1. INTRODUCCION 2. Presentación 2.1 Aspectos Institucionales y Legales 2.2 Estructura Organizacional 2.3 Organigrama 3. Generalidades 3.1 Misión 3.2 Visión 3.3 Objetivos Institucionales 3.4 Objetivos de Calidad 3.5 Política de Calidad 3.6 Actividades de la Empresa Caucana de Servicios Públicos 4. Objetivos y avance del informe 5. Metodología para le evaluación del Sistema de Control Interno 6. Mapa de Procesos 7. Resumen Gerencial 7.1 Subsistema de Control Estratégico 7.1.1 Subsistema de Control Estratégico 7.1.2 Direccionamiento Estratégico 7.1.3 Administración del Riesgo 7.2 Subsistema de Control de la Gestión 7.2.1 Avance Actividades de Control 7.2.2 Información y Comunicación Publica 7.3 Subsistema de Control Estratégico 7.3.1 Evaluación Independiente 7.3.2 Planes de Mejoramiento 8. Estado General del Control Interno en Emcaservicios 8.1 Recomendaciones. PAGINA WEB WWW.PDACAUCA.COM Página 1
1. INTRODUCCION De conformidad con la Ley 87 de 1993 y demás normas reglamentarias y complementarias, se desarrollaron y ejecutaron las políticas sobre control interno fiscal, teniendo en cuenta que el Objetivo Social de Emcaservicios S.A. E.S.P es La gestión, implementación y seguimiento al Plan Departamental de Agua y saneamiento básico en el Departamento del Cauca., la prestación de los servicios públicos domiciliarios de acueducto, alcantarillado y aseo y sus actividades complementarias en los eventos establecidos en el Art. 5 de la Ley6 1176 de 2007 y la venta de bienes y servicios y de esta forma informar el estado de funcionamiento y dar a recomendaciones en caso de ser necesarias para asegurar el buen desempeño de la organización. 2. PRESENTACION La Empresa Caucana de Servicios Públicos EMCASERVICIOS S.A E.S.P, presenta el informe ejecutivo pormenorizado sobre el control interno a la Vigencia Fiscal 2011. 2.1 ASPECTOS INSTITUCIONALES Y LEGALES La Empresa Caucana de Servicios Públicos, es una sociedad anónima, creada mediante Escritura Publica No. 1845 de 11 de Agosto de 2009 otorgada en la Notaria Tercera de Popayán, debidamente registrada en la Cámara de Comercio del Cauca Matricula Mercantil No. 111239, mencionándose en dicho instrumento que se trata de una Empresa de Servicios Públicos Domiciliarios del Orden Departamental. En relación con la participación accionaria del sector publico, se encuentra la certificación de fecha Agosto 18 de 2010 expedida por la Revisora Fiscal de Emcaservicios, documento en el cual se menciona que la composición accionaria es de origen publico (Sus accionistas son entes territoriales). A partir de la siguiente información se puede concluir que EMCASERVICIOS S.A. E,S,P es una empresa de Servicios Públicos Domiciliarios de carácter oficial, del orden Departamental, constituida como sociedad anónima con capital 100% publico. PAGINA WEB WWW.PDACAUCA.COM Página 2
2.2 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL En materia de Estructura Organizacional EMCASERVICIOS se compone por una Junta Directiva compuesta por: El Gobernador del Departamento del Cauca Dr. Guillermo Alberto González Mosquera El Secretario de Planeación y Coordinación Departamental Secretario de Infraestructura Departamental Secretario de Salud Departamental Los Alcaldes propuestos y designados como miembros de la Junta Directiva por parte de los accionistas son los siguientes: Alcalde de Morales: Yesid González Duque Alcalde de Páez: James Arbey Yasno Alcalde de Argelia: Adrian Alberto Bravo con las funciones de dictar las políticas generales sobre la administración. En cuanto a la Planta de Personal de la Empresa Caucana de Servicios Públicos se cuenta con: Gerente: Ingeniero William Fernando Fernández Zemanate Código 050 Grado: 04 Subgerente Administrativo y Financiero: Dr. Carlos Fernando Medina Sánchez Código: 090 Grado: 01 Subgerente Técnico: Ing. Gerardo Cruz Jiménez Código: 090 Grado: 01 Jefe de Control Interno: Dra. Carolina Builes Muñoz Código: 006 Grado: 00 Jefe de Oficina Jurídica: Dr. Jaime Mejía Gómez