PRINCIPALES NOVEDADES ACAIWIN 2012 Como venimos haciendo desde su instauración, en este ejercicio 2012 también hemos incorporado, a ACAIwin, sugerencias recibidas de nuestros clientes, con el fin de mejorarlo en lo posible y hacerlo más útil y fácil de manejar. A los efectos de hacer hincapié en algunas novedades/mejoras que en ocasiones pasan desapercibidas, hacemos una relación de las principales novedades que se han incorporado al programa ACAIWIN durante el año 2012 y principios de 2013. 1. MEJORAS EN LA IMPORTACIÓN DE FACTURAS DESDE ARCHIVOS EXCEL Posibilidad de crear automáticamente el propio cobro de cada factura, a través de asientos individuales de tesorería por cada factura o un asiento general por todos (Función en pruebas y necesario Office 2007 o superior). En primer lugar deberemos indicar la cuenta de destino en el Excel habilitado al efecto de la importación. En el momento de realizar la importación se deberá escoger si se quiere un apunte de asiento de tesorería por factura o un único asiento por el total. Posibilidad de elegir la letra/número de serie que automáticamente se escribirá en las facturas emitidas importadas desde Excel. (Menú Facturas). Hasta ahora las facturas importadas en Excel recogían siempre la serie x, ahora se establece la posibilidad de elegir la identificación de la serie con un número o letra a asignar.
Se establece la posibilidad de importar facturas con varias líneas de detalle. Para ello, al introducir las facturas en el Excel modelo se dejaran sin asignar número de factura las líneas que deban ser añadidas a la principal o primera. 2. EXPORTACIÓN A PDF DE FACTURAS, DESDE LISTADO DE FACTURAS EMITIDAS O RECIBIDAS. En el propio menú de facturas recibidas o emitidas deberemos seleccionar aquellas facturas que queramos exportar. Y seleccionaremos la opción de exportación habilitada en el menú. 2
Realizada la exportación el programa abre directamente la carpeta de destino en la que encontraremos un PDF individual para cada factura seleccionada. 3. FUNCIÓN NUEVA DE REGENERAR IMPUTACIONES A CENTROS DE COSTE, QUE REVISA ERRORES EN SUBCUENTAS IMPUTADAS. Limpieza interna para cuando había cuentas duplicadas fruto de alguna importación o problemas en imputaciones. NOVEDADES A DESTACAR DE AÑOS ANTERIORES 1. AVISO CUANDO YA EXISTA UN MISMO NIF/CIF EN DIFERENTES CUENTAS DE PROVEEDORES. A los efectos de evitar errores o duplicidades, si se da de alta en una nueva cuenta un proveedor cuyo NIF ya consta en la base d datos, la aplicación indicará la duplicidad de NIF e indicará la cuenta asociada al mismo, pudiéndose cancelar el alta de la nueva cuenta o proseguir con la misma si pese a la duplicidad se quiere el alta de la cuenta. 3
2. POSIBILIDAD DE CAMBIAR EN MAYOR EL FORMATO DEL SALDO PARA PODER REALIZAR SUMATORIOS UNA VEZ EXPORTADO A EXCEL. Si se utiliza la opción recogida en la imagen 2 de Formato de Saldos el sumatorio de la cuenta de mayor Debe / Haber se modifica por + o a los efectos de poder realizar cálculos una vez realizada la exportación a Excel. Imagen 1 Imagen 2 3. NAVEGACIÓN ENTRE CUENTAS CON O SIN SALDO SEGÚN OPCIÓN MARCADA EN EL MENÚ DEL MAYOR. Desde el menú que se puede desplegar desde la pantalla de mayor se ha establecido la posibilidad de activar/desactivar el filtro de cuentas que supone que el programa, al utilizar las flechas de cuenta anterior o siguiente recorra todas las cuentas abiertas en el Plan de Cuentas/Presupuestos o omita aquellas cuentas sin saldo de apertura/movimientos en el ejercicio. 4
