo utilice. Cód. Alternativo: Otro Código para codificar a los ítems (usualmente se utilizan los códigos de los proveedores). Solapa Cuenta Enterprise by HansaWorld Ventas 33
Cta. Ventas. Locales: (Command+Enter) Elegir una cuenta contable de ventas. Cuenta Costo Local: (Command+Enter) Elegir una cuenta contable de costo. Una vez cargados todos estos datos del item hacemos click en GUARDAR. En el extremo superior derecho hay un CLIP, haciendo click ahí se abre una ventana desde la cual se pueden adjuntar documentos. Grupo de items Este registro funciona de hecho como un seteo. La idea es que cada item puede pertenecer a un unico grupo de item. Puede tambien no pertenecer a ninguno. El grupo de item va a servir entonces para dos cosas: utilizarlo como filtro en informes y para diferenciar contablemente a los items de una manera sencilla. Si abrimos el registro vamos a ver todos los grupos creados. Enterprise by HansaWorld Ventas 34
Para crear uno nuevo, ponemos crear sino podemos abrir uno y duplicarlo. Cod: Es el codigo del grupo de Item. De hasta cinco caracteres con numeros y letras Nombre: Se lo damos nosotros al grupo Tipo Clas: Con command + Enter pegamos un tipo de clasificacion de item. Eso hace que todos los items que tengan ese grupo verifiquen tener clasificaciones de este tipo. Sino el sistema de un mensaje de alerta. Cuenta de Vtas Nal: Es la cuenta que usa el sistema para hacer el asiento de la factura de venta. Si el item no tiene una propia en su solapa de cuentas, utiliza esta Cuenta de Costo Nal: Es la cuenta que usa el sistema para hacer el CMV cuando se hacen entregas o facturas que actualizan stock. Si el item no tiene una propia en su solapa de cuentas, utiliza esta Enterprise by HansaWorld Ventas 35
Cuenta Dev. Compras Nal: Es la cuenta que usa el sistema para el devengamiento de la mercaderia recibido contra la cuenta de stock. Cuenta Stock: Es la cuenta de mercaderias que utiliza el item Cod iva Nal: Es el codigo de iva que utiliza el item cuando se factura una vez que Enterprise by HansaWorld no logro encontrarlo en el cliente, la categoria del cliente o el item. No suele usarse (Todas las campos similares que dicen UE o Export funcionan con la misma logica que los anteriores. Sirven cuando el cliente tiene el boton de zona de iva en Regional o Inter.) Objetos: Con command +Enter ponga aquí todos los objetos separados con comas que quiere que el item traiga por fila en los registros que utilice: mercaderias recibidas, entregas, facturas etc. Usted desde los diferentes manejos de cuentas de cada modulo puede indicar a que cuentas quiere que se transfieran los objetos. Solapa Credito Cta Ventas Nal: Esta es la cuenta que el sistema primero va a querer usar cuando se haga una nota de credito por algun item con este grupo siempre que el tildado usar cuentas de credito en Manejo de cuenta ventas. De no ser asi el sistema trae la misma cuenta de venta de la factura que esta acreditando y la cuenta de venta del item si la nota de credito se creo desde cero. Cod Iva: Esta es el codigo de iva que el sistema primero va a querer usar cuando se haga una nota de credito por algun item con este grupo siempre que el tildado usar cuentas de credito en Manejo de cuenta ventas. De no ser asi el sistema trae el mismo codigo de iva de la factura que esta acreditando y el codigo de iva del item si la nota de credito se creo desde cero. (Todas las campos similares que dicen UE o Export funcionan con la misma logica que los anteriores. Sirven cuando el cliente tiene el boton de zona de iva en Regional o Inter.) Enterprise by HansaWorld Ventas 36
Opciones El módulo de Ventas tiene las siguientes opciones: Manejo Cuentas Ventas En esta opción se determinará qué cuentas utilizar para las transacciones de Ventas. Abra la ventana Manejo de Cuentas. Esta opción tiene 6 solapas. Enterprise by HansaWorld Ventas 37
Solapa Deudores Cta. Deudores:Esta es la cuenta que utiliza cuando se hacen facturas con terminos de pago de tipo Cuenta Corriente Deudores Morosos: Esta es la cuenta que utiliza el mantenimiento Transferencia de Deudores Morosos Efectivo: Esta es la cuenta que utiliza cuando se hacen facturas con terminos de pago de tipo Contado Descuento Acordado: Es la cuenta que el sistema utiliza cuando en un recibo se le otorga un descuento (que viene por el termino de pago de la factura) Gan/Per Redondeo: Estas cuentas se utiliza para asentar los centavos redondeados del IVA o el monto total de una factura. Desc. Fac: Una cuenta contable para cobrar los montos de descuentos en efectivo dados en las ventas. Casillas de control: Objetos Cta Deudores: Con esta opción activada, Enterprise by HansaWorld transferirá el objeto (Centro de costos) ingresado en la solapa general a la fila de transacción que contiene el asiento para la cuenta de deudores. Si la factura es contado, el objeto se transfiere a la cuenta contado (Caja). Control de subdiario: Marque esta casilla si desea utilizar la característica de control del sub-diario. Esto