Código: 115 Grado: 02 Auxiliar de Jurídica: Profesional Universitario Dra. Carol Johanna Ortega Sánchez Código: 219 Grado: 02 Tesorera: Profesional Universitaria: Luz Stella Arteaga Codigo:219 Grado: 02 Ingeniero Ambiental: Profesional Universitario William Andrés Galvis Sarria Código: 219 Grado: 02 Ingenieros Civiles: Profesionales Universitarios Ing. Lilyan del Socorro Gómez Gómez y Jorge Enrique Manzano Olano Código: 219 Grado: 02 Auxiliar Administrativo: C.P.T Luis Fernando Ruiz Codigo:407 Grado: 04 Secretaria de Gerencia: Diana Carolina Tejada Código: 440 Grado: 03 Secretaria de Subgerencia Administrativa y Financiera: Ana Lucy Ñañez Código: 440 Grado: 03 Auxiliar de Servicios Generales: Nelly Amanda Hoyos Código: 407 Grado: 01 Auxiliar de Servicios Generales: José Manuel Patiño: Código: 407 Grado 01 PAGINA WEB WWW.PDACAUCA.COM Página 3
2.3 ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA CAUCANA DE SERIVICOS PUBLICOS S.A. E.S.P PAGINA WEB WWW.PDACAUCA.COM Página 4
3. GENERALIDADES De conformidad con la Ley 87 de 1993 y demás normas reglamentarias y complementarias, se desarrollaron y ejecutaron las políticas sobre control interno fiscal, teniendo en cuenta que el Objetivo Social de EMCASERVICIOS S.A. E.S.P es La gestión, implementación y seguimiento al Plan Departamental de Agua y saneamiento básico en el Departamento del Cauca., la prestación de los servicios públicos domiciliarios de acueducto, alcantarillado y aseo y sus actividades complementarias en los eventos establecidos en el Art. 5 de la Ley6 1176 de 2007 y la venta de bienes y servicios. Para la vigencia Fiscal 2011, la entidad estableció un Presupuesto de gastos de funcionamiento de $1.714.239.195= y un presupuesto de Inversión de $ 66.819.844.920= 3.1 MISION EMCASERVICIOS S.A. E.S.P dedicara sus esfuerzos a atender lo contemplado en el PDA, contribuyendo a la conservación del recurso hídrico, propendiendo por el desarrollo social y el mejoramiento significativo de la calidad de vida de las comunidades urbanas y rurales del Departamento del Cauca. 3.2 VISION En el 2013 haber sido un facilitador para que en los Municipios del Departamento del Cauca haya una optima prestación de servicios de agua potable, alcantarillado y aseo, así mismo haber establecido un modelo empresarial, comprometidos con el desarrollo sostenible. PAGINA WEB WWW.PDACAUCA.COM Página 5
3.3 OBJETIVOS INSTITUCIONALES 1.CRECIMIENTO Y SOSTENIBILIDAD Crecer y consolidar la Empresa Caucana de Servicios Públicos. 2. EXCELENCIA ADMINISTRATIVA Y OPERACIONAL Ç 3. TALENTO HUMANO Implementar y fortalecer el Sistema de Gestión y Control, basado en procesos sencillos, útiles, agiles e innovadores, que permitan optimizar la eficiencia administrativa y operativa en beneficio de nuestros clientes. Propiciar el desarrollo del equipo humano de la empresa, comprometido y competente para el ejercicio de sus funciones, en pro del cumplimiento de los objetivos empresariales. 4. GESTION ENFOCADA AL CLIENTE Atender oportuna y respetuosamente todas las solicitudes, peticiones, quejas y reclamos, con el fin de ser reconocidos como una empresa gestora de calidad de vida para los municipios del Cauca. 5. ORIENTACION HACIA RESULTADOS Orientar el comportamiento de la empresa a una cultura toma de decisiones fundamentada en resultados e indicadores de gestión que soporten el logro y cumplimiento de las estrategias de EMCASERVICIOS. 6. CALIDAD, CONTINUIDAD Y COBERTURA Emprendimiento de las gestiones que sean necesarias para mejorar la cobertura en los Municipios del Cauca. PAGINA WEB WWW.PDACAUCA.COM Página 6