4. NUEVO MODELO 347 (POR TRIMESTRES) Y POSIBILIDAD DE LISTAR UN SOLO NIF. Como consecuencia de los cambios normativos introducidos se ha modificado el modelo 347 para que realice un desglose de la información por trimestres. Cabe señalar, no obstante que: Se ha habilitado la posibilidad de solicitar los datos por NIF a los efectos de conocer los datos proveedor a proveedor o incluso poder utilizar el listado resultante (exportable a PDF) para mandarlo al proveedor a los efectos de su validación. 5
De acuerdo con las solicitudes de algunos también se ha habilitado la posibilidad de obtener el modelo 347 en formato antiguo para que se obtenga una única cifra anual a los efectos de cuadrar dicha cifra con el proveedor si existen diferencias trimestrales si bien la información en la declaración oficial se deberá informar por trimestres. 5. LISTADO DE FACTURAS PARA LOS BIENES DE INVERSIÓN. De acuerdo con lo establecido en la normativa de IVA se ha habilitado el listado de IVA de bienes de inversión. Seleccionado el tipo de libro deseado se obtendrá el listado al efecto. Este listado tiene especial relevancia para aquellos sujetos pasivos de IVA sujetos a prorrata y que deban aplicar la regularización de IVA por bienes de inversión. 6
6. POSIBILIDAD DE BLOQUEAR A MODO DE SOLO LECTURA UN EJERCICIO. A los efectos de no trabajar/modificar ejercicios cerrados y cuyo libro oficial ya ha sido elaborado/presentado, se ha habilitado la posibilidad de que los ejercicios anteriores ya cerrados sean activados en modo de sólo lectura de manera que no se puedan introducir cambios (lo deben solicitar a su asesor). 7. CAMBIO EN LA NUMERACIÓN DE LAS FACTURAS EMITIDAS. SE AÑADIRÁ POR DELANTE DEL NÚMERO ANTERIOR 2 DÍGITOS EN BASE AL EJERCICIO. De acuerdo con las solicitudes de algunos clientes que se estaban encontrando con incidencias con algunas delegaciones de Hacienda, la aplicación automáticamente añadirá un código de dos dígitos delante de la numeración de las facturas emitidas en atención al ejercicio de emisión y así que los distintos ejercicios siempre tengan numeraciones diferenciadas. 7
8. POSIBILIDAD DE MODIFICAR LA CUENTA DE INGRESO/GASTO EN FACTURAS CON TRIMESTRE DE IVA CERRADO El programa sigue realizando un cierre táctico cuando un trimestre de IVA ha sido cerrado de manera que no será posible modificar la factura en su estructura (importe de la base imponible, IVA, ) al haber sido utilizada en la declaración de IVA del trimestre correspondiente. No obstante se ha habilitado la posibilidad de modificar la cuenta de ingreso/gasto/inversión indicada en la misma (por si la que constaba inicialmente era errónea). 9. AGREGADO INFORME DE GESTIÓN 01 EN PANTALLA DE PÉRDIDAS Y GANANCIAS. Si bien todavía en una fase inicial de desarrollo, con la finalidad que ACAIWin ayude a obtener información útil y relevante a los clientes para la toma de decisiones, en la pantalla de la Cuenta de Pérdidas y Ganancias se ha habilitado el acceso a un breve informe de Gestión en el que pueden obtener algunos ratios financieros relevantes. 8
10. ASIGNACIÓN DE CUENTA DE GASTO O INGRESO A PROVEEDORES / CLIENTES A los efectos de facilitar al máximo la introducción de los asientos contables y evitar errores de cuenta, se ha establecido la posibilidad - dentro de la pantalla de Datos Adicionales de IVA de cada cliente o proveedor (a la que se puede acceder desde Cuadro de Cuentas y Pptos ) de establecer una cuenta predeterminada de gasto o ingreso que se autorellenará en el momento de pasar de la cabecera a la línea de factura en el proceso de introducción de las mismas. 9
