. Página 1 de 10 SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD NORMA ISO 9001:2000 Responsable del Proceso Provincia Contador (a) Responsable del Procedimiento Rectora Contador(a) Versión del Documento Fecha de Vigencia 03 Mayo/2009 Control de Cambios en el Documento Causa del Cambio - Depurar las cuentas de gastos utilizadas por el Colegio. Cambio Realizado -Se ordenaron las cuentas y subcuentas contables Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Provincia Contador (a) Comité de calidad. Rectora.
Página 2 de 10 TABLA DE CONTENIDO 1 OBJETIVO... 3 2 ALCANCE....3 3 DOCUMENTOS DE APOYO... 3 4 TERMINOLOGÍA... 3 5 DESARROLLO DE LOS REQUISITOS DE LA NORMA NTC-ISO 9001:2000... 3 5.1 Flujograma... 4 5.2 Descripción del procedimiento... 5 6 INDICADORES... 9 7 CONTROL DE SERVICIO NO CONFORME... 9 8 ACCIÓN PREVENTIVA Y CORRECTIVA... 9 9 ANEXOS... 9 9.1 Anexo 1: -R01 Necesidades presupuestales por dependencia.... 9 9.2 Anexo 2: -R02 Presupuesto de ingresos y gastos... 10 9.3 Anexo 3: -R03 Control a la ejecución presupuestal... 11 9.4 Anexo 4: -R04 Modificaciones, adiciones y/o ajustes presupuestales...10
Página 3 de 10 1 OBJETIVO Definir el método para realizar una adecuada gestión de los recursos económicos del Colegio, mediante la estructuración del presupuesto de ingresos, gastos e inversiones, de tal forma que se haga una aplicación efectiva y se cubran las necesidades generales del Colegio. 2 ALCANCE Este procedimiento aplica para: - Planificar, anticipar y prevenir las necesidades de recursos económicos y costos de la Institución y por dependencia. - Controlar los recursos económicos del Colegio: ingresos; Gastos e inversiones - Controlar la ejecución mensual de los ingresos y egresos con relación al presupuesto planeado. - Proyectar las inversiones del Colegio en un lapso de tiempo dependiendo de sus Ingresos. 3 DOCUMENTOS DE APOYO - Norma NTC-ISO 9001:2000 - Manual de administración provincial. - Manual de evaluación y clasificación de establecimientos privados para definición de tarifas. Formulario 2: Formulación de ingresos y costos de establecimientos educativos privados: MEN de Colombia. 2003 - Decreto 529 del 21 de febrero de 2006. MEN. 4 TERMINOLOGÍA PRESUPUESTO Es la planificación, organización, coordinación y ejecución de los ingresos, egresos e inversiones de acuerdo a sus necesidades en su correcta distribución en la Institución. INGRESOS: Son los recaudos generados por la actividad principal de la Institución, como son: Matriculas, pensiones, costos complementarios, otros ingresos. Este rubro se incrementa de acuerdo a lo autorizado por Secretaria de Educación y/o índice de inflación. GASTOS: Son los gastos funcionales, discriminados de la siguiente forma: PUC: Plan Unificado de Cuentas 5 DESARROLLO DE LOS REQUISITOS DE LA NORMA NTC-ISO 9001:2000
Página 4 de 10 5.1 FLUJOGRAMA INICIO -R01 Necesidades Presupuestales Definir y analizar las necesidades especiales por departamento Analizar la Nesecidades presupuestales por departamento -R01 Necesidades Presupuestales Necesidades aprobadas No Si Enviar a casa provincial para la elaboracion del presupuesto -R02 Presupuesto de ingresos y Gastos Ejecuta y hacer seguimiento al presupuesto de ingresos y gastos -R03 Control a la ejecución Presupuesto Modificación O Ajustes No Si -R04 Modificación adición y/ o ajuste Presupuesto Enviar la propuesta a la casa provincial para aprobación de modificaciones al presupuesto No Se aprueba SI Modifica y se ajusta el presupuesta -R02 Presupuesto de ingresos y Gastos Hace seguimiento a indicadores
Página 5 de 10 5.2 Descripción del procedimiento No Actividad. Cargo Responsable 01 Definir y analizar las Rectora. necesidades Comité de presupuestales por Calidad. dependencia Detalle de la Actividad. Las necesidades presupuestales, se refieren a nuevas solicitudes o proyectos que deben presupuestarse para el periodo siguiente. Estas son analizadas en el Comité de Calidad, quien en conjunto con las Rectoras evalúan su viabilidad y pertinencia, Las necesidades presupuestales de las dependencias, hacen referencia a: Necesidades especificas de las dependencias: Compra de activos fijos, suministros e insumos, adecuaciones y mantenimiento de infraestructura y mobiliario. Necesidades del