3.4 OBJETIVOS DE CALIDAD 3.5 POLITICA DE CALIDAD Para EMCASERVICIOS S.A. E.S.P es fundamental un constante contacto con los accionistas para que mediante el mejoramiento continuo podamos obtener la satisfacción de cada uno de ellos, también para lograrlo procuraremos por tener una planta de empleados capacitados e idóneos y la tecnología adecuada para prestar un excelente servicio, además, es importante para nosotros contribuir en la preservación del medio ambiente y mantener una transparencia en todos nuestros procesos. 3.6 ACTIVIDADES DE LA EMPRESA: 1. Desarrollar las acciones necesarias para alcanzar el cumplimiento de los objetivos de la política del sector de agua potable y saneamiento básico, la observancia de los principios y el cumplimiento de los objetivos y las metas del PDA en el territorio del Departamento del Cauca. 2. Garantizar la adecuada implementación del PDA. PAGINA WEB WWW.PDACAUCA.COM Página 7
3. Coordinar con los participantes las acciones las acciones del PDA y alcances de los proyectos que sean presentados al Comité Directivo. 4. Ser el interlocutor ante los participantes del PDA. 5. Preparar el proyecto del estatuto Operativo del PDA para la aprobación del Comité Directivo y garantizar el cumplimiento de lo previsto en dicho estatuto. 6. Mantener actualizado el diagnostico técnico base e implementar un sistema de información que facilite el seguimiento al avance del PDA. 7. Adelantar las gestiones necesarias para una efectiva difusión del PDA ante la comunidad. 8. Acatar las instrucciones dadas por el comité directivo del PDA, y tomar las medidas necesarias para el cumplimiento. 9. Dar las instrucciones necesarias al esquema fiduciario de manejo de recursos, en cumplimiento de lo establecido por el Comité Directivo, según lo previsto en el respectivo contrato. 10. Adelantar, junto con el Gobernador del Departamento, el proceso de vinculación de todos los municipios y demás participantes del PDA. 11. Gestionar y/o implementar directamente y/o en conjunto con los participantes del PDA, alternativas de financiación de proyectos en el marco del PDA. 12. Implementar instrumentos financieros para el apalancamiento de recursos destinados al desarrollo del PDA. 13. Prestar, con el desarrollo de la gerencia asesora, asistencia a los municipios del departamento participantes del PDA en los temas relacionados con la prestación de los servicios públicos de acueducto y/o alcantarillado y/o aseo. 14. Promover y adelantar las gestiones necesarias para implementar los esquemas de transformación y fortalecimiento institucional en los municipio y empresas municipales prestadoras de servicios públicos, o grupo de Municipios participantes del PDA, cuando a ello hubiere lugar. 15. Aunar esfuerzos con los Municipios para fortalecer las empresas de servicios públicos municipales a través de la celebración de convenios interadministrativos para el desarrollo de proyectos que aseguren a las entidades territoriales el cumplimiento de los principios y objetivos del PDA. 16. Adelantar proceso de contratación con cargo a los recursos del PDA Fase II, de acuerdo con lo previsto en el articulo 7 del Decreto 3200 de 2008, el Plan Anual Estratégico y de Inversiones y los lineamientos y parámetros generales de contratación aprobados por el Comité Directivo, velando por la pluralidad de oferentes, y la publicidad de dichos procesos. 17. Preparar, convocar y desarrollar audiencias publicas de rendición de cuentas para el seguimiento a los avances del PDA, así como suministrar la información requerida por los PAGINA WEB WWW.PDACAUCA.COM Página 8
organismos de control. También podrá desarrollar audiencias publicas para la divulgación de los procesos de contratación que se adelanten en el marco del PDA. 18. Asistir, con el apoyo de Gerencia Asesora, a las entidades territoriales participantes del PDA para efectos de la certificación a que se refiere el articulo 4 de la Ley 1176 de 2007 y lo establecido en el Decreto 28 de 2008. 19. Rendir informe de sus actuaciones y del estado de Avance del PDA, al comité Directivo del PDA, en concordancia con lo establecido en el Estatuto Operativo. 20. Prestar los servicios públicos de acueducto, alcantarillado, aseo y sus actividades complementarias, solamente en los eventos establecidos en el Art. 5 de la Ley 1176 de 2007 y demás normas que la complementen o adicionen. 