11. CONTROL DE ENTRADA DE FACTURAS DUPLICADAS O CUENTA ERRÓNEA En el menú de entrada de facturas se ha establecido un control que, para el proveedor en cuestión al que se le está entrando una factura, detecta si previamente se le ha introducido una factura con la misma numeración (ya que podría indicar una duplicidad en la contabilización de la misma). Este aviso no implica un bloqueo, pues admite continuar si se está seguro de no estar duplicando la factura en cuestión. Adicionalmente, y en el supuesto de que por error se introduzca en la partida de gasto la misma cuenta que el proveedor, nos avisará mediante el siguiente mensaje: 10
12. CONCEPTO CUENTA PROVEEDOR/CLIENTE DESDE MENÚ FACTURAS (VISUALIZAR TÍTULO CUENTA SIN TENER QUE ENTRAR EN FACTURA) Desde la pantalla inicial de entrada de facturas emitidas/recibidas, se ha habilitado la posibilidad de ver el título de la cuenta del proveedor o cliente en cuestión sin tener que entrar en la factura A estos efectos simplemente nos deberemos posicionar con el cursor del mouse encima de la cuenta a consultar (ver imagen habiendo situado el cursor encima de la cuenta 410.52 de la columna de Expedidor). 13. LISTADO CUENTAS DE MAYOR LIMITANDO SUBCUENTAS Desde la cuenta de mayor y utilizando el botón de impresión por rango de cuentas ( ) se ha habilitado la posibilidad de pedir el listado a nivel de subcuenta y así seleccionar únicamente las cuentas deseadas y no todas las cuentas a nivel de mayor como venía sucediendo (por ejemplo: antes se debían listar todas las cuenta 400, ahora se puede seleccionar el grupo que se desee dejando el resto fuera de la impresión). NOTA: Cabe recordar la posibilidad ya incorporada en el ejercicio anterior de realizar exportaciones masivas a Excel delimitando la cuenta de inicio (la que nos encontremos situados al solicitar la exportación) y la cuenta final; siendo que se exportarán en un único Excel todas las cuentas dentro del rango delimitado. 11
14. COPIADO/PEGADO DE IMPUTACIONES A CENTROS DE COSTE POR CUENTA Se ha establecido la posibilidad de copiar los porcentajes asignados a una cuenta a otras cuentas que interese evitando tener que introducir los porcentajes uno a uno. Para ello nos situaremos en el margen izquierdo de las cuentas en el menú de imputaciones seleccionando con el mouse encima del cuadrado que aparece delante del número de cuenta; de manera que se seleccionará mediante una flecha amarilla sobre fondo verde y la fila quedará remarcada. Hecho esto podremos seleccionar con el botón derecho del mouse la opción de Copiar porcentajes Posteriormente seleccionaremos la cuenta en la que deseamos hacer la copia y nuevamente con el botón derecho del mouse optaremos por la opción de Pegar Porcentajes. 15. TABLA DE IVA 2011 Teniendo en cuenta los problemas que el cambio de tipo impositivo ha provocado en algunos clientes por la confusión de los códigos de IVA 8 y 80 (en la tabla de IVA establecida por defecto quedaba reservado el código IVA 8 para el IVA 7% + 1% de recargo de equivalencia, siendo que el código correcto para indicar el IVA del 8% era el código 80); y teniendo en cuenta el uso residual que la modalidad de recargo de equivalencia tiene entre nuestros clientes el programa, con la nueva versión carga por defecto una tabla SIN recargos de equivalencia. 12
Cabe recordar, no obstante, que la tabla se encuentra abierta y que, en el supuesto de ser necesaria o de querer una personalización de la misma, será posible su modificación (introduciendo nuevos códigos, asignando subcuentas.) Cabe tener en cuenta que: El programa realizará la actualización siempre que el cliente no tenga cuentas distintas a las 472.0 y 477.0 para el IVA - pues si tiene cuentas distintas interpreta que el cliente ha personalizado la tabla y no hace el cambio automático. En aquellos centros con ACAI multicentro, la actualización de la tabla se realizará automáticamente en la contabilidad activa en el momento de la actualización, en el resto se deberá realizar manualmente. Para restaurar la tabla por defecto nos deberemos situar en: Y actualizar la tabla por defecto Siendo la tabla resultante la siguiente: NOTA Esta restauración eliminará las posibles personalizaciones o adaptaciones realizadas por el propio cliente. 