significa que sólo será posible destinar la transacción a las cuentas de deudores desde el sub-diario (es decir, desde facturas y recibos). Si intenta ingresar una transacción manual a una cuenta controlada, recibirá un mensaje de alerta para que funcione esta característica, también debe ingresar los números de cuenta que desea que se incluyan en la función de control de subdiario. (Ver la opción Sub-diario cuentas de Control - en el módulo Sistema). Factura actualiza Stock:Si se pone este tilde todas las facturas que se crean directamente se crean con el tilde de Actualizar Stock puesto por defecto. Omitir Objeto para Cta Vtas desde Encabezado: Tildando esta casilla el sistema no va a poner el objeto que se pone en la solapa general de objetos en la cuenta de ventas. Si va a ponerlo en la cuenta deudores (si asi estubiera previsto) y si va la cuenta por fila (por item) en la cuenta de ventas Forzar cronología de factura: Si se tilda este casillero, cuando se cree una factura la fecha de factura de la misma va a ser la del dia y no se podrá modificar. Ni siquiera si se guarda y se quiere cambiar la fecha otro dia No permitir Nota de Credito sin N de factura: Esta opción fuerza que al crearse una Nota de crédito se tenga que poner la factura que se esta acreditando Enterprise by HansaWorld Ventas 38
Usar Ctas de crédito: Cuando se hace una nota de credito, el sistema hace un asiento donde la cuenta de ventas (que ahora va en el debe) sale de los items. De esa forma si uno acredita una factura llamandola como suele hacerse, el asiento netea el asiento de la factura original. Tildando esto, al hacerse una nota de credito, la cuenta que va a ir en el debe no va a hacer la de los items que estamos acreditando sino aquellas definidas en la solapa Credito de el manejo de cuentas ventas. Usar anticipos, no a cuenta y Forzar Anticipos c N único: Estos tildes siempre deben estar puestos para que se puedan recibir anticipos y que se tengan que ingresar si o si numeros de anticipos. Hay que tener en cuenta que ademas de este tilde, cada cliente debe particularmente tener tildado permitir anticipos en la solapa de terminos Separar fila por cada recibo en cuentas de banco: Cuando se genera un asiento en un recibo, por defecto las cuentas de banco se agrupan juntas y las cuentas de Deudores se ponen por separado por cada factura que se paga. Si se tilda esta casilla se generara una fila de cuenta de banco por cada factura que se paga (Por supuesto que si se paga la factura con mas de una forma de pago se generara una fila por cada factura pagada con cada forma de pago) Calcular Fecha de vencimiento según fecha de entrega: La fecha de vencimiento se calcula según el termino de pago y son x días después de la fecha de factura. Con este tilde, en el circuito de ordenes de venta, la fecha de vencimiento se calcula según la fecha de entrega. Esta opción esta pensada para ordenes con entregas y facturas por el total. Objeto en cuenta de Banco: Este tilde hace que cuando se pone un objeto en la solapa general de la factura, al cobrarse la misma ese objeto valla a la cuenta de banco (la cuenta de la forma de pago con la que se esta pagando la factura). Para que funcione este tilde debe estar tildado también Objeto en cuenta deudores ya mencionado arriba. Registrar Descuentos: Si se tilda esta opción cada vez que se haga una factura el asiento tomara en la cuenta de ventas el monto sin el descuento y en otra cuenta el monto del descuento. La cuenta que usa para registrar el descuento es la que se pone en el campo de Descuento fac ya mencionada anteriormente Deshabilitar sobre pago de facturas: Los recibos se cargan por fila donde se pone en cada fila que factura se esta pagando. Por defecto, si en la primer fila ponemos que pagamos toda la factura y luego llamamos en la fila de abajo la misma factura, Enterprise by HansaWorld nos trae un monto de 0. Si ese monto lo cambio a 10 por ejemplo, la factura se sobrepaga. Esta casilla impide eso Permitir Recibos con fecha anterior a fecha de factura: Con esta casilla tildada es posible hacer un recibo con fecha anterior a la fecha de factura. Solapa IVA & Imp Código de IVA Ventas nacionales :Código de IVA por defecto para ventas nacionales. Enterprise by HansaWorld Ventas 39
Código de IVA ventas Regional :Código de IVA por defecto para clientes de ventas de clientes. Es muy útil en Europa pero no tanto en Argentina. Código de IVA internacional :Código de IVA por defecto para clientes del Exterior. Solapa Tipo de Cambio Ganancia T. Cambio: Cuenta que usa el sistema cuando se da una ganancias del tipo de cambio. Perd. T. Cambio: Cuenta que usa el sistema cuando se da una perdida del tipo de cambio. Redondeo Moneda Base: Cuenta para los saldos de conversiones de tipo de cambio. Solapa Ventas Cta. Ventas Nacional / Cta. Ventas Regional/Cta. Ventas Internacional :Utilizar estos tres campos para establecer la cuenta de ventas por defecto. Para establecer cuál de las tres Enterprise by HansaWorld Ventas 40