21. Las que se le asigne en el Estatuto Operativo, las necesarias para implementar el PDA y las demás que de acuerdo con su naturaleza jurídica, le estén autorizadas por la Ley, en relación con el Plan Departamental de Aguas. 22. Gestionar y captar recursos del orden municipal, departamental nacional e internacional, para la ejecución de proyectos de infraestructura en agua potable y saneamiento básico. 23. Gestionar los recursos financieros para inversión en desarrollo institucional, infraestructura física, asistencia técnica y capacitación, necesarios para el desarrollo del Plan Departamental de Agua potable y Saneamiento del Departamento del Cauca. 24. Apoyar y asesorar a los municipios del Departamento para que adopten, de ser viable, un modelo de gestión eficiente para la implementación de esquemas de regionalización, para lo cual podrá promover la creación de Empresas de Servicios Públicos Regionales y/o la contratación de operadores especializados. En caso de no resultar viable la implementación de esquemas regionales, liderar y prestar asesoría para la implementación de modelos de gestión eficiente en los municipios que aun no lo hayan hecho. 25. Apoyar técnicamente y hacer seguimiento al cumplimiento de las metas en ampliación de cobertura urbana y rural de los servicios de acueducto, alcantarillado, aseo y sus actividades complementarias. 26. Dar apoyo técnico y seguimiento al cumplimiento de metas en mejoramiento de la calidad del agua y continuidad del servicio de acueducto. 27. Dar apoyo técnico en la capacitación y conformación de los comités de desarrollo y control social, vocales de control y veedurías ciudadanas. 28. Realizar estudios de consultoría, ejercer interventorías, dirección, administración técnica, construcción, operación y mantenimiento en cualquiera de las actividades de los servicios públicos de su objeto. PAGINA WEB WWW.PDACAUCA.COM Página 9
29. Apoyar y/o ejecutar las actividades de gestión ambiental, tales como estudios de impacto ambiental, planes de manejo ambiental, gestión de licenciamientos ambientales, planes de reforestación en cuencas hidrográficas. 30. Capacitar y asesorar a las entidades territoriales y personas prestadoras de los servicios en gestión ambiental. 31. Capacitar y asesorar en el planeamiento, formulación y realización de proyectos relacionados con su objeto, en especial los relacionados con los de uso racional del agua, reducción del índice de agua no contabilizada, elaboración, actualización e implantación de censos de usuarios y ejecución de catastro de redes. 32. Prestar apoyo y asistencia a las entidades territoriales y personas prestadoras de servicios públicos en aspectos técnicos, jurídicos, de planeación, financieros, institucionales y administrativos atinentes a la prestación actual de los servicios públicos domiciliarios de acueducto, alcantarillado, aseo y sus actividades complementarias. 33. Monitorear y apoyar el cumplimiento de los compromisos de gestión del programa Fortalecimiento Institucional del Ministerio, sobre mejoramiento empresarial para la prestación de servicios liderados por el Ministerio de Ambiente Vivienda y Desarrollo territorial o quien haga sus veces. 34. Preparar la propuesta de priorización de proyectos a desarrollarse en cada municipio o grupo de municipios y/o distritos participantes del PDA para lo cual tendrá en cuenta: la participación de los municipios en el PDA y el universo de proyectos identificados en desarrollo del diagnóstico técnico base y de las audiencias publicas consultivas. 35. Participar en el planeamiento y ejecución de programas y proyectos que adelanten entes estatales o públicos u organismos internacionales, que tengan que ver con el manejo del recurso hídrico. 36. Preparar y ajustar los proyectos que serán ejecutados en el marco del PDA. 37. Adelantar directamente o a través de terceros la interventoría de las obras que se contraten en el marco del PDA. 38. Prestar servicio de asesoría y capacitación a las entidades territoriales para la formulación y ejecución de los Planes de Gestión Integral de Residuos Sólidos, PGIRS, Planes de Saneamiento y Manejo de Vatímetros PSMV. Planes de ahorro y uso eficiente del agua, protección de Micro cuencas y Áreas Estratégicas y los demás relacionados con el sector. 