16. SUMAS Y SALDOS POR NIVELES (SUBMAYOR) Esta novedad es de especial interés para aquellos clientes que, como en el caso de los sueldos, no los agrupan por concepto sino que asignan una cuenta para cada empleado y desean realizar un listado de revisión que recoja los importes en un nivel inferior a la cuenta de tres dígitos (a 4, 5, 6 o 7 dígitos). 13
AVISO: este proceder (asignar cuentas por profesor a nivel de subcuenta por persona y no a nivel agrupado por categoría) es incompatible con la mecánica de imputación automática a centros de coste que puede realizar el ACAI, siendo que la asignación a un centro de coste deberá ser asignada manualmente cuenta a cuenta (ya que la aplicación no puede reconocer el centro de coste al qué corresponden) si bien, como hemos visto, se ha incorporado la posibilidad de copiar imputaciones para facilitar esta tarea-. Por ejemplo: Tenemos la siguiente estructura de asignación de cuentas: Cuenta Titulo 640. SUELDOS Y SALARIOS 640.0 SUELDOS PAGO DELEGADO 640.00 SUELDOS PD EDUCACION INFANTIL 640.0000 PROFESOR PD INF.1 640.0001 PROFESOR PD INF. 2 640.01 SUELDOS PD PRIMARIA 640.0100 PROFESOR PD PRIMARIA 1 640.0101 PROFESOR PD PRIMARIA 2 640.02 SUELDOS PD ESO 640.0200 PROFESOR PD ESO 1 640.0201 PROFESOR PD ESO 2 640.1 SUELDOS CENTRO 640.10 SUELDOS CENTRO INFANTIL 640.1000 PROFESOR CENTRO INFANTIL 1 640.1001 PROFESOR CENTRO INFANTIL 2 640.11 SUELDOS CENTRO PRIMARIA 640.1100 PROFESOR CENTRO PRIMARIA 1 640.1101 PROFESOR CENTRO PRIMARIA 2 640.12 SUELDOS CENTRO ESO 640.1200 PROFESORE CENTRO ESO 1 640.1201 PROFESOR CENTRO ESO 2 De forma que, para determinar la cuenta a asignar al sueldo de un profesor, primero deberemos comprobar si se trata de un sueldo de Pago Delegado o de Centro para establecer si se encontrará dentro del grupo 640.0 o 640.1. En segundo lugar determinaremos el grado de enseñanza que imparte (infantil, primaria o eso) para que el siguiente sub-dígito sea el 0, 1 o 2, y finalmente abriremos la subcuenta propia del trabajador. Ejemplo : La cuenta para el sueldo (640) de un profesor de Pago Delegado (0) de primaria (1) sería la 640.01xx. 14
Mientras que si trabaja en Centro sería (640) + centro (1) + primaria (1) = 640.11xx. Actualmente si miramos en el ACAI el Balance de Sumas y Saldos a máximo nivel lo que veríamos sería la siguiente información: Cuenta TITULO DEBE HABER DEUDOR ACREEDOR 640.0000 PROFESOR PD INF.1 1.000,00 0 1.000,00 640.0001 PROFESOR PD INF. 2 1.000,00 0 1.000,00 640.0100 PROFESOR PD PRIMARIA 1 1.000,00 0 1.000,00 640.0101 PROFESOR PD PRIMARIA 2 1.000,00 0 1.000,00 640.0200 PROFESOR PD ESO 1 1.000,00 0 1.000,00 640.0201 PROFESOR PD ESO 2 1.000,00 0 1.000,00 640.1000 PROFESOR CENTRO INFANTIL 1 1.000,00 0 1.000,00 640.1001 PROFESOR CENTRO INFANTIL 2 1.000,00 0 1.000,00 640.1100 PROFESOR CENTRO PRIMARIA 1 1.000,00 0 1.000,00 640.1101 PROFESOR CENTRO PRIMARIA 2 1.000,00 0 1.000,00 640.1200 PROFESORE CENTRO ESO 1 1.000,00 0 1.000,00 640.1201 PROFESOR CENTRO ESO 2 1.000,00 0 1.000,00 Totales 12.000,00 12.000,00 12.000,00 12.000,00 La novedad introducida en el ACAI es la posibilidad de asignar estas cuentas a un subgrupo superior que, aunque no tenga datos, pueda ser consultado de forma que recoja el sumatorio de las subcuentas que engloba. Por ejemplo: Obtener la información general diferenciando los sueldos de PD de aquellos que son de centro (sumando a nivel de 640.0 o 640.1) o tener