Direccionamiento Estratégico: A finales del año el Comité de calidad en conjunto con la rectora, revisa el Direccionamiento Estratégico del año y se establecen los lineamientos del presupuesto para el año siguiente. Las necesidades presupuéstales son presentadas por cada dependencia de la Institución y revisadas por cada Director (a) de Proceso. Estas necesidades son revisadas por la Rectora en el Registro -R01 Necesidades Presupuéstales. Las necesidades aprobadas se incluyen en el presupuesto estimado, que será realizado en los meses de Octubre- Noviembre de cada año. 02 Analizar y enviar la propuesta de presupuesto a la Casa Provincial para su aprobación. Presupuesto Aprobado? No: Se devuelve al paso 1 Si: Continua el paso 3 03 Ejecutar y hacer seguimiento del presupuesto de ingresos y gastos. Rectora, Contador (a) Rectora Comité de Calidad Una vez aprobadas las necesidades por dependencia la Rectora y el Contador (a), realizan un presupuesto estimado para enviarlo a la Casa Provincial para su aprobación, teniendo en cuenta la estructura de presupuesto, descrito en el PUC y determinado por la Administración Provincial. El presupuesto se elabora en el -R02 Presupuesto de ingreso y gastos, La ejecución y el seguimiento presupuestal se realiza mensualmente, permite verificar periódicamente el comportamiento de cada rubro, comparando (pesos $ de variación), de lo planeado contra lo ejecutado, y se registra en el -R03 Control a la ejecución al presupuesto. Se ejerce especial cuidado sobre las modificaciones, adiciones y/o modificaciones.
Página 6 de 10 Hay modificaciones y/o ajustes? No: Continuo paso 2 Si: Continuo el paso 4 Que son modificaciones, adiciones y/o ajustes?: Las modificaciones (+ y/o -) al presupuesto se hacen cuando se requiera realizar traslados del valor presupuestado de un rubro a otro, previa autorización de la Rectora. Las adiciones y/o ajustes se realizan al valor de un rubro especifico cuando de obtiene superávit. Las adiciones son eventuales dependiendo de la prioridad de la necesidad y son aprobadas previamente por la Rectora. Toda modificación al presupuesto se registran en el PGA- 01-R04 Modificaciones, adiciones y/o ajustes presupuestales. 04 Enviar la propuesta a la casa provincial para aprobación de modificaciones al presupuesto. Rectora. Las modificaciones, adiciones y/o ajustes, se registran en el -R04 modificaciones, adiciones y/o ajustes presupuestales. La rectora envía la propuesta de la modificación y/o ajuste presupuestal, a la casa provincial para ser aprobado en el -R04 modificaciones, adiciones y/o ajustes presupuestales La contadora modifica y ajusta el presupuesto cuando así se requiera, registrándolo en el -R02 Presupuesto de Ingreso y gastos. 07 Hacer seguimiento a indicadores Contador (a) El Contador (a) hace seguimiento periódicamente al desempeño del presupuesto, toma las acciones correctivas y/o preventivas necesarias para garantizar una adecuada gestión de los recursos económicos de la institución.
Página 7 de 10 6 INDICADORES Nombre Definición Fórmula Frecuencia Técnica estadística Responsable Nivel de ejecución presupuestal general (por gastos). Evaluar el presupuesto ejecutado frente al aprobado. Gastos: $ Ejecutado $ Presupuestado por rubro. Mensual y acumulado anual Gráfico de Tendencia Contador (a) 7 CONTROL DE SERVICIO NO CONFORME No aplica 8 ACCIÓN PREVENTIVA Y CORRECTIVA Acción Preventiva Se aplican sobre los riesgos. Acción Correctiva Se aplican sobre las no conformidades que requieran análisis de causas 9 ANEXOS
Página 8 de 10 9.1 Anexo 1: -R01 Necesidades Presupuestales. NECESIDADES PRESUPUESTALES -R01 Area / Dependencia: Responsable: Necesidades Presupuestales Concepto Justificación Presupuesto Actual Presupuesto Requerido 9.2 Anexo 2: -R02 Presupuesto de Ingresos y Gastos
Página 9 de 10 9.3 Anexo 3: -R03 Control a la Ejecución Presupuestal. CONTROL A LA EJECUCION PRESUPUESTAL PGA- 01 R-03 Nombre Cuenta Total Ejecutado 2007 Presupuesto Año 2008 Meses Presupuesto Presupuesto Mensual Ejecutado Variación % Observaciones
Página 10 de 10 9.4 Anexo 4: -R04 Modificaciones, Adiciones y/o Ajustes Presupuestales MODIFICACIONES, ADICIONES Y/O AJUSTES PRESUPUESTALES R-04 CONCEPTO RUBRO ORIGEN RUBRO DESTINO MODIFICACIONES ADICIONES AJUSTES COMENTARIOS