39. Presentar a cada municipio o grupo de municipios y/o distritos participantes del PDA los proyectos de infraestructura y la estrategia de fortalecimiento o transformación institucional a ejecutar en el respectivo municipio según sea el caso. Para el cual presentara al municipio o grupo de municipios y distritos el alcance del proyecto y el cronograma de ejecución previsto y realizara los ajustes pertinentes. 40. Prestar apoyo en el desarrollo e implementación de la política publica sectorial. PAGINA WEB WWW.PDACAUCA.COM Página 10
41. Determinará los lineamientos y criterios para la contratación del PDA FASE II atendiendo lo establecido en el Comité Directivo y elaborará los documentos necesarios para tal fin. 42. Prestar asistencia integral a todos los participantes del PDA en aspectos técnicos, institucionales, legales, ambientales, financieros y administrativos. 43. Colaborar con la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios y las entidades que conforman el sector en el suministro de información, y el control y vigilancia de los prestadores de servicios públicos domiciliarios. 44. Evaluar los proyectos de inversión presentados por los entes territoriales o empresas prestadoras de servicios públicos domiciliarios de acueducto, alcantarillado y aseo y servicios complementarios, para determinar su viabilidad. 45. Vender toda clase de bienes e insumos necesarios para la adecuada prestación de los servicios públicos domiciliarios de acueducto, alcantarillado y aseo y sus servicios complementarios, tales como sulfato de aluminio, cloro, tuberías, plantas de tratamiento portátiles, sistemas de micro y macro medición, equipos de laboratorio para análisis de aguas, etc. 46. Ejecutar todos los actos y celebrar todos los contratos, convenios, ordenes de servicio y/o ordenes de compras que guarden relación directa con su objeto social, realizar estudios que permitan la instalación y mejoramiento de sistemas adecuados de abastecimiento de agua potable y prestación de servicios de acueducto, alcantarillado, aseo y sus actividades complementarias, así como la reforestación y mantenimiento de las cuencas hidrográficas requeridas para el suministro de agua. 47. Las demás actividades que tiendan al cabal cumplimiento de su objeto social. 4. OBJETIVO Y ALCANCE DEL INFORME Presentación y Evaluación del Sistema de Control Interno Administrativo, Técnico y Contable de la Empresa Caucana de Servicios Públicos EMCASERIVICOS S.A. E.S.P. PAGINA WEB WWW.PDACAUCA.COM Página 11
5. METODOLOGIA PARA LA EVALUACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Nuestro sistema de Control Interno se encuentra en un alto grado de avance del 81.3% según el informe preliminar de auditoria realizado por la Contraloría Departamental del Cauca, basada en el Informe de Control Interno Contable y la información contable y financiera reportada. La Empresa Caucana de Servicios Públicos Emcaservicios ha venido implementando El MECI según las directrices trazadas por el Gobierno Nacional en esta materia y por supuesto trabajando en su mantenimiento, mejoras a los elementos que lo componen, para desarrollar de una manera mas ágil, eficaz y eficiente las metas propuestas. La entidad esta comprometida en todos sus niveles (alta dirección y servidores) para dar cumplimiento a las metas y objetivos institucionales para cumplir a cabalidad la razón de ser del sistema siguiendo los parámetros de la guías para la Evaluación del Control Interno a través de las diferentes fases que se relacionan mas adelante, se realizo una metodología teniendo en cuenta la medición y el análisis para mejorar el nivel de evaluación en las áreas. Retomando el concepto legalmente adoptado por la Ley 87 de 1993, El control Interno es un Sistema Interactivo Multidireccional en el cual todos los elementos se influyen en mayor o menor medida. En consecuencia la Jefatura de Control Interno evalúa permanentemente el Sistema de Control interno a través de los diferentes mecanismos y herramientas haciendo seguimiento a los diferentes procesos de la entidad. Si bien es cierto el Jefe de Control interno emite un concepto, se no se puede olvidar que existe un proceso de autoevaluación de cada una de las dependencias y sus integrantes. PAGINA WEB WWW.PDACAUCA.COM Página 12