desglosado dentro de PD o centro los que corresponden a cada tipo de enseñanza (sumando a nivel de 640.00, 640.01, 640.02 ). Para que esta opción sea factible, además de las cuentas a máximo desglose de los profesores (que serán las que han recibido el apunte contable), deberemos tener creadas las cuentas de grupo en nuestro Plan de Cuentas. En el caso que nos ocupa serían las siguientes: Cuenta Titulo 640. SUELDOS Y SALARIOS 640.0 SUELDOS PAGO DELEGADO 640.00 SUELDOS PD EDUCACION INFANTIL 640.01 SUELDOS PD PRIMARIA 640.02 SUELDOS PD ESO 640.1 SUELDOS CENTRO 640.10 SUELDOS CENTRO INFANTIL 640.11 SUELDOS CENTRO PRIMARIA 640.12 SUELDOS CENTRO ESO 15
Con esta estructura, si nos situamos en el menú de Sumas y Saldos deberemos indicar en el pié de página que deseamos una estructura de submayor (y posteriormente indicaremos el nivel de submayor a consultar) Siendo el resultado que veríamos en el ejemplo planteado el siguiente: Sumas y Saldos normal a nivel de subcuenta: Sumas y Saldos de submayor a 1 dígito Sumas y Saldos de submayor a 2 dígitos 16
17. MAYOR (POR NIVELES) Si bien no es una novedad, cabe recordar la posibilidad que existe a nivel de la pantalla de mayor de, en lugar de ver una única cuenta del grupo (o Mayor Auxiliar), poder seleccionar la opción de Mayor (por niveles) lo que supone que en lugar de ver las cuentas independientemente (por ejemplo la 629.1, 629.2 ) veríamos todas las cuentas del Grupo 629 y una detrás de otra todas las cuentas realizando sumatorios por meses. Pudiéndose exportar a Excel este Grupo de cuentas con dicho desglose. 18. OTRAS NOVEDADES MENORES A TENER EN CUENTA En este apartado hacemos una relación de otras mejoras que si bien tienen una aplicación más residual conviene tener en cuenta: a) Posibilidad de predefinir el concepto en una línea de factura En el menú de facturas (emitidas y recibidas) se ha incorporado la posibilidad de Predefinir un concepto para la línea de ingreso/gasto utilizando el botón utilizando el botón. y utilizar este concepto en facturas posteriores 17
b) Posibilidad de renumerar las facturas, tanto emitidas como recibidas, para el supuesto de haber dejado espacios en blanco no válidos de acuerdo con la normativa. Esta opción, no obstante, conviene que sea comentada con su asesor de Argos con anterioridad a su aplicación por las implicaciones que puede tener en el libro de registro de facturas emitidas y su correlación con la numeración de las facturas mandadas a los clientes. c) En la pantalla de entrada de facturas se ha habilitado la posibilidad de ocultar columnas como en el Excel a los efectos de que, su posterior impresión para su revisión facilite que su contenido se pueda visualizar en una única hoja (se oculta o muestra simplemente arrastrando la cabecera del menú) d) Se ha aumentado a 25 el número de copias de seguridad que se almacenan por centro/ejercicio antes de que el programa, por orden de antigüedad, sustituya las más antiguas por las nuevas que se generen. e) Para los clientes con prorrata de IVA - Se ha mejorado el libro registros de facturas de bienes de inversión y las liquidaciones de IVA para que únicamente recojan como bienes de inversión los elementos de inmovilizado con un valor superior a los 3.005,06 Euros (requisito cuantitativo mínimo establecido por la normativa si bien no el único, debemos vigilar en el caso de ejecuciones de obra o similares). f) Eliminación de facturas con retención Para eliminar todas las líneas de gasto/ingreso de la factura, previamente será necesario eliminar la retención. g) Se ha preparado el módulo que permitirá a futuro la presentación del libro electrónico de facturas a las entidades obligadas. 18