6. MAPA DE PROCESOS. PAGINA WEB WWW.PDACAUCA.COM Página 13
7. RESUMEN GERENCIAL 7.1 SUBSISTEMA DEL CONTROL ESTRATEGICO 7.1.1 AVANCES AMBIENTE DE CONTROL En el año 2010 y lo corrido del 2011 se ha venido trabajando sobre la documentación e implementación del Modelo Estándar de Control interno; se identificaron los objetivos estratégicos con el fin de verificar las metas propuestas. Emcaservicios construyo el Código de Ética consiente de la responsabilidad que tiene frente a la Sociedad Caucana y con el firme compromiso de todos los funcionarios a comportarse en forma permanente basados en una política empresarial seria y transparente, guiada por los principios de rectitud y honestidad y comprometidos en el desarrollo de la región bajo un estricto respeto por la Ley. Se documentaron los procesos de selección, inducción, re inducción, capacitación, bienestar social, necesarios para incrementar el nivel de satisfacción y generar un clima organizacional adecuado para lograr el cambio de actitud en los funcionarios de la entidad. 7.1.2 DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO Se construyo el Mapa de Procesos de la Empresa Caucana de Servicios Públicos (Procesos Estratégicos, Misionales, Procesos de Apoyo y Posesos de Evaluación), igualmente documentados en el Manual Operativo de la Entidad con las directrices establecidas en la Norma Técnica de Calidad. Se modifico el Organigrama inicial de la Entidad de acuerdo a los cambios efectuados en las diferentes áreas. 7.1.3 ADMINISTRACION DE RIESGO Se elaboro el Mapa de riesgos de la Entidad con los siguientes formatos que soportan el proceso: Administración del Riesgo, Análisis de Riesgo, Contexto Estratégico, Mando de Indicadores, Identificación de Riesgo y Tablero de Control. PAGINA WEB WWW.PDACAUCA.COM Página 14
7.2 SUBSITEMA CONTROL DE GESTION 7.2.1 AVANCES ACTIVIDADES DE CONTROL La Empresa Caucana de Servicios Públicos Emcaservicios cuenta con un Manual de Procesos, procedimientos, formatos Versión 1, el cual viene siendo objeto de mejora y ajustes según las necesidades presentadas en las diferentes áreas que conforman la entidad 7.2.2 INFORMACION Y COMUNICACIÓN PUBLICA La Empresa Caucana de Servicios cuenta con un procedimiento establecido para la radicación y recepción de documentos. Se cuenta con una pagina Web donde se informa periódicamente a la comunidad y distintos grupos de interés internos y externos, las actividades, contratación, información de la empresa, de igual forma la publicación en el Portal Único de Contratación, SIA de la Contraloría Departamental y Chip de la Contaduría General, facilitando el cumplimiento de sus objetivos institucionales y sociales. El área financiera hace mensualmente un Back up de la información para evitar perdidas de la misma. 7.3 SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATEGICO 7.3.1 EVALUACION INDEPENDIENTE Se realiza en forma mensual auditorias internas, según los lineamientos del Plan Anual de Auditorias, evaluándose la gestión, los controles y el cumplimiento de las metas, planteándose correctivos y soluciones en caso de ser encontrados. 7.3.2 PLANES DE MEJORAMIENTO Se vienen suscribiendo Planes de Mejoramiento Institucional en forma semestral y de acuerdo con las fechas establecidas por la Contraloría Departamental. PAGINA WEB WWW.PDACAUCA.COM Página 15
8. ESTADO GENERAL DEL CONTROL INTERNO EN LA EMPRESA CAUCANA DE SERVICIOS PUBLICOS EMCASERVICIOS S.A. E.S.P Nuestro sistema de Control Interno se encuentra en un alto grado de avance (81.3%) según el informe preliminar de auditoria realizado por la Contraloría Departamental del Cauca. La Empresa Caucana de Servicios Públicos Emcaservicios ha venido implementando El Modelo Estándar de Control Interno según las directrices trazadas por el Gobierno Nacional en esta materia y por supuesto trabajando en su mantenimiento, mejoras a los elementos que lo componen, para desarrollar de una manera mas agil, eficaz y eficiente las metas propuestas. La entidad esta comprometida en todos sus niveles (alta dirección y servidores) para dar cumplimiento a las metas y objetivos institucionales para cumplir a cabalidad con su objetivo social. La entidad se encuentra enmarcada en procesos, todos documentados y compilados en el Manual de Operación debidamente estructurado en procesos, procedimientos y flujo gramas; de igual forma estos procesos son cambiantes y se ajustan a las necesidades diarias de la entidad. El proceso de mejoramiento continuo no ha sido fácil, pues al ser una entidad tan nueva se ha venido trabajando en la maduración de los procesos para lograr conseguir la excelencia con el paso del tiempo. La Oficina de Control Interno tiene muy buena relación y comunicación con las diferentes dependencias de la entidad con quienes se viene trabajando conjuntamente en identificar las necesidades y en corregir en caso de ser necesarios siguiendo las sugerencias y recomendaciones realizadas. La entidad cuenta con un Mapa de Procesos y se continua realizando seguimiento a las acciones diarias, de tal forma que hemos podido identificar los eventos negativos que impiden el logro de los objetivos institucionales como de igual forma, hemos podido establecer los eventos positivos que conllevan a oportunidades de mejora. PAGINA WEB WWW.PDACAUCA.COM Página 16
En cuento a nuestra tecnología, se puede decir que la Empresa Caucana de Servicios Públicos cuenta con equipos licenciados para todos los funcionarios, sin embargo y como se evidencia en el Informe de Control Interno Contable no se cuenta con un Software que integre el Área Financiera los que ha en ciertos momentos ha dificultado la conciliación y el retraso en la información. 8.1 RECOMENDACIONES DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO 1. Realizar actividades tendientes al mantenimiento y compromiso de los principios y valores adoptados en nuestro Código de Ética. 2. Capacitar a los servidores en el manejo del Auto Control. 3. Promover el desarrollo del Talento Humano, de tal forma que se trabaje en equipo y permita una comunicación mas directa entre los funcionarios y la dirección. 4. Adaptación de la Empresa Caucana de Servicios Públicos a los requerimientos mínimos exigidos con el fin de minimizar los riesgos profesionales. 5. Poner en practica nuestro Plan de Bienestar. 6. Propiciar espacios de motivación a los funcionarios de la Empresa Caucana de Servicios Públicos. 7. La Entidad cuenta con un proceso de Planeación, pero se recomienda ser mas constantes en el seguimiento y adoptar una herramienta de medición que permita a la alta dirección ver en tiempo real la gestión institucional. 8. Adquisición del Software que integre el área financiera de la Entidad. 9. Adopción del Vigiad de la Salud 10. Mejoramiento del archivo PAGINA WEB WWW.PDACAUCA.COM Página 17
Ver archivos anexos: Consolidado Contratación 2011 Informe de Control Interno Contable Dictamen Revisoría Fiscal Carolina Builes M. Jefe de Control Interno Emcaservicios S.A E.S.P Nota aclaratoria Se realiza nuevamente la publicación de este informe en la fecha 08 de Agosto de 2013, el cual fue publicado en el periodo correspondiente, pero que debido a inconvenientes presentados en la reestructuración de la página web, fueron borrados. Lo anterior, en cumplimiento del Artículo 9 de la Ley 1474 de 2011 Autoriza LEÓN RAMIRO ORDÓÑEZ ZAMBRANO Subgerente Administrativo y Financiero PAGINA WEB WWW.PDACAUCA.COM Página 18