h) En la Pantalla del menú de Datos Adicionales de IVA se ha establecido la posibilidad de ordenar los CIFs por País y por CIF para así poder detectar posibles proveedores/clientes a declarar en el modelo 349 de operaciones intracomunitarias. i) Se ha resuelto la incidencia que en la pantalla de Datos Adicionales de IVA de los clientes / proveedores para que los ceros a la izquierda de las Cuentas Corrientes aparezcan impresos en las facturas y no sean eliminados. j) Se ha habilitado la posibilidad de cambiar de posición una línea en un asentamiento tanto normal como predefinido. k) Posibilidad de exportar de forma masiva a Excel los mayores de múltiples cuentas (situados en una cuenta, y cuando indicamos Exportar a Excel, únicamente deberemos indicar la última cuenta deseada y nos exportará todas las cuentas del rango a una única hoja de Excel l) En la exportación a Excel se ha mejorado los ceros a la izquierda para que no sean eliminados (afectaba a Sumas y Saldos, Planes de cuentas, ) - exportación generalizada de cualquier pantalla a diferentes formatos incluido CSV para OpenOffice -. m) Tanto en la pantalla de asientos generales como en la de entrada de minutas de tesorería aparece como información el importe de la cuenta que se está utilizando (para poder cotejar si el cobro/pago se corresponde con el saldo pendiente, ); asimismo en el momento de introducir un asiento se ha incorporado la posibilidad de buscar una cuenta por concepto se deberá introducir parte del título de la cuenta en el espacio de Concepto (Saltando la casilla de la cuenta dejándola en blanco) y pulsar F5 para ver las posibles correspondencias, seleccionada la cuenta deseada se autocompletará el número de la cuenta. n) Se han introducido Nuevos Planes (PGC en Catalán para aquellos clientes que deseen que los listados les salgan en catalán, y Nuevo Plan de Fundaciones Catalanas de acuerdo con el cambio normativo acaecido). o) En asientos de tesorería introducción de la cuenta por concepto y no por número de cuenta. p) Notificaciones Para aquellos clientes que no disponen de correo electrónico o no reciben nuestros mails, se ha habilitado la posibilidad de recibir avisos de notificaciones y/o ficheros, desde dentro de la propia aplicación 19
q) Imputaciones a CC no abiertos: si tenemos cuentas cuya imputación es directa a un Centro de Coste que no hemos habilitado, en el momento de pedir el cálculo automático, ACAI nos indicará aquellos Centros de Coste que deberían estar abiertos y nos dará la posibilidad de abrirlos o no (pudiendo analizar si se trata de un error en la utilización de la cuenta o realmente es necesario/conveniente abrir un nuevo Centro de Coste) El simple hecho de que una cuenta se encuentre abierta, y pese a no tener movimientos asociados, hace que entre en el sistema de imputaciones de los Centros de Coste, por lo que recomendamos hacer limpieza como mínimo anualmente pare evitar un trabajo en balde Resumen ecónomo. r) Listados/exportación datos proveedores (datos adicionales de IVA, para mailings, datos de contacto ). s) Desde la pantalla de facturas recibidas se ha habilitado una opción en el menú Resumen de profesionales que emite un listado exportable a Excel en el que se resume, de acuerdo con el trimestre solicitado, las facturas con algún tipo de retención (recoge y diferencia las bases retención, si bien para ello se deben contabilizar dichas retenciones mediante las opciones habilitadas al efecto -F6, F8 y F9 en el menú de facturas-). t) Opción de diario rápido en contabilidades grandes para agilizar el proceso de visualización de los datos (desactivando el filtro derecho de selección de meses). ARGOS CONSULTORS Departamento de Contabilidad 20